印章及資質(zhì)證件管理辦法

印章及資質(zhì)證件管理辦法1目的加強(qiáng)印章及資質(zhì)證件管理，規(guī)范用印及資質(zhì)證件程序，維護(hù)印章及資質(zhì)證件的憑信作用與權(quán)威性，保持正常的工作秩序。2適用范圍本制度適用于公司。3職責(zé)3.1總經(jīng)理工作部是公司印章及資質(zhì)證件的歸口管理部門，職責(zé)為：3.1.1制訂印章及資質(zhì)證件管理辦法，并對公司印章及資質(zhì)證件管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查；3.1.2負(fù)責(zé)公司有關(guān)印章的制發(fā)工作；3.1.3核準(zhǔn)公司分支機(jī)構(gòu)公章的刻制；3.1.4負(fù)責(zé)公司黨組章、公章、合同專用章和有關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)章，以及公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、代碼證書的保管。根據(jù)法定代表人授權(quán)，保管法定代表人章；3.1.5負(fù)責(zé)按照規(guī)定的審批程序和要求使用相關(guān)的印章及資質(zhì)證件。3.2各部門負(fù)責(zé)本部門公章和有關(guān)業(yè)務(wù)專用章、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)章及相關(guān)資質(zhì)證件的管理。3.3印章、資質(zhì)證件保管人員3.3.1負(fù)責(zé)保管印章、資質(zhì)證件的安全。3.3.2負(fù)責(zé)按照規(guī)定的審批程序和要求使用相關(guān)的印章及資質(zhì)證件。4管理內(nèi)容、要求和程序4.1公司的印章包括：公司黨委章、公章及其鋼印、法定代表人印章、合同專用章、各種業(yè)務(wù)專用章、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（含黨群組織及各種專業(yè)管理委員會、領(lǐng)導(dǎo)小組等）章、法定代表人授權(quán)辦理特定業(yè)務(wù)代理人章。資質(zhì)證件包括：公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證及代碼證ＩＣ卡，以及國家或有關(guān)專業(yè)管理機(jī)構(gòu)授予公司的其它資質(zhì)證件。4.2印章及資質(zhì)證件管理，是指對印章制發(fā)、保管、使用、改制、更換、廢止，以及對資質(zhì)證件保管、使用等事項(xiàng)的管理。4.3印章的制發(fā)4.3.1刻制印章，應(yīng)當(dāng)由需用部門提出申請，說明印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限，出具相關(guān)文件，經(jīng)人事勞動部簽審、總經(jīng)理工作部核準(zhǔn)后，由經(jīng)辦部門持介紹信辦理刻制、啟用通知事宜，并報(bào)總經(jīng)理工作部統(tǒng)一登記備案。4.3.2法定代表人印章，在法定代表人任命文件下發(fā)、企業(yè)登記或變更登記核準(zhǔn)后，由總經(jīng)理工作部立即辦理印章制發(fā)事宜，并履行相關(guān)登記手續(xù)。4.3.3印章的規(guī)格、尺寸，按《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》執(zhí)行，但內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)圓形公章的直徑不得大于公司印章。4.3.4印章的刻制，必須按規(guī)定向公安部門辦理申請登記和審批手續(xù)，在有法定資質(zhì)的營業(yè)單位刻制。所有印章的印模，由總經(jīng)理工作部登記、保管。4.4印章及資質(zhì)證件的保管4.4.1公司公章、合同專用章由總經(jīng)理工作部指定專人保管；4.4.2公司黨委章由黨群工作部指定專人保管；4.4.3XX第二發(fā)電有限責(zé)任公司（簡稱分電二公司）公章由總經(jīng)理工作部指定專人保管；4.4.4公司各種業(yè)務(wù)專用章、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)章、法定代表人授權(quán)辦理特定業(yè)務(wù)代理人章，按業(yè)務(wù)管理范圍，由其所在部門經(jīng)理指定專人保管。4.4.5印章及資質(zhì)證件應(yīng)存放在有一定安全措施的保險(xiǎn)柜或鐵皮柜內(nèi)，不得隨意放置。對于不按規(guī)定保管印章及資質(zhì)證件并造成損失的,保管者負(fù)全部責(zé)任。4.4.6保管人員臨時(shí)請假、出差，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)指定臨時(shí)保管人，不得出現(xiàn)無人管理監(jiān)督、任人使用的現(xiàn)象。4.4.7印章及資質(zhì)證件保管人員調(diào)動或臨時(shí)變更保管人，應(yīng)辦理印證交接手續(xù)，記錄存檔。4.5印章及資質(zhì)證件的使用4.5.1使用原則4.5.1.1專用印章及資質(zhì)證件專用、專管，不得混合使用，不得超出業(yè)務(wù)范圍或違反業(yè)務(wù)操作程序隨意使用；4.5.1.2嚴(yán)格按審定的使用范圍及管理權(quán)限使用，確保印章及資質(zhì)證件的權(quán)威性與嚴(yán)肅性；4.5.1.3遵守審批、管理程序，無手續(xù)或手續(xù)不全不得使用。4.5.2印章及資質(zhì)證件使用范圍4.5.2.1公司公章、黨委印章、分電二公司公章1）向國家機(jī)關(guān)、國有資產(chǎn)及行業(yè)監(jiān)督管理部門、行業(yè)協(xié)會、各省市、自治區(qū)黨政機(jī)關(guān)發(fā)出的重要公函、文件或資料；2）向中電投集團(tuán)公司、中電投江西分公司以公司名義發(fā)出的重要公函、文件或資料；3）對重大經(jīng)營管理事項(xiàng)，需要以公司名義對有關(guān)企業(yè)或相關(guān)地方政府業(yè)務(wù)主管部門發(fā)出的公函、文件或資料；4）以公司名義下發(fā)的各種文件；5）需要用公司名義開具的介紹信；6）頒發(fā)對先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人及其他榮譽(yù)稱號的證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任證書、崗位合格證書等；7）需要利用公司企業(yè)法人主體資格辦理的具有法律意義的資信證明、企業(yè)各種登記資料、授權(quán)委托事項(xiàng)、權(quán)利義務(wù)確認(rèn)等相關(guān)文書；8）其他需要加蓋公司印章的文本、批件、材料等。4.5.2.2業(yè)務(wù)專用章，按照業(yè)務(wù)管理專項(xiàng)職能，用于合同、財(cái)務(wù)、發(fā)票、報(bào)關(guān)、燃料、科技、招投標(biāo)等專項(xiàng)事務(wù)的管理；4.5.2.3內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)章，用于辦理內(nèi)部事務(wù)、對外或集團(tuán)內(nèi)處理答復(fù)本職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的一般事務(wù)及專項(xiàng)事務(wù)；4.5.2.4法定代表人印章、“XX發(fā)電股份有限公司”印章、“XX第二發(fā)電有限責(zé)任公司”印章、工會委員會印章、紀(jì)檢組印章，按國家法律、法規(guī)、政策規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍和工作需要使用；4.5.2.5法定代表人授權(quán)辦理特定業(yè)務(wù)的代理人的印章，按授權(quán)范圍管理使用；4.5.2.6公司營業(yè)執(zhí)照、代碼證書等各種資質(zhì)證書，按企業(yè)年檢、注冊、辦理各種登記，以及簽署合同等具體經(jīng)營管理事項(xiàng)的實(shí)際需要使用。4.5.3印章及資質(zhì)證件的使用權(quán)限與程序4.5.3.1公司公章或黨組印章及資質(zhì)證件除公司領(lǐng)導(dǎo)及其合法授權(quán)人按程序簽發(fā)的文稿及法定代表人已經(jīng)簽字的文書，可由管理人員審核后直接用印或使用營業(yè)執(zhí)照副本、代碼證書或其復(fù)印件外，應(yīng)當(dāng)履行下列審批程序：1）申請人填寫用印或用資質(zhì)證件申請單；2）由申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字、報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的部門負(fù)責(zé)人審批；3）保管人員根據(jù)用印或用資質(zhì)證件申請單填報(bào)的事項(xiàng)用印或證。4）使用資質(zhì)證件復(fù)印件，用證人應(yīng)在復(fù)印件上填寫使用說明，并在說明處加蓋公司公章。4.5.3.2合同專用章經(jīng)法定代表人或授權(quán)代表簽字后，由保管人員直接審核、用印。4.5.3.3其他印章及資質(zhì)證書的使用，由所在部門比照本條規(guī)定的程序、由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后使用。4.5.4印章及資質(zhì)證書使用要求4.5.4.1所有蓋印必須清晰、端正、規(guī)范。4.5.4.2所有印章及資質(zhì)證件的使用情況必須有完整的記錄，并將加蓋印章的文書存檔。4.5.4.3印章及資質(zhì)證書管理部門要按規(guī)定的職權(quán)范圍正確使用公章及資質(zhì)證件，不得超越本機(jī)構(gòu)工作職權(quán)和業(yè)務(wù)范圍使用。嚴(yán)禁在空白的介紹信、保函、合同、公文用紙上用印。4.5.4.4所有公章及資質(zhì)證件原件原則上不得攜出單位使用。確因工作需要攜出使用的，必須填寫申請表，說明攜出外出事項(xiàng)，報(bào)總經(jīng)理工作部審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可攜出使用。4.5.4.5公章及資質(zhì)證件管理人員必須嚴(yán)格按規(guī)定或業(yè)務(wù)操作程序辦事，用印、證前必須檢查是否符合要求和范圍，是否經(jīng)有權(quán)審批人簽字批準(zhǔn)。凡不符合規(guī)定或違反業(yè)務(wù)操作程序的，管理人員有權(quán)拒絕使用。臨時(shí)保管人員要在事后將用印、證依據(jù)和用印、證申請單交原保管人審查、登記、存檔。4.6印章的改制、更換、廢止及資質(zhì)證件變更管理4.6.1印章及資質(zhì)證件遺失、被盜，管理者應(yīng)迅速向總經(jīng)理工作部遞交說明原因的報(bào)告書，并依法公告作廢、按本辦法的規(guī)定重新制發(fā)與原印章具有顯著區(qū)別的新印章，及向資質(zhì)證件管理機(jī)關(guān)申請辦理新的資質(zhì)證件。4.6.2因機(jī)構(gòu)撤并、更名或業(yè)務(wù)變動等原因，印章、資質(zhì)證件不能繼續(xù)使用的，所在部門應(yīng)將印章送交總經(jīng)理工作部登記銷毀。特殊需要留存的，經(jīng)總經(jīng)理工作部登記后由所在部門封存。需要制發(fā)新印章的，按本辦法的規(guī)定辦理。對資質(zhì)證件應(yīng)由保管部門依法辦理變更登記等相關(guān)手續(xù)。4.6.3印章毀損或無法正常使用情況下，按本辦法的規(guī)定制發(fā)與原印章相同的新印章，并由所在部門將原印章交總經(jīng)理工作部登記、銷毀。4.7責(zé)任與義務(wù)4.7.1各印章及資質(zhì)證件保管人應(yīng)嚴(yán)格加強(qiáng)印章及資質(zhì)證件的管理。對違反規(guī)定、擅自使用印章、資質(zhì)證件，或失職造成印章、資質(zhì)證件被竊、丟失的保管人員，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。4.7.2公司全體員工都有維護(hù)公司各類印章及資質(zhì)證件權(quán)威性及公司合法權(quán)益的義務(wù)，發(fā)現(xiàn)印章、資質(zhì)證件被偽造、變造的情況與信息，應(yīng)及時(shí)向本部門或總經(jīng)理工作部報(bào)告。5支持性文件與相關(guān)附件5.1支持性文件5.1