人員檔案管理制度

人員檔案管理制度人員檔案管理制度

一、總則

為落實企業(yè)人力資源管理工作，規(guī)范人員檔案的建立、保存和利用，提高人員檔案管理的規(guī)范化和科學化水平，便于對人員的選拔、使用、培訓和評價，特制定本制度。

二、檔案的建立

1.人員檔案的范圍：

（1）全體員工的入職申請表、身份證明、學歷證明、工作經(jīng)歷證明等個人基本信息材料。

（2）全體員工的培訓記錄、考核評價、獎懲記錄等個人職業(yè)發(fā)展材料。

（3）全體員工的績效考核、薪酬調(diào)整、職務變動等個人職業(yè)發(fā)展材料。

（4）全體員工的離職申請、離職手續(xù)等個人離職材料。

2.建立和維護檔案：

（1）人力資源部門負責建立和維護人員檔案，并負責檔案的保存和利用工作。

（2）入職時人力資源部門根據(jù)員工提交的相關材料建立檔案，包括個人基本信息、學歷證明、工作經(jīng)歷證明等。

（3）員工的培訓記錄、考核評價、獎懲記錄等需要定期更新，人力資源部門負責更新檔案。

（4）員工離職時，人力資源部門負責收集和保存離職材料，并進行檔案的封存。

三、檔案的保存

1.檔案的存放處

（1）人員檔案需要妥善保存并定期檢查。人力資源部門負責將檔案存放在專門的檔案室，并做好保密措施。

（2）檔案室需要定期檢查保管環(huán)境和設施，確保檔案的安全保存。

2.檔案的分類

（1）按公司內(nèi)部部門或崗位分類存放，便于查詢和利用。

（2）活動檔案和不活動檔案分開存放，確保活動檔案及時更新，不活動檔案及時封存并進行備份存檔。

3.檔案的保密

（1）人員檔案涉及員工的個人信息和公司保密信息，嚴禁向外泄露。

（2）人力資源部門需要對檔案的查閱進行授權，并做好查閱記錄，保證檔案的安全性。

四、檔案的利用

1.檔案的查詢

（1）員工有權查詢和復印自己的個人檔案，但需要提前向人力資源部門申請，并填寫相關申請表。

（2）部門經(jīng)理和人力資源部門經(jīng)理有權查詢和復制所屬員工的相關檔案，但需要提前向人力資源部門申請，并填寫相關申請表。

2.檔案的利用

（1）人力資源部門在進行員工選拔、培訓、考核等工作時，需要查閱和利用檔案。

（2）公司內(nèi)部其他部門在員工調(diào)動、晉升、離職等工作時，可以向人力資源部門申請查閱相關檔案，但需要保證信息的安全和保密。

（3）公司領導層在制定人力資源戰(zhàn)略和決策時，可以向人力資源部門申請查閱和利用相關檔案。

五、檔案的銷毀

1.檔案的年限

（1）人員檔案的保存年限根據(jù)相關法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。

（2）不活動檔案的封存時間為5年，活動檔案每年進行一次歸檔。

2.檔案的銷毀

（1）人員檔案達到銷毀年限后，由人力資源部門負責進行銷毀，并進行相應的銷毀記錄。

（2）銷毀過程需要有專門的人員進行，并進行相關的證明，并進行備份存檔。

六、附則

本制度自發(fā)布之日起實施，并由人力資源部門負責解釋和修訂。人員檔案管理制度是企業(yè)重要的管理制度之一，它的建立和規(guī)范實施對于企業(yè)的人力資源管理具有重要的意義。在這個制度中，本文將進一步闡述檔案的建立、保存、利用和銷毀等方面的內(nèi)容，以促進企業(yè)人員檔案管理的規(guī)范化和科學化水平。

檔案的建立是人員檔案管理的基礎。在人力資源部門負責建立和維護人員檔案的過程中，首先需要收集員工的入職申請表、身份證明、學歷證明、工作經(jīng)歷證明等個人基本信息材料。這些材料將成為一個員工檔案的基礎，用于記錄員工的個人資料和履歷。同時，員工的培訓記錄、考核評價、獎懲記錄等個人職業(yè)發(fā)展材料也需要在檔案中定期更新，以便于全面了解員工的發(fā)展情況，并為員工的職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。此外，離職材料也需要收集和保存，以便于處理員工離職手續(xù)和保留離職檔案。

檔案的保存是保證檔案信息安全和完整性的關鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)人員檔案的重要性，檔案需要妥善保存并定期檢查。人力資源部門負責將檔案存放在專門的檔案室，并做好相應的保密措施，確保檔案的安全。為了便于檔案的查詢和利用，檔案室應當按照公司內(nèi)部部門或崗位分類存放檔案，同時還需將活動檔案和不活動檔案分開存放，確?；顒訖n案及時更新，不活動檔案及時封存并備份存檔。另外，為了保證檔案的安全性，人力資源部門需要授權檔案的查閱人員并進行查閱記錄，防止檔案信息的泄露。

檔案的利用是提高人員檔案管理效能的重要環(huán)節(jié)。人力資源部門在進行員工選拔、培訓、考核等工作時，需要查閱和利用檔案，以便于更加全面客觀地評估員工的能力和發(fā)展?jié)摿?。同時，公司內(nèi)部其他部門在員工調(diào)動、晉升、離職等工作時，也可以向人力資源部門申請查閱相關檔案，以便于做出更加科學合理的決策。而對于公司領導層來說，他們可以向人力資源部門申請查閱和利用相關檔案來制定人力資源戰(zhàn)略和決策?？傊?，檔案的充分利用將提高企業(yè)對人員的管理水平，促進人力資源的合理配置和發(fā)展。

檔案的銷毀是保障檔案管理質(zhì)量的必要環(huán)節(jié)。根據(jù)相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，人員檔案的保存年限需要嚴格執(zhí)行。一旦檔案達到銷毀年限，人力資源部門負責對檔案進行銷毀，并進行相應的銷毀記錄。銷毀過程需要有專門的人員進行，以確保檔案信息的安全性和完整性。同時，為了防止檔案的丟失或損壞，銷毀前還需要進行相應的備份存檔，以便于日后需要進行檔案查詢和利用。

綜上所述，人員檔案管理制度的建立和規(guī)范實施對于企業(yè)的人力資源管理具有重要的意義。通過建立完善的檔案建立、保存、利用和銷毀機制，可以提高人員檔案管理的規(guī)范化和科學化水平，便于對人員的選