特殊載體檔案管理規(guī)定

特殊載體檔案管理規(guī)定特殊載體檔案管理規(guī)定1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了對特殊載體檔案的立卷、歸檔、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于****公司及所屬各單位特殊載體檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》GB/T11821-89《****數(shù)碼照片檔案管理辦法（試行）》****字〔2019〕14號《****實物檔案管理辦法（試行）》****字〔2019〕14號3名詞術(shù)語3．1特殊載體檔案：企業(yè)在黨政活動、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、**開發(fā)及其他重大活動中直接形成的，具有保存價值的，按一定原則和要求系統(tǒng)整理，以紙質(zhì)檔案以外的貯存在特殊載體上的反映本單位形式的歷史記錄，包括照片（包括數(shù)碼照片）、磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤、底片、錄音帶、錄像帶、禮品等。4歸檔范圍4．1上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人到本地、本單位視察工作或從事其他工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、題詞、簽名、禮品等其他實物；4．2本單位主要領(lǐng)導(dǎo)人在其重大活動中的照片、錄音帶、錄像帶。4．3外賓訪問本地、本單位的照片、錄音帶、錄像帶、題詞、簽名、贈送的其他實物；4．4本單位勞動模范、知名人士和受上級表彰的先進(jìn)人物及其在重要活動中的照片、錄音帶、錄像帶；4．5本單位舉行的重要會議和重大紀(jì)念、慶?；顒拥恼掌?、錄音帶、錄像帶；4．6本單位在涉外活動中的照片、錄音帶、錄像帶4．7本單位榮獲省級以上獎勵的文藝創(chuàng)作節(jié)（?。┠?、體育運動項目以及在國內(nèi)外參加表演競賽等活動的照片、錄音帶、錄像帶；4．8本單位在**開發(fā)中，榮獲公司級以上獎勵的科研成果、名優(yōu)特產(chǎn)品的照片、錄像帶；4．9國內(nèi)外著名專家、學(xué)者、藝術(shù)家、知名人士在本地、本單位講話、表演及從事其他重要活動的照片、錄音帶、錄像帶4．10本單位專家、學(xué)者參加國內(nèi)外重大學(xué)術(shù)活動和被授予榮譽學(xué)位、榮譽稱號的照片、錄音帶、錄像帶4．11本單位榮獲縣級以上領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)授予的獎品、證書的照片、錄像帶4．12本單位參加省級以上展覽會的展品的照片、錄像帶4．13記錄本單位重要工程的基地原貌、建設(shè)過程以及竣工驗收的照片、錄音帶、錄像帶等其它實物。4．14本單位名稱牌匾的照片4．15本單位活動中自己錄制形成的多媒體文件和新聞部門錄制、拍攝的反映本單位重大事件的專題紀(jì)錄片、錄像片等。4．16散存在社會上和個人手中的，具有重要歷史意義和保存價值的照片、錄音帶、錄像帶4．17本單位廢止使用的各類印章。5歸檔要求5.1特殊載體檔案在形成后一個月內(nèi)歸檔。5.2各單位要將接收和保存的紙質(zhì)照片刻錄到只讀光盤上，光盤要求采用獨立包裝的優(yōu)質(zhì)光盤，一式兩套，一套留存，一套移交技術(shù)檔案館。5.3數(shù)碼照片由各單位檔案室按形成時間的先后順序相對集中，刻錄到光盤上，光盤要求采用獨立包裝的優(yōu)質(zhì)光盤，每半年一次，一式兩套，一套留存，一套移交技術(shù)檔案館。6歸檔程序6.1歸檔程序。歸檔單位制作“文件材料歸檔清單”，包括：序號、題名、文號、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限、保密期限、歸檔單位等內(nèi)容，打印出一式兩份，同電子版本清單一并歸檔。6.2光盤還需要填寫“歸檔電子文件登記表”、“歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表”（格式見電子文件歸檔與檔案管理規(guī)定Q/SYTH0393——2019）。6.3對照歸檔清單核對檔案，無誤后，雙方簽字，各存一份清單備查。7特殊載體檔案的整理7.1特殊載體檔案的整理原則是先區(qū)分載體在按分類類別區(qū)分，保持檔案間的有機聯(lián)系和自然形成規(guī)律，方便管理利用。7.2特殊載體檔案的整理7.2.1特殊載體檔案必須按照《****檔案實體分類規(guī)則》、《特殊載體檔案管理規(guī)范》分類、?編號，單獨排列存放。保管期限按照《文件材料歸檔范圍及保管期限》（《文書檔案管理規(guī)范》附錄A）內(nèi)容執(zhí)行。7.2.2歸檔的特殊載體文件材料都應(yīng)編制說明文字。?一般以單盤盒帶或照片自然張為單元編寫文字說明，由同一事件形成的多盤（盒）錄音帶、錄像帶、光盤或多張照片，要編寫總（專題）?說明。文字說明的成分包括事由、時間、地點、人物（姓名、職務(wù)稱謂）、背景、制作者等要素。在總（專題）說明范圍內(nèi)的每張照片、每盤錄音、錄像帶、光盤，仍要編寫簡單的分說明或盒內(nèi)目錄。7.2.3照片、底片檔案應(yīng)裝入專用的中性紙卡、紙袋中。特殊規(guī)格的照片、底片用軟紙襯墊后卷放在專用的卷軸上，套上牛皮紙?zhí)琢硗獗４妗?.2.4照片檔案按照問題（事件）集中，按時間順序或重要程度排列。7.2.5特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)保管單位的主要內(nèi)容擬寫題名，?題名應(yīng)精煉、概括，一般不超過50個字。題名應(yīng)包括事由、時間、地點、人物等基本要素。7.2.6特殊載體檔案的保管期限同紙質(zhì)檔案。7.3編號7.3.1錄音、錄像檔案的整理7.3.