禮品管理制度

禮物管理制度本制度合用于有限公司對外會議或者經(jīng)營活動中與禮物采購與制作、領(lǐng)用、贈予、收受有關(guān)的全部行為。一、管理職責(zé)，公司辦公室為禮物的歸口管理部門。1、負(fù)責(zé)禮物的采購、接受、發(fā)放，登記造冊、保管、解決等項工作。2、負(fù)責(zé)進(jìn)行禮物集中制作、采購招標(biāo)工作。3、負(fù)責(zé)組織小批量、臨時性使用禮物的采購。4、負(fù)責(zé)按月度禮物預(yù)算計劃審核禮物費(fèi)用支出。5、負(fù)責(zé)辦理禮物費(fèi)的請款、借支、財務(wù)報銷審核手續(xù)。6、負(fù)責(zé)禮物集中制作及采購工作，對本制度商定的禮物采購詢價進(jìn)行復(fù)核。二、需求分析1、內(nèi)部客戶需求溝通（通過禮物傳遞的信息），根據(jù)年度部門工作規(guī)劃，理解會議信息及禮物需求狀況，涉及基本狀況、文化特色、品牌信息、產(chǎn)品狀況、市場狀況等。理解定做禮物傳遞信息，設(shè)計禮物方案。2、分析定做禮物的用途（使用禮物要達(dá)成的目的），定做禮物的用途是個重點(diǎn)。不同用途的禮物定做要達(dá)成的目的不同。根據(jù)禮物需求不同，分為：商務(wù)禮物、會議禮物。三、禮物用途1、商務(wù)禮物是指對外進(jìn)行商務(wù)交流活動、加強(qiáng)協(xié)作和聯(lián)系時使用的禮物。細(xì)分為標(biāo)志性禮物、交際性禮物二類。標(biāo)志性禮物：用于品牌形象展示和宣傳，禮物多為贈予形式，側(cè)重公司理念形象展示。含有強(qiáng)烈的公司禮物定做特色，刻有公司LOGO標(biāo)志的禮物。交際性禮物：狹義的商務(wù)禮物。用于日常的多個商務(wù)交際場合，提高送禮人與受贈者關(guān)系和情感的商務(wù)禮物，重點(diǎn)考慮受贈者對禮物個體需求，較為雅致又含有實用性的禮物普通都會受到歡迎，例如紅酒、紫砂壺、茶葉、字畫等。2、會議禮物是指會議、周年慶典或年度表彰時使用的禮物。會議禮物表達(dá)對與會者的關(guān)心。受贈者多為活動或事件的參加者，根據(jù)會議的需求和參加者的需求擬定禮物。會議紀(jì)念禮物可分為三類。周年慶典紀(jì)念禮物：重要用于開業(yè)、周年慶典、典禮等重大事件。體現(xiàn)慶典情感的載體。對于參會人員來說不僅是簡樸的紀(jì)念品，還能夠在日常生活中切實用得上。會議紀(jì)念品：重要用于各類業(yè)務(wù)會議、品牌推廣會、產(chǎn)品推廣會、患者會的禮物。禮物價值相對不高，但是含有良好的傳輸展示性，同時便于規(guī)模發(fā)放。例如廣告類禮物。商業(yè)學(xué)術(shù)會議紀(jì)念品：重要用于論壇、講座、學(xué)術(shù)交流場合，以表達(dá)感謝、拉近關(guān)系，鞏固關(guān)系等。會議多為高端的研討會或半公開的高端學(xué)習(xí)形式，紀(jì)念品側(cè)重于品位與實用性。四、禮物種類1、辦公用品：這類產(chǎn)品涉及紙磚、本冊、文獻(xiàn)夾等，既可用于商務(wù)廣告禮物贈予，也可在單位內(nèi)部使用，特點(diǎn)是廣告位置明顯，本冊、文獻(xiàn)夾還可加公司介紹，適合辦公場合贈予。2、廣告筆：小巧實用、功效多樣，無論大量派發(fā)還是專門贈予，都有適宜選擇涉及：圓珠筆、簽字筆、造型筆、品牌筆等。3、廣告表：在提示人們關(guān)注時間的同時，也提示關(guān)注你的品牌。屬中高檔禮物。涉及：塑膠殼表、金屬殼表、多功效表等類型。4、廣告服飾：真正的“親密”接觸，讓品牌進(jìn)一步。涉及：文化衫、T恤衫、夾克衫、馬甲、廣告帽、絲巾、領(lǐng)帶等。5、電子產(chǎn)品：實用性和技術(shù)性，當(dāng)代人自然偏愛科技化的禮物。涉及：計算器、收音機(jī)、電子萬年歷、PDA、電子保健產(chǎn)品等。6、皮制品：皮革的魅力在于渾然天成與精巧，是慣用的高檔商務(wù)禮物。涉及：名片夾、鑰匙包、化妝包、銀夾、票夾、公文包等。7、案頭精品：含有華麗的外觀與講究的品質(zhì)，配合精美的廣告標(biāo)志制作，是流行的正式商務(wù)場合的高檔贈品。8、水晶制品：本身透徹、晶瑩，有品質(zhì)。采用人工水晶材料，可加工成多個形狀，配以精美包裝，合用于重要活動紀(jì)念與頒發(fā)獎項。9、箱包制品：實用型禮物，合用于會議、講座、展覽會等。涉及：硬幣包、筆袋、旅行箱、電腦包、休閑包、公文包等10、家居用品：讓對公司品牌的記憶生活角落。涉及適合展會、促銷贈予的低檔禮物以及瑞士軍刀、名牌電器等高檔VIP禮物。11、廣告?zhèn)?、帳篷：實用性?qiáng)，廣告位置明顯，作為夏季展會贈品。12、胸徽匙扣：樹立公司品牌形象，適合展會，應(yīng)用于商務(wù)場合。13、POP、EVA：價格低廉、色彩鮮艷，涉及PVC筆筒、廣告扇、氣球、軟膠筆、塑膠像框、鼠標(biāo)墊等14、塑膠制品：有戶外廣告的效果，用于展覽會和大型公共活動的會場布置。涉及：大型充氣物、造型充氣物、自動充氣氣球等。15、金箔古幣：文化品位，含有較高的藝術(shù)性和觀賞性，高檔贈品。16、工藝制品及古玩：含有較高的藝術(shù)性和收藏價值。合用于重要活動紀(jì)念和高級商務(wù)活動贈予。涉及銅器、錫器、陶瓷等工藝品。17、包裝制品：精美包裝物品。涉及多個材料包裝盒、包裝袋、紙袋。18、禮金卡。五、采購制作1、禮物集中制作與采購：每年10月份由辦公室組織“禮物采購計劃分析會”，由會議需求部門填寫年度禮物采購預(yù)算表附件1。辦公室根據(jù)禮物需要擬定公司“全年禮物集中制作或采購方案”，涉及：設(shè)計理念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價、數(shù)量等，由辦公室按需求時間表進(jìn)行招標(biāo)制作和采購工作，禮物費(fèi)用按需求具體使用計劃分?jǐn)傊敛块T。日常禮物采購：各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮物的，原則上領(lǐng)用公司庫存禮物，如果庫存禮物不能滿足需要，審批后單項禮物采購金額在1000元、總額50000元以上的，則根據(jù)附件1、2、3由辦公室負(fù)責(zé)組織設(shè)計制作采購；特殊禮物的購置制作：針對公司重要客戶，由公司辦公室同意或高管安排緊急的重要禮物采購，按照附件2《禮物采購申請單》通過審批后由辦公室負(fù)責(zé)采購貫徹。日常禮物制作：公司舉辦各類活動使用的有紀(jì)念價值的禮物制作，可根據(jù)會議活動組辦部門與辦公室共同組織設(shè)計、制作訂購。五、入庫與使用1、建立禮物接受與放發(fā)臺賬，每半月盤點(diǎn)一次，做到賬賬相符、賬實相符。2、價值在100元下列的禮物，按下列程序申領(lǐng)發(fā)放：禮物使用人填寫“禮物領(lǐng)用審批單”附件4，部門負(fù)責(zé)人審核后，報辦公室負(fù)責(zé)人審批領(lǐng)用；辦公室負(fù)責(zé)審核贈予與否有重復(fù)交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對各部門間禮物的均衡分派、種類調(diào)配等做出安排；單件價值在201～1000元的禮物，由辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按上述程序執(zhí)行。1000元以上禮物報總經(jīng)理審批后執(zhí)行；外地、項目現(xiàn)場、應(yīng)急性購置的禮物或特殊項目、特殊禮物，無論價值大小，統(tǒng)一由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理同意，直接辦理。經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人及時到辦公室辦理有關(guān)入庫、領(lǐng)取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。公司同意組織的各類大型活動，涉及多個會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術(shù)或市場推廣會等，作為專項費(fèi)用，由會議主辦部門在辦公室領(lǐng)取發(fā)放，原則上使用庫存禮物，需要特別制作時，按本程序?qū)徟鷪?zhí)行。六、費(fèi)用控制1、各有關(guān)部門將全年的會議計劃、禮物預(yù)算報辦公室備案。2、禮物費(fèi)用開支在部門全年資金預(yù)算中列支。公司同意集體組織的各類大型活動，涉及多個會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術(shù)或市場推廣會等經(jīng)公司高管同意后申請專項資金，公司高管安排的會議（活動）禮物在高管專項資金中列支。3、辦公室在年度預(yù)算額度范疇內(nèi)安排制作或采購禮物的費(fèi)用，根據(jù)禮物采購方案和禮物入、出庫單，分?jǐn)傆嬋敫鞑块T管理費(fèi)用中。4、在審批額度范疇內(nèi)的禮物領(lǐng)用，辦公室即可同意發(fā)放。超出當(dāng)月額度范疇的，按規(guī)定程序?qū)徟髨?zhí)行。費(fèi)用將要超出年度預(yù)算的，財務(wù)部提示費(fèi)用預(yù)警，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)在“禮物領(lǐng)用審批單”上明確批示后，在不超出年度預(yù)算前提下，轉(zhuǎn)報公司高管審核后方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。預(yù)期要超出年度預(yù)算的，應(yīng)按年度預(yù)算增補(bǔ)程序報審后執(zhí)行。5、費(fèi)用實際發(fā)生時，根據(jù)本規(guī)定規(guī)定的各項審批單，作為費(fèi)用實際發(fā)生的審核根據(jù)。七、禮物接受1、公司員工在經(jīng)營活動中，嚴(yán)禁公開索要或暗示對方贈予禮物。如遇對方贈予禮物而不能謝絕的，能夠接受，必要時酌情回贈公司禮物。2、按市價折合人民幣200元以上的禮物，自接受之日起10天內(nèi)，填寫“禮物上繳單”附件6，由部門負(fù)責(zé)人簽字后，將第二聯(lián)與禮物轉(zhuǎn)交辦公室。狀況特殊時，上繳人可直接到辦公室辦理。3、對已登記入冊的禮物，有重復(fù)使用價值的，公司能夠轉(zhuǎn)贈來賓，或者按市價5折內(nèi)部解決。解決時，應(yīng)優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊狀況下，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可少收或免收價款。禮物解決所得款項，一律入公司專門賬戶管理使用。八、禮物贈予1、贈予對象的身份、個性以及贈予方式、地點(diǎn)要與禮物的特點(diǎn)相適宜；多人場合，要注意分辨受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮物；重復(fù)贈予時，注意花樣品種的更換。2、避免禮物的重復(fù)贈予或漏送。同一單位同一客戶在同一次贈予活動中，要避免公司或部門多頭贈予現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要客戶。3、普通禮物贈予，目的是加強(qiáng)與客戶溝通，給客戶留下良好的印象和記憶。贈予禮物時，注意理解授贈人的個性特點(diǎn)，講究品位、風(fēng)格，采用不同方式，做到既不鋪張浪費(fèi)，又能收到實效。九、附件表單附件1《年度會議禮物需求表》附件2《會議禮物需求表》附件3《禮物采購申請單》附件4《禮物采購詢價統(tǒng)計表》附件5《禮物領(lǐng)用審批單》附件6《禮物領(lǐng)用登記臺帳》附件7《禮物上繳單》附件8《禮物上繳登記臺帳》附件1禮物采購預(yù)算表會議類型/時間/名稱50人下列及名稱100人下列及名稱150人下列及名稱200人下列及名稱200人以上及名稱累計場次1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累計單件禮物類型/原則/數(shù)量50元下列及數(shù)量100元下列及數(shù)量200元下列及數(shù)量300元下列及數(shù)量300元以上數(shù)量累計費(fèi)用辦公類禮物廣告類禮物電子類禮物皮革類禮物案頭精品水晶制品箱包制品胸徽鑰扣工藝制品陶瓷古玩金箔古幣包裝制品戶外廣告品禮金卡累計部門負(fù)責(zé)人：統(tǒng)計時間：附件2會議禮物申請表會議（活動）禮物申請表會議主辦部門：會議（活動）名稱：會議類型與禮物用途□商務(wù)禮物□會議禮物禮物選擇辦公類禮物□廣告類禮物筆、表等□電子產(chǎn)品□皮革制品案頭精品□水晶制品□箱包制品□胸徽鑰扣□工藝品金箔古幣□陶瓷古玩□包裝制品□禮金卡□戶外廣告品禮物單價原則：時間規(guī)定：會議部門申請人：聯(lián)系電話：事項內(nèi)容備注一、嘉賓狀況：1、人數(shù)2、單位3、民族4、性質(zhì)5、平均年紀(jì)二、禮物數(shù)量三、品牌或制作闡明五、費(fèi)用總額審批：經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：

附件3禮物采購申請單部門：申請內(nèi)容序號禮物名稱規(guī)格數(shù)量單價預(yù)算用途闡明12345678累計申請人/時間采購制作負(fù)責(zé)人/時間辦公室負(fù)責(zé)人辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)/時間總經(jīng)理審批附件4定制禮物采購詢價統(tǒng)計表供應(yīng)商型號單價型號單價型號單價型號單價價格匯總累計辦公室意見采購部意見辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理審批附件5禮物領(lǐng)用審批單（兩聯(lián)單）編號:申請部門申請時間領(lǐng)用禮物名稱規(guī)格數(shù)量單價（元）總價（元）禮物用途經(jīng)辦人（簽字）：部門負(fù)責(zé)人（簽字）：辦公室意見領(lǐng)導(dǎo)批示附件6禮物上繳單（三聯(lián)單）編號:序號:上繳部門上繳時間序號禮物名稱數(shù)量預(yù)估