收發(fā)文工作制度（3篇）

第收發(fā)文工作制度（3篇）

收發(fā)文工作制度（精選3篇）

收發(fā)文工作制度篇1

1、未直投的信件（掛號(hào)信、匯款單、包裹單、印刷品，公司信件等）前臺(tái)接待員必須與郵政人員認(rèn)真做好交接，核對(duì)完全部信件后，由前臺(tái)接待員監(jiān)督郵政人員加蓋《郵件收發(fā)章》。

2、收到掛號(hào)信件后，須立即準(zhǔn)確錄入《業(yè)主信件簽收表》，錄入接收人姓名、單元號(hào)碼、掛號(hào)信件號(hào)碼、信件數(shù)量及前臺(tái)人姓名。

3、收到信件后，第一時(shí)間通知用戶領(lǐng)取信件，若通知后業(yè)主未領(lǐng)取信件應(yīng)再通知，仍未領(lǐng)取的須做好文字記錄，填寫(xiě)《前臺(tái)工作交接日志》，并與交接班人員作好交接工作。

4、客戶領(lǐng)取信件必須由用戶在《業(yè)主信件簽收表》上簽字確認(rèn)。

5、如接收到地址不詳?shù)?郵件，前臺(tái)接待員須通知客務(wù)助理，由客務(wù)助理辨認(rèn)客戶姓名。辨認(rèn)未果的，由前臺(tái)接待員返回郵局，并做好返還記錄。

6、因工作原因，出現(xiàn)郵件丟失的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

7、周六、日由客務(wù)助理替崗前臺(tái)的，須做好當(dāng)班時(shí)的郵件接受記錄，并將郵件整理齊全后，于下班前放至前臺(tái)郵件柜中。

收發(fā)文工作制度篇2

為使公司行文和收文處理規(guī)范化，制定本制度。

第一條經(jīng)理辦負(fù)責(zé)公司對(duì)外行文和公文的收發(fā)處理工作。

第二條行文

(一)凡以公司名義上報(bào)或下發(fā)的.文件(報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經(jīng)部室負(fù)責(zé)人初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由公司領(lǐng)導(dǎo)審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)部室領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，方可發(fā)出。

(二)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交經(jīng)理辦統(tǒng)一登記、分類編號(hào)。由擬稿部室打印、校對(duì)、裝訂，上行文由經(jīng)理辦發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發(fā)。經(jīng)理辦負(fù)責(zé)審批在公司內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布有關(guān)文件。

(三)行文流程按公司辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行。

第三條收文處理

(一)所有發(fā)至我公司的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級(jí)部門轉(zhuǎn)我公司處理的公文)，由經(jīng)理辦統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送公司領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)部室辦理。

(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類。經(jīng)理辦負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見(jiàn)，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)后辦理，經(jīng)理辦根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。

(三)對(duì)急辦件，經(jīng)理辦應(yīng)立即將文件送交公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，經(jīng)理辦應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。

(四)一般公文通過(guò)公司內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

第四條有關(guān)要求

(一)收發(fā)文件必須設(shè)立收發(fā)文件登記本，履行登記簽收手續(xù)，收、退文件，要專人負(fù)責(zé)。

(二)必須按規(guī)定范圍組織閱讀文件，并在辦公室內(nèi)進(jìn)行，秘密文件當(dāng)場(chǎng)閱后收回，不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍和帶出公司閱辦。

(三)借閱文件，必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，依時(shí)退還，秘密文件不準(zhǔn)摘抄。

(四)秘密文件必須存放在有安全保密設(shè)施的保險(xiǎn)柜、文件柜內(nèi)，用后放柜加鎖，關(guān)好門窗。

(五)復(fù)制秘密文件，必須經(jīng)過(guò)請(qǐng)示批準(zhǔn)，由文件保管人員復(fù)制后交使用者，復(fù)印件與原件同樣管理。

第五條本制度由公司經(jīng)理辦負(fù)責(zé)解釋，自經(jīng)理辦公會(huì)議審議通過(guò)后實(shí)施。

收發(fā)文工作制度篇3

1.目的

為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過(guò)程。

3.職責(zé)

3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。

3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批，管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來(lái)文的管理，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫(xiě)，組織文件接口討論，負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性，負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。

3.7各職能部門識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；

3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址，并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

3.10項(xiàng)目部對(duì)接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來(lái)往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達(dá)。

4.工作程序

編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢

4.1文件編制、審核和審批

4.1.1企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊(cè)》，組織討論，董事長(zhǎng)審批。

4.1.2公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊(cè)，企業(yè)管理部組織討論，總經(jīng)理審批。

4.1.3公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等管理性文件，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.4分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件，由主管經(jīng)理審核，分公司經(jīng)理審批。

4.1.5項(xiàng)目部編制的施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計(jì)及專項(xiàng)施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

4.1.6對(duì)內(nèi)審報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊(cè)中要求進(jìn)行審批。

4.1.7電子文件起草完成后，分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批，文件管理部門留存原稿。

4.2文件的接收和發(fā)放

4.2.1公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均應(yīng)配置至少一臺(tái)電腦，并與互聯(lián)網(wǎng)連接，設(shè)置一個(gè)固定的.郵箱地址或QQ號(hào)碼，向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或QQ號(hào)碼，文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人，分公司主管文件人員建立各項(xiàng)目的郵箱地址，并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

4.2.3公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均明確一名文件管理員，每天必須查看郵箱，在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

4.2.5日常通知類文件可在山西四建網(wǎng)頁(yè)上公布，對(duì)需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由編制部門通過(guò)企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布，網(wǎng)管員以飛信平臺(tái)的形式通知各單位辦公室及各部門，防止沒(méi)有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后，要及時(shí)給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.2.7企業(yè)管理手冊(cè)、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件，以郵件形式發(fā)放，或在山西四建網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺(tái)，設(shè)置密碼，只有公司內(nèi)部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后，文件管理員填寫(xiě)《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)，批注傳閱或發(fā)放范圍，傳閱人員簽注姓名和時(shí)間，轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫(xiě)《文件發(fā)放記錄》。

4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標(biāo)注電子文件的發(fā)放范圍，文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放，做好《文件發(fā)放記錄》，收到電子郵件后，接收方要進(jìn)行回復(fù)確認(rèn)，發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認(rèn)。

4.2.10分公司接到電子文件后，及時(shí)向項(xiàng)目部發(fā)放。對(duì)沒(méi)有連接網(wǎng)絡(luò)或無(wú)電腦的項(xiàng)目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門（科室）填寫(xiě)《文件發(fā)放記錄》，接收人簽字。

4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁(yè)或郵件中下載，復(fù)制到本地電腦專項(xiàng)文件夾中，建立《文件接收記錄》方便查找。

文件管理員對(duì)文件修訂過(guò)程進(jìn)行跟蹤，確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業(yè)管理手冊(cè)分為受控和非受控，提供給認(rèn)證中心和公司內(nèi)部使用要對(duì)其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理，提供給建設(shè)單位或社會(huì)有關(guān)部門的文件為非受控版本。

4.2.13凡對(duì)體系運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。

4.2.14接收到文件的部門、分公司、項(xiàng)目部利用每周會(huì)議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容，并做好會(huì)議紀(jì)要。

4.3文件的評(píng)審

4.3.1在管理評(píng)審輸入資料中，各職能部門對(duì)主管的文件提出評(píng)審意見(jiàn)。

4.3.2企業(yè)管理部每年對(duì)管理性文件組織評(píng)審，需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊(cè)中進(jìn)行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門對(duì)電子文件進(jìn)行修訂時(shí)，重新起草文件，并用紅顏色字體標(biāo)明修改部位，經(jīng)審批后，標(biāo)明原文件作廢或修訂狀態(tài)，進(jìn)行發(fā)放。

4.4.2對(duì)文本文件修改時(shí)，填寫(xiě)《文件更改通知單》，經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

4.4.3當(dāng)文件修訂或更新時(shí)，及時(shí)進(jìn)行發(fā)放管理，通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4文件作廢時(shí)，在紙張文件上注明“作廢”，作廢的電子文件及時(shí)從有效文件夾中撤出，在文件接收記錄中標(biāo)識(shí)作廢。

4.5文件的存檔

4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件，人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件，分別由人力資源部留一份，個(gè)人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對(duì)接到的電子文件輸出一份紙張文件，進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。

4.6網(wǎng)頁(yè)的維護(hù)

4.6.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司