合同管理辦法

XXXXXX合同管理暫行方法第一章總則第一條【目的】為明確各部門的合同管理的職責和規(guī)定，切實推動我司項目合同管理工作，有效控制成本和規(guī)避法律風險，維護公司利益，增進公司穩(wěn)定、健康的發(fā)展，加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據《合同法》及其它有關法規(guī)的規(guī)定，結合公司的實際狀況，制訂本管理制度。第二條【合用范疇】公司各部門不得以自己的名義對外訂立合同，合同應當采用書面形式確認。

第三條【職責】（一）XXXXX部門---XXX業(yè)務銷售合同打印及歸檔管理，并擬定專人負責合同文檔管理。需要合同復印件的部門指定專人按公司合同管理規(guī)定辦理有關登記備案手續(xù)。（二）XXXXX---xxxx項目（含其它業(yè)務產品）銷售，負責合同打印數量確認，在簽合同臺賬統(tǒng)計，擬定一名合同員負責合同文檔管理工作；（三）法律合規(guī)部---對XXXX及業(yè)務公司銷售合同原件實施統(tǒng)一管理，建立健全合同文檔的形成、積累、整頓、歸檔工作體系，需要合同復印件的部門指定專人按公司合同管理規(guī)定辦理有關登記備案手續(xù)。（四）XXXXXX--建立健全合同文檔的形成、積累、整頓、歸檔工作體系，并擬定一名專門人員負責合同文檔管理，根據合同管理制度自行保管，于每月30日前合同臺賬上報xxxxx；（五）法務---負責在運行過程中法律風險的防備與規(guī)避，起草或審核公司有關的重要法律文獻。第四條【印章管理】業(yè)務部門用章需按用章須按規(guī)定填寫《印章使用申請表》，經領導審批簽字確認后方可領取。（申請表見附件）（一）經辦業(yè)務公司/部門----負責用章申請（二）XXX部負責蓋章環(huán)節(jié)第二章合同的訂立第五條【合同發(fā)起】XXX部門（XXX公司）根據需求進行發(fā)起。第六條【合同審核】合同審核算行分類專項管理，財務部負責合同的財務審核，有關業(yè)務部門負責合同的業(yè)務審核工作。第七條【責任制】公司合同管理實施承接人責任制，有關部門的承接人應對其職務行為負責。第八條【業(yè)務談判】合同訂立前，合同承接部門須擬定一位具體負責的承接人。重大的或涉外的合同談判，應由法務人員會同財務、技術等專業(yè)人員構成談判小組參加，必要時外聘法律顧問參加合同談判。第九條【主體審查】合同訂立邁進行對方主題審查（一）核算對方主體資格：對方當事人為自然人的，規(guī)定其提供身份證復印件；對方當事人為法人的，規(guī)定其提供公司營業(yè)執(zhí)照復印件。（二）核算對方資質狀況：法律、行政法規(guī)對特殊行業(yè)有關資質另有規(guī)定的，規(guī)定對方當事人提供資質證書。（三）核算對方履約能力：理解對方當事人注冊資本、商業(yè)信譽、歷史履約狀況及銀行賬號等，合同標的額超出事業(yè)群管理方法的，必須對方當事人進行資信調查。（四）核算簽約人資格：簽約人為法定代表人的，規(guī)定其提供法定代表人身份證明；簽約人為委托代理人的，規(guī)定其提供授權委托書。以上主體審查的有關資料應當作為合同的構成部分妥善保管。第十條【簽約主體】訂立合同的主體必須是公司或者分公司，不得以公司部門的名義私自對外訂立合同，也不得與對方公司的部門訂立合同。第十一條【合同準備】業(yè)務經辦人選擇合同版本時，應當遵照以下原則：（一）已制訂公司示范合同版本的，采用公司示范版本，對特殊當事人需要修改個別條款的，應當經法務部門審核；（二）未制訂公司示范合同版本的，采用官方頒布的行業(yè)示范版本；（三）既未制訂公司示范合同版本也沒有官方示范版本的，由法務部門協(xié)助業(yè)務經辦人根據談判要點起草文本，或者采用對方提供的合同版本，提交法務部門進行法律審查及條款修改；（四）最后由雙方磋商擬定正式合同文本。第十二條【合同卷宗】業(yè)務經辦人應當按照“一份合同一種卷宗”的原則，即時建立合同卷宗，合同卷宗應當涉及主體審查資料、正式合同文本及附件、會議紀要、來往信函等。第十三條【合同審批】（一）合同的審批程序：合同承接人準備好合同草案及合同有關資料→填寫《合同審批表》→合同承接部門負責人審核→財務部負責人審核→（法務人員審核）→根據簽批權限呈總經理、董事長、董事會審批。（二）合同的簽具權：1）公司的法定代表人含有合同的簽具權。2）公司法定代表人因客觀因素無法行使合同簽具權時，可訂立書面授權委托書由其指定的授權代表代為行使。授權委托書應載明授權代表姓名、授權權限、授權期限，并由公司法定代表人簽字方可生效。在無明確書面授權的狀況下，任何人不得私自對外訂立合同。3）授權代表應按照授權人的意圖和公司有關制度的規(guī)定行使合同簽具權，法定代表人須對授權代表的簽具行為負責。（三）合同審核人員對出具的意見負責。審核的意見應明確、具體，嚴禁使用“原則同意”“基本可行”等含糊性語言，一旦使用，視為未對合同審核。（四）合同承接部門負責人、財務人員、法務人員在審核合同草案時，可根據需要規(guī)定承接人提供與合同有關的補充證明材料，承接人應予以配合。（五）對各審核部門審核意見不齊備的合同草案，簽具人或授權代表應回絕訂立。（六）合同承接部門負責人對合同審核的內容涉及：1）合同的經濟性：（1）市場供應、需求狀況經調研屬實；（2）市場供應、需求價格預測可靠、合理；（3）應予考慮的其它經濟因素。2)合同的技術性：（1）技術根據真實、可靠；（2）技術方法完備、可行；（3）技術原則和參數科學、真實、可行。3)合同的可行性：（1）整體項目技術含有可靠性；（2）經濟效益或社會效益含有真實性；（3）合同推行含有可操作性。4)合同的安全性：（1）涉及的知識產權已采用對應的保護或限制方法；（2）無損公司商譽、商業(yè)秘密及其它利益；（3）合同承接部門認為必須審核的其它內容。(七)財務部對合同審核的內容涉及：1）合同涉及資金的使用符合公司統(tǒng)一的資金調度計劃。2)資金、資產的正當性：（1）資金來源正當，資產的全部權明確、正當；（2）資金使用和資產動用的審批手續(xù)正當；（3）資金、資產的用途及使用方式正當。3)價款、酬金和結算的合理、正當性：（1）價款、酬金的擬定對的、合理、正當；（2）資金結算、酬金支付方式明確、具體、正當；（3）資產、資金使用效果的財務可行性；（4）與資金、資產等有關的其它事項。4)財務部門認為需要審核的其它內容，如發(fā)票開具條款等。(八)法務人員對合同的審核內容涉及：1）合規(guī)正當性：（1）主體正當，簽約各方含有簽約的權利能力和行為能力；（2）內容正當，簽約各方意思表達真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策及公司經營方略與計劃，無規(guī)避法律行為，無顯失公平內容；無明顯屬于采用欺詐、脅迫等手段訂立合同的狀況；（3）形式正當，訂立合同的形式符正當律規(guī)定規(guī)定；（4）簽約程序正當，訂約等有關程序應符合有關法律、政策的規(guī)定。2）嚴密性：（1）合同條款完整、齊備；（2）文字清晰精確，不致產生歧義；（3）設定的權利和義務具體、確切；（4）對應手續(xù)完備；（5）有關附件完備；（6）附加條件適宜、正當。（九）合同審批完畢后，由法定代表人或授權代表訂立。（十）合同承接人向有關部門提交合同草案時，應預留最少2個工作日供其審核，同時審核人、審批人必須在接到合同草案后2個工作日內回復意見。各審核部門遇特殊狀況需延長審核時間時，向合同承接人闡明狀況后能夠適宜延長，但延長后累計審核時間最長不得超出10個工作日。涉外、重大合同的審核時限累計最長不應超出20個工作日。（十一）各審核部門在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不當時，應在審核意見中予以明確并提出修改意見，連同全部文獻資料退還承接人。合同承接人修改之后應將修改后版本連同原版本一起重新提請審核，審核期限重新計算。各審核部門須及時地提出審核意見，不得遲延。（十二）合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應與其訂立合同。必須訂立合同時，應規(guī)定其提供有效的擔保。其中，以確保形式做出的擔保，其擔保人必須是含有代償能力的獨立經濟實體或個人，并應對擔保人進行必要的審查。（十三）法定代表人或授權代表訂立合同后，由公章管理人員將合同文本加蓋公章或合同專用章。第十四條【合同領取】（一）xxxx合同通過審批后由XXX進行合同打印數量擬定，將需打印合同數量報給運行管理部，XXX部合同打印完畢后交付XXX，需填寫表格以做統(tǒng)計（合同打印/歸檔交接表請見附件）（二）XXX空白銷售合同歸屬XXXX管理并使用，負責空白合同的編號、發(fā)放、收取登記，并建立合同臺帳。（銷售合同臺賬請見附件）（三）XXX對已簽合同，空白合同，作廢合同于項目截止三日內與XXX部合同管理員進行交接（合同打印/歸檔交接表請見附件）（四）其它部門及業(yè)務公司合同暫行自行管理制度。第十五條【合同歸檔】(一)合同訂立后，必須及時歸檔。歸檔資料涉及與合同項目運作有關的多個文字、圖表、單、證等合同附件。對已生效的合同要編號登記，按檔案管理規(guī)定歸檔。法律合規(guī)部有權隨時向經辦部門提出歸檔規(guī)定。1）線上借貸合同到期后應當最少保存５年。2）線下借貸合同到期后不低于1年。

（二）XXX業(yè)務合同，XXX對已簽合同及空白合同于項目截至三日內與XXX部合同管理員進行交接（合同打印/歸檔交接表），XXX部合同管理員確認后歸檔。XXX部合同管理員負責合同的分類、編號、登記，建立合同臺帳，存檔備案。（三）XX公司合同（線上，線下銷售合同）根據合同管理制度自行保管，合同管理員負責合同的分類、編號、登記，建立合同臺帳，存檔備案。同管理員應當做好合同文本及有關資料的歸檔工作，并定時（30日）將合同管理狀況報告公司XX部。（四）XXX合同交至法律合規(guī)部，合同管理員負責合同的分類、編號、登記，建立合同臺帳，存檔備案。（五）XXXOA合同歸檔至XXXX有關部門；第三章合同推行監(jiān)督第十六條【合同推行】（一）合同依法成立，即含有法律約束力。推行合同的部門必須嚴格推行合同所規(guī)定的義務，主動行使合同賦予的權利。（二）合同推行涉及公司多個部門的，合同承接人應當及時、精確地向有關部門告知合同推行時需要協(xié)助的內容，有關部門應予以主動配合。（三）合同依法訂立生效后，承接人建立臺賬做好統(tǒng)計，妥善保管好合同當事人之間已訂立的、送貨單、驗收單、匯款憑證、發(fā)票收據以及業(yè)務往來傳真、信函、對帳單等資料。（四）合同訂立后，不得因合同承接人的變動而影響合同推行。在合同推行過程中，合同承接人變更時，應辦理交接手續(xù)。第十七條【合同爭議】合同推行發(fā)生異常狀況時，應當以事實為根據、以法律為準繩，在既維護我司正當權益，又不侵犯對方正當權益的基礎上，和諧協(xié)商，互諒互讓，解決糾紛。第十八條【推行障礙】合同推行過程中，任何一方出現(xiàn)合同推行障礙，業(yè)務經辦人應在五個工作日內報告部門經理，分析合同推行障礙因素，擬定初步解決意見，報總經理決定；合同雙方在十個工作日內無法就糾紛的解決達成一致意見或對方當事人無意協(xié)商解決的，報請法務部門出具法律意見；合同雙方在二十個工作日內仍未能達成一致意見的，報請總裁裁決。第十九條【合同轉讓】合同推行過程中，任何一方將自己在合同中的權利和義務轉讓給第三人時，應當經對方同意，并由合同雙方及第三人訂立債權債務轉讓合同。第二十條【合同條款補充】合同推行過程中，需要對合同未盡事宜補充商定的，應當訂立補充合同。第二十一條【合同變更與解除】合同在推行過程中，需要進行變更或解除時，應與對方協(xié)商一致進行變更或解除。法律有特別規(guī)定或合同有特別商定的，根據法律規(guī)定或合同商定。（一）變更、解除合同的審批權限和程序，與合同訂立的審批權限和程序相似。（二）變更、解除合同時，應在法律規(guī)定、合同商定或合理期限內與對方當事人進行協(xié)商，書面函告并限期回復。（三）合同承接人在收到對方規(guī)定變更或解除合同的告知后，應及時提請所在部門、人事行政部、法務人員解決。變更、解除合同應當采用書面形式。（四）合同變更、解除應注意下列事項：1）主體變更、解除應征得合同各方同意。2）有擔保條款的合同變更，應征求原擔保單位或個人的同意并在變更合同上加蓋擔保單位的印章或簽字。3）經登記、同意、鑒證、見證、公證的合同，變更合同應重新登記、同意、鑒證、見證、公證。4）合同中訂有保密條款或附有保密合同的，合同解除后，其效力并不受影響。合同變更時，如果涉及到雙方當事人的變更或合同內容的變更，應變更保密條款或保密合同。5）變更、解除合同的合同在達成之前，根據實際狀況，應采用繼續(xù)推行、補救或中斷推行等方法。第二十二條【對方違約】合同推行過程中，若對方當事人出現(xiàn)違約行為或者預期違約行為，業(yè)務經辦人應當立刻查明狀況，認真、穩(wěn)妥地收集證據，督促對方盡快采用補救方法，減少損失；若對方仍無意解決的，報請法務部門出具法律建議書。凡由法律顧問解決的合同糾紛，有關部門必須主動提供下列證據材料。1)合同的文本（涉及變更、解除合同的合同），以及與合同有關的附件、文書、傳真、圖表等；2)有關方違約的證據材料；3)其它與解決糾紛有關的材料。第二十三條【已方違約】合同推行過程中，若我方接到對方當事人的違約索賠函，業(yè)務經辦人應當立刻查明已方違約的因素及責任，并告知法務部門，共同商定應對方法。第二十四條【告知送達】業(yè)務經辦人應當按照合同中載明的當事人名稱及地址，以EMS特快專遞形式向對方送達對合同推行障礙的解決告知或者回復意見，掛號或簽收憑證作為合同構成部分妥善保管。第二十五條【合同糾紛解決】（一）合同在推行過程中發(fā)生糾紛的，應按《合同法》、《民事訴訟法》等有關法律、法規(guī)和本方法解決。（二）解決合同糾紛的原則：1）及時解決。2）雙方協(xié)商解決。3）維護公司正當權益。（三）糾紛發(fā)生后，承接人應及時向所在部門、法務人員和公司領導遞交合同糾紛闡明，同時應快速收集下列有關證據(原件或復印件)：1）合同文獻(涉及變更、解除合同的合同、電報、電傳、傳真、信函、圖表、視聽資料、、授權委托書，介紹信及其它有關資料等)。2）送貨、提貨、收貨、托運、驗收、發(fā)票等有關票證票據。3)貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關財務賬目。4)作為質量原則的法定或商定文本、封樣、樣品及鑒定報告、檢測成果等。5)證人證言。6)其它證據材料。(四)法務人員根據狀況，在5個工作日內提出解決意見，提交公司領導審批。（五）合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致解決意見的，應訂立書面合同，由雙方代表簽字并加蓋公司公章。（六）對經協(xié)商無法解決的糾紛，如屬對方過失或違約，經總經理同意，法務人員可向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴；若對方已經向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴，法務人員應主動參加仲裁或應訴，并應當在5個工作日內提出參加仲裁或應訴意見，提交總經理審批。（七）糾紛解決完畢后，由法務人員負責向總經理報告。重大合同的糾紛解決，應隨時向總經理及董事長報告進展狀況。（八）解決合同糾紛，應特別注意下列問題：1）證據可能丟失或后來難以獲得的狀況下，及時向法院申請采用證據保全方法。2）發(fā)現(xiàn)對方當事人或利害關系人有可能隱匿、轉移財產將使我方權利難以實現(xiàn)時，及時向法院申請采用財產保全方法。3）做好合同糾紛實況統(tǒng)計，存檔備查。4）凡屬我方責任的合同糾紛，應逐筆查明因素，分清責任，規(guī)定負責人員承當責任，并責令其提出補救方法。（九）雙方已訂立的解決合同糾紛合同書、仲裁機關的調解書，仲裁裁決書及法院的調解書、判決書，在正式生效后，應復印若干份，交法務人員、合同承接部門、人事行政部收執(zhí)，督促該文書的推行。（十）對方當事人在規(guī)定時限屆滿后沒有推行上述文書規(guī)定義務的，合同承接人應及時告知法務人員、人事行政部。（十一）對方當事人逾期不推行已發(fā)生法律效力的調解書、仲裁裁決書或判決書，公司應依法向人民法院申請強制執(zhí)行?？己伺c獎懲第二十六條【執(zhí)行考核】公司員工應當嚴格恪守本制度，有效訂立、推行合同，切實維護公司的