建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

./建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)〔2009-8-221總則為加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管理,建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的建設(shè)電子檔案,保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用,制定本規(guī)。本規(guī)適用于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)外,尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2術(shù)語建設(shè)電子文件electronicconstructionrecords在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門<包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門,以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、抗震、人防等專業(yè)管理單位>在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)及技術(shù)文件。建設(shè)工程電子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建設(shè)過程過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。建設(shè)工程電子文件可簡稱為工程電子文件。建設(shè)電子檔案electronicconstructionarchives具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。真實(shí)性authenticity電子文件的容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時(shí)的原始狀況一致。完整性integrity電子文件的容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。有效性u(píng)tility電子文件的可理解性和可被利用性,包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件的背景、容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。在線式歸檔on-linefiling通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程。離線式歸檔off-linefiling將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體上向檔案部門移交的過程。2.0.11固化fixing為避免電子文件因動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象,而將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。遷移migration將源系統(tǒng)中的電子文件向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)filingandmanagementsystemofelectronicconstructionrecords對建設(shè)電子文件進(jìn)行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng),具有確定歸檔圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。該系統(tǒng)包括兩個(gè)類型,即建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。3基本規(guī)定建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位和建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)對電子文件歸檔的管理,將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序,明確責(zé)任崗位,指定專人管理。建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集、整理和歸檔,并定期向當(dāng)?shù)爻墙n案館〔室移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。在建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗(yàn)收移交工作中,建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：1在建設(shè)工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí),對工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；2收集和積累工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的電子文件,并進(jìn)行整理歸檔；3組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；4收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；5在組織工程竣工驗(yàn)收前,提請當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)〔城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí),應(yīng)同時(shí)提請對工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；6對列入城建檔案館〔室接收圍的工程,按規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案館〔室移交工程電子檔案?？辈臁⒃O(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及測量等單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移交。建設(shè)〔城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗(yàn)收。3.0.5對具有永久保存價(jià)值的可輸出打印型電子文件,建設(shè)電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí),應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品,并在容、格式、相關(guān)說明及描述上保持一致,且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施,保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性,并應(yīng)符合以下規(guī)定：1應(yīng)建立規(guī)的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施,從建設(shè)電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記,保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)。2應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施,保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性。3應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。4應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。5建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全規(guī)定,針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和等級(jí)要求相符的防對策。建設(shè)電子文件形成單位與建設(shè)〔城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對建設(shè)電子文件加強(qiáng)前端控制,實(shí)行全過程的管理與監(jiān)控,保證管理工作的連續(xù)性。建設(shè)〔城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀,及時(shí)提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見。建設(shè)電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸檔的具體要求,保證歸檔質(zhì)量。4電子文件的代碼標(biāo)識(shí)、格式與載體電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼。1稿本代碼應(yīng)按表4.0.1-1標(biāo)識(shí)。稿本代碼稿本代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F2類別代碼應(yīng)按表4.0.1-2標(biāo)識(shí)。類別代碼文件類別代碼文本文件〔TextT圖像文件〔ImageI圖形文件〔GraphicsG影像文件〔VideoV聲音文件〔AudioA程序文件〔ProgramP數(shù)據(jù)文件〔DataD4.0.2各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)采用通用格式。通用格式應(yīng)符合表4.0.2的規(guī)定。各類電子文件的通用格式文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP3各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)亦可采用國務(wù)院建設(shè)行政主管部門和信息化主管部門認(rèn)可的,能兼容各種電子文件的通用文檔格式。脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。5建設(shè)電子文件的收集與積累5.1收集積累的圍5.1.1凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理等活動(dòng)中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集圍。5.1.2凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集圍。各類建設(shè)工程電子文件的具體收集圍應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)》〔GB/T50328-2001規(guī)定的收集圍進(jìn)行。5.2收集積累的要求5.2.1建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。建設(shè)電子文件的容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。工程電子文件容必須與工程實(shí)際相符合,且容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測量等方面的技術(shù)規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有參考價(jià)值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。凡是屬于收集積累圍的建設(shè)電子文件,收集積累時(shí)均應(yīng)進(jìn)行登記。登記時(shí)必須按照本規(guī)附錄A、附錄B的要求,填寫建設(shè)電子文件〔檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)登記表。應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施,保證建設(shè)電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動(dòng)。積累過程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按本規(guī)附錄C的要求,填寫《建設(shè)電子文件更改記錄表》。應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件,并存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。對于多年才能完成的項(xiàng)目,應(yīng)實(shí)行分段積累,宜一年拷貝一次。對通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。對容信息是由多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)組合而成的建設(shè)電子文件,的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔,并保證其可準(zhǔn)確還原；當(dāng)難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時(shí),可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式。與建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息〔如電子簽章等必須與建設(shè)電子文件一同收集。對采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件,在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下,其容信息可不按原格式存儲(chǔ)。5.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集。5.3收集積累的程序收集積累建設(shè)電子文件,均需進(jìn)行登記,并應(yīng)符合以下規(guī)定。1工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定,從電子文件生成起對需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)行標(biāo)記。2應(yīng)運(yùn)用建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對每份建設(shè)電子文件進(jìn)行登記,電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。對已登記的建設(shè)電子文件必須進(jìn)行初步鑒定,并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對經(jīng)過初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄,并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對已收集積累的建設(shè)電子文件,應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項(xiàng)目來組織存儲(chǔ)。對存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件的命名,宜由三位阿拉伯?dāng)?shù)字或三位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成,數(shù)字是本文件保管單元電子文件編排順序號(hào),漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號(hào)。建設(shè)電子文件保管單元的命名規(guī)則可按照建設(shè)電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行。建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián),在容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。6建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔6.1整理6.1.1建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作。對于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件,業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項(xiàng)目完成后,應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上,對該案件或項(xiàng)目的電子文件進(jìn)行整理。整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律,保持案件或項(xiàng)目建設(shè)電子文件間的有機(jī)聯(lián)系,便于建設(shè)電子檔案的保管和利用。6.1.4同一個(gè)保管單元建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行。6.1.5建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按照《城建檔案分類大綱》進(jìn)行。6.1.6建設(shè)電子文件的著錄應(yīng)按照《城建檔案著錄規(guī)》〔GB/T50323-2001進(jìn)行,同時(shí)應(yīng)按照保證其真實(shí)性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充建設(shè)電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)信息與數(shù)據(jù)。6.2鑒定6.2.1鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作,應(yīng)包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔圍和劃定保管期限。6.2.2歸檔前,建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項(xiàng)目,對建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。6.2.3建設(shè)電子文件的歸檔圍、保管期限應(yīng)按照國家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與容信息的保管期限一致。6.3歸檔6.3.1建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。6.3.2歸檔的建設(shè)電子文件應(yīng)符合下列要求：1已按電子檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。2必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過程。6.3.3建設(shè)電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔。可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中的一種或兩種方式進(jìn)行電子文件的歸檔。6.3.4建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行；離線式歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時(shí)進(jìn)行。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。6.3.4建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施在線式歸檔時(shí),應(yīng)將建設(shè)電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至本單位檔案部門,并將建設(shè)電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過網(wǎng)絡(luò)提交給檔案部門。6.3.5建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施離線式歸檔時(shí),應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：1將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件〔或項(xiàng)目按要求從原系統(tǒng)中導(dǎo)出；2將導(dǎo)出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲(chǔ)到耐久性好的載體上,同一案件〔或項(xiàng)目的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲(chǔ)在同一載體上。3對存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)。4在存儲(chǔ)建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。封面容的填寫應(yīng)符合本規(guī)附錄D的要求,同時(shí)存儲(chǔ)載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。5將存儲(chǔ)建設(shè)電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門。6歸檔移交時(shí),交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門必須對歸檔的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn),并按照本規(guī)附錄E的要求,填寫《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》。交接雙方負(fù)責(zé)人必須簽署審核意見。當(dāng)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性時(shí),則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。6.4檢驗(yàn)6.4.1建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前,以及本單位檔案部門在接收電子文件之前,均應(yīng)對移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可進(jìn)行交接。6.4.2勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)審查合格后向建設(shè)單位移交。在對建設(shè)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí),應(yīng)重點(diǎn)檢查以下容：1建設(shè)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性；2建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關(guān)聯(lián)；3載體有無病毒、有無劃痕；4登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全；6.5匯總6.5.1建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗(yàn)收電子檔案一起按項(xiàng)目進(jìn)行匯總,并對匯總后的工程電子檔案按本規(guī)6.4.3條的要求進(jìn)行檢驗(yàn)。7建設(shè)電子檔案的驗(yàn)收與移交7.1建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交7.1.1建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定,定期向城建檔案館〔室移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。凡已向城建檔案館〔室移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的單位,如工作中確實(shí)需要繼續(xù)保存紙質(zhì)檔案的,可適當(dāng)延緩向城建檔案館〔室移交紙質(zhì)檔案的時(shí)間。7.2建設(shè)工程電子檔案的驗(yàn)收與移交建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前,提請當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)〔城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí),應(yīng)同時(shí)提請對工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。列入城建檔案館〔室接收圍的建設(shè)工程,建設(shè)單位向城建檔案館〔室移交工程紙質(zhì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案,暫由建設(shè)單位保管。對改建、擴(kuò)建和維修工程,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充、完善原工程電子檔案。對改變的部位,應(yīng)當(dāng)重新編制工程電子檔案,并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館〔室移交。7.3辦理移交手續(xù)城建檔案館〔室接收建設(shè)電子檔案時(shí),應(yīng)按照本規(guī)6.4.3條的要求對電子檔案再次檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后,將檢驗(yàn)結(jié)果按照本規(guī)附錄E的要求,填入《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》,交接雙方簽字、蓋章。登記表應(yīng)一式兩份,移交和接收單位各存一份。8建設(shè)電子檔案的管理8.1脫機(jī)保管建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來,定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案,以保障建設(shè)電子檔案的安全保存。脫機(jī)建設(shè)電子檔案〔載體應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放,一式3套,一套封存保管,一套異地保存,一套提供利用。脫機(jī)建設(shè)電子檔案的保管,應(yīng)符合下列條件：1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；2環(huán)境溫度應(yīng)保持在17～20℃之間；相對濕度應(yīng)保持在35～45％之間；3存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場,并與有害氣體隔離；4存放地點(diǎn)必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；5單片載體應(yīng)裝盒,豎立存放,且避免擠壓。建設(shè)電子檔案在形成單位的保管,應(yīng)按照本規(guī)8.1.3條的要求執(zhí)行。8.2有效存儲(chǔ)建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。8.2.2對所保存的電子檔案載體,必須進(jìn)行定期檢測及抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。8.2.3應(yīng)根據(jù)載體的壽命,定期對磁性載體、光盤載體等載體的建設(shè)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時(shí)必須進(jìn)行登記,登記容應(yīng)按本規(guī)附錄F的要求填寫。8.2.4在采取各種有效存儲(chǔ)措施后,原載體必須保留三個(gè)月以上。8.3遷移建設(shè)電子檔案保管單位必須在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前,將建設(shè)電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換,保證其在新環(huán)境中完全兼容。建設(shè)電子檔案遷移時(shí)必須進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn),保證遷移前后數(shù)據(jù)的完全一致。建設(shè)電子檔案遷移時(shí)必須進(jìn)行遷移登記,登記容應(yīng)按本規(guī)附錄G的要求填寫。建設(shè)電子檔案遷移后,原格式電子檔案必須同時(shí)保留的時(shí)間不少于3年,但對于一些較為特殊必須以原始格式進(jìn)行還原顯示的電子檔案,可采用保存原始檔案的電子圖像。8.4利用8.4.1建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具,提供在線利用和信息服務(wù)。8.4.2利用時(shí)必須嚴(yán)格遵守國家法規(guī)和規(guī)定。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用建設(shè)電子檔案時(shí),應(yīng)報(bào)請有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。8.4.3對具有要求的建設(shè)電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí),必須按照國家、地方及部門有關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全管理的規(guī)定,采取必要的安全措施,報(bào)經(jīng)國家或地方管理部門審批,確保國家利益和國家安全。8.4.4利用時(shí)應(yīng)采取在線利用或使用拷貝件,電子檔案的封存載體不得外借。脫機(jī)建設(shè)電子檔案〔載體不得外借,未經(jīng)批準(zhǔn),任何單位或人員不得擅自復(fù)制、拷貝、修改、轉(zhuǎn)送他人。8.4.5利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定圍之。8.5鑒定銷毀8.5.1建設(shè)電子檔案的鑒定銷毀,應(yīng)按照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。銷毀建設(shè)電子檔案必須在辦理審批手續(xù)后實(shí)施,并按本規(guī)附錄H的要求,填寫《建設(shè)電子檔案銷毀登記表》。8.6統(tǒng)計(jì)8.6.1建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)及時(shí)按年度對建設(shè)電子檔案的接收、保管、利用及鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。附錄A建設(shè)電子文件〔檔案案卷〔或項(xiàng)目級(jí)登記表文件特征

容

工程地點(diǎn)

單

位名

稱

聯(lián)系方式

歸檔時(shí)間

載體類型

載體編號(hào)

設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境<主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠

商等>

軟件環(huán)境<型號(hào)、版本等>操作系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

相關(guān)軟件<文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等>

文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)<物理、邏輯>

記錄類型口定長口可變長口其他記錄總數(shù)

總字節(jié)數(shù)

記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式

文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：口一件一盤

口多件一盤口一件多盤

口多件多盤制表審核

填表人<簽名>

年

月

日審核人<簽名>

年

月

日附錄B建設(shè)電子文件〔檔案文件級(jí)登記表文件編號(hào)文件名文件稿本代碼文件類別代碼形成時(shí)間載體編號(hào)保管期限備注

附錄C建設(shè)電子文件更改記錄表序號(hào)電子文件名更改單號(hào)更改者更改日期備注

附錄D建設(shè)電子文件〔檔案載體封面載體編號(hào)：類別：檔號(hào)：套別：容：地址：編制單位：編制日期：保管期限：密級(jí)：文件格式：軟硬件平臺(tái)說明：附錄E建設(shè)電子檔案移交、接收登記表載體編號(hào)

載體標(biāo)識(shí)

載體類型

載體數(shù)量

載體外觀檢查有無劃傷

是否清潔

病毒檢查殺毒軟件名稱

版本

病毒檢查結(jié)果報(bào)告：載體存儲(chǔ)電子文件檢驗(yàn)項(xiàng)目載體存儲(chǔ)電子文件總數(shù)

文件夾數(shù)

已用存儲(chǔ)空間

字節(jié)載體存儲(chǔ)信息讀取檢驗(yàn)項(xiàng)目編制說明文件中相關(guān)容記錄是否完整

是否存有電子文件目錄文件

載體存儲(chǔ)信息能否正常讀取

移交人〔簽名

年

月

日接收人〔簽名

年

月

日移交單位審核人〔簽名

年

月

日接收單位審核人〔簽名

年

月

日移交單位〔印章

年

月

日接收單位〔印章

年

月

日附錄F建設(shè)電子檔案轉(zhuǎn)存登記表存儲(chǔ)設(shè)備更新與兼容性檢驗(yàn)情況登記

光盤載體轉(zhuǎn)存登記

磁性載體轉(zhuǎn)存登記

填表人〔簽名：

年

月

日審核人〔簽名：

年

月

日單位〔蓋章：

年

月

日附錄G建設(shè)電子檔案遷移登記表源系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲(chǔ)設(shè)備：

目標(biāo)系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲(chǔ)設(shè)備：

被遷移歸檔電子文件情況源文件格式：目標(biāo)文件格式：遷移文件數(shù)：遷移時(shí)間：遷移檢驗(yàn)情況硬件系統(tǒng)校驗(yàn)：系統(tǒng)軟件校驗(yàn)：應(yīng)用軟件校驗(yàn)：存儲(chǔ)載體校驗(yàn)：電子文件容校驗(yàn)：電子文件形態(tài)校驗(yàn)：遷移操作者〔簽名：

年

月

日遷移校驗(yàn)者〔簽名：

年

月

日單位〔蓋章：

年

月

日附錄H建設(shè)電子檔案銷毀登記表序號(hào)文件名稱文件字號(hào)歸檔日期頁次銷毀原因銷毀人簽字備注

本規(guī)用詞說明1為了便于在執(zhí)行本規(guī)條文時(shí)區(qū)別對待,對要求嚴(yán)格程度不同的用詞,說明如下：1表示很嚴(yán)格,非這樣做不可的用詞：正面詞采用"必須"；反面詞采用"禁止"。2表示嚴(yán)格,在正常情況下均應(yīng)這樣做的用詞：正面詞采用"應(yīng)"；反面詞采用"不應(yīng)"或"不得"。3表示允許稍有選擇,在條件許可時(shí),首先應(yīng)這樣做的用詞：正面詞采用"宜"；反面詞采用"不宜"。表示有選擇,在一定條件下可以這樣做,采用"可"。2條文中指定按其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)執(zhí)行時(shí),寫法為："應(yīng)符合······的規(guī)定"或"應(yīng)按······執(zhí)行"。建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)條文說明1總則"加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管理,建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的城建電子檔案,保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用",既是制定本規(guī)的目的,也是制定本規(guī)的指導(dǎo)思想。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效是尊重和保持建設(shè)電子檔案歷史原貌的科學(xué)要求。保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用是檔案歸檔與管理的目的。本規(guī)對從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)的部門與機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)外,尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》〔GB/T17678.1、《電子文件歸檔與管理規(guī)》〔GB/T18894、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級(jí)與保管期限表》等規(guī)或文件的規(guī)定。2術(shù)語建設(shè)電子文件主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。其中建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件主要產(chǎn)生于建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門<包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門,以及供水、排水、燃?xì)狻崃?、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、抗震、人防等專業(yè)管理單位>；建設(shè)工程電子文件產(chǎn)生于工程建設(shè)活動(dòng)中,主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。有效性,也可以稱作可用性,可用的文件指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解,能夠表明文件與形成它的業(yè)務(wù)活動(dòng)和事件過程的直接關(guān)系。元數(shù)據(jù)被稱作數(shù)據(jù)之?dāng)?shù)據(jù),它主要描述電子文件的數(shù)據(jù)屬性。它是一種信息資源組織和管理工具,可以對文件進(jìn)行詳細(xì)、全面、規(guī)的描述,保證電子文件能夠被準(zhǔn)確理解與有效檢索,支持電子文件的管理、利用和長期存取,也是檢驗(yàn)電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)之一。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行遠(yuǎn)程的傳遞和移交這種在線式歸檔,是隨著電子文件的產(chǎn)生而產(chǎn)生的新的檔案工作方式,它有別于傳統(tǒng)的文件、檔案的傳遞和移交。離線式歸檔是通過中間載體的轉(zhuǎn)存,來達(dá)到將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)從原電子文件管理、應(yīng)用或存儲(chǔ)設(shè)備傳遞到檔案部門的電子文件管理、應(yīng)用或存儲(chǔ)設(shè)備中。固化是指針對容信息是由多個(gè)電子文件或數(shù)據(jù)組合而成的城建電子文件,為避免其因動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象,而將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式的過程。另外,針對同一保管單元的各種不同格式的建設(shè)電子檔案,由于格式復(fù)雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來很大的難度和工作量,因此,也可考慮采用信息固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用格式。建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)是對建設(shè)電子文件進(jìn)行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)。對建設(shè)電子文件的管理,不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件,從其形成到利用,都必須依靠一定的技術(shù)設(shè)備,包括硬件設(shè)備和管理軟件。功能齊全合理的建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)能使管理人員對建設(shè)電子文件主動(dòng)管理,保證電子文件歸檔、檢測、安全保管和有效利用。3基本規(guī)定建設(shè)〔城建檔案管理機(jī)構(gòu)是城鄉(xiāng)建設(shè)〔或規(guī)劃行政主管部門設(shè)置的負(fù)責(zé)全市城建檔案管理工作的機(jī)構(gòu)；或者是受城鄉(xiāng)建設(shè)〔或規(guī)劃行政主管部門委托負(fù)責(zé)全市城建檔案管理工作的城建檔