給客戶(hù)的第一封郵件究竟應(yīng)該如何寫(xiě)

./給客戶(hù)的第一封究竟應(yīng)該如何寫(xiě)？電子早已成為人們聯(lián)系新客戶(hù)的最常見(jiàn)、最方便、最簡(jiǎn)單,最節(jié)省,事實(shí)上也是最有效的方式；說(shuō)其"最常見(jiàn)",因?yàn)椴畈欢?0%的出口企業(yè)在網(wǎng)上聯(lián)系新客戶(hù)都會(huì)選擇先發(fā)送電子；說(shuō)其"最方便",是因?yàn)橹灰隳苌暇W(wǎng),則你隨時(shí)隨地都可以聯(lián)系新客戶(hù)；說(shuō)其"最簡(jiǎn)單",是因?yàn)榘l(fā)個(gè)是最簡(jiǎn)單不過(guò)了,無(wú)非是在你里寫(xiě)點(diǎn)容,輕點(diǎn)發(fā)送,則就可能很快收到外商回復(fù)；說(shuō)其"最節(jié)省",無(wú)非是因?yàn)榘l(fā)個(gè)電子幾乎就不用花你一分錢(qián),而傳統(tǒng)的傳真方式則總是要花掉你不菲的費(fèi)；而說(shuō)其"最有效",也是因?yàn)閾?jù)我們了解,在本網(wǎng)會(huì)員中,有超過(guò)90%的會(huì)員一般都是首先通過(guò)電子聯(lián)系上新客戶(hù)的,故"最有效"的稱(chēng)謂應(yīng)是名符其實(shí),并無(wú)夸大；然而,給一個(gè)新客戶(hù)發(fā)第一封聯(lián)系,看似并不復(fù)雜,但其中仍有很多奧妙與訣竅,同樣是用在同一時(shí)間聯(lián)系同一個(gè)新外商,為什么外商會(huì)回復(fù)他而不理你？顯然與你如何撰寫(xiě)該有著很大的關(guān)系,我們也發(fā)現(xiàn),既使是不少的"老外貿(mào)",在寫(xiě)給外商的第一封時(shí)也存在不少的問(wèn)題與漏洞,故就難免常常抱怨外商回復(fù)不多；本文正是要試圖幫助大家來(lái)解決該問(wèn)題,當(dāng)然世上無(wú)絕對(duì),也要看具體情況,并且所謂仁者見(jiàn)仁,以下僅供大家參考而已；還要特別提醒的是,本文是專(zhuān)為本網(wǎng)會(huì)員所寫(xiě),其它的會(huì)員切莫盲目模仿；一,第一次用聯(lián)系的基本原則；1,時(shí)效性；這自然是指你聯(lián)系客戶(hù)的時(shí)間問(wèn)題,越早聯(lián)系外商則外商回復(fù)的概率越大,該道理大家都明白,更進(jìn)一步的說(shuō),不管你寫(xiě)的如何的好,你的報(bào)價(jià)如何的有竟?fàn)幜?如你聯(lián)系外商的時(shí)間太遲,則也許你一切的努力最終都會(huì)沒(méi)用,所以,一定要盡量在第一時(shí)間聯(lián)系外商,是我們給你的第一個(gè)忠告；2,針對(duì)性；這是指你寫(xiě)給外商的容應(yīng)盡量針對(duì)外商詢(xún)盤(pán)的容來(lái)寫(xiě),泛泛的聯(lián)系并不容易得到外商的回復(fù),而如果你的容并沒(méi)有回答外商在詢(xún)盤(pán)已提出的全部要求,則情況也不可能太妙,如外商明確說(shuō)明只歡迎manufacturer聯(lián)系,而你的容卻明白讓外商知道你只是個(gè)貿(mào)易商,你想外商會(huì)回你嗎？所以,你在寫(xiě)前,請(qǐng)一定要多多、仔細(xì)研究外商的詢(xún)盤(pán)容,而在寫(xiě)時(shí)或發(fā)送前,你更要多看看,你的容完全達(dá)到了外商的要求了嗎？3,簡(jiǎn)潔性；這是指你寫(xiě)給外商的長(zhǎng)短,千萬(wàn)不要以為你寫(xiě)的越長(zhǎng),外商就更會(huì)回復(fù)你,恰恰相反,你寫(xiě)的必須要簡(jiǎn)潔,切勿廢話連篇,特別是忌諱太長(zhǎng)的自我介紹而遲遲不進(jìn)入主題容,那么,什么才是外商最關(guān)心的主題容呢？除了外商在詢(xún)盤(pán)中列明的要求外,我們認(rèn)為,產(chǎn)品的規(guī)格和你的報(bào)價(jià)就是所有外商最關(guān)心的容；4,靈活性；這是指你要按照具體情況來(lái)調(diào)整你的容,對(duì)不同的情況、不同的詢(xún)盤(pán)、不同的外商、甚至不同國(guó)別的外商,你的容自然應(yīng)該靈活處理,而不必千篇一律,如,如外商的詢(xún)盤(pán)容具體而很實(shí)在,則你的也須具體而很實(shí)在,報(bào)價(jià)也應(yīng)報(bào)實(shí)價(jià),相反,如有些外商的詢(xún)盤(pán)本來(lái)就很虛,而你只是想碰碰機(jī)會(huì),則先泛泛聯(lián)系一下也無(wú)妨；5,準(zhǔn)確性；這是指你寫(xiě)給外商的容必須準(zhǔn)確,如外商在詢(xún)盤(pán)中要求你報(bào)CIF價(jià)格,則你千萬(wàn)不要偷懶只報(bào)過(guò)去一個(gè)FOB或C+F價(jià)格；客戶(hù)明明白白說(shuō)要的是A規(guī)格的產(chǎn)品,你卻報(bào)過(guò)去一個(gè)B規(guī)格的產(chǎn)品；外商要求你在報(bào)價(jià)時(shí)須附上圖片,你卻偏偏缺少圖片就報(bào)將過(guò)去,等等,你想,外商還會(huì)回復(fù)你嗎？6,競(jìng)爭(zhēng)性；這是指你報(bào)給外商的價(jià)格須有竟?fàn)幜?很多人總是抱怨外商回復(fù)甚少,卻甚少檢討一下你發(fā)給外商的中有報(bào)價(jià)嗎？如有的話,你考察過(guò)沒(méi)有,你的報(bào)價(jià)真的有竟?fàn)幜?？想知道你的?bào)價(jià)有沒(méi)有竟?fàn)幜?其實(shí)有很多辦法核實(shí),如,你不妨找?guī)准艺谧誀I(yíng)出口的廠家,讓他們都報(bào)一個(gè)出口美元價(jià)〔不是人民幣出廠價(jià)出來(lái),或者現(xiàn)在到處都有海關(guān)數(shù)據(jù)出售,去買(mǎi)一套該產(chǎn)品最新的海關(guān)數(shù)據(jù),查查國(guó)同行目前實(shí)際的出口成交價(jià)是多少,你自然心中才有數(shù)！7,嚴(yán)謹(jǐn)性；這里主要指語(yǔ)言問(wèn)題,我們認(rèn)為,商業(yè)也就相當(dāng)于傳統(tǒng)的商業(yè)信函,語(yǔ)言自然要正確而嚴(yán)謹(jǐn),寫(xiě)錯(cuò)一個(gè)字母看似問(wèn)題不大,但偏偏有些外商也許就會(huì)認(rèn)為你不認(rèn)真,而有些英文單詞錯(cuò)一個(gè)字母也許其意思就差的太遠(yuǎn),徒增外商的困惑；有些用詞如把握不當(dāng)也可能讓外商產(chǎn)生不必要的誤會(huì),如你的報(bào)價(jià)確是你的最低價(jià)或是實(shí)盤(pán),則在你的價(jià)格加個(gè)Firm或Rockbottom就應(yīng)該很有必要,相反,如你的報(bào)價(jià)本來(lái)就頗有水分,加上該兩個(gè)單詞的后果很可能就是外商對(duì)你的絕望而不可能回復(fù)你；就是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不可亂用,與中文一樣,同樣的兩句話,使用不同的標(biāo)點(diǎn)其含義也許就完全不一樣；二,第一次用聯(lián)系的重要提醒：A,的設(shè)置對(duì)你的,你都可以設(shè)置一個(gè)名字,這個(gè)設(shè)置事實(shí)很重要,因?yàn)閷?duì)方在收時(shí)從其"發(fā)件人"欄首先看到的就是你設(shè)置的名字,我們建議:1,你的名的設(shè)置應(yīng)寫(xiě)成英文,切忌用中文,一方面方便外商記憶,也避免有些外商的不能識(shí)別中文而出現(xiàn)亂碼;2,你的名的設(shè)置可簡(jiǎn)單地寫(xiě)成你的英文名字;3,你的名甚至可設(shè)置成某產(chǎn)品名稱(chēng),如你只做該產(chǎn)品出口的話,如可設(shè)置成ChemicalExpoter等等,可起到強(qiáng)化外商記憶的作用；B,地址欄；要發(fā),首先當(dāng)然是要在地址欄中寫(xiě)上外商的電子地址,這里要注意的是：1,最好是直接從本網(wǎng)把外商的電子地址小心粘貼到地址欄,不要抄寫(xiě),以免抄錯(cuò)字母；2,最好是把能得到的所有的外商電子地址都粘貼到地址欄以一并發(fā)送,兩個(gè)郵址中間以","分隔,不要留空；本網(wǎng)會(huì)員都知道,我們每條信息后為大家提供的外商很多都不只一個(gè),都寫(xiě)上去一并發(fā)送,不僅效率提高,效果也應(yīng)更好些；C,標(biāo)題欄我們知道,外商在收發(fā)時(shí)先看的是"發(fā)件人"欄,再看的就是"標(biāo)題"欄,所以標(biāo)題如何寫(xiě)非常重要,對(duì)來(lái)自一個(gè)不熟悉的發(fā)件人的,同時(shí)如果該的標(biāo)題給人"可疑"的感覺(jué)的話,外商很多情況下都不會(huì)去打開(kāi)而是一刪了之的,所以,我們建議:1.切忌空白標(biāo)題,經(jīng)驗(yàn)證明,凡是空白標(biāo)題的都極易得到被刪的命運(yùn),如果你的沒(méi)寫(xiě)標(biāo)題,則外商看到的標(biāo)題欄顯示的一般都是"NoSubject",很多外商都不會(huì)打開(kāi)此類(lèi)的;2.切忌中文標(biāo)題,沒(méi)有幾個(gè)外商懂中文的,同時(shí)一些外商的都不能識(shí)別中文字符而會(huì)出現(xiàn)亂碼,故凡是中文標(biāo)題的被刪的可能性都極大;3.切忌長(zhǎng)話標(biāo)題,有些人習(xí)慣把標(biāo)題寫(xiě)成一句話,殊不知很多老外都很反感此類(lèi),被刪的可能性也很大哦;4.切忌問(wèn)侯標(biāo)題,有些人習(xí)慣把標(biāo)題寫(xiě)成問(wèn)侯語(yǔ),如Hello,Hi等等,總讓老外們懷疑這是垃圾或病毒而絕不會(huì)冒險(xiǎn)去打開(kāi);5.標(biāo)題應(yīng)直接寫(xiě)成該外商求購(gòu)的商品名稱(chēng),就是簡(jiǎn)單的單純的商品名稱(chēng),前后不要加任何語(yǔ)言及規(guī)格,這樣外商看到一目了然,一般都會(huì)打開(kāi)看看的;6.標(biāo)題甚至也可直接寫(xiě)成該外商的名字或外商的公司簡(jiǎn)稱(chēng),外商看到此類(lèi),知道一定與自己有關(guān),是斷然不會(huì)冒然刪掉的而一般都會(huì)打開(kāi)瞧瞧的.D,的開(kāi)頭這里所說(shuō)的的開(kāi)頭,是指人們?cè)趯?xiě)正文時(shí)最開(kāi)始的稱(chēng)謂部份。1,我們認(rèn)為,一般情況下,為簡(jiǎn)潔起見(jiàn),在寫(xiě)正文時(shí)可以直接省掉稱(chēng)謂部份,即直接撰寫(xiě)正文而不用客套的稱(chēng)呼部份,因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn),一般的外商對(duì)此并不在意；2,避免泛泛的客套稱(chēng)呼,如DearSirs,Hello,Hi,DearSir/Madam,等,很多教科書(shū)都說(shuō)在撰寫(xiě)正文前要寫(xiě)上諸如DearSirs等的客套稱(chēng)呼,事實(shí)上,買(mǎi)家倒可以這樣寫(xiě),但對(duì)賣(mài)家來(lái)說(shuō),不具體指明對(duì)象的客套稱(chēng)呼有時(shí)會(huì)讓收信人認(rèn)為你的也許同時(shí)群發(fā)給了很多人,故有可能削弱外商對(duì)你的重視程度；3,如要寫(xiě)稱(chēng)謂部份,我們建議一定要加上客戶(hù)的大名,如DearMr.David等,會(huì)起到拉近你與客戶(hù)距離的作用；E,的結(jié)尾很多人在最后只簡(jiǎn)單地落上自己的名字后就萬(wàn)事大結(jié)地把發(fā)給了客戶(hù),如果該客戶(hù)本來(lái)就熟悉你倒也無(wú)妨,但如果該客戶(hù)是個(gè)新客戶(hù),你是第一次聯(lián)系該客戶(hù),則這樣的收尾就明顯不夠.諸如：B.RGDS/MrDavidSu我們認(rèn)為：1,如你是一般外銷(xiāo)員或部門(mén)經(jīng)理,則應(yīng)在落款后應(yīng)加上你的部門(mén)及職務(wù)；諸如：B.RGDS/MrDavidSu,SalesManagerofChemicalsDepartment要說(shuō)明的是,即使你是一般外銷(xiāo)員,對(duì)外聯(lián)系時(shí)你仍可以用SalesManager〔銷(xiāo)售經(jīng)理等的頭銜,會(huì)讓外商更重視你的,而對(duì)很多主營(yíng)不明確的外貿(mào)公司來(lái)說(shuō),添上一個(gè)帶相關(guān)產(chǎn)品的部門(mén)名稱(chēng)〔即使你本來(lái)就沒(méi)有該部門(mén),將讓外商認(rèn)為你是專(zhuān)業(yè)做該產(chǎn)品的；2,如果你是公司的老板或高層,你更要記得添上你的頭銜；諸如：B.RGDS/MrDavidSu,President要解釋的是,很多外商很正常的也是"勢(shì)利眼",如你的頭銜高,他一般來(lái)說(shuō)更會(huì)尊重你的,所以,如果你是公司的老板或高層,在發(fā)時(shí)一定要表明自己的身份,注意不要簡(jiǎn)單地只用"manager"等模糊性頭銜,以免被誤解為一般的銷(xiāo)售人員；3,這樣就收尾仍不夠,還要提兩行加上一些重要的公司信息及個(gè)人信息以方便外商聯(lián)絡(luò)你,我們認(rèn)為再添上公司名稱(chēng)、、傳真、、MSN、SKYPE就可,太多也顯煩雜；諸如：B.RGDS/MrDavidSu,PresidentChina...Co,Ltd.Tel:862886522122Fax:862886522123Website:.cnexpnet.MSN:cnexpnethotmail.SKYPE:cnexpnet要強(qiáng)調(diào)的是,如你現(xiàn)在還沒(méi)有,你則可這樣寫(xiě)：Website:Underconstruction,表明你的還在建；MSN一定要添上,現(xiàn)在做外貿(mào),如你還沒(méi)有你自己的MSN號(hào),難免讓人覺(jué)得你"太老土",事實(shí)上,如外商知道了你的MSN號(hào),也方便很多外商能通過(guò)MSN立即聯(lián)系上你；還有你的和傳真可千萬(wàn)不要同一個(gè)號(hào)哦,否則必讓外商認(rèn)為你只是個(gè)小小的"皮包公司"！三,例及分析下面我們將按八種不同的具體情況就文為大家提供了一些有實(shí)戰(zhàn)價(jià)值的參考樣本,并分別做了一些說(shuō)明,大家不妨多多體會(huì)。例之1：DearMr.CollinsWegettokonwthatyoupresentlyrequirethetoysfromchina,Doyoustillneedit?Wearetheexporterandmanufacturerofthisgoods,andhopetoestablishbusinessrelationswthyourcorporation.Plsreplyasapsowecanmakeyouourfirmofferasperyourdetailedrequirements.B.RGDS/DavidWang,thePresident說(shuō)明：此適合虛盤(pán)類(lèi)的A類(lèi)信息、C類(lèi)信息,文中并不含報(bào)價(jià),道理很簡(jiǎn)單,客戶(hù)來(lái)"虛"的,我們也不妨來(lái)"虛"的,不過(guò)如客戶(hù)寫(xiě)明一定要有價(jià)格的時(shí)侯,此例當(dāng)不適用；例之2：Hello,Mr.Collins,thisisMrDavidfromChina,Doyoustillrequireplywoodatpresent?Wehavebeenexportingsuchgoodsformanyyears.Forourproducts,youcanvisitourwebsite:.cnexpnet.;Wewillbepleasedtomakeyoudetailedfirmofferbasedonyourrequirements.Sorrytodisturbyouandreallyhopetobealongtermbusinesspartnerwithyou.Waitingforyourpromptreply.Thankyou.DavidWang,thePresident說(shuō)明：當(dāng)你想向某相關(guān)客戶(hù)推銷(xiāo)你的強(qiáng)項(xiàng)產(chǎn)品時(shí)可用,如某信息客戶(hù)寫(xiě)明是求購(gòu)MDF,并沒(méi)說(shuō)要PLYWOOD,但做MDF的客戶(hù)卻很可能也會(huì)做PLYWOOD,故如你是本網(wǎng)的正式會(huì)員,看信息又不用扣點(diǎn)的,則不妨碰碰運(yùn)氣聯(lián)系看看,另外,對(duì)舊信息,本例也適用；例之3：DearMr.CollinsWeareinformedthatyouareonthemarketfortheTetracyclineHCLBP93fromchina,andwehavebeenproducingandexportingthisgoodsformanyyears;PlsnotethatourpresentconcludedpriceatUSD1.23/KG,FOBshanghaiport,doyouhaveinterests?Yourearlyreplywillbemuchappreciatedandwewouldliketore-offeryouasperyourrequiredQttyandQty.Thanksforyourgoodcooperation.BestRegards/DavidWang,thePresident說(shuō)明：為增加回復(fù)率,對(duì)有些虛盤(pán)類(lèi)的A類(lèi)信息、C類(lèi)信息,及有些規(guī)格簡(jiǎn)單的商品,以及某些價(jià)格敏感類(lèi)商品,如工業(yè)原料類(lèi)商品,你也可簡(jiǎn)單報(bào)個(gè)價(jià),只不過(guò),注意價(jià)格一定要實(shí)在哦；例之4：Hi,Mr.Collins,Weknowthatyouarelookingforachinasuppliertosupplyplasticchair,asperyourtradeleadposted,WecanofferyouatUSD7.8/pcs,FOBshanghaiport,pptshipmt.DetailedSpecificationsandpicturescouldbesenttoyouifyouareinterested.Waitingforyourearliestreply.Thanks/DavidWang,thePresident說(shuō)明：與上一個(gè)例類(lèi)似,對(duì)實(shí)盤(pán)類(lèi)的A類(lèi)信息、虛盤(pán)類(lèi)的C類(lèi)信息,及有些規(guī)格簡(jiǎn)單的商品,以及某些價(jià)格敏感類(lèi)商品,如工業(yè)原料類(lèi)商品,你也可簡(jiǎn)單報(bào)個(gè)價(jià)；例之5：WeareaspecializedChineseexporterandmanufacturerofMotorcycles,andwewouldliketoofferyouasflws:Product:MotorcyclesSpecifications:Packing:Payment:Shipment:MOQ:Pleasecommentandrevert.B.RGDS/DavidWang,thePresident說(shuō)明：如客戶(hù)的詢(xún)盤(pán)看起來(lái)很實(shí),并且也正好是你正在做的強(qiáng)項(xiàng)商品,則你也就應(yīng)該給別人一個(gè)詳細(xì)的報(bào)價(jià),一般適用實(shí)盤(pán)類(lèi)的新信息；例之6：To:Attn:MrCollinsWeknowfromyourpostedtradeleadthatyounowhavefirminquiryforATVfromchina,andactuallywehavebeenspecializedinproducingandexportingsuchgoodstomanycountriesformanyyears,wearesureweareabletobeyourbestchoice,Kindlycheckourbelowgoodoffer:Product:ATVSpecifications:Packing:Payment:Shipment:MOQ:Herewithattachedsomepicturesforyourreference,andyoucanknowmoreaboutusandourproductsonourwebsite.cnexpnet.;Pleasedonothesitatetocontactusifyouhaveanyquestions.Waitingforyoursoonestreply.Best.RGDS/DavidWang,thePresident說(shuō)明：與上一例類(lèi)似,對(duì)實(shí)盤(pán)類(lèi)的新信息,你就應(yīng)該附有詳細(xì)報(bào)價(jià),而對(duì)很多規(guī)格較復(fù)雜的產(chǎn)品如輕紡產(chǎn)品,并且如客戶(hù)也有寫(xiě)明要你提供產(chǎn)品圖片的,記住不要忘了附上幾有代表性的圖片并把你的網(wǎng)址也寫(xiě)上哦；例之7：To:Attn:MrCollinsWearerecommendedthatyounowplantoimportgarlicfromchina,andthisjustfallsintoourbusinessscope,sinceweareoneofthemainexportersofgarlicinChina,pleaserefertoourfirmofferasflws:Product:Specifications:Packing:Payment:Shipment:MOQ:Wecansendyousomeproductpicturesifyourequest;Andwecanalsomailyousomesmallsamplesifnecessary;Wesuggestyoumayvisitourwebsite.cnexpnet.toknowmoreaboutus;Muchthanksforyourfavourablecommentsandgoodcooperation.DavidWang,thePresident說(shuō)明：對(duì)R類(lèi)信息,即本網(wǎng)特別為大家推薦的信息,我們建議大家在報(bào)價(jià)前能多做點(diǎn)準(zhǔn)備,一定要有詳細(xì)的有竟?fàn)幜?bào)價(jià)；例之8：Youarekindlyintroducedtousby.cnexpnet./eng,andasaprofessionalmanufactur