培訓課件：職場應用文寫作技巧

職場應用文寫作技巧講解：楊少平2019年4月13日目錄

CONTENTS1職場應用文的概念2職場應用文的分類3各類應用文寫作要點4職場應用文專用語言5職場應用文模板6文檔檢索和歸檔一、職場應用文的概念職場應用文是應用文的一種，是為了處理公務或者個人私務而寫的，用于解決實際問題。相對于其它通用文書、新聞報道、學術(shù)論文等應用文來說，職場應用文更貼近企業(yè)自身發(fā)展需求，是企業(yè)內(nèi)部使用較為廣泛一種寫作形式。二、職場應用文的分類職場應用文涵蓋面非常廣，幾乎涉及到企業(yè)所有書面性資料的范疇。大到企業(yè)股東會決議、經(jīng)營分析報告、小到通知通報、會議紀要等。應用文四要素：寫作主題、寫作目的、寫作對象、結(jié)構(gòu)格式。今天，結(jié)合公司和部門實際使用情況，主要將職場應用文劃分為以下七大類：報告、通知、通報、公函、會議紀要、工作聯(lián)系單和宣傳稿件。三、各類應用文寫作要點1、報告類（附件一）報告一般是由下級單位發(fā)起，向上級單位陳述某種理由，申請上級單位批示、處理訴求，尋求事情解決之策的一種應用文。此類應用文寫作時，應嚴格注意行文規(guī)范、簡明扼要交待事情背景、處理過程，闡明觀點后、重點在于表達訴求上，用強有力的觀點說服上級給予明確批示！三、各類應用文寫作要點2、通知類（附件二）通知一般是用來在某種特定時間、向一定范圍的對象傳遞信息的應用文。通知在寫作時，應明確時間、地點、通知的范圍和目的。此類應用文寫作時不宜長篇大論，可以通過斷行的行文方式，簡明且條理清楚的向通知的對象表達通知內(nèi)容即可。三、各類應用文寫作要點3、通報類（附件三）通報是企業(yè)向外公示某種人或單位，受到某種表彰或處罰時用到的一種形式。通報在寫作時，首先，要交待事情背景；其次引用規(guī)章制度或行為準則，闡述接受表彰或處罰的理由是有理有據(jù)、有說服力的事實，并不是無端之舉；最后，向外公示具體獎懲明細，并引發(fā)共鳴，起到警示或榜樣的作用。三、各類應用文寫作要點4、公函類（附件四）公函是一種向外界單位信件往來的一種載體，通過反饋和回復，對某件事情達成共識。公函在寫作時，一定要注意修辭，不能過分強硬，要大方得體、用詞恰當，既要表明態(tài)度、又不失禮儀，妥善尋求問題合理解決。與企業(yè)內(nèi)部的工作聯(lián)系單不同，考慮到信息傳遞的流暢，公函對模板格式的要求更嚴格。三、各類應用文寫作要點5、會議紀要類（附件五）會議紀要通常是會議結(jié)束用來記錄會議內(nèi)容，傳達會議精神的一種專用形式。此類應用文在寫作時，會議時間、地點、主題、主持和參與人員是固定格式，重點在于議定事項部分的寫作，既要主旨明確，又要確定時間節(jié)點和落實到人，以便對議定事項的閉環(huán)。會議紀要必要時要參會代表會簽后，才可以聯(lián)合公示。三、各類應用文寫作要點6、工作聯(lián)系單類（附件六）工作聯(lián)系單是企業(yè)內(nèi)部各職能部門（平級）之間，為了協(xié)調(diào)工作、調(diào)配資源而使用的一種應用文形式。此類應用文在寫作時，通常在簡單表達訴求的同時，也要求協(xié)作單位批復資源落實到位的時間、狀態(tài)和配合人員。三、各類應用文寫作要點7、宣傳稿類（附件七）宣傳稿件是企業(yè)通過官方通信渠道，用來公布有新聞價值的消息。此類應用文在寫作時，首先要保證內(nèi)容真實可靠，不能憑空捏造；其次新聞要素齊全（時間/地點/人物/事件），最后宣傳稿要求主旨明確、主題升華。立場：觀點鮮明

內(nèi)容：真實具體反應：迅速及時

語言：簡潔準確宣傳稿與生俱來兩個基本特點：一是真實，二是新鮮，由此而延伸出宣傳報道上迅速及時的要求。要點總結(jié)綜上所述，我們概括了職場應用文通用的寫作要點：1、各類應用文用途不同，側(cè)重點和結(jié)構(gòu)不同；2、文章要用詞得當、言簡意賅、突出主題；3、語言組織要正式書面性用詞，去口語化；4、對內(nèi)對外文體形式不同，明確報送對象；5、嚴格遵守應用文格式規(guī)范；6、嚴格按照企業(yè)內(nèi)部審批權(quán)限和流程報送。四、職場應用文專用語言（來源于網(wǎng)絡）職場應用文具有獨特的專用語言，常見的有以下八類：一、開頭用語用于說明發(fā)文緣由，包括意義、根據(jù)，或介紹背景材料及情況等。如：為、為了；根據(jù)、按照、遵照、依照；鑒于、關(guān)于、由于；目前、當前；茲（指現(xiàn)在）、茲有、茲將、茲介紹、茲派、茲聘。四、職場應用文專用語言二、承啟用語連接開頭與主體，起承上啟下的慣用語如：根據(jù)······決定，根據(jù)······特通告如下，依據(jù)······公告如下；為了······現(xiàn)決定，為······通報如下，現(xiàn)就······問題請示如下；現(xiàn)將······（情況）報告如下，現(xiàn)就······問題提出如下意見，經(jīng)······批準（同意）將有關(guān)事項通知如下；擬采取如下措施；經(jīng)······研究，答復如下：四、職場應用文專用語言三、引述用語用于批復或復函引述來文作為依據(jù)的用語。如：悉（知道），收悉，電悉，文悉，敬悉，欣悉。四、批轉(zhuǎn)用語用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)通知時的用語。如：批示，閱批，審批，批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印發(fā)。五、稱謂用語對各機關(guān)稱謂的簡稱。如。我（部），貴（局），你（?。荆ú块T），該（處）。四、職場應用文專用語言六、經(jīng)辦用語表明工作處理過程或情況。如：經(jīng)，業(yè)經(jīng)，茲經(jīng)，未經(jīng)；擬，擬辦，擬定；施行，暫行，試行，可行，執(zhí)行，參照執(zhí)行，貫徹執(zhí)行，研究執(zhí)行；審定，審議，審發(fā)，審批；會議聽取了，會議討論了，會議認為，會議指出，會議強調(diào)指出，會議通過了，會議決定，會議希望，會議號召，會議要求，會議懇切呼吁。四、職場應用文專用語言七、表態(tài)用語用于表態(tài)的語言。如：不同意，原則同意，同意；不可，可辦，照辦；批準，原則批準。八、結(jié)尾用語（1）用于請示。如：當否，請批示；妥否，請批復。（2）用于函。如：請研究函復；盼復；請與復函；望協(xié)助辦理，并盡快見復。（3）用于報告。如：請指正；請審閱。（4）用于批復、復函。如：此復；特此專復；特函復。（5）用于知照性公文。如：特此公告。（6）用于祝愿。如：此致，敬禮！順祝商祺！五、職場應用文模板情景假設2019年年末，領(lǐng)導突然讓你找一份文件，通過簡單描述，要找一份2019年3月發(fā)放的通知，只知道是關(guān)于舊件判定的，領(lǐng)導想知道當時這份文件誰參與了編制審批，最終有沒有傳達到特定部門。查找中可能出現(xiàn)的問題：科室人員都在編制科室文件，誰也記不清這份通知出自誰人之手？各種類型的文件都雜亂無序歸檔于各個檔案袋和電腦上，此通知以何種形式歸檔？查找起來費時費力？時間太久，忘記最終是報經(jīng)哪個領(lǐng)導審批？也不知道發(fā)送給哪個部門？如何解決以上問題？模板是應用文一種制式規(guī)范，作用在于統(tǒng)一大家的行文方式和對外形象。雜亂無章的行文會給閱讀者帶來不好的印象，保持一致的制式規(guī)范有利于文檔審批、檢索和歸檔。模板一般由宣傳區(qū)、檢索區(qū)、正文區(qū)三個部分組成。宣傳區(qū)一般可以放置企業(yè)LOGO、營銷電話、宣傳語等；檢索區(qū)包含文件編號、類別、發(fā)送報送等；正文區(qū)由標題、正文落款和審批組成。附件八：《2019年銷售部文件模板》六、應用文檢索和歸檔剛才介紹了文檔模板的檢索區(qū)，檢索區(qū)的主要作用就是方便日后文件歸檔和檢索。文件的歸檔一般是以文件類別分類裝訂或存儲，以文件編號順序排列，報送形式則明確了文件的存儲形式（紙質(zhì)版或電子版）。文件檢索和歸檔一般配合《文件劃號表》（見下表）共同使用，文件劃號表中詳細記載了文檔編號、標題、編制人和編制日期。附：文件劃號表文件編制完成后，應如何自檢？一、內(nèi)容完整度：標題、抬頭、正文、落款、附件二、語言組織：口語化語句、語言邏輯、情感帶入三、模板應用：頁眉區(qū)、檢索區(qū)、正文區(qū)、頁腳區(qū)四、格式規(guī)范字體大小、段落縮進/間距、頁面布局五、拼寫檢查標點符號、錯別字六、流程規(guī)范發(fā)送、報送、編制、審核、批準、簽章【電子版是否有效？】培訓作業(yè)為了公司文檔格式與規(guī)范的統(tǒng)一性，要求培訓學員以部室名義起草一份通知：從即日起，所有部室統(tǒng)一切換公文模板，規(guī)范文檔格式，后