時(shí)間管理培訓(xùn)企業(yè)用

時(shí)間管理1精品課件

大綱時(shí)間與事件時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原那么如何制定方案如何排除干擾授權(quán)管理會(huì)議管理結(jié)束語(yǔ)2精品課件時(shí)間統(tǒng)計(jì)有人統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)平均活到72歲的人群對(duì)時(shí)間的分配:睡覺(jué)21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊(duì)6年學(xué)習(xí)4年開會(huì)3年打2年找東西1年其它3年3精品課件什么是時(shí)間?定義從過(guò)去通過(guò)現(xiàn)在直到將來(lái)，連續(xù)發(fā)生的各種各樣事件的過(guò)程所形成的軌跡。特征時(shí)間供給毫無(wú)彈性時(shí)間無(wú)法蓄積時(shí)間無(wú)法取代時(shí)間無(wú)法失而復(fù)得結(jié)論時(shí)間獨(dú)特和絕無(wú)僅有的特性決定了它是世界上最稀缺最珍貴的一種資源。4精品課件時(shí)間的意義使時(shí)間具有意義的要素:

時(shí)間的管理是單位時(shí)間內(nèi)要選擇的事件

時(shí)間因?yàn)槭录牟煌兊靡饬x不同因此，使時(shí)間具有意義的要素是事件。5精品課件事件的控制時(shí)間的意義在于人們所選擇和控制的事件1.能夠控制的事件2.不能夠控制的事件6精品課件什么是時(shí)間管理時(shí)間管理的關(guān)鍵是:如何選擇,支配,調(diào)整,駕駛在單位時(shí)間里所做的事情.學(xué)習(xí)時(shí)間管理的目的怎樣充分地利用時(shí)間來(lái)創(chuàng)造最大的價(jià)值怎樣判斷哪些是最重要的事件怎樣在創(chuàng)造個(gè)人效益和社會(huì)(公司)效益的同時(shí),還能夠享受更加舒適的生活.7精品課件誤區(qū)之一：工作缺乏方案盡管方案的擬定能給我們帶來(lái)諸多的好處，但我們大局部同事從來(lái)不做或是不重視做方案，為什么呢?1.因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易〞而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考；2.不做方案也能獲得實(shí)效；3.不了解做方案的好處；4.方案與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)方案喪失信心；5.不知如何做方案。8精品課件誤區(qū)之一：工作缺乏方案我們要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該一些原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：1.固然有些事情是易行而難料的，但假設(shè)過(guò)分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，那么有可能養(yǎng)成一種“做了再說(shuō)〞或“船到橋頭自然直！〞的僥幸心理。2.不做方案的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位.3.由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，方案與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與方案，做出必要的修正，尋找最正確途徑。9精品課件誤區(qū)之一：工作缺乏方案綜上所述，由于我們的工作缺乏方案，將導(dǎo)致如下惡果：1、目標(biāo)不明確2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒(méi)有時(shí)間分配的原那么10精品課件誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕磉_(dá)在以下幾個(gè)方面：1.職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)2.事必躬親，親力而為3.溝通不良4.工作時(shí)斷時(shí)續(xù)11精品課件誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托：對(duì)于我們每一個(gè)人來(lái)說(shuō)，所面臨的請(qǐng)托可能來(lái)自部屬、上司、其他同級(jí)管理者、或是組織以外的人士。1.職務(wù)所系而責(zé)無(wú)旁貸的；2.雖然也是職務(wù)所系，但請(qǐng)托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；3.屬無(wú)義務(wù)履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。12精品課件誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)“明智地接受請(qǐng)托〞的重要性在于：第一：“拒絕〞是一種“量力〞的表現(xiàn)。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。13精品課件誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)其次，學(xué)會(huì)利用資源：對(duì)于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，14精品課件誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：1、擔(dān)憂部屬做錯(cuò)事；2、擔(dān)憂下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)憂喪失對(duì)下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到適宜的下屬授權(quán)。15精品課件誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠

我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：1、習(xí)慣拖延時(shí)間2、不擅處理不速之客的打攪。3、不擅處理無(wú)端的打攪。4、泛濫的“會(huì)議病〞困擾。16精品課件誤區(qū)四：整理整頓缺乏“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思〞17精品課件誤區(qū)四：整理整頓缺乏快速地解答以下十二個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，那么請(qǐng)?jiān)陬}目前打問(wèn)號(hào)“？〞。1、訂購(gòu)下個(gè)月辦公用品后所取得的明細(xì)。2、流覽一些書籍，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。3、來(lái)自上司,同事的會(huì)議通知〔下周一舉行會(huì)議〕。4、外部公司寄來(lái)的相關(guān)資料。5、部屬交來(lái)的〔或是你個(gè)人的〕一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月工作報(bào)告的有關(guān)資料。6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次才能回復(fù)。7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新號(hào)碼的E-mail。8、組織內(nèi)其它平行部門的來(lái)函，要求取得你的部門的技術(shù)或市場(chǎng)信息。9、某管理參謀公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購(gòu)。10、客戶寄來(lái)的一封投訴信。11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。12、提醒自己下個(gè)月及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。18精品課件誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)

我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己〞。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí).1.個(gè)人的消極態(tài)度2.做事拖拉，找借口不干工作3.唏噓不已，做白日夢(mèng)3.工作中閑聊19精品課件

昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天那么是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！20精品課件時(shí)間管理的六項(xiàng)根本原那么1、明確目標(biāo)2、有方案、有組織地進(jìn)行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時(shí)間5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作6、制定規(guī)那么、遵守紀(jì)律21精品課件原那么之一：明確目標(biāo)1.目標(biāo)刺激我們奮勇向上22精品課件原那么之一：明確目標(biāo)我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。

23精品課件原那么之一：明確目標(biāo)2.如何制定目標(biāo)具體的〔specific〕可衡量的〔measurable〕可到達(dá)的〔attainable〕相關(guān)的〔relevant〕基于時(shí)間的〔time-based〕24精品課件原那么之二：有方案、有組織地進(jìn)行工作所謂有方案、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作方案，通過(guò)采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)表達(dá)在以下五個(gè)方面：1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進(jìn)行處理。4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。5、由于工作能夠有方案地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，有哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。25精品課件原那么之二：有方案、有組織地進(jìn)行工作究竟該怎樣做方案呢？1、確立目標(biāo)；2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑；3、選定最正確的完成方式；4、將最正確途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)；5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最正確途徑的可行性。26精品課件原那么之二：有方案、有組織地進(jìn)行工作有了方案，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請(qǐng)大家記?。?、切實(shí)實(shí)行你的方案和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值。2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。27精品課件原那么之三：分清工作的輕重緩急請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。7、先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。28精品課件時(shí)間矩陣

29精品課件第一象限文化這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。30精品課件第二象限文化在四個(gè)時(shí)間象限中，最有價(jià)值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所無(wú)視。未雨綢繆是對(duì)第二象限事件管理的形象描述制定方案的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。31精品課件原那么之四：合理地安排時(shí)間80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：防止將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。掌握重點(diǎn)可以讓你的工作方案不致偏差。32精品課件原那么之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作任何人類的組織，不管大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。33精品課件原那么之六：制定規(guī)那么、遵守紀(jì)律制定規(guī)那么、遵守紀(jì)律的核心主要表達(dá)在以下三個(gè)方面：1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。2、即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。34精品課件如何制定方案事先的了解：

1、所在部門的業(yè)務(wù)定位

2、所在崗位的業(yè)務(wù)定位

3、上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo)

4、上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求

5、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系35精品課件如何制定方案遵循5W2H原那么Why:為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持What：任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)When：在什么時(shí)間段進(jìn)行Where：任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)Howto：用什么方法進(jìn)行Howmuch：需要多少本錢36精品課件如何制定方案設(shè)置控制點(diǎn)〔milestone〕1、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。2、堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)方案的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)方案進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。另外，還可以對(duì)前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。37精品課件干擾的判斷要排除干擾就需要對(duì)干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個(gè)方面入手：是否經(jīng)常會(huì)有人打攪你的工作這是判斷干擾是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打攪，就有干擾存在。是否清楚別人打攪你的目的明白了別人打攪的目的，就能很容易地分清這個(gè)人是來(lái)工作，還是來(lái)調(diào)侃。目的、程序、制度是否明確有了明確的目的、程序、制度就能有效地防止干擾的出現(xiàn)。緊急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。38精品課件如何排除干擾1.來(lái)自上司的干擾來(lái)自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把珍貴的時(shí)間讓給他。讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)通過(guò)溝通，通過(guò)年度經(jīng)營(yíng)方案，通過(guò)一些會(huì)議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個(gè)月、這個(gè)季度、今年的工作是什么。上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。主動(dòng)地約見(jiàn)你的上司以減少干擾主動(dòng)約見(jiàn)你的上司，就會(huì)由被動(dòng)變主動(dòng)，防止上司給你添加方案外的任務(wù)。減少上司對(duì)你的時(shí)間干擾需要做到，依據(jù)對(duì)公司的理解制定自己的工作方案并讓上司知道這些；主動(dòng)約見(jiàn)上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。39精品課件如何排除干擾2.來(lái)自同事的干擾〔1〕雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。你應(yīng)該力求對(duì)他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會(huì)影響到你的工作效率?！?〕不要隨意打攪對(duì)方。你可以沉著地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)?！?〕想想為什么你的中斷情形無(wú)法受控40精品課件如何排除干擾3.來(lái)自下屬的干擾下屬的干擾往往會(huì)把你太多的時(shí)間占據(jù)掉，但是，人們往往會(huì)無(wú)視下屬的干擾，原因在于人們認(rèn)為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打攪上司的各項(xiàng)問(wèn)題：〔1〕你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打攪含集中起來(lái)，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？〔2〕你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工作的一局部？〔3〕你是不是每天都會(huì)保存一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問(wèn)題，同時(shí)在一旦覺(jué)察某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見(jiàn)面較適宜？〔4〕你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條/郵件方式提出問(wèn)題，而不必親自上門打攪你的工作？〔5〕你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打攪你，才能立刻獲得回應(yīng)？41精品課件授權(quán)管理授權(quán)定義:一個(gè)管理者職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個(gè)部屬的身上，與工作托付的同時(shí)，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限也應(yīng)當(dāng)一并授權(quán)。管理者保存并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。授權(quán)是任何工作技術(shù)者以及領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權(quán)幫助領(lǐng)導(dǎo)者自我減輕負(fù)擔(dān)或節(jié)省時(shí)間，去做更重要的任務(wù)。授權(quán)的規(guī)那么5W1Hwhat什么？who誰(shuí)？Why為什么？How如何？Which用什么？When何時(shí)？

42精品課件會(huì)議管理項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。43精品課件會(huì)議管理44精品課件會(huì)議管理會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)包含3個(gè)局部：1.會(huì)議時(shí)間安排的標(biāo)準(zhǔn)2.固定的會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)3.會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)本身。45精品課件會(huì)議時(shí)間安排的標(biāo)準(zhǔn)◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的?！羯衔?-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最正確時(shí)機(jī)?！羯衔?0-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)發(fā)動(dòng)工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法?！粝挛?-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。46精品課件固定的會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)47精品課件固定的會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)固定的會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)根本點(diǎn)。〔1〕一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括：■會(huì)議的開始，具體包括：致歡送詞；說(shuō)明會(huì)議目