檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化與

電子檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和新技術(shù)的不斷運用,現(xiàn)代化的水平也在不斷提高,信息的管理水平和開發(fā)利用程度將成為衡量其社會發(fā)達程度和科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的標志。檔案工作的現(xiàn)代化也是在我國科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展、社會整體現(xiàn)代化進程的日益加快的形勢下展開的，檔案管理也無例外地受到了深刻的影響。檔案是一種“獨一無二”的信息資源，大力開發(fā)和充分利用好檔案信息資源，真正做到為改革開放和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，必須加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，不斷加深對中國特色的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)律的認識，從各個方面加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進程，迎接信息時代的挑戰(zhàn)。第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化要了解檔案管理現(xiàn)代化，就必須正確認識和理解檔案管理現(xiàn)代化的概念、目的、意義和內(nèi)容。一、檔案管理現(xiàn)代化的概念

檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想、現(xiàn)代化的方法和手段對檔案工作進行有效的管理，并獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益的工作方法。檔案管理現(xiàn)代化通常指三方面的含義：一是在檔案管理中運用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段；二是檔案管理人員掌握了現(xiàn)代科學(xué)知識；三是建立起現(xiàn)代化和科學(xué)的檔案管理機制。隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化，逐漸向利用現(xiàn)代先進技術(shù)手段和方式、方法過渡。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的計算機技術(shù)，促進了檔案管理模式的改變，促進了檔案信息的收集整理、檢索利用管理等的網(wǎng)絡(luò)化，極大地提高了檔案管理的應(yīng)用水平和利用質(zhì)量，為社會經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展服務(wù)。隨著計算機技術(shù)應(yīng)用的進一步發(fā)展，電子檔案管理的發(fā)展趨勢將不可阻擋。二、檔案管理現(xiàn)代化的目的檔案管理現(xiàn)代化所要達到的目標，一是保管好各類檔案實體，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全；二是要大力加強檔案信息資源的開發(fā)，使之更好地為改革開放和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。逐步實現(xiàn)檔案全文存儲檢索、多媒體檔案信息處理及網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸、開展館際間檔案資料目錄網(wǎng)上交換、檢索查詢和逐步實現(xiàn)檔案資料信息資源共享。三、檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用（一）檔案管理現(xiàn)代化適應(yīng)時代的發(fā)展要求

作為社會信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，檔案部門必須采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面下功夫，滿足社會各界對檔案工作的需求，使檔案信息轉(zhuǎn)化為推動社會前進的動力，服務(wù)于當今的信息時代。否則，檔案工作就不能適應(yīng)時代的發(fā)展要求，也就不能在信息時代中發(fā)揮應(yīng)有的作用。（二）檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是人類發(fā)展的組成部分，它取決于人類可持續(xù)發(fā)展的總體水平，又以有價值的檔案信息服務(wù)于人類整個可持續(xù)發(fā)展本身。從我國檔案事業(yè)發(fā)展來看，檔案事業(yè)的主體制約著檔案事業(yè)繼續(xù)發(fā)展。因此，如果不運用先進的科學(xué)設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國外同行或者國內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗進行現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會的發(fā)展。（三）檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟、社會協(xié)調(diào)發(fā)展檔案事業(yè)是國民經(jīng)濟、社會發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，其發(fā)展要受到整個社會和各個環(huán)節(jié)的制約，并對整個社會和各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生一定的影響。改革開放以來，我國的現(xiàn)代化建設(shè)、國民經(jīng)濟和社會各部門的建設(shè)等都得到了很快的發(fā)展和進步，作為與現(xiàn)代化建設(shè)和社會各項事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，要進一步加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，使檔案工作更好地適應(yīng)社會的發(fā)展。四、檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到檔案管理之中，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法，達到優(yōu)化檔案管理的過程。顯然，計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心。在我國，傳統(tǒng)的手工檔案管理方法早已不合時宜，已被現(xiàn)代化的管理技術(shù)所代替。檔案管理現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運用，而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化等很多問題。檔案管理現(xiàn)代化關(guān)系到整個檔案工作的方方面面，其基本內(nèi)容主要包括檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案的收集、整理、儲存及保管、現(xiàn)代化庫房、檔案保護技術(shù)、計算機管理檔案、檔案信息開發(fā)利用、電子文件歸檔和電子檔案管理等領(lǐng)域，主要內(nèi)容是計算機技術(shù)的運用，除此以外，還包括音像技術(shù)、縮微技術(shù)、激光光盤技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)等運用。隨著科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展，還將會增加一些新的內(nèi)容。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的作用要以解決一些傳統(tǒng)的檔案管理手段所不能解決的而又需要迫切解決的問題。第二節(jié)計算機技術(shù)運用于

檔案管理之中我國檔案部門從20世紀80年代初開始，在檔案管理工作中采用計算機技術(shù)進行了積極的探索，積累了大量的經(jīng)驗，到20世紀90年代檔案計算機管理得到廣泛的推廣和應(yīng)用。目前，其應(yīng)用范圍也已由單機運行向網(wǎng)絡(luò)化、由單一載體向多媒體等檔案現(xiàn)代化管理領(lǐng)域擴展。計算機技術(shù)運用于檔案管理工作的主要方面有：檔案計算機著錄與自動標引、檔案計算機編目與檢索、文件檔案一體化管理、縮微技術(shù)與檔案信息縮微膠片數(shù)字化、檔案光盤存儲技術(shù)、檔案全文（原文）存儲與檢索、計算機局域網(wǎng)與檔案信息資源共享、計算機檔案保護及庫房管理、檔案信息多媒體技術(shù)、計算機人工智能技術(shù)在檔案部門中應(yīng)用等。一、計算機著錄與自動標引檔案信息（一）計算機著錄計算機檔案著錄是在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行描述以形成條目的過程。檔案著錄標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一項基礎(chǔ)工作為建立健全我國統(tǒng)一的檔案檢索體系，深入開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在我國社會主義建設(shè)事業(yè)中的作用，我們要用計算機技術(shù)管理檔案，必須建立檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，將反映檔案特征的有關(guān)信息作為數(shù)據(jù)存入計算機，再由計算機對這些數(shù)據(jù)進行整理加工、統(tǒng)計查詢、編目輸入等處理。檔案機讀目錄數(shù)據(jù)是檔案計算機管理的基礎(chǔ)和前提條件。（二）檔案信息的自動標引檔案信息的自動標引是指計算機通過對檔案題名或全文信息進行字詞切分、內(nèi)容特征的分析提取及給出正式關(guān)鍵詞、主題詞或分類號等標識的過程。二、計算機編制檔案目錄與檢索檔案信息（一）計算機編制檔案目錄計算機編制各種檔案目錄是計算機檔案管理中一項最基礎(chǔ)的工作。為了便于檔案的管理和提供利用，檔案部門需要編制各種檔案目錄，如全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄以及各種專題目錄等。（二）計算機檢索檔案信息檔案計算機檢索，就是利用計算機（或網(wǎng)絡(luò)）和配套設(shè)備，根據(jù)檔案利用者的不同要求，按照一定的方法和步驟，從保存在計算機內(nèi)或保存在磁盤、光盤等外部設(shè)備上的檔案信息中，檢索查詢所需檔案信息的過程。三、文檔一體化計算機管理系統(tǒng)（一）文檔一體化管理系統(tǒng)隨著計算機技術(shù)應(yīng)用的進一步普及，計算機進入了機關(guān)辦公室，文件管理和檔案管理這兩個不同性質(zhì)的工作被緊密地聯(lián)系在一起。文檔一體化就是從文件管理與檔案管理出發(fā)，實現(xiàn)文件從形成到歸檔的全過程控制和管理。檔案管理工作要較好地實現(xiàn)文檔一體化，就要求文書部門的文書人員在文書管理工作中既要做好檔案歸檔的前處理工作，又要按照各種規(guī)范去滿足計算機管理的要求。（二）文檔一體化管理系統(tǒng)所要求的檔案管理主要功能文檔一體化軟件不僅能實現(xiàn)用計算機起草文件、完成文件的收發(fā)管理，還能實現(xiàn)自動組卷、著錄標引、歸檔管理、打印目錄，同時還能管理檔案的借閱、統(tǒng)計、檢索等。（三）全省檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣使用科怡檔案管理系列軟件世紀科怡檔案管理系統(tǒng)3.0/3.1系列有以下幾個特點：支持多全宗管理，強大的制作目錄功能，靈活的界面自定義功能，原文管理功能（包括文字、圖像、多媒體等各種電子文件以及紙質(zhì)文件掃描），支持多種組卷方式，案卷或檔案調(diào)整方便快捷，檔案查詢輕松自如，檔案利用方便直觀登記借閱利用情況，多級數(shù)據(jù)安全機制，數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出靈活，系統(tǒng)擴充功能強大，管理對象可無限分級，用戶可按自已需要實施分類方案，可根據(jù)用戶的特殊需要隨時增加新的功能。四、檔案信息的縮微采用縮微技術(shù)將檔案、資料縮小拍攝在感光膠片上，經(jīng)過沖洗加工等處理后，將檔案信息保存在縮微膠片上，供利用者拷貝、檢索和閱讀?？s微技術(shù)包括檔案原件的前處理、拍攝、沖洗、拷貝、還原、存儲、檢索、閱讀利用等過程。（一）縮微技術(shù)在檔案管理中的作用縮微技術(shù)在檔案管理中的主要作用，一是能有效節(jié)省檔案存放空間；二是縮微品具有法律憑證的作用；三是能夠搶救珍貴的檔案，利于檔案的長期保存；四是便于開展散失檔案的征集、收集；五是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段之一。（二）縮微膠片數(shù)字化縮微膠片的數(shù)字化應(yīng)用是通過將縮微膠片轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像的技術(shù)，即把縮微品的模擬信息轉(zhuǎn)換成計算機數(shù)字化信息。其基本原理就是用專用的縮微膠片數(shù)字化掃描系統(tǒng)對縮微膠片進行掃描，將膠片上的模擬圖像轉(zhuǎn)換成計算機能夠識別的數(shù)字化的圖像文件，并存儲在計算機中，然后和檔案文件（案卷）目錄數(shù)據(jù)連接在一起，實現(xiàn)用計算機快速而方便地檢索與閱讀原存在縮微膠片上的檔案信息?？梢?，通過與計算機技術(shù)的結(jié)合，使得縮微技術(shù)在當今檔案信息存儲與管理中出現(xiàn)廣闊的利用前景。五、檔案光盤存儲技術(shù)隨著信息時代的不斷發(fā)展，需要處理的信息量越來越大，光盤存儲技術(shù)的應(yīng)用能滿足信息量越來越大的要求。（一）光盤存儲技術(shù)簡述光盤存儲技術(shù)是一種利用光學(xué)的方法讀寫數(shù)據(jù)的存儲技術(shù)。近幾年來，計算機存儲技術(shù)的發(fā)展非常迅速，其應(yīng)用范圍在擴大，價格也在不斷下降。使用光盤的優(yōu)點主要有：一是數(shù)據(jù)存儲密度高，單片信息存儲量大，數(shù)據(jù)存儲壽命長；二是使用及存儲環(huán)境要求低；三是批量復(fù)制工藝簡單，單位信息存儲成本很低。四是攜帶方便，信息交換容易等。（二）光盤技術(shù)在檔案管理中的作用隨著檔案計算機管理技術(shù)的不斷發(fā)展，對數(shù)字化檔案信息的大容量存儲、存放和利用提出了更高的要求。光盤技術(shù)的應(yīng)用能滿足這個要求。隨著光盤技術(shù)的發(fā)展，其價格也在不斷的下降，許多檔案部門都配置光盤刻錄機用于將檔案信息存儲在光盤上。使用光盤存儲和處理檔案信息可以提高辦公自動化程度和工作效率，節(jié)省過去使用紙張打印、復(fù)印、庫存及運輸成本，其單位記錄成本低，是目錄所有記錄介質(zhì)中最便宜的一種介質(zhì)。六、檔案的全文存儲與檢索計算機能夠?qū)Υ罅繄D文進行存儲和檢索，同時也具備了對檔案信息進行全文檢索的功能。一般來說，對檔案進行了掃描處理之后，有兩種存儲信息的方法，其一是對檔案掃描后作為圖形和圖像進行存儲；其二是對檔案掃描后進行OCR（文字識別軟件）處理后作為文字進行存儲。這兩種方式雖然都能實現(xiàn)檔案全文或原文的存儲與檢索，但其功能有所不同。圖形和圖像存儲方式反映了檔案的原貌，適合于帶有手跡、圖形、圖像或字跡模糊的檔案進行檢索或存儲；文字方式針對檔案中的文字進行處理，可以實現(xiàn)自動檢索，或進行文字編輯。通過計算機直接對檔案原文全文自動處理并檢索全文信息，是檔案部門應(yīng)用計算機管理檔案的發(fā)展趨勢之一。檔案全文信息計算機存儲檢索系統(tǒng)工程，具有操作簡單，存儲檢索方便、快捷，可通過互聯(lián)網(wǎng)進行遠距離傳輸、檢索等優(yōu)點。隨著電子文件及電子檔案大量產(chǎn)生，檔案全文存儲檢索系統(tǒng)的應(yīng)用將會越來越普及。但是，利用計算機存儲技術(shù)，所存儲的檔案全文信息很難做到長期或永久保存。而檔案縮微品對設(shè)備的依賴性不大，而且設(shè)備變化緩慢，且可長期保存，但不能直接上網(wǎng)遠距離傳遞。因而縮微、計算機存儲技術(shù)是檔案全文存儲檢索的兩種互補方法。七、計算機局域網(wǎng)在檔案管理與利用中的應(yīng)用（一）檔案管理應(yīng)用計算機局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)點檔案管理應(yīng)用計算機局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是基于計算機局域網(wǎng)絡(luò)具有以下獨特的優(yōu)點：（1）對分布的計算機進行管理和控制，提高檔案管理效率和管理質(zhì)量。實現(xiàn)檔案信息資源共享，包括設(shè)備資源共享和檔案管理數(shù)據(jù)和程序共享，節(jié)省大量的開支和費用。（2）計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使分布在各地的檔案信息資源組成一個整體，分工協(xié)作、互相支持，大大提高了整個檔案信息系統(tǒng)的功能與效率，通過綜合信息服務(wù)，用戶只需要通過有限的網(wǎng)絡(luò)連接及接口標準，便可在很大的范圍以至全球范圍內(nèi)通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)獲得所需要的各種檔案信息。（二）檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化從20世紀80年代中后期開始，我國有許多檔案部門采用計算機進行檔案信息的輔助管理，如檔案目錄的著錄標引、檢索編目、利用統(tǒng)計等。從90年代后期以來，越來越多的檔案部門建立了內(nèi)部局域網(wǎng)，解決了檔案信息和計算機硬件、軟件資源的共享利用的問題，使得檔案計算機管理水平上了一個新的臺階。經(jīng)過多年的不斷積累，許多檔案部門的機讀檔案目錄數(shù)據(jù)已達幾十萬甚至近百萬，有的還包括有大量的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，這些檔案信息的數(shù)據(jù)安全、檢索速度如何已經(jīng)嚴重地影響到整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的性能。已建有局域網(wǎng)且有條件的檔案部門可配備和使用大型數(shù)據(jù)庫檔案管理網(wǎng)絡(luò)版軟件，使之在多用戶同時訪問時能保證數(shù)據(jù)的安全和較快的檢索查詢速度。（三）檔案信息管理能促進辦公自動化檔案局（館、室）具有兩種職能：一是對所轄區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布局、組織協(xié)調(diào)以及具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)等行政管理職能；二是對檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作進行檔案實體管理職能。檔案業(yè)務(wù)工作除了檔案信息外，還將產(chǎn)生大量的管理事務(wù)信息。如庫房保管檔案破損、霉變等情況記錄，編研工作的資料收集、整理和管理，行政管理工作如人事、工資、財務(wù)、設(shè)備、會議、學(xué)會等的管理以及檔案情況匯總統(tǒng)計報表等，涉及各個部門和崗位。把這些行政、事務(wù)、業(yè)務(wù)工作信息用計算機科學(xué)地管理起來，就形成了辦公自動化。辦公自動化建設(shè)將提高檔案管理工作效率和其他辦公業(yè)務(wù)管理水平，從而促進檔案事業(yè)、辦公自動化不斷向前發(fā)展。八、計算機應(yīng)用于檔案保護及庫房管理檔案保護技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有很多，如檔案庫房溫濕度的調(diào)控和管理，破損檔案褪變、擴散字跡的修復(fù)等。這些應(yīng)用都涉及到計算機技術(shù)。如建立破損檔案褪變、擴散的修復(fù)系統(tǒng)，使之能對檔案中褪變或擴散字跡進行修復(fù)，達到清晰可辯、完整無缺；用計算機控制技術(shù)，實現(xiàn)對檔案庫房用空調(diào)，去濕機等設(shè)備的自動調(diào)節(jié)和控制，實現(xiàn)自動火滅報警和消防等。通過計算機技術(shù)在檔案保存保護中應(yīng)用的開發(fā)研究和應(yīng)用，達到延長檔案壽命和保護檔案安全的目的。九、多媒體技術(shù)應(yīng)用于檔案管理多媒體計算機技術(shù)，不僅具有計算機的存儲記憶、高速運算、邏輯判斷、自動運行的功能，而且把文字、音頻、動畫和視頻圖像等多種媒體信息集成于一體，采用圖形界面、窗口操作、觸摸屏技術(shù)，使人機交互能力大大地提高。多媒體技術(shù)非常符合檔案信息多元管理的特點，是檔案管理現(xiàn)代化的重要技術(shù)基礎(chǔ)。使用多媒體技術(shù)，不僅可以進行紙質(zhì)檔案全文管理，而且還可以對照片、錄音、錄像等多種載體檔案進行綜合管理。因此，計算機多媒體技術(shù)在檔案部門有著廣泛應(yīng)用前景。（一）計算機多媒體技術(shù)簡述1、多媒體的含義多媒體是融合兩種或兩種以上媒體的一種人—機交互式信息交流和傳播的媒體，使用的媒體包括：文字、圖形、圖像、聲音、動畫和電視圖像?！岸嗝襟w”這個術(shù)語既指信息表示媒體的多樣化，又包括了傳播、處理和使用多媒體的各種技術(shù)和方法。2、多媒體技術(shù)多媒體技術(shù)是計算機綜合處理圖像、文字、聲音、視頻等多種媒體數(shù)據(jù)，使它們成為一個系統(tǒng)并具有交互性的信息處理技術(shù)。（二）多媒體檔案管理系統(tǒng)1、多媒體檔案管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容信息采集部分有：鼠標、鍵盤、攝像機、錄放像機、電視機等，完成檔案信息的輸入。信息輸出部分有：顯示器、觸摸屏、電視機、打印機、投影儀等設(shè)備，完成被采集信息的重現(xiàn)。信息存儲部分有：硬盤、軟盤、光盤、磁帶等設(shè)備，保證大容量的數(shù)字檔案信息的存放和安全。計算機本身是信息處理設(shè)備，是多媒體管理系統(tǒng)的核心，它用來連接、指揮各種設(shè)備，并負責檔案信息的輸入、存儲、輸出的處理工作。2、多媒體技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的主要功能包括檔案文字信息的采集、存儲和檢索利用及檔案全文、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案的采集、存儲和利用等。3、多媒體檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理數(shù)字化的多媒體檔案信息必須結(jié)合光盤存儲技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)，讓更多的用戶共享多媒體檔案信息資源。檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)投入使用后，大大提高了檔案的檢索利用效率，豐富了檔案開發(fā)利用手段，加快了檔案信息化管理的規(guī)范化管理的步伐，同時一批珍貴檔案原件得到了有效的保護。隨著檔案多媒體數(shù)據(jù)庫規(guī)模的不斷擴大，多媒體檔案信息系統(tǒng)的作用將會得到更大的發(fā)揮。十、人工智能技術(shù)在檔案管理與利用工作中的應(yīng)用計算機正逐步成為人們的必備工具，人們已經(jīng)不再滿足于計算機現(xiàn)有的功能。科學(xué)家開始賦予計算機人性化，讓“她”能夠直接“聽懂”我們的話，能夠“看懂”我們的表情，甚至能夠“理解”我們的思維。所有這些，就是科學(xué)家早就在研究的人工智能技術(shù)。人工智能研究的目的是通過計算機技術(shù)模擬人腦智能，替代人類解決生產(chǎn)、生活中的具體問題。通過計算機技術(shù)延伸人類智力，提高人類解決生產(chǎn)、生活中的具體問題的能力。通過計算機技術(shù)研究和推動人類智力發(fā)展。計算機智能技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用主要有：（一）智能辦公（檔案）信息系統(tǒng)采用智能管理的方法和技術(shù)，在設(shè)計和實現(xiàn)以辦公事務(wù)處理為主的辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加辦公（檔案）信息管理、檔案信息決策支持的功能，引入人工智能、專家系統(tǒng)、模式識別、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)及多媒體等技術(shù)而構(gòu)成的人—機協(xié)調(diào)、集成化與智能化的辦公（檔案）信息系統(tǒng)。這是現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的最新發(fā)展動向。在檔案信息服務(wù)領(lǐng)域具有廣泛的應(yīng)用市場。（二）智能設(shè)備安防、消防控制與管理系統(tǒng)采用智能型模糊控制與專家方法等智能措施，實現(xiàn)安防消防設(shè)備及設(shè)施、安全保衛(wèi)、自動消防以及視頻會議等內(nèi)容。其中包括空調(diào)等環(huán)境控制、電梯等運輸系統(tǒng)，防火、防盜與出入控制等保安系統(tǒng)。為了提高智能安防的安全度，在安保系統(tǒng)中采用智能識別、智能判斷、智能跟蹤、智能調(diào)度等新技術(shù)。我們深信，在發(fā)展知識經(jīng)濟中，智能化技術(shù)將在檔案管理工作中發(fā)揮愈來愈重要的作用。第三節(jié)電子文件與電子檔案管理電子文件與計算機技術(shù)緊密相聯(lián)，計算機已成為現(xiàn)代社會不可缺少的重要組成部分。計算機應(yīng)用越普及，所產(chǎn)生的電子文件就越多。電子文件的日益增多，對于檔案管理者來講，不僅是一種挑戰(zhàn)，也是一次提高管理水平、更好地利用檔案信息的機遇。我們只有充分認識和研究電子文件與電子檔案的管理，才能更加充分地發(fā)揮電子文件與電子檔案在立檔單位乃至整個社會中的作用。一、電子文件與電子檔案概述（一）電子文件與電子檔案的含義電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。這個含義有四層意思：一是電子文件是能被計算機識別和處理的文件；二是電子文件需按一定格式存儲在特定的存儲載體上；三是電子文件可在網(wǎng)絡(luò)上傳送；四是電子文件是一組數(shù)字代碼序列。電子檔案是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。這一含義有四層意思：一是電子檔案是已歸檔的電子文件；二是電子檔案具有保存價值；三是電子檔案要按一定方法整理，而不是雜亂無章的電子文件；四是電子檔案還應(yīng)包括與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）電子文件的來源目前電子文件的來源主要是實現(xiàn)辦公自動化后形成的電子文件。如：無紙辦公系統(tǒng)所形成的文件。另外還有利用計算機輔助設(shè)計形成的電子文件。當今社會，國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位及個人在社會活動中處理各項事務(wù)需要電子文件交流信息。企事業(yè)單位在電子政務(wù)、電子商務(wù)等活動中也用計算機系統(tǒng)形成并通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞。由此而產(chǎn)生的電子公文、電子郵件、電子出版物等等。就是我們所說的電子文件。（三）電子文件形成過程中主要要求如前所述，電子文件歸檔后成為電子檔案。但電子文件有多種格式，且要有與之相適應(yīng)的硬軟件才能被人識別，因此，檔案管理部門必須在電子文件形成過程中提前介入。要保證立檔單位所保存的電子文件具有可用、可存取和可理解，就必須對電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及系統(tǒng)維護等方面提出明確的要求和規(guī)范，即檔案行政管理部門要對各立檔單位產(chǎn)生的電子文件從收集整理、保存以及歸檔等各個環(huán)節(jié)進行指導(dǎo)，使他們按照檔案行政管理部門制定的有關(guān)電子文件管理法規(guī)和標準制作電子文件，保證所形成的電子文件的真實、完整，從而實現(xiàn)廣泛的資源共享。二、電子文件的特點及其影響（一）電子文件的特點1、電子文件是數(shù)字化的、具有非直讀性的信息。電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的。電子文件通過計算機屏幕顯示或打印機打印到紙上使我們看到文字、圖形等是電子文件的一種輸出形式。在計算機內(nèi)部的運算、存儲以及傳輸?shù)忍幚碇?，電子文件都是以?shù)字編碼形式存在。電子文件必須是可存取和可用的，使得文件保存部門必須配置相應(yīng)的讀取、顯示電子文件軟硬件設(shè)備等，從而增加了文件保管部門的困難性和復(fù)雜性。在多媒體計算機管理系統(tǒng)中，電子文件包括文字、聲音、影像等多種媒體。這些信息對計算機系統(tǒng)內(nèi)部處理來說，是二進制的數(shù)字編碼，在輸入和輸出時，各自具有其特殊的形式。電子文件載體的非直讀性還體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼序列記錄在載體上，根本不可能看見；二是載體上的信息記錄密度很大，即便在高倍數(shù)的顯微鏡下，也無法讀懂那些痕跡表示什么內(nèi)容；三是載體信息往往是經(jīng)過壓縮、加密處理的，只有解壓、解密才能讀取其內(nèi)容。2、電子文件的形成、傳輸、存儲、利用都必須依賴于相應(yīng)的設(shè)備紙質(zhì)文件可以直接閱讀，電子文件不能直接閱讀，電子文件從形成、傳輸、存儲、檢索和利用都要通過計算機才能實現(xiàn)。離開計算機的操作系統(tǒng)和相應(yīng)的應(yīng)用軟件，我們就無法對電子文件進行讀取和管理，這就決定了電子文件對相應(yīng)計算機系統(tǒng)軟硬件及其設(shè)備的依賴性。3、電子文件的信息與載體相分離紙質(zhì)文件材料的字跡材料是用吸附或其他方式固定在紙質(zhì)上，因此，紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體密不可分。電子文件則不同，其內(nèi)容存儲的位置不是固定的，如有需要可以變化，可以從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生變化，通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以快速地傳給遠方。由此可造成信息的易修改和易復(fù)制，有可能影響到電子文件的真實性、系統(tǒng)性和完整性。電子文件信息與載體的可分離性，一方面給電子文件夾原始性帶來困難，如我們分不出原件和復(fù)制件；另一方面，則給不同載體電子文件相互轉(zhuǎn)換帶來方便，例如使錄像帶等不穩(wěn)定載體轉(zhuǎn)換為光盤等相對穩(wěn)定的載體，這樣不僅方便了利用，而且方便了保管。4、電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)不一致文件的物理結(jié)構(gòu)是指信息存儲于載體上的位置和分布情況。文件的邏輯結(jié)構(gòu)是指信息自身的結(jié)構(gòu)，如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、每頁的順序、插圖、標號等。紙質(zhì)文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的，而電子文件則往往是不一致的。同一份電子文件的正文、圖形、批示、附件等可以不在同一載體上連續(xù)存放，甚至可以存放或轉(zhuǎn)換在不同的載體上，即物理結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，但其邏輯結(jié)構(gòu)仍保持不變，不影響正常的輸出。電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)不一致性，使電子文件可以復(fù)制、轉(zhuǎn)換和壓縮。這樣更加方便了電子文件的利用和保管。5、電子文件依賴于元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，如電子文件的上下文關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述就是元數(shù)據(jù)。電子文件夾元數(shù)據(jù)與紙質(zhì)文件元數(shù)據(jù)主要有兩方面不同，一是對紙質(zhì)文件來說，元數(shù)據(jù)往往直接體現(xiàn)在其形態(tài)上,如印發(fā)的文件，紙上的文字、排列有序的圖形，一目了然。電子文件的這種元數(shù)據(jù)必須附在文件中，否則無法恢復(fù)電子文件夾原貌。二是紙質(zhì)文件在處理過程中，離不開行政部門的實際往來和人工辦理各種手續(xù)，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)很自然地記錄在文件上了。電子文件的傳送和接收往往是在計算機網(wǎng)絡(luò)中進行的，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)也就不那么完整，如果不注意提供或補充這些元數(shù)據(jù)，就會給電子文件的運作和歸檔帶來困難。6、電子文件信息能共享但不安全計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全性，主要來自三個方面：一是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)過于龐大復(fù)雜且缺陷很多，黑客很容易對網(wǎng)絡(luò)進行攻擊；二是社會的寬容態(tài)度使眾多黑客有恃無恐，給網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全帶來危害；三是面對眾多黑客高手，專家設(shè)計的安全防范措施，幾乎不堪一擊。7、電子文件能保真紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微復(fù)制，都會在不同程度上出現(xiàn)清晰度下降、信息丟失等問題。而電子文件復(fù)制，由于是對數(shù)字化信息的處理，幾乎不存在上述問題。這是由于數(shù)字信息本身的特性和采取的各種技術(shù)措施所決定的，完全可以做到復(fù)制的電子文件與原來的電子文件沒有任何區(qū)別。8、電子文件易修改電子文件在形成過程中或進行其他處理時的主要優(yōu)點是增刪改非常方便，并且處理后不留任何痕跡。這是由計算機的內(nèi)存儲器、磁盤、磁帶、可擦寫光盤等存儲載體的可重寫的特性所決定的，電子文件容易被增刪改，造成了電子文件夾原始性在認定上的困難，給電子檔案的鑒定、保管與利用帶來新的問題。9、電子文件能實現(xiàn)邏輯歸檔電子文件形成、運行等進行的各種處理可全部由計算機進行操作和處理。只要用鍵盤進行簡單的操作，就可以完成電子文件的歸檔。但是，電子文件的存儲位置也許根本沒有改變甚至仍然分布在網(wǎng)絡(luò)的某一角落，這與我們所熟悉的紙質(zhì)文件歸檔完全不同，但這種方法確實方便。然而，當存儲電子文件的計算機或網(wǎng)絡(luò)一旦癱瘓或毀壞時，這些電子文件就同時消失。所以實體歸檔仍然是必不可少的。（二）電子文件特點對管理的影響1、電子文件特點對管理的方便性電子文件的特點給我們帶來很大方便：一是電子文件記錄密度大、存儲空間小、需要的庫房少；二是電子文件增刪改非常容易，使電子文件管理、利用方便；三是電子文件的各種媒體信息都能用多媒體技術(shù)統(tǒng)一管理；四是利用計算機網(wǎng)絡(luò)，電子文件可方便快捷地同時提供給多個用戶利用而互不影響，能快速檢索到所需的信息；五是利用電子文件的非實體歸檔特性，用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，很快地完成電子文件的收集、整理和歸檔等任務(wù)，并能實現(xiàn)遠程傳遞、交流和查詢等。2、電子文件特點對管理的困難性電子文件的一些特點對其管理帶來了很多困難。一是電子文件難以確定其原始性與真實性。二是隨之帶來的證據(jù)性保障困難，由于電子文件內(nèi)容與載體關(guān)系發(fā)生變化，致使其真實性難以確認，這樣就難以作為證據(jù)。三是電子文件的形成過程不太容易表現(xiàn)出來。四是電子文件載體形式難以實現(xiàn)長期保存。五是電子文件載體形式、記錄與傳輸方式會使信息失真、不安全，此外，還有人為的破壞和病毒的影響。六是建立一整套電子文件及電子檔案管理方法、標準和理論比較困難。七是由于經(jīng)費缺少，電子文件及電子檔案管理所需要的讀取及檢驗設(shè)備等以以配齊。三、電子文件與電子檔案管理的基本原則（一）電子文件與電子檔案應(yīng)完整、可靠、可讀1、對完整的要求電子文件及電子檔案的內(nèi)容和形式是相對獨立的，不僅其內(nèi)容易于修改，而且其形式也不是固定的。在電子文件和電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要采取相應(yīng)的規(guī)范和措施來確保其完整齊全。電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量要齊全，電文文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其相應(yīng)的背景信息要完整。2、對可靠的要求電子文件易于修改并可不留修改痕跡，文件的簽署以及文件進入網(wǎng)絡(luò)后的控制需要專門的技術(shù)。電子文件的證據(jù)性、可靠性問題的解決需要多方面的努力，除了采取各種技術(shù)措施、國家制訂必要的管理規(guī)范外，電子文件、電子檔案管理工作中相應(yīng)的制度保障也是很重要的。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，要嚴把收集關(guān)，確保歸檔電子文件和進館電子檔案的真實有效，要嚴格注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)要遵守操作規(guī)程，建立各種必要措施，如：備份和驗證措施等，防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。3、對可讀的要求目前各立檔單位使用的計算機硬件和軟件不同，由其生成的電子文件及電子檔案的存儲格式也不相同。由于計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機軟硬件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對老設(shè)備也不一定具有兼容性。由于電子文件及電子檔案對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟硬件環(huán)境后，某些文件就會變成無法識讀的“文件”。因此，在電子檔案管理過程中要特別注意確保其可讀性。例如：除了要收集反映工作活動的數(shù)據(jù)外，還必須收集相應(yīng)的支撐軟件，每一個管理環(huán)節(jié)都要對日后的檔案利用負責，從而保證電子檔案長期的可識讀性。（二）應(yīng)對電子文件與電子檔案進行全過程管理電子文件與電子檔案在系統(tǒng)中運行或保存在各種不同載體上的都是數(shù)字化，修改后難以發(fā)現(xiàn)修改的痕跡，使得我們對電子文件與電子檔案的法律憑證作用的認定產(chǎn)生了疑問。為保障電子文件的完整性、真實性和可靠性，我們應(yīng)對電子文件管理實行全過程參與，包括對電子文件的發(fā)送、接收、鑒定、整理、歸檔以及歸檔后所形成的電子檔案的管理、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)實行動態(tài)跟蹤管理，確保電子文件和電子檔案完好無損。（三）應(yīng)注重電子文件與電子檔案各個環(huán)節(jié)的管理紙質(zhì)文件到紙質(zhì)檔案的管理環(huán)節(jié)主要是收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、利用等。電子文件到電子檔案的管理環(huán)節(jié)必須在紙質(zhì)文件到紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增加三個重要環(huán)節(jié)：一是要參與到電子文件的形成過程中，檔案人員要明確提出電子文件歸檔的技術(shù)要求，使所形成電子文件真實、可靠和完整；二是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將所有歸檔的電子檔案盡可能集中到同一數(shù)據(jù)庫中進行管理，以便于安全保管和利用；三是電子檔案的長期保存，必須要采取各種有效措施來保證。（四）應(yīng)保證電子文件歸檔的質(zhì)量為了保證電子文件歸檔的質(zhì)量，應(yīng)明確規(guī)定電子文件的歸檔時間、范圍、軟硬件環(huán)境、相關(guān)軟件版本、各種格式數(shù)據(jù)等的歸檔要求與處置方法。歸檔的電子文件如存在內(nèi)容相同的紙質(zhì)或其他載體文件時，應(yīng)保持內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上一致，以避免發(fā)生混亂。具有永久保存價值的電子文件，必須制成紙質(zhì)復(fù)制件或縮微品，以免系統(tǒng)發(fā)意外情況時電子文件丟失，歸檔時，必須將電子文件同制成的紙質(zhì)復(fù)制件或縮微品一并歸檔。四、電子文件的管理與收集為使電子文件具有完整性、可讀性和可靠性，保證電子文件可存取、可用、可理解，立檔單位必須加強對電子文件的管理和收集。（一）電子文件管理的要求1、原始性和有效性是電子文件管理的核心電子文件的原始性和有效性是電子文件管理的核心，必須確保。為些，一是要建立相應(yīng)的管理制度保證電子文件形成、處理過程符合所規(guī)定的程序。如電子文件的起草、修改、定稿、存儲管理等各類操作登錄處理過程中產(chǎn)生的批示、簽名、印章、代碼等各種信息；登錄傳遞交接過程中的其他標識等。二是要采取相應(yīng)的技術(shù)措施：如對電子文件的操作者進行身份識別和權(quán)限控制，做好操作日志的記錄，隨時自動記錄操作實施的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容，對特別重要的電子文件應(yīng)逐頁加注防錯漏和防調(diào)換的標記等。總之，要從加強管理和采取技術(shù)措施兩個方面來確保電子文件的原始性和有效性。2、完整性是電子文件管理的關(guān)鍵電子文件的完整性是電子文件管理的關(guān)鍵。在公文類電子文件形成過程中，一般包括草稿、修改稿、審批稿、審批意見、簽署用印等過程，凡對構(gòu)成電子文件完整性有價值的信息。都不能丟失.3、分類管理是電子文件管理的重要方法為了更好地利用電子文件，電子文件必須實行分類管理。電子文件分類有多種方式：一是按電子文件的載體劃分主要是：軟盤文件、硬盤文件、光盤文件、磁帶文件等。二是按其形態(tài)劃分主要是：文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件、聲音文件等。三是按其功能劃分主要是：草稿性電子文件，即用計算機起草但不作為正式文件使用；輔助性電子文件，即用計算機起草作為正式文件使用，但不作為正式文件保存、歸檔；正式性電子文件，用計算機起草、使用、保存、歸檔。4、按基本格式進行管理是電子文件管理的重要要求各種電子文件形成都具有一定格式，如公文類電子文件，應(yīng)有文件的尺寸、標題、作者、形成日期、附注等欄目；輔助設(shè)計形成的電子文件，應(yīng)有圖紙幅面規(guī)定，此外還有標題、明細、代號、附加、存儲等管理的需要，提出各自的管理格式要求，以便在電子文件設(shè)計和形成階段得以落實。5、編號是電子文件管理的重要前提為了方便管理和防止電子文件的丟失，必須對這些電子文件進行編號。電子文件編號應(yīng)達到系統(tǒng)、唯一、擴充、規(guī)范的要求。在電子文件編號中，可采用一些具有層累式的格式書寫，達到一目了然的目的。在編號時，可按電子文件形成部門進行編號；也可按對象、功能、形態(tài)等相似性進行了編號。一般可采用分類或隸屬編號；也要按行業(yè)或有關(guān)標準進行編號。（二）電子文件的收集電子文件的收集是電子文件管理和利用的前提和條件。在電子文件收集工作中，主要應(yīng)注意如下問題：1、電子文件收集的范圍（1）草稿性電子文件，由于不具備正式文件夾功能，一般不收集，但法律、法規(guī)等重要文件在其修改過程中形成的電子文件應(yīng)收集。（2）輔助性電子文件，有保存價值的輔助性電子文件應(yīng)收集，并與相應(yīng)的紙質(zhì)等正式文件建立對應(yīng)的參見性標識關(guān)系。（3）正式電子文件，除應(yīng)及時收集外，還要有嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動，尤其是無紙辦公系統(tǒng)所形成的電子文件應(yīng)嚴格控制。（4）應(yīng)及時捕獲網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其收集責任的電子文件，將其集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以后再進行整理。（5）收集電子文件時，必須收集與之適應(yīng)的軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)和背景信息等。2、電子文件收集工作的主要要求為了保證電子文件收集的是“最終版本”必須從電文設(shè)計階段就進行監(jiān)督。電子文件收集是一項按有關(guān)法規(guī)和標準進行的日常工作它貫穿于電子文件形成、處理的全過程。加強對電子文件的收集和管理，就是要確保電子文件的真實性和完整性，同時也可防止存儲有電子文件的載體在個人手中丟失、損毀，從而保護了電子文件的安全。對收集電子文件要進行登記以防遺漏，同時也便于查找。并要對電子文件進行備份，在當前電子文件不太安全的情況下可制成紙質(zhì)復(fù)制件或縮微品，以防計算機系統(tǒng)發(fā)生故障而造成電子文件無法讀取的不可挽回的損失。在管理制度上，應(yīng)將電子文件收集視為電子文件責任者的一項重要任務(wù)，要指定專人負責，并在檔案管理部門指導(dǎo)監(jiān)督下進行。3、電子文件收集的時間與方法電子文件一般應(yīng)在電子文件形成或任務(wù)完成后及時收集。對于跨年度完成的任務(wù)和項目要分階段收集。電子文件的收集，有的用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行；有的采取脫機的載體傳遞；還可建立電子文件數(shù)據(jù)庫，或在電子文件數(shù)據(jù)庫中對在收集范圍內(nèi)的電子文件進行標識。無論采用哪種方式收集，收集的電子文件應(yīng)集中保管，不得由個人分散保存。由于電子文件收集是個系統(tǒng)工程，因此，應(yīng)在檔案管理部門指導(dǎo)下，先制定收集方案，然后按步驟進行，以便有條不紊地開展收集工作。4、收集電子文件前的審核工作收集電子文件前，應(yīng)對電子文件進行審核。審核主要指三方面：一是對是否歸檔進行審核。即對所收集的電子文件是否屬于收集范圍要進行審核，若有偏差要立即進行糾正，以確保收集的準確性。二是對完整性、準確性進行審核。即對所收集的電子文件是否完整、是否為最終版本進行審核，若有偏差也應(yīng)立即進行補救，以確保收集的電子文件的完整性。三是對相關(guān)環(huán)境進行審核。即對所收集的電子文件軟硬件環(huán)境、相關(guān)參數(shù)、元數(shù)據(jù)、背景信息及有關(guān)資料是否齊全要進行審核和檢測，檢查軟硬件環(huán)境的有效性及信息記錄格式，有無病毒感染等，若發(fā)現(xiàn)問題要立即進行處理，以確保收集的電子文件的可存取、可用和可理解性。5、編制電子文件目錄、編制電子文件目錄是為了更好地管理電子文件，同時也為電子文件的歸檔創(chuàng)造了有利條件。國家目前尚無標準的電子文件目錄格式及要求，根據(jù)實踐要求，電子文件目錄主要應(yīng)包括如下內(nèi)容：（1）文件內(nèi)容。主要指標題、內(nèi)容摘要、文件形成起止日期。（2）責任者。主要指電子文件形成機構(gòu)。電子文件的收文，應(yīng)填寫文件的發(fā)送機構(gòu)。本單位某部門形成的電子文件應(yīng)填寫本單位某部門的通用簡稱。（3）系統(tǒng)名稱。即形成電子文件的系統(tǒng)名稱。（4）負責人。指形成電子文件的第一、第二負責人。（5）形成背景。指電子文件在什么樣背景下形成的。（6）計算機環(huán)境。指形成電子文件系統(tǒng)所采用的機型、性能及操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。（7）管理和操作人員。指電子文件在形成和使用過程中的管理和操作人員。（8）相關(guān)文獻存放地點。指為了保證電子文件可理解性而需要保存的其他文檔、資料存放的地點。（9）密級及應(yīng)用范圍。指按國家及本單位的有關(guān)規(guī)定對電子文件劃分的密級及應(yīng)用范圍。（10）備份存放地點。指和電子文件內(nèi)容完全相同的紙質(zhì)文件、縮微品或其他復(fù)制載體的備份文件存放的地點。（11）電子文件編號。指對電子文件的編號。（12）編制人員情況。指編制電子文件目錄的責任者及其行政或?qū)I(yè)技術(shù)職務(wù)等情況。（13）編制日期。指編制電子文件目錄的年、月、日。五、電子文件的整理電子文件在歸檔前需進行整理。才能移交檔案管理部門保存和利用。（一）鑒定、審核與檢測1、鑒定審核鑒定審核主要側(cè)重于四個方面：一是審核所收集的電子文件是否屬于歸檔范圍，若在歸檔范圍之外，則應(yīng)根據(jù)其實用價值或歷史意義來判斷其是否應(yīng)歸檔保存還是剔除；二是鑒定所收集的電子文件的有效性；三是審核所收集的電子文件是否系統(tǒng)和完整；四是鑒定所收集的電子文件真實性與可靠性（是否“最終版本”）。2、檢測電子文件在歸檔前必須進行檢測，經(jīng)檢測符合要求后，方能歸檔。電子文件的檢測主要內(nèi)容是如下五方面：一是檢查存儲載體有無劃痕、裂變，是否有斑點、霉變痕跡等；二是檢測電子文件能否在指定的軟硬件環(huán)境下準確讀取；三是檢測存儲在載體上的電子文件管理格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、壓縮算法等是否符合歸檔要求；四是檢測所提供軟硬件環(huán)境、相關(guān)參數(shù)、元數(shù)據(jù)、背景信息及相關(guān)文檔資料等是否與電子文件一致；五是檢測歸檔電子文件及其相應(yīng)軟件平臺有無計算機病毒，若有則應(yīng)立即清除。3、劃分保管期限對歸檔的電子文件要根據(jù)其使用價值、對本單位的作用、是否反映立檔單位歷史面貌等因素，由檔案人員和電子文件的責任者共同為其劃分保管期限。（二）電子文件歸檔前的整理電子文件歸檔前的整理內(nèi)容主要有著錄標引填寫歸檔登記表、編制歸檔說明等。1、目錄表的著錄標引為了便于電子檔案的檢索和利用，必須對電子文件進行著錄標引，以形成目錄表。電子文件目錄表一般可在紙質(zhì)公文目錄表的基礎(chǔ)上進行，特別要增加的著錄標引項主要有如下幾項：（1）稿本項。指歸檔電子文件的定稿、輔助設(shè)計、正本等。（2）載體形態(tài)項。指歸檔電子載體的類型，如磁盤、光盤等。（3）保管期限項。指歸檔電子文件的保存期限，如永久等。（4）分類號項。是指歸檔電子在編號時所賦予的分類號，一般按《中國檔案分類法》或本系統(tǒng)、行業(yè)檔案分類法進行標引。（5）檔案管理部門代號項。是指歸檔電子文件要移交到的檔案管理部門的代碼，如檔案室編號、檔案館代碼等。（6）主題詞或關(guān)鍵詞項。是指歸檔電子文件的主題詞或關(guān)鍵詞。（7）檔號項。是指歸檔電子文件在編號時所賦予的檔案號，如D1-178，表示電子檔案第1號目錄第178盤。（8）附注項。是指上述各項中或上述各項外，還有需要補充說明的事項，如“無定稿”等。2、填寫登記表歸檔電子文件應(yīng)填寫“歸檔電子文件登記表”。該表應(yīng)有能說明電子文件特征、軟硬件環(huán)境、電子文件記錄特征及交接手續(xù)等欄目。該表應(yīng)由各級檔案行政管理部門制定，以便統(tǒng)一標準，方便利用。3、編制歸檔說明為了把各類電子文件歸檔及要辦手續(xù)都記載下來，以備查考必須要編制電子文件歸檔說明，以確保歸檔后所形成的電子檔案可存取可用和可理解性。歸檔說明是檢查和利用電子檔案的工具，應(yīng)與電子檔案一同保存。（三）電子文件歸檔歸檔電子文件全部應(yīng)移交檔案管理部門保存。移交電子檔案的方式，可采用存儲載體傳遞、計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)韧緩健n案管理部門面對各立檔單位，從電子檔案管理和開發(fā)利用考慮，應(yīng)對立檔單位提出如下統(tǒng)一的歸檔要求：1、電子文件歸檔的格式要求無論是用存儲載體傳遞還是用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳送的電子文件，其管理格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等一定要符合相關(guān)標準和規(guī)定要求，不能自行其事，以防將來發(fā)生數(shù)據(jù)讀不出的嚴重后果。2、歸檔電子文件完整性、有效性的要求主了確保歸檔電子文件的完整性、有效性和安全性，歸檔電子文件在移交檔案管理部門時，除應(yīng)對其鑒定審核和檢測整理外，還應(yīng)將其軟硬件環(huán)境說明、元數(shù)據(jù)、背景信息及相關(guān)參數(shù)、應(yīng)用程序等一并歸檔。3、歸檔時間的要求電子文件應(yīng)隨時歸檔，即電子文件經(jīng)過鑒定審核、檢測和整理后，一般應(yīng)立即移交檔案管理部門保存。對一些有特殊要求的歸檔電子文件，可自行確定移交時間。4、交接手續(xù)的要求為了做到交接雙方都有據(jù)可依，無論是用存儲載體傳遞還是用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳送的歸檔電子文件，都要辦理交接手續(xù)。5、電子文件歸檔狀態(tài)和數(shù)量的要求在歸檔過程中不能對歸檔電子文件作任何增刪改，歸檔電子文件應(yīng)是真實的或是經(jīng)過審批的“最終版本”。歸檔電子文件一般不作加密處理若非要進行加密處理，一定要將密鑰隨同電子文件一并歸檔，移交檔案管理部門保存。一般采用存儲載體形式移交的電子文件，要留存一式兩套，一套封存保管；另一套提供利用。必要時復(fù)制第三套異地保存。6、建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的要求電子文件經(jīng)移交歸檔后，無論是用存儲載體還是用計算機網(wǎng)絡(luò)移交的電子檔案，都應(yīng)輸入到檔案管理部門建立的電子檔案數(shù)據(jù)庫中，以便集中保存、管理、開發(fā)利用。六、電子檔案電子檔案的特性決定了其管理的復(fù)雜性、艱巨性。電子檔案管理過程中，主要有如下要求：（一）電子檔案管理過程中對設(shè)備的要求電子檔案離不開相應(yīng)的計算機軟硬件設(shè)備。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自己所保存的或?qū)⒁邮毡４娴碾娮訖n案需要，配置如下計算機軟硬件設(shè)備：一是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，配置相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)備和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；二是建立電子檔案及其相關(guān)信息的管理系統(tǒng)，為此應(yīng)需要配置相應(yīng)的計算機軟硬件及外部設(shè)備，對各種信息進行有效管理與利用；三是建立電子檔案計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以檔案管理部門的電子檔案數(shù)據(jù)庫為中心，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將立檔單位和用戶與檔案管理部門聯(lián)系起來構(gòu)成一個有機整體；四是控制溫濕度、使?jié)崈舳劝礃藴士刂?，并遠離強磁場的電子檔案存儲載體的保存庫等。（二）電子檔案管理過程中對存取、理解和使用的要求要保證電子檔案的有效利用，就必須做到如下“三個確保”：1、確保電子檔案可存取。在實踐中，可采用如下一些方法解決電子檔案的可存取性問題：（1）采用通用的技術(shù)。具體方法是在電子文件歸檔時，把屬于特殊的格式轉(zhuǎn)換成各種軟硬件平臺都能適用的文本文件格式，消除由于技術(shù)不同所帶來的影響。（2）采用轉(zhuǎn)換軟件技術(shù)。對于已經(jīng)形成又無法統(tǒng)一文件格式的電子文件，或?qū)τ谳^為特殊的電子檔案內(nèi)容模式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，可采用相應(yīng)的轉(zhuǎn)換軟件，使電子檔案內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和所使用的軟硬件環(huán)境保持一致，解決電子檔案可存取性問題。（3）采用“打包”方法?！按虬狈椒ǖ膬?yōu)點是保存電子檔案原始的格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)?！按虬钡木唧w方法是在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關(guān)的軟件及應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起。當需要電子檔案輸出，可運用同電子檔案存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)，使其按本來面目輸出。3、確保電子檔案能夠使用確保電子檔案能夠使用是指其存儲在載體上或數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息，能夠通過計算機系統(tǒng)以人們可以識別的形式讀取。為確保電子檔案能夠使用，就必須對電子檔案的存儲載體和數(shù)據(jù)庫安全及其保管和維護提出嚴格的要求。（1）對電子檔案載體的保存要求。主要有八方面要求：一是禁止用軟磁盤作長期保存的電子檔案的載體；二是對電子檔案要進行備份；三是磁帶、磁盤、光盤的驅(qū)動器要保持清潔并定期維護保養(yǎng)，不要觸摸光盤的表面；四是磁帶、磁盤要遠離強磁場；五是不要折疊、彎曲磁盤，不要在紙?zhí)咨蠒鴮?，以防劃傷磁盤、光盤的表面；六是磁帶、磁盤、光盤要直立在容器內(nèi)，以防擠壓；七是要防止存儲載體庫房的溫濕度劇烈波動，溫度應(yīng)保持在17~20℃，相對濕度應(yīng)控制在35~45%范圍，并保持潔凈；八是禁止保管人員將食品飲料帶入存儲載體的庫房。（2）電子檔案載體的檢測與維護。電子檔案記錄載體入庫時要進行如下檢測：一是查看有無物理損傷，表面是否清潔，檢測有無計算機病毒等。二是對檢測所使用的驅(qū)動設(shè)備進行測試，使其處于可靠和完好狀態(tài)。三是對磁帶、磁盤、光盤中存儲的數(shù)據(jù)進行檢測。如每年要進行抽樣檢測，查看數(shù)據(jù)有無丟失，抽樣量不小于20%。四是要定期以標準速度、恒定張力定期進行倒帶。五是每10年要更新一次磁帶。（3）電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的保存要求。凡建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的單位，對電子檔案信息數(shù)據(jù)庫要采取安全措施。如建立與主數(shù)據(jù)庫相脫離的備份數(shù)據(jù)庫。只有在主數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障時才啟動備份數(shù)據(jù)庫。在啟動備份數(shù)據(jù)時還應(yīng)再建新的備份數(shù)據(jù)庫，總之，要始終保持兩庫同時存在。此外，還應(yīng)在數(shù)據(jù)邊界建立防火墻，凡符合安全要求的才允許訪問，不符合要求的拒之于墻外，從面防止外來的破壞和干擾。（4）建立電子檔案維護管理的信息文檔。電子檔案維護管理的信息文檔，內(nèi)容應(yīng)包括：檔案卷號、起始盤號、歸檔日期、歸檔前的檢查情況、歸檔時的驗收人、卷內(nèi)文件的份數(shù)、載體的類型、軟硬件環(huán)境及應(yīng)用軟件的情況。此外，還應(yīng)包括歸檔后的檢測與維護情況登記，如檢測與維護日期、次數(shù)、所使用的設(shè)備和軟件、檢測與維護內(nèi)容、結(jié)果及差錯處理、以及電子檔案載體轉(zhuǎn)換、設(shè)備更新的兼容性檢測等情況。（三）電子檔案管理過程中對載體性能的要求電子檔案要選用性能穩(wěn)定、檢索方便、存取容易的載體，同時還要考慮各種不同載體“壽命”的長短。具體選擇方法是：一是計算機輔助設(shè)計、輔助制造的產(chǎn)品，可存儲在一次寫入光盤上；二是辦公自動化形成的電子檔案，可選擇只讀式或一次寫入式光盤的磁帶作為存儲載體。對特別重要的電子檔案，可制作紙質(zhì)或縮微品的備份件。（四）電子檔案管理過程中對維護真實性及專利權(quán)的要求為了保證立檔單位移交到檔案部門的電子檔案內(nèi)容沒有任何改變，檔案管理部門要從管理制度上、技術(shù)措施上下功夫，千方百計地保護電子檔案的真實性。檔案管理部門應(yīng)嚴格執(zhí)行“使用權(quán)限保護單”中有關(guān)注意事項及密鑰規(guī)定等，維護專利權(quán)限。有專利權(quán)限要求的電子檔案，要填寫“使用權(quán)限保護單”。已批準有專利保護的電子檔案，要在檢索工具、目錄、載體上進行標識。七、電子檔案的利用電子檔案利用比紙質(zhì)檔案利用更方便、快捷。但必須做好準備加強管理，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（一）利用電子檔案之前的準備工作由于電子檔案不具有直接閱讀性，為保證電子檔案在其利用時得以準確輸出并被理解，必須建立識別文件、進行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備，以及為利用者提供計算機軟硬件平臺等有效工具。識別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特別文檔，用于描述存儲在載體上文件之間的關(guān)系，這種關(guān)系可能是一對一或非常復(fù)雜的；同時還須描述電子檔案內(nèi)容的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和組成等。電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是指背景信息和元數(shù)據(jù)。電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備和識別文件的建立，應(yīng)在電子文件設(shè)計階段納入系統(tǒng)設(shè)計，使之能自動產(chǎn)生元數(shù)據(jù)和部分背景信息并在電子文件形成、使用階段進行有效收集和保管，歸檔時隨同電子檔案一并移交檔案管理部門保存。（二）利用電子檔案的主要方法1、直接利用電子檔案用戶可通過檔案管理部門的計算機檔案信息系統(tǒng)，直接查詢利用電子檔案。2、提供復(fù)制件檔案管理部門可向利用者提供電子檔案的復(fù)制件，所用載體應(yīng)隨不同利用對象分別提供。3、采用通信傳輸手段利用用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞電子檔案提供利用，成為一種越來越流行的方法。這種方法通過點對點數(shù)據(jù)通信或互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)。（三）電子檔案利用過程中的管理工作由于提供利用方法多樣化和所依賴技術(shù)多重化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。因此，加強電子檔案利用過程中的管理就顯得特別重要。電子檔案利用過程中的管理應(yīng)從建立制度、制定標準、落實技術(shù)措施等方面入手，并嚴格執(zhí)行、有效監(jiān)督。1、審查使用權(quán)限使用權(quán)限審核應(yīng)由利用工作的決策者負責。整個利用系統(tǒng)功能的使用，要根據(jù)各種人員的職責、需求、級別、層次等進行使用權(quán)限認定，并以此向利用系統(tǒng)注冊登錄。2、管理及回收供利用的復(fù)制件提供電子檔案復(fù)制件如果管理不善，將可能造成電子檔案信息無原則散失。必須采取有效的方法和措施，進行嚴格管理，及時對提供利用的復(fù)制件回收。3、利用中的安全管理電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。因此，應(yīng)特別注意以下幾點：（1）利用方法應(yīng)視用戶的情況而定，不能無原則地向所有用戶提供全部的利用方法。（2）依據(jù)電子檔案的密級，進行有效管理，一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用復(fù)制的方式提供利用，對于提供利用的復(fù)制件制作，必須在有效控制下進行。（3）采用通信傳輸或直接利用等利用方法，必須對內(nèi)容信息進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期更換。（4）無論采用何種利用方法，都應(yīng)對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關(guān)記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。（5）利用系統(tǒng)應(yīng)有較強的容錯能力，避免由于誤操作而帶來不可挽回的損失。（四）電子檔案利用中的統(tǒng)計電子檔案利用中的統(tǒng)計是電子檔案利用工作不可缺少的部分，其內(nèi)容是對電子檔案信息的利用等情況進行登記、統(tǒng)計和統(tǒng)計分析。通過分析，客觀、準確地提示電子檔案利用管理工作的一些特點和規(guī)律，并以此調(diào)整我們的工作方式，拓寬利用的途徑，提高電子檔案的利用水平。1、利用登記利用登記是利用統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)，可通過利用接待人員登記，也要在利用過程中由利用系統(tǒng)自動登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括：利用者情況；電子檔案查詢使用情況；利用結(jié)果等。2、登記資料的整理登記資料的整理，即建立綜合分析指標體系。根據(jù)電