材料采購計劃管理辦法

PAGE第3頁，共5頁材料采購計劃管理辦法——試行版——第一部分通則1.0目的為增強采購工作計劃性，從物資供應(yīng)上保障企業(yè)正常運營，特制定本制度，旨在為集團有關(guān)部門的材料計劃制定、跟蹤提供操作指引。2.0適用范圍2.1從公司范圍說，適用于集團下屬建筑項目部的材料計劃管理2.2從材料范圍說，原則上對日常辦公、工程所需等材料均應(yīng)進行有計劃的采購，以下材料可以除外：■臨時、應(yīng)急、零星、不常出現(xiàn)的材料、資產(chǎn)設(shè)備■涉及金額小，可現(xiàn)購或生產(chǎn)周期不超24小時的物料■包工包料工程中的材料3.0關(guān)于采購計劃各部門的職責(zé)：3.1集團采購部■依各項目部上報材料需求計劃主導(dǎo)各主要材料計劃的編制■負責(zé)材料采購計劃的跟進、反饋及總結(jié)■結(jié)合庫存審核申購數(shù)量的合理性■對各項目部計劃編制的及時性進行監(jiān)督和考核3.2商務(wù)部■配合采購部提供施工物料種類、規(guī)格及計劃或預(yù)估使用量等■審核計劃需求量的合理性3.3總工室審核采購計劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合理性3.4集團下屬各項目部■負責(zé)編制本項目部的材料需求計劃■根據(jù)集團采購部需要，跟進、反饋計劃的執(zhí)行情況4.0材料的分類：從計劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應(yīng)的市場行情，按采招周期可以分為以下兩種：4.1年度材料4.1.1定義為集團常年使用的物料，通過年度的招投標確定若干常年合作的供應(yīng)商后可解決材料的供應(yīng)問題。4.1.2材料特性如符合以下條件的物料，可以納入年度采購計劃的編制范圍：■能實施集中采購，供應(yīng)商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購總成本■需用量相對穩(wěn)定，集團總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機率很少■使用量大，總體價格比較高，采購具有規(guī)模效應(yīng)5.0計劃編制原則和作用：■配合各項目施工進度的開展■盡可能準確地預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止缺料斷料■保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓和空間浪費■盡量配合公司的資金預(yù)算和周轉(zhuǎn)■指導(dǎo)采購部門人員按計劃作業(yè)，保障各項目開工建設(shè)過程的物料和設(shè)備供應(yīng)第二部分材料計劃管理1.0計劃的分層和精細度年度材料從年度根據(jù)生成時間、編制主體、精細程度不同，自上而下劃分為三個層次如下：層次計劃層次計劃表包含要素生成時間編制責(zé)任人第一層年度招標計劃⑴物料種類和名稱⑵招標參與部門⑶責(zé)任人、關(guān)鍵節(jié)點完成時間月日集團采購部主導(dǎo)編制，商務(wù)部門配合第二層月度材料需用計劃⑴物料名稱、具體規(guī)格或樣板⑵當月分批使用量及使用部位⑶特殊要求（例如打版）⑷使用量、單價、總價每月日各項目部主導(dǎo)編制第三層月度材料采購計劃⑴物料名稱、具體規(guī)格或樣板⑵分批的下單時間⑶下單責(zé)任人每月日集團采購部主導(dǎo)匯編2.0年度招標計劃的編制2.1作用對年度材料供應(yīng)商的確定一般通過年度招標計劃開展和實現(xiàn)，本計劃指導(dǎo)和督促集團采購部按時完成年度招標工作。2.2計劃的關(guān)鍵節(jié)點2.2.1獲取物料規(guī)格清單程辦理，造成的損失由各項目部自行承擔5.3月度材料需用計劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時間上變更的，由公司各部門、各項目部在下單采購前2天填寫《計劃/申購變更單》，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后執(zhí)行5.4對實際需用量或總價超計劃，應(yīng)按正常申購流程辦理。5.5簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產(chǎn)生差異，再按相關(guān)流程進行調(diào)價第三部分計劃管理1.0計劃的跟蹤1.1計劃跟蹤的內(nèi)容以跟蹤計劃完成情況為主，計劃編制情況為輔。1.2跟蹤主體采用“誰編誰跟”原則，其中集團采購部對各項目采購部的計劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。1.3計劃跟蹤方式1.3.1會議跟蹤集團采購部或各項目部可以定期召開會議，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。適用于預(yù)見性比較強的物料采招行為。1.3.2電話跟蹤相關(guān)責(zé)任人可以和供應(yīng)商、使用部門進行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計劃執(zhí)行情況。適用于零星物料的跟蹤1.3.3庫存系統(tǒng)跟蹤通過查詢庫存系統(tǒng)的入倉情況，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。1.4跟蹤反饋只針對沒完成的情況進行反饋，一方面由跟蹤人填報進行登記并存檔，為了對相關(guān)責(zé)任人及供應(yīng)商進行考核評價；另一方面要預(yù)警填寫《物料訂購跟催表》，向供應(yīng)商跟催貨物。2.0計劃總結(jié)年度計劃和項目周期結(jié)束后，由集團采購部組織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點進行總結(jié)，以改善下一周期的計劃制定和執(zhí)行情況。2.1節(jié)點的按時完成率：按時完成的節(jié)點數(shù)/總節(jié)點數(shù)，此項數(shù)據(jù)說明相關(guān)責(zé)任人節(jié)點控制效率2.2按時到貨率總結(jié)：按時到貨批次/總訂貨批次，此項數(shù)據(jù)考察供應(yīng)商的交貨準時率2.3計劃臨時調(diào)整次數(shù)：考察計劃的準確性和可行性2.4協(xié)議補充次數(shù)：考察計劃和預(yù)算的準確性3.0計劃制定和執(zhí)行方面的獎懲為督促相關(guān)部門和責(zé)任人按照要求制定和執(zhí)行采購計劃，集團將按照本辦法進行獎懲：3.1獎勵3.1.13.1.23.2懲罰公司將對計劃制定過程中不與配合的部門或人員進行通報批評，并將視情節(jié)嚴重對以下行為責(zé)任人處以一定數(shù)量的罰款：■不按照公司規(guī)定時間制定計劃■計劃嚴重錯誤，給公司帶來經(jīng)