人力資源 貿(mào)易有限公司跨部門溝通協(xié)作問題研究

上海贊想貿(mào)易有限公司跨部門溝通協(xié)作問題研究第上海贊想貿(mào)易有限公司跨部門溝通協(xié)作問題研究摘要溝通從最一般的意義上講是指人與人之間傳達思想和交流情報、信息的過程。有效的溝通意味著信息從發(fā)出者完整、準確地傳遞到接收者那里，接收者并做出相應的、為信息發(fā)出者所期望的反應。有效的溝通有利于信息在組織內(nèi)部的充分流動和共享，可以提高組織的工作效率，增強組織決策的科學性和合理性。本文以上海贊想貿(mào)易有限公司為主要研究對象，從跨部門溝通的理論及研究現(xiàn)狀入手，分析目前我國企業(yè)之間跨部門溝通存在的問題，并通過具體案例分析，針對實際問題提出相關(guān)建議。關(guān)鍵詞：跨部門；溝通；項目管理

目錄引言 1一、跨部門溝通的基本理論 1（一）跨部門溝通的相關(guān)概念 11、溝通的概述 12、跨部門溝通的作用 13、阻礙跨部門溝通的因素分析 2（二）跨部門溝通的重要意義 3二、贊想公司跨部門溝通協(xié)作現(xiàn)狀 3（一）贊想公司組織架構(gòu) 3（二）贊想公司跨部門溝通協(xié)作現(xiàn)狀 4三、贊想公司各部門之間溝通協(xié)作存在的問題 4（一）溝通管理目標與原則不明確 5（二）溝通管理體制不完善 5（三）溝通渠道不足 6四、贊想貿(mào)易有限公司跨部門溝通問題的解決方案 7（一）明確部門團隊間溝通管理目標與原則 71、溝通管理目標 72、溝通管理原則 8（二）完善公司溝通管理體制 91、優(yōu)化組織架構(gòu) 92、明確管理權(quán)責 93、建設(shè)企業(yè)文化 10（三）拓寬跨部門溝通管理渠道 101、促進上下行溝通反饋機制 102、完善內(nèi)外部平行溝通 113、營造溝通的和諧氣氛 11五、結(jié)論 13參考文獻 14致謝 14引言隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷加快，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)市場環(huán)境將發(fā)生根本性的變化。對信息的及時掌握和充分利用已成為當今企業(yè)管理成功與否的重要因素。所謂溝通，從最一般的意義上講是指人與人之間傳達思想和交流情報、信息的過程，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。溝通是一門藝術(shù)，它是自然科學和社會科學的混合體；溝通是現(xiàn)代管理的一種有效工具；溝通更是一種技能，是一個情商高低的具體體現(xiàn)，不論管理者還是普通員工，這種情商是比某些知識能力更為重要的能力。有效的溝通意味著信息從發(fā)出者完整、準確地傳遞到接收者那里，接收者并做出相應的、為信息發(fā)出者所期望的反應。有效的溝通有利于信息在組織內(nèi)部的充分流動和共享，可以提高組織的工作效率，增強組織決策的科學性和合理性，跨部門溝通更是如此，因此研究跨部門溝通協(xié)作對企業(yè)管理有著重要的意義。一、跨部門溝通的基本理論（一）跨部門溝通的相關(guān)概念1、溝通的概述溝通是為了設(shè)定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同協(xié)議的過程。有效的跨部門溝通具有以下特點：（1）有效溝通首先是信息的傳遞。（2）信息不僅要被傳遞到，還要被充分理解。（3）有效溝通并不是溝通雙方達成一致的意見，而是準確地理解信息的含義。所以說，溝通是一項表面簡單而實際非常困難和復雜的活動，主要源于溝通的有效性。2、跨部門溝通的作用第一，協(xié)調(diào)任務。各部門的領(lǐng)導們可能每月都要在一起開會討論各部門將要為系統(tǒng)目標的實現(xiàn)做出多大貢獻，進行工作分配安排。第二，解決問題。各部門成員可能會一起商討當前工作中遇到的問題，如如何處理預算削減造成的威脅；他們在其中可能會使用頭腦風暴技術(shù)。第三，分享信息。一個部門的員工可能會定期與其他部門的員工進行會談給他們提出一些新的想法。第四，消解沖突。各部門成員可能會開會討論部門間的沖突問題。3、阻礙跨部門溝通的因素分析（1）跨部門溝通的個人因素①認知偏差；認知，指人類認識客觀事物，獲得知識的活動。包括知覺、記憶、言語、思維和問題解決等過程，按照心理學的觀點，人的認知活動是人對外界信息進行積極加工的過程。例如，有些員工認為人力資源部的工作總是很清閑的，這是一種偏見。它可能是由于不熟悉其部門工作而造成的，又或許是以前在某一段經(jīng)歷造成的，但事實上并非如此。認知的偏誤就有可能造成了部門間溝通的障礙。②語言不通；語言是溝通最重要的工具，差異的存在，從而就導致了溝通的障礙。例如，跨國企業(yè)中，部門人員由不同國家的人組成，部門內(nèi)和部門間溝通都會有語言障礙產(chǎn)生的可能。③情緒影響；情緒是從人對客觀事物所持的態(tài)度中產(chǎn)生的主觀體驗。德國馮特認為，情緒可從愉快不愉快、緊張放松和激動平靜三方面做出描述。對客觀事物持肯定態(tài)度時，就會感到愉快、滿意等；持否定態(tài)度時就會感到憎恨、恐俱、憤怒或悲哀等。情緒的變化，會影響部門間的溝通。④審美觀差異；人類物質(zhì)生產(chǎn)實踐所達到的規(guī)律性與合目的性的統(tǒng)一是美的本質(zhì)。由于審美觀不同，也容易形成溝通障礙。這樣在溝通時就能輕松愉快地實現(xiàn)信息共享，雙方都能從溝通中獲得一定的利益和感情的滿足。反之，個人的某種企圖沒有得到滿足，就會使人際關(guān)系惡性發(fā)展，信息傳播就很難達到溝通效應。這種溝通障礙，主要是溝通對象審美觀的差異形成的（2）跨部門溝通的組織因素①職能和權(quán)責混雜；組織部門間分工不明確、部門職責劃分重疊、部門間權(quán)利、利益不清，是導致跨部門溝通存在問題的主要原因之一。職權(quán)不明確，容易引致企業(yè)中出現(xiàn)責任推委、任務延誤、工作內(nèi)容重復的情況。②信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)不暢；組織信息系統(tǒng)是企業(yè)部門間溝通的重要渠道，如果溝通渠道不暢，溝通雙方掌握的信息不對稱，就會產(chǎn)生跨部門溝通問題。③組織氣氛不和諧；一個組織的氣氛對信息接收的程度也會產(chǎn)生影響。信息發(fā)自一個相互高度信賴和開誠布公的組織，它被接收的可能性要比來自那些氣氛不正，相互猜忌、提防的組織大得多。（二）跨部門溝通的重要意義美國著名的未來學家約翰·奈斯比特曾說：未來競爭將是管理的競爭，競爭的焦點就在于每個社會組織內(nèi)部成員之間及其與外部組織的有效溝通[3]。的確，溝通是管理的靈魂，有效的溝通決定管理的效率。通過有效的溝通，管理者可以把組織的構(gòu)想、使命、期望與績效等信息準確地傳遞到組織人員，以更有效地實現(xiàn)組織改革，改善管理職能，協(xié)調(diào)組織成員行為以及使組織適應外部環(huán)境的變化等。任何組織的目標實現(xiàn)都必須依賴于組織成員的相互協(xié)作，而相互協(xié)作又必定以跨部門溝通為保障。對于管理者來說，適時、正確、高效地運用好跨部門溝通可以激發(fā)下級人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而有助于提高管理水平和管理藝術(shù)。所以溝通在整個組織活動中都起著非常重要的作用。溝通是人力資源管理中最為基礎(chǔ)和核心的環(huán)節(jié)，它關(guān)系到組織目標的實現(xiàn)和組織文化的塑造。有效的溝通有利于信息在組織內(nèi)部的充分流動和共享，可以提高組織的工作效率，增強組織決策的科學性和合理性?，F(xiàn)在，越來越多的企業(yè)越來越重視溝通的重要性。國內(nèi)外大量的企業(yè)成功事實證明，公司的成敗，很大程度上歸功于對于信息的準確理解與把握。而在信息的傳遞過程中，溝通總是存在障礙的，找出這些障礙的存在因素，并有效的疏導，進行溝通控制，就能使溝通達到管理預期的效果。二、贊想公司跨部門溝通協(xié)作現(xiàn)狀 （一）贊想公司組織架構(gòu)一個企業(yè)的運營流程、部門的設(shè)置及各部門的職能都是基于企業(yè)的組織架構(gòu)。上海贊想貿(mào)易有限公司于2011年8月份成立。經(jīng)營范圍主要有電腦芯片等高新技術(shù)產(chǎn)品研發(fā)，是一家成立七年多的公司，因為業(yè)務發(fā)展速度快，員工從三四個人迅速發(fā)展到八十多個人。公司采用較為扁平化的組織結(jié)構(gòu)（如圖1），組織層級較少，降低信息失真風險，更有利于部門間的溝通。營銷部與技術(shù)部是公司的核心部門，也是比重最大的兩個部門，兩部門的人員也趨于接近。圖1贊想公司組織結(jié)構(gòu)董事長董事長總經(jīng)理總經(jīng)理銷售總監(jiān)技術(shù)總監(jiān)銷售總監(jiān)技術(shù)總監(jiān)技術(shù)研發(fā)中心生產(chǎn)部采購部物流部財務部行政部外貿(mào)部營銷部市場部技術(shù)研發(fā)中心生產(chǎn)部采購部物流部財務部行政部外貿(mào)部營銷部市場部工廠工廠（二）贊想公司跨部門溝通協(xié)作現(xiàn)狀上海贊想貿(mào)易有限公司的組織文化系典型家族型組織文化，父權(quán)觀念較重，董事長為最高領(lǐng)導者與決策者，組織發(fā)展至今均以此模式運作。人員的訓練采用師徒制，相對資深的師傅帶學徒實務操作學習，基礎(chǔ)與實戰(zhàn)經(jīng)驗并重，但容易形成工作中的不良習慣重疊。部門人員素質(zhì)與中層主管能力尚待培養(yǎng)的情況下，家族型組織采取集權(quán)的方式管理可降低部門之間的角力與對立。員工傾向接收直接的指令動作且非常注重上司對自己的績效評核與觀感，面對于其他部門缺乏及時主動的溝通。當企業(yè)內(nèi)部各部門的目標不一致時，部門間私下的沖突與不滿將逐漸積累，如生產(chǎn)部抱怨業(yè)務答應的交期太短，規(guī)格不夠清楚；三、贊想公司各部門之間溝通協(xié)作存在的問題 （一）溝通管理目標與原則不明確在贊想貿(mào)易有限公司跨部門溝通管理中，首先需要確定的就是溝通管理的目標與原則，這是整個溝通的基石。基石不明確，后續(xù)的溝通內(nèi)容與安排都會跟著出錯。贊想貿(mào)易有限公司申報國家縱向項目或者企事業(yè)單位的橫向項目時，一開始看到的基本上都是官網(wǎng)上相關(guān)版本掛著的申報指南或者技術(shù)要求書等簡單的文字描述，并沒有專門的相關(guān)負責人員來詳細解釋項目目標、技術(shù)指標和研究內(nèi)容等信息。而且，每個人對文字表達的理解程度不一樣，有時候理解得不準確，就難以把握真正具體的項目目標和最終呈現(xiàn)的研究成果。項目目標及需求理解錯誤，公司跨部門間溝通中的目標和原則把握得肯定不明確，也不精準，稍有偏差，就會影響整個項目生命周期的溝通管理，導致整個項目的進度和質(zhì)量都會有問題。（二）溝通管理體制不完善贊想貿(mào)易有限公司跨部門溝通管理模式還是比較傳統(tǒng)的，上下級之間團隊組織機構(gòu)過多，組織結(jié)構(gòu)混亂，團隊成員職責不明確，職責與權(quán)力不對等，導致團隊溝通不順，影響項目進展。這些問題主要表現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)復雜、項目管理權(quán)限不明與項目過程監(jiān)控不足三個方面。（1）組織機構(gòu)復雜贊想貿(mào)易有限公司既有傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，高度集權(quán)化，又夾雜有少許項目平衡矩陣型的組織結(jié)構(gòu)。兩種不同的組織結(jié)構(gòu)加入其中，導致組織結(jié)構(gòu)不清晰，太混亂，中間溝通層次過多，信息傳遞過程中的噪聲就越多。而且兩者之間的平衡沒有把握好，沒有一致的目標與計劃，在信息溝通過程中，往往延時嚴重，還可能導致消息部分丟失或全部丟失，精準度缺失，使得團隊成員之間溝通十分困難。更甚者，復雜的組織結(jié)構(gòu)可能會打破組織結(jié)構(gòu)的平衡，加重項目進展的困難程度。（2）管理權(quán)責不明贊想貿(mào)易有限公司中團隊成員大多沒有分配明確的任務和分工，一般都是各個部門一起合作，每個人的職責不明確，責任與權(quán)力也不對等，容易導致出現(xiàn)問題后整個團隊成員都不愿意承擔責任，互相推誘。比如：屬于職能部門的院系科研秘書就和科研助理在項目管理上的很多職能沖突，很多工作都是重復的，但兩者之間的溝通交流并不多，也沒有特別正式的溝通渠道來交流工作內(nèi)容和調(diào)整工作計劃。院系科研秘書和項目科研助理經(jīng)常因為同一件關(guān)于項目管理的工作找項目負責人處理，有時候兩人都進行相同的任務處理導致工作重復，耽誤項目負責人以及整個公司項目的時間和研究進度；有時候兩個人都不處理某件任務，因為不知道對方是否己完成，也不知道應該是分配給誰的工作內(nèi)容，導致項目工作滯后而不自知。（3）過程監(jiān)控不足項目工作包括項目前期的立項與需求分析、中期的研究工作和后期的驗收與成果轉(zhuǎn)化工作，但是領(lǐng)導們一般都只重視項目前期的申報和立項部分，以及項目后期的順利驗收工作。在項目成功立項，合同簽訂完成以及項目科研經(jīng)費開始進行分撥后，一般就不怎么關(guān)注此項目的后續(xù)研究進展了，這容易導致項目在研究過程中出現(xiàn)項目進度滯后、經(jīng)費超支或者研究內(nèi)容、技術(shù)路線產(chǎn)生偏差的現(xiàn)象。由于在項目進展過程中，沒有與主要團隊成員之間互相溝通詢問項目研究情況、監(jiān)控研究進展等操作，項目目標和成果可能難以達到預期。等到了項目后期的驗收時間節(jié)點時，再來趕工項目研究進展及成果，往往加重了項目驗收工作的難度，項目研究成果也難以完美實現(xiàn)。（三）溝通渠道不足（1）上行溝通反饋機制缺乏項目溝通團隊的領(lǐng)導者們往往習慣于進行下行溝通，發(fā)布命令，吩咐任務。領(lǐng)導們往往沒有上行溝通的意識，認為上行溝通不如下行溝通重要，為了不影響自己的領(lǐng)導者權(quán)威和威信，會忽略或擱置團隊成員的上行溝通想法與意見，因此上行溝通渠道缺乏；而團隊成員不愿意對自己的領(lǐng)導們敞開心扉，吐露心懷，他們既害怕承擔責任，也害怕得罪領(lǐng)導而導致以后在團隊難以生存，因此，往往也習慣于聽從領(lǐng)導的決策與命令，埋頭做事，這導致兩者之間的比例嚴重失調(diào)。（2）非正式溝通渠道缺乏在跨部門的溝通交流中，過于嚴肅、正經(jīng)的正式溝通使得彼此間的溝通交流太過于木納無趣，一成不變的緊張氛圍，容易使人產(chǎn)生緊張、畏懼和疲勞感。有時候有些消息不適宜在正式的場合當著眾人的面溝通與交流，有的消息具有一定的隱私性與靈活性。因此，缺乏富有生機與活力的非正式溝通渠道可能會遺漏一些比較重要的小道消息，消息的閉塞對雙方溝通都極為不利。（3）溝通渠道選擇混亂在跨部門的溝通交流中，根據(jù)個人習慣和使用方便體驗的不同，有時候科研團隊成員之間選擇的溝通渠道輔助工具并不是同一個，比較混亂。比如：A在微信上和B溝通項目技術(shù)報告中的某個技術(shù)指標，B卻沒有及時反饋和回復，因為B習慣性使用郵箱作為工作溝通工具。有時候甲在郵箱中發(fā)通知需要幾點開會討論項目研究進展，結(jié)果很多人并沒有按時到達會議室，因為有的人不習慣看郵件，用聊天軟件或者直接電話溝通比較多。而且有的年老的臨退休專家，對聊天軟件如QQ、微信等交流方式使用不熟練，習慣性使用傳統(tǒng)的會議、電話甚至短信方式進行溝通交流。溝通渠道的選擇不僅依賴于個人習慣，有時候還和某個團隊長期養(yǎng)成的習慣有關(guān)，尤其是與外單位研究人員相互之間進行溝通交流時，溝通不能及時發(fā)送接收到的情況比比皆是。四、贊想貿(mào)易有限公司跨部門溝通問題的解決方案（一）明確部門團隊間溝通管理目標與原則1、溝通管理目標跨部門的溝通要進行有效溝通必須要明確目標?？绮块T的溝通管理實際上是指公司所有成員在項目研究過程中，為了完成項目這個共同的目標采用一種準確傳遞與充分交互的方式進行項目相關(guān)信息的溝通交流，從而達到有效溝通、獲得共識并采取統(tǒng)一行動，從而提高內(nèi)部溝通效率的效果。因此，跨部門的溝通管理目標為：(1）保證消息的精準傳遞并充分交互這是跨部門的溝通過程中的消息傳遞的方式，保證傳遞的是準確的消息，而且在每個環(huán)節(jié)都能傳遞且能有反饋與交互。（2）實現(xiàn)團隊的高效溝通并獲得共識這是跨部門溝通過程中的溝通管理的目的，希望能達到團隊高效溝通的效果，而且溝通過程中能得到整個團隊的共識。（3）跨部門溝通環(huán)境自由平等，溝通氛圍和諧友愛這是跨部門溝通管理過程中的媒介，環(huán)境和氛圍很嚴重，噪聲越少，成員當時的心情越愉悅，傳遞的消息更準確可靠，反饋的消息也更真實。（4）加深成員對項目計劃、方案與政策的了解這是指的跨部門溝通過程中對項目背景、資料的熟練掌握，只有充分了解并熟練理解項目的規(guī)章制度，才能更好地做好溝通前的準備工作，提高項目的溝通效率和溝通的精準度。（5）增加團隊成員出謀劃策的機會，增強團隊凝聚力這是希望整個公司各部門成員都能用心參與項目的管理工作，團結(jié)一心，努力完成項目目標，增強集體榮譽感，使整個項目隊伍更加強大，團隊凝聚力更強。2、溝通管理原則俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，世間萬物和每個社會活動都需要遵循一足的原則，對溝通也是如此，溝通需要有雙方互相承認并認可的原則，只有這樣，團隊項目溝通過程中才能尊重并根據(jù)這些原則，才能更加協(xié)調(diào)和順利地進行溝通工作。（1）準確高效原則這是團隊溝通的最基本原則之一，準確高效是一個必須具備的要素和遵循的原則，這既需要保證溝通時所傳遞消息的本身是準確的，又需要在溝通過程中各個溝通渠道和傳遞層次中消息、的正確性和高效率，保證讓接收者能第一時間收到準確的消息并能夠很好的理解吸收并能夠積極及時地做出相應的反饋，簡化溝通渠道，不耽誤消息傳遞的時間。（2）完整安全原則在跨部門成員進行溝通之前，我們首先就要考慮到信息在溝通過程中需要經(jīng)過的所有媒介和噪聲，保證信息溝通的完整和安全。完整既是指信息的完整性也指整個溝通過程的完整性，各部門成員要互相幫助，保證在每個環(huán)節(jié)都不出錯，不能使信息在溝通過程中失真或者丟失，從而留下巨大的信息缺口。所謂安全是指要保證消息在溝通傳遞過程中的隱私性，項目是國家的重點研究項目和創(chuàng)新項目，信息安全和保密工作要做到位，尤其對于涉密項目更是如此，要使用專門的保密傳輸渠道，要注意避免因項目敏感信息的外泄而造成的負而影響和不利局面。（3）尊重理解原則在科研團隊溝通過程中，我們也要注意對團隊成員的尊重和理解。尊重是要求溝通雙方在口頭溝通過程中講究文明禮貌，言行舉止得體大方，尊重對方的自尊心、情感和言行方式，在書面過程中，溝通需要在遣詞造句時謙虛謹慎、恰到好處，多用禮貌用語和委婉征詢的語氣，字里行間體現(xiàn)出平等協(xié)和的態(tài)度。理解是指雙方之間可能在社會地位、思想觀念和思維方式等方面的不同，我們要能理解，并且耐心傾聽，仔細領(lǐng)會對方的觀點和意圖，并根據(jù)實際情況做出相應反饋，設(shè)身處地為對方著想。（二）完善公司溝通管理體制1、優(yōu)化組織架構(gòu)溝通渠道是提高各部門溝通效率的決定性因素。企業(yè)根據(jù)自身特點、部門結(jié)構(gòu)、人員特點和結(jié)構(gòu)合理，構(gòu)建高效、完善的網(wǎng)絡(luò)信息溝通渠道。企業(yè)通過本職能機構(gòu)建立信息收集、統(tǒng)計、分析等信息，為職能部門負責人提供更好的響應。正確及時的決策。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢，如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)，使信息在各部門快速準確地流動，以消除部門間溝通的不足或障礙。同時，要重視引導非正式溝通渠道，運用微信群和QQ群的多種方式，縮小各部門員工之間的溝通距離，通過組織一些有益的團隊活動，建立共同分享的理念，增強員工之間的信任關(guān)系。通過調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，減少不合理的部門層次，傳統(tǒng)的部門組織結(jié)構(gòu)已不能適應市場的變化和新企業(yè)的發(fā)展。我們應該全面啟動業(yè)務部門制度。在企業(yè)總體戰(zhàn)略目標的指導下，按照產(chǎn)品區(qū)、業(yè)務區(qū)、客戶市場區(qū)建立業(yè)務部門制度，實行獨立經(jīng)營、獨立核算。統(tǒng)一管理營銷和技術(shù)，降低跨部門溝通和協(xié)調(diào)的門檻。扁平化管理，從原來的線性結(jié)構(gòu)到矩陣結(jié)構(gòu)，各部門職責更加明確，各崗位職責分工清晰，各部門職責分工明確。具體來說，技術(shù)部分是研發(fā)（部分外包）、客戶服務（重點，包括客戶檔案整理）、開發(fā)部的建立、負責新產(chǎn)品開發(fā)、營銷部產(chǎn)品經(jīng)理的建立。2、明確管理權(quán)責在跨部門溝通中，因為溝通所牽涉的單位、部門與人員繁多、復雜，常常會發(fā)生權(quán)責不明的現(xiàn)象。公司團隊負責人應當保證科研與行政權(quán)力的平衡與協(xié)調(diào)發(fā)展，明確科研與行政的權(quán)力與職責；界定好團隊內(nèi)部成員的任務細則，保證各崗位工作人員的權(quán)利與義務對等；根據(jù)里程碑和合同，規(guī)定各參與單位課題及子課題的研究任務和技術(shù)指標要求；細化科研與行政、管理三者權(quán)力的溝通界限，三方在溝通過程中互相監(jiān)督與制衡，保證科研在公司團隊中占據(jù)主要地位，行政與管理崗位為科研事物提供相應的服務，三者之間共享平臺，為不同組織結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保障。3、建設(shè)企業(yè)文化企業(yè)文化是企業(yè)戰(zhàn)略最強大的執(zhí)行力。培養(yǎng)民主開放的企業(yè)文化，使各部門之間的溝通暢通無阻。在營銷部門和技術(shù)部門之間的溝通中，溝通障礙是不可避免的。關(guān)鍵問題是如何合理、正確地消除和避免溝通障礙，減少溝通障礙，提高效率，確保工作順利完成。這就要求員工克服不同的文化背景、工作背景、掌握溝通方法和技巧，并經(jīng)常在不同的崗位上思考。當兩個部門之間存在沖突時，單方面將問題和錯誤歸為一個部門是不合理的。一切都有兩面性。當沖突發(fā)生時，有可能從另一方的角度去思考，進入輝煌的境界。大大縮短和提高部門之間的距離，從而減少溝通障礙。在整個交流過程中，使用適當?shù)恼Z言，如相互尊重、禮貌、贊揚、鼓勵、幽默等。部門溝通最明顯的障礙之一是缺乏共享的氛圍和鼓勵溝通的內(nèi)容。因此，一個優(yōu)秀的企業(yè)要想創(chuàng)建一個高效的團隊，就必須在各個部門營造良好的溝通氛圍。各部門應鼓勵團隊成員建立更信任的友誼，保持各部門之間的某些友誼活動，增加非正式的溝通機會，讓每個人更加了解和信任對方，溝通的目的是加強溝通和默契合作，實現(xiàn)提高企業(yè)效率的目的。溝通的有效性直接關(guān)系到企業(yè)文化。關(guān)鍵在于部門如何指導和實施。建立部門溝通氛圍有利于實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標。無論是正式會議還是非正式會議，出版物、網(wǎng)站、員工的思維方式和行為規(guī)范都更符合企業(yè)文化的要求。通過營造一種行政權(quán)力文化，員工的行為得以轉(zhuǎn)變，從而使他們的目標和計劃在日常工作中得到有效的實施。在企業(yè)內(nèi)部形成顧客導向、績效導向、創(chuàng)新學習、充分合作、追求卓越、尋求發(fā)展和諧的文化氛圍。（三）拓寬跨部門溝通管理渠道1、促進上下行溝通反饋機制在溝通機制上，為了避免只是由項目負責人向下發(fā)號施令，而各部門成員只是被動接收任務命令這種不和諧的單向下行溝通模式，贊想貿(mào)易有限公司團隊應該重視上行溝通，同時優(yōu)化下行溝通。關(guān)于噪聲，這是在整個信息傳遞過程的每個環(huán)節(jié)中始終存在的不可避免的干擾問題。在項目溝通中，是有必要增加一個反饋的要素。因為信源（發(fā)送者）與信宿（接收者）都是活動的主體，他們經(jīng)常處于互相作用影響中。發(fā)送者將消息傳遞給接收者，接收者一般情況下會對收到的消息給出回應，這種回應作為一種消息反過來作用于發(fā)送者，發(fā)送者根據(jù)收到的反饋進行相應的調(diào)整。鼓勵項目負責人走出辦公室，走出權(quán)威，加強與科研團隊成員之間的上行溝通反饋機制模式的溝通與交流，積極引導團隊成員參與項目決策，調(diào)動成員們的主動溝通積極性，拉近成員與負責人之間的距離，讓每個人都有參與感，同時加強感情的交流，加深上行領(lǐng)導與下行員工之間的相互信任感，實行雙向溝通反饋機制，保證信息溝通的流暢度。2、完善內(nèi)外部平行溝通贊想貿(mào)易有限公司團隊不僅要促進上行溝通，優(yōu)化下行溝通，還要完善內(nèi)、外部橫向平行溝通，確保平行層級之間的員工也能相互直接溝通，隨時了解各自的科研進度與問題。項目的大部分工作都是由底層團隊成員完成的，互相之間溝通協(xié)商，互幫互助，能夠更好的促進項目進度和目標的快速完成。除了同單位同一團隊同層級之間的員工需要加強溝通交流，共同參與項目的外單位各部門成員之間的溝通交流也是非常重要的，雙方之間進行科研資源與信息互換，優(yōu)勢互補，掌握整個行業(yè)科研動態(tài)和研究方向，建立科研聯(lián)盟團體，促進更長久的合作與交流。3、營造溝通的和諧氣氛企業(yè)內(nèi)部良好人際關(guān)系的建立，來源于和諧的氣氛和密切的溝通。溝通環(huán)境包括自上而下的溝通，例如：會議、演講、企業(yè)報紙與雜志、電視、信函陳列與展覽等，溝通渠道是否暢通、溝通設(shè)備是否齊全、溝通措施是否落實。然而，改善溝通環(huán)境，營造企業(yè)和諧氣氛，創(chuàng)造企業(yè)內(nèi)部優(yōu)良的人際溝通條件，都是需要保持溝通渠道暢通。溝通渠道可以分為正式溝通渠道和非正式溝通渠道。正式溝通渠道是指在企業(yè)內(nèi)部，依據(jù)一定的組織層次所進行的信息傳遞和交流活動。它具有溝通效果好、比較嚴肅、約束力強、易于保密等特點，可以使企業(yè)工作保持權(quán)威性。在群體中還存在一種非正式溝通渠道，即在非正式場合了解信息，進行溝通。非正式溝通及時、快捷，還能涉及一些潛在的問題，不失為補充信息來源的好渠道。人際溝通可以是通過正式溝通渠道，但更多的是非正式溝通渠道。良好的、誠實的溝通氛圍可以隨時隨地與任何人進行溝通，而要克服溝通的障礙必須注意以下心理因素的作用。首先，在溝通過程中要認真感知，集中注意力，以便信息準確而又及時地傳遞和接收，避免信息錯傳和接收時減少信息的損失。其次，增強記憶的準確性是消除溝通障礙的有效心理措施，記憶準確性水平高的人，傳遞信息準確，接收信息也準確。改善溝通環(huán)境，創(chuàng)造企業(yè)內(nèi)部優(yōu)良的人際溝通條件，需要保持溝通渠道暢通。溝通渠道可以分為正式溝通渠道和非正式溝通渠道。正式溝通渠道是指在企業(yè)內(nèi)部，依據(jù)一定的組織層次所進行的信息傳遞和交流活動。它具有溝通效果好、比較嚴肅、約束力強、易于保密等特點，可以使企業(yè)工作保持權(quán)威性。在群體中還存在一種非正式溝通渠道，即在非正式場合了解信息，進行溝通。非正式溝通及時、快捷，還能涉及一些潛在的問題，不失為補充信息來源的好渠道。人際溝通可以是通過正式溝通渠道，但更多的是非正式溝通渠道，因此可以從以下幾個方面加以考慮：首先，定期安排總經(jīng)理或人力資源經(jīng)理接待日。這種接待計劃可以使被接待的員工產(chǎn)生一種被尊重的感覺。其次，開展演講，召開會議，及時傳達上級的意圖，避免信息的誤解或延誤。編制企業(yè)內(nèi)部報紙與雜志。在企業(yè)內(nèi)部報紙與雜志可以把一些敏感或棘手的問題加以公布，增加公開性與民主度，鼓勵大家參與，獻計獻策。

五、結(jié)論跨部門溝通是21世紀任何社會