秘書專業(yè)知識培訓(xùn)課件

秘書專業(yè)知識培訓(xùn)1目

錄2秘書職業(yè)道德專業(yè)知識部分秘書綜合能力要求職業(yè)道德的定義是人們在一定的職業(yè)活動范圍內(nèi)所遵守的行為規(guī)范的總和。3秘書人員職業(yè)道德的修養(yǎng)主要是指：職業(yè)責(zé)任、職業(yè)紀(jì)律、職業(yè)情感及職業(yè)能力的修養(yǎng)。43.主要內(nèi)容：5忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)目

錄6秘書職業(yè)道德專業(yè)知識部分秘書綜合能力要求專業(yè)知識部分7文書擬寫會議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.文書的種類：8法定文種：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、 請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要常用文種：計劃、總結(jié)、方案、細(xì)則、簡報等專業(yè)文種：意向書、市場調(diào)查報告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、協(xié)議書等2.公文語體9詞語公文用語必須規(guī)范、凝練、概括、簡潔、周嚴(yán)。一般不用口語、方言、俚俗語表述。公文中的詞語應(yīng)概念清楚、含義準(zhǔn)確，對于多義詞，則少用喻義、引申義，以免使閱文人曲解、誤會。有些詞語經(jīng)過長期使用后已趨于定型，具有特定含義，使用位置也比較固定。2)修辭主要表達(dá)方式是敘述、議論、說明。不用或少用夸張、婉曲、比擬、含蓄等修辭手段。于平淡中見神采，顯示精煉美、平直美、樸實(shí)美。3)語法必須遵守語法規(guī)則，格式結(jié)構(gòu)完整，必要的主、謂、賓語和附加成分完備。注意相關(guān)句子成分的搭配，特別是運(yùn)用聯(lián)合短語作句子成分時，并列謂語動詞與同一賓語是否對應(yīng)，在運(yùn)用句群時，多組狀語與單一動作是否和諧，多組定語與同一名詞是否相稱等等。103.通用文書的擬寫(中級)11請示：正文：事由或起因、事項(xiàng)、請求注意事項(xiàng)：主送單位只能是一個，不能多頭主送；不能寫成“請示報告”；要選準(zhǔn)請示問題，充分考慮到上級批準(zhǔn)的可能性；理由要充分，能引人注目，有說服力。2)報告工作報告：工作過程、成績或收獲、經(jīng)驗(yàn)或體會、存在問題與今后打算情況報告：事情的起因和經(jīng)過、辦理結(jié)果調(diào)查報告：目的經(jīng)過、基本情況、分析認(rèn)識、結(jié)尾部分答復(fù)報告：報告起因、報告內(nèi)容注意事項(xiàng)：不要夾帶請示事項(xiàng)；要善于綜合歸納。123)請示與報告的區(qū)別行文目的不同行文時機(jī)不同內(nèi)容寬容不同辦理要求不同報送制度不同134)通知內(nèi)容要明確具體語言簡潔，語氣肯定使用一定的專用語等145)函：由起因、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。開宗明義，不用客套話。一函一事。態(tài)度誠墾，語氣平和，切忌發(fā)號施令。復(fù)函要直接回答對方來函提出的問題，不宜指出執(zhí)行要求。156)決定表彰與處理決定知照類決定任免決定16指示：包括指示緣由、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求等部分。批復(fù)指示性批復(fù)表態(tài)性批復(fù)179)通報表彰性通報批評性通報情況通報184.企業(yè)事務(wù)文書的擬寫(中級19)計劃文書式計劃表格式計劃表格與文書相結(jié)合形式的計劃2)總結(jié)作用：積累經(jīng)驗(yàn)、提高認(rèn)識、改進(jìn)工作交流信息、匯報工作、提供經(jīng)驗(yàn)加強(qiáng)科學(xué)管理、提高干部素質(zhì)20擬寫文書的基本要求：觀點(diǎn)正確、實(shí)事求是、及時迅速、簡明生動、體式規(guī)范216.擬定文書的步驟和方法22明確發(fā)文主旨：中心內(nèi)容是什么、準(zhǔn)備用什么文種、明確文書的發(fā)送范圍和閱讀對象、明確發(fā)文的具體要求。收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)起草正文反復(fù)檢查，認(rèn)真修改專業(yè)知識部分23文書擬寫會議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.會議籌備工作241)會議方案的擬寫?會議預(yù)算：包括場地租金、用品費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)等。????擬定會議的議程與日程安排提出參加會議的范圍或人員名單擬定會議布置方案擬定會議的后勤保障方案飲食方案：伙食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)備衛(wèi)生用品、就餐人員統(tǒng)計（考慮少數(shù)民族不同飲食習(xí)慣）、預(yù)訂餐廳或食堂住宿方案：統(tǒng)計人數(shù)、性別、年齡；預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量；擬定房間分配的標(biāo)準(zhǔn)或方法。2)準(zhǔn)備會議文件25會議文件的擬寫主題文書：開幕式講話、主題報告、專題報告、專門文件、大會發(fā)言、正式?jīng)Q議、閉幕式講話程序文書：議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序簡報和記錄文書參考文書：代表提案、公務(wù)書信、群眾來信、與會代表來信、各類來訪材料公告、傳送文書：會議公告、新聞報告、接受來訪、宣傳文章、傳達(dá)提綱、執(zhí)行計劃指導(dǎo)文書：上級會議文書，上級指示文書，本次開會起因文書??????管理文書：開會須知、議事規(guī)則、出示證件、保密制度、作息時間、生活管理會議文件的印制與分發(fā)按與會人員名單發(fā)放征求意見稿或保密性文件需會后退回的，應(yīng)注明。3)根據(jù)需要準(zhǔn)備會議各種用品文具用品、桌椅、臺布、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)及空調(diào)設(shè)備等準(zhǔn)備會議用品應(yīng)當(dāng)經(jīng)濟(jì)適用262.會議服務(wù)工作27會場的布置會場的裝飾簽到各種設(shè)備的操作，發(fā)放會議用品與會人員的食宿安排組織會議期間的娛樂活動會議期間的后勤服務(wù)及保衛(wèi)工作3.會議文書工作28會議文件的擬寫或資料的整理匯總擬寫會議紀(jì)要忠實(shí)于會議實(shí)際內(nèi)容集中、概括、精練邏輯條理要清楚4.會議總結(jié)工作及會后的反饋工作29專業(yè)知識部分30文書擬寫會議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作信息工作的六個程序：收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發(fā)、利用311.信息的收集32方法：觀察法、詢訪法、問卷法、量表法、檢索法、購買法、交換法內(nèi)容：文字形態(tài)、聲像形態(tài)、記憶形態(tài)渠道：外部、內(nèi)部原則：廣泛性、真實(shí)性、客觀性2.信息的篩選原則：準(zhǔn)確、及時、完整、新穎333.信息的分類34方法：按對象分類：常用于對書信等往來文件的分類按主題分類：有利于集中地為相應(yīng)主題的公共關(guān)系活動提供所需的信息資料按形式分類：先按形式分，再按時間分。有利于及時查找到同種形式的多種信息資料，但內(nèi)容主題不能集中。按來源分類：有利于對信息內(nèi)容的權(quán)威性、可靠性、真實(shí)性作出判斷，但綜合性能較差。按內(nèi)容分類：信息分類中較好的一種方法按通用分類表分類：針對綜合性強(qiáng)、涉及面廣、擁有信息數(shù)量較多的咨詢公司2）分類的原則：適用性、綜合性、漸進(jìn)性、相斥性、并置性354.信息的整理：是指對原始信息再認(rèn)識、進(jìn)行提煉、補(bǔ)充，要求有廣度和深度。36信息的存貯：就是建立信息庫步驟：登記、編碼、存放排列、信息檢索建立和完善制度37信息的傳遞方法：口頭傳遞、書面?zhèn)鬟f、影像傳遞、電子計算機(jī)系統(tǒng)傳遞、專人傳送要求：迅速、適用、準(zhǔn)確、保密38信息的反饋方式：口頭、書面、通信、網(wǎng)絡(luò)、大眾傳播媒介、調(diào)查研究二次反饋39專業(yè)知識部分40文書擬寫會議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.保密工作41制定保密措施健全保密制度，加強(qiáng)思想教育發(fā)展保密技術(shù)，促進(jìn)保密現(xiàn)代化指導(dǎo)企業(yè)管理好商業(yè)秘密工作健全保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)2)保密工作主要內(nèi)容文件保密會議保密42活動活動預(yù)安排：把領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每日的主要活動納入計劃?；顒拥奶嵝鸦顒拥姆?wù)工作433.督查工作44范圍：以文件形式作出的重大決策以會議形式作出的重大決定以其他形式作出的重大決策2)目的：促進(jìn)決策事項(xiàng)的貫徹落實(shí)了解決策落實(shí)的進(jìn)程和落實(shí)過程中存在的問題，為再決策提供依據(jù)補(bǔ)充和完善決策454.處理突發(fā)事件46迅速問清情況，及時報告領(lǐng)導(dǎo)，采取緊急措施趕赴現(xiàn)場協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件（事故）如需要應(yīng)立即撥打有關(guān)電話（110、119、120等）妥善處理善后工作專業(yè)知識部分47文書擬寫會議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.縱向關(guān)系協(xié)調(diào)48對上關(guān)系協(xié)調(diào)方法：及時發(fā)現(xiàn)問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取相應(yīng)措施要求：維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)成員的威信和形象，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)2）對下關(guān)系協(xié)調(diào)方法：面商協(xié)調(diào)法、商榷式協(xié)調(diào)法、建議式協(xié)調(diào)法要求：嚴(yán)守本分不擅權(quán)越位3）上下關(guān)系協(xié)調(diào)494）秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)50要求：·善于總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)活動規(guī)律，正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖不折不扣完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，做到忠實(shí)可靠，不假借領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威謀私，也不獻(xiàn)媚討好。維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，不背后議論，發(fā)現(xiàn)失誤和疏漏，當(dāng)面提出設(shè)身處地地體諒領(lǐng)導(dǎo)安排好領(lǐng)導(dǎo)的活動遵紀(jì)守法5）群眾關(guān)系協(xié)調(diào)51橫向關(guān)系協(xié)調(diào)原則：從屬原則、依法原則、調(diào)查研究原則、平等協(xié)商原則、分級負(fù)責(zé)原則專業(yè)知識部分52文書擬寫會議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.行文53行文制度上行文下行文平行文2）行文原則除非確有必要，一般不越級行文行文要精減，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍正確確定主送單位和抄送單位同級單位可以聯(lián)合發(fā)文，必須是確有必要，且聯(lián)合單位不宜過多542.文稿的審核把關(guān)工作55重點(diǎn)是文稿的內(nèi)容、方字表達(dá)和體式。3.立卷的步驟與方法56按文書的特征和聯(lián)系進(jìn)行組卷六個特征：作者、問題、文種、時間、通訊者、地區(qū)