國家科學圖書館編目業(yè)務外包編目數據質量控制研究

國家科學圖書館編目業(yè)務外包編目數據質量控制研究

自20世紀80年代以來，一種先進的企業(yè)管理模式——企業(yè)外包模式，已被國內外圖書館界采用，并迅速發(fā)展。其中，“企業(yè)流程嵌入模型”是當前圖書館企業(yè)流程嵌入管理模式中最常見的一種。它是指圖書館和圖書外包商之間,借助現(xiàn)代化的網絡技術,通過網上數據傳輸,異地或到本館幫助圖書館完成圖書分類、圖書編目、圖書加工任務的一項業(yè)務活動,以達到降低人力資本、節(jié)省時間、提高效率和質量的效果。針對如何適應這種新模式,解決好因編目業(yè)務外包而引發(fā)的一系列問題,本文結合中國科學院國家科學圖書館(以下簡稱“國科圖”)編目業(yè)務外包的實踐,分析外包編目數據存在的質量問題,提出了外包編目數據質量控制的措施。1多措并舉,加快圖書處理速度國科圖早在2006年即開始引進出版商配置的中文書目數據進行采購選書,并以此作為編目的源數據,加快了采選的速度,減少了圖書原始編目和套錄的工作量,但因編目人員減少等原因,造成圖書積壓增多,新書與讀者見面時間增長。為緩解這一矛盾,在2010年底,經過多家圖書外包商競標,國科圖選定其中一家到館進行編目,本館編目員工作轉向審校、培訓、維護和其他業(yè)務管理工作。經過努力,縮短了圖書加工周期,加快圖書處理速度,解決了新書積壓和滯后等問題,提高了文獻服務的時效性。由于編目業(yè)務外包是一種新的工作模式,存在一些質量問題,對其必須引起足夠的重視,才能確保編目數據的質量。2該標準在嵌入式業(yè)務包裝中存在質量問題2.1重數量而輕質量由于出版商是經營圖書的,目標是自身經濟效益最大化,重數量而輕質量;又因缺乏有經驗的專業(yè)編目員,不同出版商提供的書目數據質量各不相同,有些MARC機讀數據比較完整,有些則欠缺,這些是造成源數據質量低的原因。2.2習得專業(yè)知識不夠外包編目員學科知識面窄、專業(yè)水平低,缺少圖書館學的知識,沒有學習過各種分類法、著錄規(guī)則、機讀目錄格式等專業(yè)知識,只經過短期的簡單培訓,根本不可能完全掌握和正確執(zhí)行各種標準、規(guī)則。為完成編目定額,對每項著錄信息欠缺思考和分析,更不會發(fā)現(xiàn)源數據中已存在的錯誤。2.2.1文獻特征部分的糾正對源數據里的題名、責任者等各項信息描述存在著不客觀、丟項、漏項、相關字段前后不匹配等現(xiàn)象,不能及時發(fā)現(xiàn)進行更正,也就不能正確和全面揭示文獻的特征。如:MARC頭標區(qū)對叢書和專著不加區(qū)別、有叢書項225字段,遺漏對應的410字段;105字段圖表等代碼與215字段相關內容不符等。2.2.2法的體系結構、兩目分類和分類標引國科圖以《中國科學院圖書館分類法》(以下簡稱“《科圖法》”)進行分類,并附加《中國圖書館分類法》(以下簡稱《中圖法》)分類號,嚴格按照《中國文獻編目規(guī)則》進行著錄,按照《中國分類主題詞表》(第2版)中規(guī)定的主題詞或非控主題詞進行主題標引。而外包編目員對兩個分類法的體系結構、兩者關系不清楚,尤其對《科圖法》和主題標引缺少認識。主題標引與分類是密切相關的,主題分析的偏差和錯誤勢必造成主題標引不正確、不規(guī)范,導致分類錯誤。主題標引方面,盲目跟從圖書在版編目數據,沿用源數據中的主題標引、分類號,不予修改。論題名稱主題詞字段標引使用混亂,且子字段著錄不全面。如:用逗號將主題詞與非控主題詞分隔,作為一個主題詞使用。同類書、不同版本的同種書、分散著錄的多卷書、叢書等主題標引的標引方法與原則,前后標引不一致。分類標引方面,對多主題的圖書,不能根據各館的具體情況正確選擇主、復分類號。分類與主題不符,出現(xiàn)歸類錯誤。對《科圖法》的類目不熟悉,不能根據主題或源數據中的《中圖法》分類號正確選擇《科圖法》分類號;也不會使用附表或注釋,如交替類目下的注釋“宜入xx.xx”,表示該類圖書應分到xx.xx類下。同類圖書前后分類不一致,如使用復分規(guī)則不統(tǒng)一,導致具有共性的圖書無法集中。2.2.3圖科圖法館藏數據由索書號組成,它是館藏體系圖書排架的唯一標識。國科圖的索書號包含《科圖法》分類號、著者號、種次號。由于外包編目員對此不熟悉,為追求速度,忽略查重,造成著者號重復,版本、譯本不加區(qū)分等現(xiàn)象較多,嚴重影響了館藏數據的整體質量。3外包動數據庫質量書目數據質量是圖書館開展各項業(yè)務工作的基礎,是實現(xiàn)快速準確檢索的必要條件及實現(xiàn)聯(lián)機編目、文獻資源共享的前提。外包編目數據質量不僅影響書目數據庫質量,也影響整個書目數據庫體系的完整、規(guī)范和統(tǒng)一。因此,在外包編目加工實施過程中,加強數據質量控制,才能保證編目業(yè)務外包工作順利展開。3.1文獻分編標準化、著錄本構模型的內容編碼技術編目工作的標準化、規(guī)范化是衡量書目數據質量的標準,對編目加工質量起著重要的作用,也是為讀者提供信息服務的前提和保障。因此,在國家通用標準的基礎上,結合本館的特點,制定一套完善的文獻分編條例、著錄細則和數據標準,明確規(guī)定各道工序的操作技術指標和質量標準,建立數據質量負責制,可有效保證書目數據的一致性、連續(xù)性和統(tǒng)一性,使外包編目員在編目過程中有章可循、有據可查,從而避免文獻著錄、標引的盲目性和隨意性。在實踐中,國科圖制定了一系列的標準和規(guī)范文件,對不同類型圖書和館藏數據的著錄、編目系統(tǒng)的使用等都有明確的規(guī)定,保證了外包編目數據的規(guī)范與統(tǒng)一。3.2加強培訓,提高外包編目員素質編目是一項技術性、專業(yè)性和延續(xù)性較強的工作,需要廣博的學科知識、豐富的經驗和長期的實踐積累。因此,針對各館的編目特點,需要加強對外包編目員的重點培訓,讓他們深入了解本館有關的著錄細則和標引原則等,盡快地熟悉各類型圖書著錄方法、館藏著者號的選取和區(qū)分以及如何正確使用分類法進行分類標引等,為確保外包編目數據按時、保質保量地完成奠定基礎。3.3加強質量管理,確保編碼質量管理體系科學的管理和有效的質量控制是編目業(yè)務外包成功的關鍵,應加大監(jiān)管與質量控制的力度,把質量管理貫穿于編目業(yè)務外包的全過程,融入編目查重、數據著錄、分類標引、添加館藏等每個環(huán)節(jié),由專人負責實時監(jiān)控,跟蹤工作的質量和進度,負責數據的審校和維護。國科圖采取一對一的質量負責制,主要監(jiān)控以下幾個環(huán)節(jié):3.3.1推動藏書著錄統(tǒng)一查重是圖書統(tǒng)一分類、集中排架的主要手段。通過查重能發(fā)現(xiàn)圖書復本,將不同版本的同種書、不同作者的同類書集中,保證多卷書、大套書的著錄統(tǒng)一、標引一致,及時發(fā)現(xiàn)書目數據庫中原有數據的差錯,及時更正。3.3.2著錄數據錯誤和字段錯誤應注意的問題文獻著錄是客觀、準確、一致反映文獻信息的必要途徑。重點監(jiān)控檢索字段的全面,著錄字段的完整、準確,相關字段對應關系,書目和館藏數據是否符合著錄規(guī)則,特別是多卷書、大套書等是否集中著錄或分散著錄,是否與本館書目數據庫保持一致等,可以從整體上發(fā)現(xiàn)數據的邏輯錯誤和字段錯誤,及時糾正。3.3.3卷書或類書查重的合理性文獻標引是影響讀者檢索、文獻利用的關鍵。應認真審核主題詞是否正確,分類是否準確、合理,分類與主題是否一致;多卷書或同類書查重后,能否與本館原有數據的主題和分類一致。對多學科、多主題、邊緣學科、跨學科的文獻,選用一個分類號或簡單主題,不能完整地揭示文獻的內容及學科屬性,也會影響文獻標引的廣度和深度,因此,全面進行主題標引,增加附加分類號,可提供多途徑檢索,提高文獻的查準率和查全率。3.3.4是否符合著錄標準、數據維護館藏數據也稱索書號,是館藏排架和讀者查找圖書的主要依據。加強索書號查重,可以避免復本書漏查、同書異號、異書同號問題。檢查索書號是否符合著錄標準,著者號選取是否正確,是否需加區(qū)分,尤其是多卷書、大套書、會議錄是否與原有數據保持一致,是否加卷期或會議年代以示區(qū)分,等等,才能保證本館同類書的集中排架以及館藏數據的一致性、穩(wěn)定性和延續(xù)性。此外,數據維護也是外包編目數據質量控制不可缺少的重要措施。只有不斷地發(fā)現(xiàn)問題,及時修改錯誤數據,才能保證編目數據的高質量。3.4及時反饋并及時通知外包商圖書館在與外包商合作的過程中,如發(fā)生業(yè)務調整、工作流程變化,應及時通知外包商積極配合;若發(fā)現(xiàn)數據質量問題,應及時反饋給外包編目員修改。而外包編目員遇到編目問題,也應隨時提出,等待反饋意見再行處理;若有人員變動,外包商應提前通知圖書館,以便調整工作安排。只有雙方經常不斷地相互交流、溝通、友好協(xié)商,才能確保外包編目員的穩(wěn)定和外包編目工作的連續(xù)性。3.5制定合理的評估標準,做好質量評估工作為提高外包編目數據質量,應建立一套質量評估體系。嚴格按照招標的要求擬定評估標準,對數據的完整性、規(guī)范性、準確性、出錯率等方面進行分析和評估,了解數據質量的整體水平