倉庫業(yè)務(wù)的管理

倉庫業(yè)務(wù)的管理

一、倉庫出庫時商品分揀和運輸從嚴(yán)格意義上講，物流系統(tǒng)是指倉庫業(yè)務(wù)、物流和銷售業(yè)務(wù)。倉庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)是在物的管理基礎(chǔ)上,以實際的物品如何按照情況入庫、庫存(保管)、出庫以及如何正確地掌握信息為重點。倉庫業(yè)務(wù)按照處理貨物的種類以及倉庫的規(guī)模其內(nèi)容不盡相同。如,大量生產(chǎn)同時批量出庫的文具或藥品,為了降低配送成本,經(jīng)過集合揀貨、分揀之后,幾種商品一同包裝進(jìn)行出庫。還有,家電商品由于一個商品一個包裝,需要單獨揀貨單獨出庫。像服裝那樣隨著不同季節(jié)所生產(chǎn)的商品,為了有效地利用保管貨位選擇不固定保管貨位的方法,因此入庫時要有保管貨位的明確指示。還要注意不隨季節(jié)變動的商品,固定保管貨位可以提高揀貨效率。倉庫可以分為作為后備區(qū)域的保管倉庫和以貨物的配送為中心的流通倉庫。前者適用于原材料等大量入貨的情況,而后者適用于入庫后需要流通加工并馬上向多個方面出庫的情況。在考慮各種各樣類型倉庫業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)時,如果是一種類型的倉庫業(yè)務(wù),則相對比較簡單;在支持多種類型倉庫業(yè)務(wù)的情況下,最好分開建立中央計算機信息系統(tǒng)和分散計算機信息系統(tǒng)。中央計算機信息系統(tǒng)承擔(dān)將訂單信息轉(zhuǎn)換成物流信息,向各個不同倉庫標(biāo)準(zhǔn)化地傳送物流信息給分散信息系統(tǒng),給不同類型的倉庫提供物流信息。分散計算機信息系統(tǒng)是在處理所屬倉庫單一業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,建立的高效率信息系統(tǒng)。二、庫-系統(tǒng)設(shè)計的要點1.系統(tǒng)的建立及檢驗由于是面對顧客的第一步,不能夠順利地處理入庫業(yè)務(wù)就很容易引起錯誤,因此最重要的是有計劃性地建立順利處理入庫的系統(tǒng)。也就是說,從供應(yīng)商發(fā)來的到貨貨物如果沒有計劃性,倉庫的入口就會使貨車處于等待狀態(tài),也會影響配送業(yè)務(wù)的效率。如果入庫處理沒有計劃性,所接收的貨物向存儲貨位的搬送過程會造成混亂。如果入庫信息事先進(jìn)行了登錄,就能夠在入庫時簡化系統(tǒng)的處理,提高入庫的效率。2.減少操作人員按計算機盤份,方便入管在系統(tǒng)中,要減少入庫處理的操作及進(jìn)行下一步作業(yè)的提示。例如,入庫單據(jù)應(yīng)用條碼處理,就可以減少操作人員按計算機鍵盤的次數(shù),根據(jù)事先錄入的入庫信息確認(rèn)入庫的處理,能快速、正確、方便地完成有關(guān)操作。指出下一步作業(yè)的存儲位置,不需要人工的判斷,就能夠順利地進(jìn)行下一步的作業(yè)。3.倉庫核算形態(tài)的規(guī)制倉庫內(nèi)放置貨物時,如果在入口處的入庫不考慮這些情況,放置商品后就會花費大量的勞動力提高出庫效率、進(jìn)行保管效率作業(yè),從系統(tǒng)方面建立的多余子系統(tǒng)大多會成為浪費。也就是說,要按照倉庫形態(tài)遵守先進(jìn)先出的規(guī)則,給出在什么位置存放商品的指示?？紤]倉庫的保管空間,根據(jù)所確定的平均一次的出庫量,在入庫時即使沒有意識到保管空間的效率,通過系統(tǒng)也能夠提高保管效率。三、庫時系統(tǒng)功能入庫系統(tǒng)處理的范圍包括從接收入庫開始確認(rèn)存儲位置,到更新庫存的處理。入庫處理由于是正確地掌握實實在在物的移動,例如處理從公司外部到貨商品時,最好從入庫處理的范圍中排除記入到貨、賬目管理等會計系統(tǒng)的內(nèi)容。入庫信息事先登錄等的信息管理屬于訂貨業(yè)務(wù)的范圍,要在入庫處理中充分利用這些信息。訂貨業(yè)務(wù)的訂貨缺貨信息作為預(yù)定入庫信息,在入庫時靈活運用這些信息,以提高入庫處理的效率。與購買方進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)處理,盡管考慮了到貨信息的傳送,這些到貨信息作為訂貨缺貨信息的到貨預(yù)定信息,當(dāng)然也屬于訂貨業(yè)務(wù)的范圍。商品入庫更新了庫存之后,對訂單商品的分配處理就不屬于入庫處理的范圍。但是,入庫處理使庫存數(shù)量發(fā)生變化,由于對訂單所實行分配處理的契機,指示分配處理屬于入庫處理的范圍。從以上的情況考慮,入庫處理的功能有:①接收入庫;②存儲指示;③存儲確認(rèn);④更新庫存(分配處理的實行指示);⑤入庫確認(rèn);⑥生成向會計系統(tǒng)傳送的信息。圖1表示了入庫處理的系統(tǒng)功能關(guān)聯(lián)。如果系統(tǒng)支持這些全部功能,就完成了入庫處理。每個功能應(yīng)用適當(dāng)?shù)膬?nèi)容能夠產(chǎn)生各種各樣的變化。這些功能需要考慮在中央計算機系統(tǒng)中所具有的功能,還是在倉庫一側(cè)計算機系統(tǒng)中所具備的功能。例如,倉庫方的計算機系統(tǒng)進(jìn)行不同保管地點的庫存管理。中央計算機系統(tǒng)進(jìn)行全體倉庫的庫存管理,如圖2所表示的那樣,更新庫存是在倉庫一方更新,然后向中央計算機系統(tǒng)傳送入庫數(shù)據(jù)并對全部的倉庫更新庫存。向會計系統(tǒng)傳送數(shù)據(jù)時,當(dāng)會計系統(tǒng)是在中央計算機系統(tǒng)中運行時,在中央計算機系統(tǒng)使用前面的入庫數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。四、庫-系統(tǒng)處理的主要功能1.接收入庫處理貨車到達(dá)之后,為了順利完成入庫的接收作業(yè),最好有計劃地進(jìn)行接收處理。因此需要事先掌握入庫的數(shù)據(jù),注意用盡可能少的處理完成入庫。例如,從供應(yīng)商那里事先獲得到貨預(yù)定信息并存儲在計算機系統(tǒng)中。實際到貨時,用條碼表示到貨單的到貨編號,通過掃描讀取該條碼檢索出到貨單所對應(yīng)的該商品信息,經(jīng)過數(shù)量的確認(rèn)后就可以完成接收貨物的作業(yè)。還可以采用看板方式,訂貨信息在訂貨時向計算機系統(tǒng)中登錄,到貨時按照上面的同樣處理將操作簡單化。系統(tǒng)應(yīng)該事先將到貨預(yù)定信息輸入到計算機系統(tǒng)中。在接收入庫中存在的問題是在什么時間進(jìn)行接收入庫處理,還有如何進(jìn)行驗貨處理。不進(jìn)行驗貨,就不能夠確定數(shù)量,也就不能夠進(jìn)行接收入庫處理。除了進(jìn)行數(shù)量驗貨,將商品取出驗貨、檢查商品的形狀等都會影響接收入庫的效率。無論如何,由于前面作業(yè)的品質(zhì)出現(xiàn)問題,與供貨商嚴(yán)格進(jìn)行出庫驗貨提高品質(zhì)和接收入庫處理有著密切關(guān)系。如果提高商品的品質(zhì),貨車到達(dá)時只確認(rèn)到貨單和貨物的數(shù)量,然后送貨人得到送貨的確認(rèn)后,在現(xiàn)場就完成了接收入庫的處理。如果商品的品質(zhì)較低,貨車到達(dá)后就要先將貨物放到臨時保管區(qū)進(jìn)行暫時存放,在臨時保管區(qū)由于還沒有進(jìn)行接收入庫處理,只是作為入庫準(zhǔn)備處理,驗貨后數(shù)量正確的情況作為接收入庫處理,驗貨沒有通過的商品向供應(yīng)商進(jìn)行退貨,系統(tǒng)支持這樣的處理,其功能會較復(fù)雜。假設(shè)沒有通過驗貨的商品也進(jìn)行入庫,會提高入庫時的效率,但必須將庫存分為合格品和不合格品進(jìn)行管理。因此,要從接收階段進(jìn)行區(qū)分處理。下面考慮如何進(jìn)行接收入庫的處理。入庫處理原則上必須要確定的項目有:入庫商品;入庫數(shù)量;入庫日期;供貨商。也可以加上金額。這些在到貨單上所記載的內(nèi)容是否正確是接收入庫處理的關(guān)鍵。入庫商品和供貨商大都已經(jīng)代碼化,可以進(jìn)行是否正確的驗貨。處理時間方面,分散計算機系統(tǒng)事先應(yīng)該對主數(shù)據(jù)庫進(jìn)行驗證。到貨日期需要在計算機系統(tǒng)中進(jìn)行存儲,考慮特殊的情況最好能夠輸入。入庫數(shù)量可以接收成箱、單品,需要核實數(shù)量的上限。金額的核實應(yīng)該考慮單價和稅項。2.出庫時的存儲為了遵守先進(jìn)先出的原則,考慮出庫作業(yè)的效率進(jìn)行保管地點的指定,這就是為了存放商品的指示。因此,需要知道按照不同位置的保管狀況,掌握不同貨架和托盤的庫存。這些細(xì)分的庫存,在接受訂貨時的分配庫存處理中沒有起作用,但在出庫時指示作業(yè)中會發(fā)揮作用,在分散計算機系統(tǒng)處理情況下,是分散的計算機系統(tǒng)中需要掌握的內(nèi)容。存儲的位置通過計算機系統(tǒng)自動進(jìn)行分配,并輸出存儲位置的指示書,向作業(yè)人員進(jìn)行指示。特別是在使用自動倉庫的情況下,控制自動倉庫的計算機會自動地檢索出空的貨架、空的托盤,并指示巷道機作業(yè)。這時,需要明確對貨架、托盤進(jìn)行存儲的規(guī)則,在出庫時對每個存儲的位置進(jìn)行指示。有大量貨架的情況下,根據(jù)存放指示燈進(jìn)行存儲指示更加方便。在人工作業(yè)的范圍內(nèi)能夠管理的情況下,也可以省略存放的指示。3.取消設(shè)備的操作在自動倉庫的情況下,由于自動倉庫系統(tǒng)自動地進(jìn)行存放確認(rèn),就沒有必要進(jìn)行人工的確認(rèn)操作。在存放指示燈所指示的情況下,根據(jù)取消指示燈的操作進(jìn)行存放的確認(rèn)。當(dāng)自動倉庫之外沒有必要進(jìn)行倉庫內(nèi)詳細(xì)管理的情況下,不進(jìn)行存放確認(rèn),也有與入庫確認(rèn)合并的做法。存放確認(rèn)是更新庫存的前提。如果不進(jìn)行存放確認(rèn),入庫數(shù)據(jù)由于無法更新庫存,也無法累計接收貨物,在計算機系統(tǒng)中無法表示,這是實物和賬目不一致的主要原因。因此系統(tǒng)需要掌握入庫數(shù)據(jù)處于什么樣的狀態(tài),這樣的系統(tǒng)能夠找出在哪里所發(fā)生不一致的原因。4.分散系統(tǒng)的更新在分散處理時,更新庫存分為中央和分散兩次更新庫存。如果在入庫的商品立即出庫的系統(tǒng)中,在分散計算機中更新所掌握的不同保管位置的庫存,然后聯(lián)網(wǎng)更新在中央計算機系統(tǒng)中所掌握的不同倉庫的庫存。在入庫的商品不需要立即出庫的情況下,考慮計算機的負(fù)荷,在分散計算機系統(tǒng)中立即進(jìn)行更新處理,中央計算機系統(tǒng)的更新庫存可以在夜間進(jìn)行批處理。最好根據(jù)適合業(yè)務(wù)運營的形態(tài)進(jìn)行設(shè)計。無論如何,為了使中央和分散兩方的庫存保持一致,需要建立日常能夠進(jìn)行兩方庫存對賬的功能。兩方聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行更新時要注意出現(xiàn)的錯誤,只有在兩方更新庫存正常完成之后再繼續(xù)進(jìn)行入庫的確認(rèn),在分散方面的更新正常完成而中央方面的更新出錯的情況下,應(yīng)該考慮中央方面能夠更新處理的方法。如果分散方面不能夠進(jìn)行更新庫存時,則該入庫處理無效。這樣更新了的庫存存在訂貨缺貨的情況,可以靈活使用中央計算機系統(tǒng)的庫存立即夠進(jìn)行分配處理,并自動地進(jìn)行分配處理的指示。5.錯誤的處理及確認(rèn)到了更新庫存的步驟,就完成了入庫處理業(yè)務(wù)的大部分內(nèi)容,確認(rèn)從接受入庫開始到更新庫存期間,是否進(jìn)行正確的處理或出現(xiàn)了哪些錯誤就是入庫確認(rèn)。從接受入庫開始到存放指示階段,如果出現(xiàn)錯誤的話,在接收入庫的屏幕上表示出錯誤的狀況,確定下一步的處理。存放確認(rèn)后到庫存更新所發(fā)生錯誤的處理,要回到取消接收入庫信息的狀態(tài),重新從接受入庫開始進(jìn)行修改。如果全部正常處理,根據(jù)入庫確認(rèn)輸出實際入庫的信息。6.會計系統(tǒng)的交付信息作為入庫處理的最后步驟,要生成接收累計的會計信息,用以反映會計系統(tǒng)的接收臺帳、庫存帳。入庫處理的信息處理流程如圖3所示。五、中小型工廠入庫考慮入庫的情況,從公司外部的入庫和公司內(nèi)部的入庫在后續(xù)的處理中(特別是會計處理)是不一樣的。由于數(shù)據(jù)適宜在入口處進(jìn)行分類,在接受入庫時要明確入庫的種類。這里所考慮的入庫處理,列舉出以下幾種:①從工廠來的入庫;②從其他倉庫來的入庫;③從供應(yīng)商來的入庫;④退貨的入庫?？梢哉J(rèn)為,①和②是公司內(nèi)部的入庫,③和④是從公司外部來的入庫。1.對生產(chǎn)線作業(yè)的設(shè)定,應(yīng)把出庫作為基準(zhǔn)在生產(chǎn)部門和銷售部門分開的情況下,關(guān)鍵問題是如何處理工廠一方的交易額和營業(yè)一方的接收。工廠方面為了盡早累計交易額,要求以工廠出庫數(shù)據(jù)為準(zhǔn),營業(yè)部門則認(rèn)為工廠與營業(yè)倉庫之間有距離的情況下,要求在實際入庫發(fā)生之后再進(jìn)行接受確認(rèn)。為了解決這個問題,需要決定以出庫為基準(zhǔn)進(jìn)行累計,還是以接受為基準(zhǔn)進(jìn)行累計。每個公司有每個公司的做法,不能夠統(tǒng)一講哪一種做法更好。這是實務(wù)作業(yè)方面如何進(jìn)行合理作業(yè)的問題。用工廠的出庫信息作為營業(yè)一方的入庫處理比較合理,工廠一方生成的出庫信息通過指定票據(jù)的單號成為營業(yè)一方的接受入庫,能夠減輕營業(yè)一方的輸入負(fù)擔(dān)。2.庫的入庫不同考慮從其他倉庫的入庫時,有在同一個管轄部門倉庫的入庫和不同管轄部門倉庫的入庫,由于在會計處理方面不同需要進(jìn)行區(qū)分。后者的情況,表示部門之間的內(nèi)部交易信息傳送給會計部門;前者只是單單傳送接受到的數(shù)據(jù)。合理的入庫作業(yè),靈活應(yīng)用出庫倉庫方的出庫信息,在入庫倉庫能夠減輕輸入的負(fù)擔(dān)。3.核查供應(yīng)商部門向會計系統(tǒng)所傳送的信息包括接收累計信息和交易信息。為了累計交易,要嚴(yán)格地核實供應(yīng)商部門,對支付業(yè)務(wù)提供正確的信息。如果供應(yīng)商的訂貨業(yè)務(wù)已經(jīng)使用了計算機系統(tǒng),可以將供應(yīng)商的出庫數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)進(jìn)行傳送,根據(jù)向供應(yīng)商的訂貨數(shù)據(jù)或供應(yīng)商的出庫數(shù)據(jù)進(jìn)行入庫處理,可以使入庫處理更加合理。4.完善入庫系統(tǒng)有關(guān)退貨的入庫,可以在入庫處理中處理,也可以在出庫處理中處理。