電子文件和數(shù)字檔案記備份工作

1指導(dǎo)手冊浙江省檔案局二O一O年四月2序言檔案行政管理部門和機(jī)關(guān)單位在具體開展過程中碰到了許多實(shí)本手冊由概述和各領(lǐng)域檔案登記備份的具體要求等兩部分二O一O年四月3概述7．如何理解數(shù)字檔案館、電子文件中心、檔案登記備份中4第二部分：各領(lǐng)域檔案登記備份的具體要求 (一)機(jī)關(guān)檔案的登記備份 (二)企業(yè)檔案的登記備份 (三)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記備份31.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位在檔案登記備份工作中應(yīng)做好532.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份工作的程序和時(shí)間要求是33.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中可對檔案登記備份工作34.各級檔案行政管理部門在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記備某涉民單位電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在線備份方案(摘選)6第一部分：概述電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作(以下簡稱“檔案登記備案館對本行政區(qū)域內(nèi)形成的對國家和社會具有重要保存價(jià)值的。 (1)可以有效保障檔案(電子文件)的法律憑證價(jià)值。檔 (2)可以有效保障經(jīng)濟(jì)社會重要領(lǐng)域的檔案(電子文件)7 (4)可以強(qiáng)化對國家、社會重要檔案資源的統(tǒng)籌監(jiān)管。國家檔案局提出了建立覆蓋人民群眾的檔案資源和檔案信息服務(wù)8 9 保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不 (4)國家檔案局令《電子公文歸檔管理暫行辦法》。 份區(qū))全部建立檔案登記備份中心,全面開展檔案登記備份工作， 電 政府投資項(xiàng)目的檔案實(shí)施登記備份；各市、縣(市、區(qū))檔案局 (4)加強(qiáng)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)。各級 務(wù)數(shù)據(jù))進(jìn)行登記認(rèn)證和數(shù)據(jù)備份?；蛘止茴I(lǐng)導(dǎo)任組長的檔案登記備份工作領(lǐng)導(dǎo)(協(xié)調(diào))小組，各級檔案行政管理部門要根據(jù)全省檔案登記備份工作總體各級國家綜合檔案館要加快檔案館基礎(chǔ)設(shè)施和登記備份軟 。。 (4)檔案登記備份與進(jìn)館檔案的移交工作相結(jié)合。對于檔 實(shí)施登記備份制度與國家檔案局提出的檔案數(shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略結(jié) 1>涉及公共利益或者單位、個(gè)人權(quán)益的重要民生領(lǐng)域的檔形成的與人民群眾關(guān)系密切的重要業(yè)務(wù)檔案和電子數(shù)據(jù)(包括人政、子數(shù)據(jù))；2>國有企事業(yè)單位形成的事關(guān)國計(jì)民生、具有重要法律憑3>重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域。主要是縣級以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位在建設(shè)過程中形成的對國家和社會具有長久保存價(jià)值的數(shù)字檔11.各單位常見的需要進(jìn)行檔案登記備份的數(shù)據(jù)形式有哪幾業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)形成的現(xiàn)行電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(庫)。電子設(shè)備形成的公務(wù)電子文件(一般為版式公文或文檔、圖表等。并做好重要檔案(電子文件)形成與管理情況調(diào)查、檔案數(shù)字化要求規(guī)定如下(其中重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份的具體范圍、時(shí)間和程序等在本手冊第二部分單獨(dú)列出)：登記表填報(bào)日期：(庫)管理情況業(yè)務(wù)系統(tǒng)(檔案)名稱(GB)(電子公文和科技電子文件)歸檔電子文件總量(GB)歸檔電子文件數(shù)量(件)文書檔案(卷、件)業(yè)務(wù)檔案(卷、件)科技檔案(卷、件)特種載體檔案(卷、件)其他(請說明)成果總數(shù)據(jù)量(GB)目錄數(shù)據(jù)庫(條)全文數(shù)據(jù)庫(頁)多媒體數(shù)據(jù)庫(小時(shí))其他(請說明) (1)填寫材料以上材料在報(bào)送前均應(yīng)經(jīng)單位審核、蓋章。其中《檔案數(shù)據(jù)登記備份情況表》(續(xù)表)以檔案登記備份載體(包)為單位填寫，并包含每份載體(包)的唯一認(rèn)證信息。表。(簽名)(簽名)(單位蓋章)年月日(主管機(jī)關(guān)蓋章)年月日電子文件和數(shù)字檔案備份情況表(續(xù)表)單位名稱(蓋章)：載體(包)實(shí)際容量(MB)據(jù)載體形式，包括：光盤、磁帶或在線移交等。、接收檢驗(yàn)表(蓋章)年月日(簽名)年月日(簽名)年月日(包)自檢情況(蓋章)年月日規(guī)范性檢驗(yàn)情況(電子技術(shù)方法與相關(guān)軟件、說明資料檢驗(yàn)(包括是(經(jīng)辦人簽名) (2)生成備份載體(包)的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子公文和檔案數(shù)字化成果,在移交前生成備份包或?qū)С龅矫摍C(jī)載體(同步生成唯一性認(rèn)證信息)，并做好備份載體(包)的登記、管理工作。各類檔案數(shù)據(jù)的登記備份要求1>電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。應(yīng)根據(jù)各單位的不同業(yè)務(wù)需求與安全保傳輸方式進(jìn)行數(shù)據(jù)(庫)備份，并形成備份載體(包)。報(bào)送單expsystemmanagerinctypecompletefile1.dmp據(jù))示例：expsystemmanagerinctypecumulativefile1.dmpc.打包處理。通過專門的打包摘要工具(一般由檔案部門提摘要算法)。d.備份載體(包)登記。打包時(shí)應(yīng)填寫《電子文件和數(shù)字檔體(包)為單位填寫《電子文件和數(shù)字檔案備份情況表》續(xù)表，并注明載體(包)編號、備份內(nèi)容、備份時(shí)間、載體(包)的數(shù)2>電子公文。電子公文的登記備份一般按照國家有關(guān)電子3>檔案數(shù)字化成果。各單位應(yīng)按照《浙江省綜合檔案館電zip等打包，再進(jìn)行備份載體(包)登記。 (3)報(bào)送與移交相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。采用光纖在線傳輸?shù)确绞?。暫不具備在線傳輸條件的，可以脫機(jī)載體(光盤、磁帶等)方式移交。2>電子公文。采用在線傳輸或脫機(jī)載體移交等方式。在線傳 (4)受理、審核檔案登記備份中心根據(jù)各單位報(bào)送的書面材料和移交的登1>材料審核。審核各單位檔案登記備份范圍是否符合浙委2>技術(shù)檢測。移交的登記備份載體是否符合《電子文件歸 (包)的摘要信息是否與已登記信息一致等。 (5)反饋接收檢驗(yàn)表》并反饋給報(bào)送單位。對于檔案登記備份數(shù)據(jù)(或書首次登記備份時(shí)間根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的通知安排 (1)電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的登記備份時(shí)間可根據(jù)各單位業(yè)務(wù)信息管理 (2)電子公文 (3)檔案數(shù)字化成果14.電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心在檔案登記備份工作檔案登記備份中心(一般設(shè)在同級國家綜合檔案館)的主要可靠性和安全性。(3)在電子文件和數(shù)字檔案形成單位發(fā)生檔案一是要完善和健全有關(guān)管理機(jī)制。各單位是保障檔案(電子保存的電子文件，應(yīng)通過一定的管理和技術(shù)手段(如數(shù)字摘要、。程。16.各單位大量的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)如何在線傳送到檔案登記備各單位和檔案登記備份中心可以從電信租用高速網(wǎng)絡(luò)(如交單位分別架設(shè)數(shù)據(jù)加密服務(wù)器(用來加密生成需要傳送的業(yè)務(wù)各單位可通過高速網(wǎng)絡(luò)在線將各自的業(yè)務(wù)備份數(shù)據(jù)加密復(fù)制到17.如何保證各單位和檔案登記備份中心進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)的，VPN加密作為第二次數(shù)據(jù)加密。通過兩次數(shù)據(jù)加密可以保證各單位在向備份中心的傳送過程當(dāng)中數(shù)據(jù)的安全性和可記備份檔案數(shù)據(jù)的保密工作。對于明確標(biāo)有密級(屬于國家秘密19.檔案登記備份的推薦格式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及載體形式有哪些業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的、利于長久保存的格式(電子文件的長久保存格式 (1)電子文件的推薦歸檔格式h)電子文件元數(shù)據(jù)。推薦采用XML等格式。i)其他格式的文件。根據(jù)備份數(shù)據(jù)格式選擇的原則具體確常見的電子文件格式(打*的為開放或透明格式)件T格式簡單透明、不含結(jié)構(gòu)信息和加密、不綁定軟硬件、能用基本文本編LUOFWPSDFAFFJPEG*GFGjVu等。 數(shù)據(jù)光盤)作為脫機(jī)移交的主要載體。 算機(jī)、服務(wù)器、分級存儲設(shè)備(磁盤陣列和磁帶庫、光盤庫等)、說明配置2個(gè)客戶端(交接雙方都需配置)列，支持異構(gòu)存儲平臺安裝windows系統(tǒng)來管理存儲做接入服務(wù)器以及做備份服務(wù)密卡配置一臺網(wǎng)絡(luò)接入路由器 心的數(shù)據(jù)與各單位實(shí)際數(shù)據(jù)保存相對一致性(具體備份間隔、頻 密技術(shù)。海量數(shù)據(jù)加密一般采用對稱加密技術(shù)(即加密、解密采的對稱密碼可采用非對稱加密技術(shù)加密(即采用公開密鑰加密， (4)檔案可靠性認(rèn)證技術(shù)。通過事先提取、保存原備份數(shù) (1)在省檔案館建立一個(gè)以硬盤陣列為主要存儲介質(zhì)的容 據(jù)寫入加密服務(wù)器相應(yīng)的目錄(如果沒有備份軟件或者備份軟件 鑰器心之間各個(gè)局端使用VPN路件自身提供的軟加密相互配合的雙重加密機(jī)制可以讓數(shù)據(jù)在傳送 需要各單位管理人員按需要存放在加密服務(wù)器的檔案文件目錄 每個(gè)的具體要求體、事業(yè)單位類(以下簡稱機(jī)關(guān))、企業(yè)類、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目類。(一)機(jī)關(guān)檔案的登記備份和好地按照本單位根據(jù)國家檔案局8號令規(guī)定重新制定的機(jī)關(guān)文件材保存價(jià)值的重要文書檔案(包括電子文件)作為檔案登記備份的的機(jī)關(guān)除形成一般的文書檔案之外，還會形成大量的業(yè)務(wù)檔案 統(tǒng)。這類機(jī)關(guān)進(jìn)行檔案登記備份的范圍除傳統(tǒng)的重要文書檔案 行利用價(jià)值較高的業(yè)務(wù)檔案(數(shù)據(jù))先行開展登記備份工作。報(bào)表帳及臺帳審核意見據(jù)事業(yè)單位在具體的業(yè)務(wù)工作中形成的與老百姓關(guān)系最直接的各(各地情況有異，本表僅供參考)檔案名稱相關(guān)部門(單位)123456789檔案檔案名稱相關(guān)部門(單位)住房公積金管理中心(建設(shè)系統(tǒng))公證處(司法系統(tǒng))案各鎮(zhèn)合作醫(yī)療辦公室(衛(wèi)生)案社區(qū)低保檔案(民政)社區(qū)失業(yè)人員檔案(勞動(dòng))社區(qū)治安綜合治理檔案(司法) 1)登記管理類：包括對各種登記(更正、注銷)表、申請表等業(yè)務(wù)檔案經(jīng)數(shù)字化加工后形成的數(shù)據(jù)庫(包括目錄數(shù)據(jù)庫 本等業(yè)務(wù)檔案經(jīng)數(shù)字化加工后形成的數(shù)據(jù)庫(包括目錄數(shù)據(jù)庫和一般采取整體打包(導(dǎo)出)備份的方式。按照《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》(人力資源和社會保障性數(shù)據(jù)(存儲于數(shù)據(jù)庫中)，進(jìn)行整體打包(導(dǎo)出)備份。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行整體打包(導(dǎo)出)備份。(二)企業(yè)檔案的登記備份的險(xiǎn)、提高企業(yè)信譽(yù)等方面)有重要憑證價(jià)值和現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值的檔。 ； 工(包括離退休職 27.企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中形成的科技檔案應(yīng)如何登記備參照電子公文登記備份的程序和要求進(jìn)行(見本手冊第12、13(三)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記備份存價(jià)值或重要憑證價(jià)值的項(xiàng)目檔案(如前期文件、竣工圖、招投標(biāo)文件等)進(jìn)行登記備份，確保工作取得實(shí)效。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記備份范圍應(yīng)是項(xiàng)目建設(shè)單位及各有關(guān)參建單位在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中所形成的對國家和社大項(xiàng)目建設(shè)行動(dòng)計(jì)劃和省級以上政府投資的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)施登記備份；各市、縣(市、區(qū))檔案登記備份中心應(yīng)根據(jù)檔31.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位在檔案登記備份工作中應(yīng)做好哪被列入各級檔案登記備份中心重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份 (1)對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、歸檔。 。32.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份工作的程序和時(shí)間要求是什記表》(表6)；在建項(xiàng)目，其建設(shè)單位應(yīng)每年報(bào)送一次此表；目電子文件和數(shù)字檔案備份情況表》(表7)(完成本手冊第29問(1)、(2)、(3)、(4)項(xiàng)檔案的登記備份工作)，在項(xiàng)字檔案備份情況表》(完成(5)、(6)項(xiàng)檔案的登記備份工作)，份數(shù)據(jù)移交、接收檢驗(yàn)表》(表8)。33.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中可對檔案登記備份工作有 34.各級檔案行政管理部門在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記備份 記表(級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目)填報(bào)時(shí)間：年月—年月程檔案和資料管理情況用房面積有無日期度數(shù)量(卷或件)注數(shù)量(冊)數(shù)量(冊)(正本)檔案數(shù)(卷、冊)及內(nèi)容數(shù)據(jù)總量(GB)案卷級目錄數(shù)量(條)文件級目錄數(shù)量(條)全文數(shù)量(頁、張)圖片數(shù)量(張)影像數(shù)量(條)數(shù)據(jù)總量(GB)電子文件目錄數(shù)量(條)電子文件數(shù)量(件)(卷、張)督、指導(dǎo)的上級單位(蓋章)年月日檔案備份情況表。(簽名)(簽名)(單位蓋章)年月日(主管機(jī)關(guān)蓋章)年月日建設(shè)項(xiàng)目電子文件和數(shù)字檔案備份情況表(續(xù)表)單位名稱(蓋章)：載體(包)實(shí)際容量(MB)一個(gè)月報(bào)送檔案備份時(shí)填報(bào)。交、接收檢驗(yàn)表(蓋章)年月日(簽名)年月日(簽名)年月日(包)自檢情況(蓋章)年月日規(guī)范性檢驗(yàn)情況(電子技術(shù)方法與相關(guān)軟件、說明資料檢驗(yàn)(包括是(經(jīng)辦人簽名)注