人事檔案整理

一、干部檔案的性質與分類二、干部檔案的整理三、干部人事檔案整理工作注意事項干部人事檔案整理工作2021/5/91什么是干部檔案？

干部檔案是將一個人的歷史有關材料集中整理而成的，是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績等內容的文字材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。2021/5/92干部檔案的分類第一類履歷材料。第二類自傳材料。第三類考察、考核、鑒定材料；審計材料。第四類分為四個小類：

4-1-：學歷、學位材料；

4-2-：評（聘）專業(yè)技術職稱（職務）材料；4-3-：反映科研學術水平的材料；4-4-：培訓材料。第五類政審材料；更改（認定）民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料。第六類黨、團組織建設工作中形成的材料。

2021/5/93第七類表彰、獎勵材料。第八類涉法違紀材料。第九類此類分為四個小類：9-1-：工資、待遇材料；9-2-：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；9-3-：出國（境）審批材料；9-4-：黨代會，人代會，政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。第十類健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；其他材料。2021/5/94干部檔案十大類的性質第一類履歷材料:指以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。第二類自傳材料：指報告?zhèn)€人有關事項的材料，包括自傳和屬于自傳性質的材料。第三類鑒定、考核材料：指干部工作、學習、勞動一個時期或工作調動以及參加臨時工作結束后，組織上作出的關于本人優(yōu)、缺點的結論或在個人寫的自我總結、鑒定等所作的評語。

2021/5/95第四類學歷學位、職稱、學術、培訓材料：指在普通高校、成教機構、黨校、軍隊院校學習、培訓、留學過程中形成的有關材料。第五類政審材料：指有關政治、歷史和家庭成員，社會關系情況的材料。

第六類黨團材料：主要指參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料。

第七類獎勵材料：指各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚材料等。第八類處分材料：指違紀黨紀、國法等材料。2021/5/96第九類工資、任免、出國、會議材料：出國材料中有再次出國，因公因私出國人員審批表材料，（注:初次出國人員登記表放入五類為政審材料）。會議：出席黨代會、人代會、政協會議、人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。第十類其他材料：指可供組織上參考的材料。2021/5/97干部人事檔案的整理

1.概念干部人事檔案的整理，是指根據一定的原則和方法將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行審核、分類、排序、編目、技術加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充。

2.類型

一是對新建干部檔案的整理；二是因補充歸檔材料而對原有的檔案進行局部整理。

2021/5/983.要求

既不能“欠”整理，也不“過”整理；要做到嚴格審核、準備分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到“完整、真實、條理、精練、實用“的要求，這是整理檔案所要達到的質量標準。2021/5/99

4.步驟

干部人事檔案整理一般分為八個步驟：

鑒別→分類→排序→編目→復制→技術加工→裝訂→驗收（1）鑒別，鑒別是指對收集來的材料是否歸入干部檔案作最后一次的審查。通過認真鑒別，使干部檔案具有真實的特性，避免不合乎歸檔的材料裝進檔案。在材料鑒別中強調兩點：一是對歸檔材料的要求：必須完整齊全、內容客觀真實、手續(xù)完備。二是注意對不屬于歸檔材料的處理，尤其是銷毀材料特別要慎重。

2021/5/910處理不屬于歸檔范圍的材料，一般有4個辦法：①留存：作為工作資料；②轉出：辦理轉遞手續(xù)；③退回：填寫“退還本人材料登記表”；④銷毀：填寫“銷毀材料登記表”，履行登記→審批→監(jiān)銷手續(xù)，以示負責。（2）分類，分類是將材料按內容、性質以及材料之間相互的內在聯系，區(qū)別類型，相對集中，進行組合排列，以達到系統(tǒng)化、條理化的過程。2021/5/911（3）排序，是將每一類別的材料，按其形成時間的先后順序或內容的內在聯系，排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

①、按材料形成的時間排序：適用于干部人事檔案的第一、二、三、七、九、十類材料。②按材料的內容以及材料之間的內在聯系排列順序：適用于五、六、八類材料。第五、八類按上級批復、結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見、調查報告、證明材料、本人檢討或交代材料等排序。第六類入團志愿書應排在入團的其他材料之前，入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后一次排序。2021/5/912③按材料形成邏輯順序排序：適用于干部人事檔案的四類（4-1）學歷學位、九類（9-1）工資類材料。

第四類（4-1）：按讀書的先后順序如：小學、初中、高中、大學、碩士、博士等，同一階段相關材料排在一起，按照時間排序。

第九類（9-1）：按照工資的金額排序（可不按照時間排序）。按工資的金額與檔次、級別排列。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編寫類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。（4）編目，編目包括編制類號和順序號、計算編寫頁碼、填寫檔案目錄等。2021/5/913提示：①中組部最新要求：有封面的材料從封面開始計算，空白紙和托裱用的襯紙不計頁數。②復印件和原件應視為一份材料。原件需做編碼等處理，復印件附在原件后不作處理，目錄備注項注明“含復印件”。③目錄格式按最新要求，刪除了“份數”欄。“材料名稱”根據材料題目編寫。要簡明扼要，準確揭示材料內容。④

材料名稱與材料內容明顯不一致的，要根據內容重新編制材料名稱（應用鉛筆標注在材料封面上方），并在備注欄內加以注明；沒有名稱的材料，可根據材料內容擬定標題，標題要規(guī)范、確切。2021/5/914

（5）復制，對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保證文件原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制件應附后在原件后，與原件作為一件。一般情況下干部檔案材料需收集原件，不得用復印件代替原件。有三種情況例外：一是各類證書、證件，二是全國統(tǒng)考科目成績單，三是補充收集的歷史久遠的材料。必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關系所在單位組織（人事）部門公章。2021/5/915另外，下列三種情況必須復制：

①建立副本所需要的材料。副本是由正本中的部分重復材料所構成的，有的單位如果建立副本，收集的材料又無重件，就要進行復制，保證建立副本的需要。

②字跡模糊的材料。由于年久紙張變質，墨水褪色，字跡模糊，難以辨認，影響使用價值，這種材料就要及時進行搶救。

③圓珠筆、復寫紙、鉛筆等書寫的材料。按規(guī)定圓珠筆、復寫紙、鉛筆書寫的材料不能歸檔，但是由于受歷史和其他方面條件限制，檔案中已經歸入了一些書寫不合格的材料，為使這些材料長期保存，就必須對其進行復制。2021/5/916（6）技術加工對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的檔案材料，要進行技術加工，方法有：①剪裁或折疊；②裱糊；③加邊與包邊，檔案材料一般應留夠2.5厘米裝訂邊；④拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品。加工時不得損壞檔案材料的內容，不要對檔案材料進行過度裁剪。加工后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞；要便于展開閱讀。

特別提示：干部檔案材料在整理時務必保證各自獨立，不建議將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

2021/5/917（7）裝訂■裝訂時目錄置于卷首；■各類第一份材料前放分類紙或在右上角貼分類角；■檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂；■打孔壓字的正確做法：先加邊，再打孔；■結實、整齊、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、方便閱讀。2021/5/918（8）驗收。驗收的方法可在自檢、互檢的基礎上，最后由負責驗收人員對所有整理過的檔案，逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查。

具體驗收的內容有六個方面：

①檢驗卷內的檔案材料是否是都屬于該人員的，歸入的材料是否符合有關要求，有無該剔除而未剔除的材料；

②檢驗分類是否準確，內容交叉的材料前后歸類是否一致，每類材料的排序是否準確無誤；③檢驗需要復制的材料有無漏掉，復制件的質量是否符合要求，正本中的原件與復制件是否放在一起；2021/5/919

④檢驗目錄登記與實際材料是否相符，材料題名時間、頁數的登記是否準確，字跡是否工整、清楚；⑤檢驗金屬物是否拆除，裱糊、折疊是否合乎要求；⑥檢驗裝訂是否整齊有無損字、壓字、掉頁現象，卷皮書寫是否規(guī)范整潔。2021/5/920人事檔案的收集、利用與調轉1、人事檔案材料的形成。形成人事檔案材料的主體一般有三類：一是干部本人，二是與干部學習工作等經歷相關的外部組織，如學校等，三是組織內部的相關部門，包括組織人事、黨群、審計、外事等部門。

2、人事檔案材料的收集歸檔。（1）干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起，一個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔，并履行移交手續(xù)。（2）干部人事檔案管理部門，應當建立聯系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成主體收集干部人事檔案材料。2021/5/921

（3）干部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。（4）成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應進行登記并及時收集補充。（5）歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續(xù)，或者由具有干部管理權限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章。（6）歸檔材料一般應當為原件。證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復印時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關系所在單位組織（人事）部門公章。2021/5/922特別說明：外部人員轉入檔案時，必須對檔案進行審核，發(fā)現材料缺失的，要及時和本人進行說明，返回本單位補充完善。2021/5/923干部人事檔案的整理查缺重點

第一類履歷材料查缺■88版干部履歷表（98年以前參加工作的）■

99版干部履歷表（如果99版的履歷表不是現在所在單位的，要重新填寫）■更名材料（如果改過名字）《干部履歷表》所填信息應真實準確■

1999年版的《干部履歷表》應有照片、本人簽名、填表時間和組織印章2021/5/924第三類考核鑒定材料查缺從97年以來所有的年度考核表（本單位的，舉例：甲97參加工作，2005年來到本單位，本單位只提供05-09年度考核表，如果原單位未形成考核表則不需要補，如原單位形成過考核表則要求所有年度考核表補齊）對干部進行過審計的應有任期經濟責任審計結果報告2021/5/925第四類4-1學歷材料查缺：“文革”（1966年）以前入學的，須有高校畢業(yè)生登記表；“文革”（1966-1976）期間入學的，須有高校畢業(yè)生登記表或高校選拔學生登記表；恢復高考制度后（1977以后）入學的，大學本（專）科學歷須有高校學生登記表、高校學生學習成績表、高校畢業(yè)生登記表；畢業(yè)證書復印件；2021/5/926碩士：報考碩士學位研究生登記表、碩士研究生登記表、碩士研究生學習成績表、碩士研究生畢業(yè)登記表、授予碩士學位決定。（參加碩士單獨考試的，要有專家推薦表）博士：報考攻讀博士學位研究生專家推薦書、報考攻讀博士學位研究生登記表、博士研究生登記表、博士研究生學習成績表、博士研究生畢業(yè)生登記表、授予博士學位決定；2021/5/927同等學歷申請碩士、博士學位的，要有學位課程進修成績表和授予碩士、博士學位的材料，其中授予碩士學位的還須有國家統(tǒng)考科目成績合格證書復印件，授予碩士學位決定；黨校學歷須有學員成績表和學生畢業(yè)鑒定表；其他學歷（包括廣播電視大學、職工大學、夜大學、函授大學、成人教育、軍隊院校等）須有教育部規(guī)定的相應材料。2021/5/9284-2專業(yè)技術職務材料查缺：評聘專業(yè)技術職務的應有專業(yè)技術職務呈報表（評審表）等材料；通過全國統(tǒng)一考試取得會計師、審計師、經濟師等專業(yè)技術人員職業(yè)資格證書的應有相應的《專業(yè)技術資格考試申報表》；專業(yè)技術職務審批（呈報）表要齊全（依次分為初級、中級、副高、正高）。4-4短期培訓材料查缺：97年以來參加兩個月以上的短期培訓材料。2021/5/929第五類政審材料查缺更改出生日期、參加工作時間的材料：更改出生日期的，應有個人申請、調查報告、證明材料和上級批復。更改參加工作時間的，應有個人申請、調查報告、證明材料和上級批復。2021/5/930第六類黨員材料查缺：中共黨員應有《入黨志愿書》，1985、1990年填寫的《黨員登記表》。如果原單位現在已不存在，干部現所在單位黨組織在能夠確認干部黨員身份的前提下，出具書面證明，在其重新填寫的《入黨志愿書》有關欄目里注明情況和原因，提出承認其黨員資格的意見，報上級黨組織審查同意后，將補填材料存入本人檔案?！饵h員登記表》確實找不到的，由所在單位黨組織寫出情況說明。2021/5/931第七類獎勵材料查缺獲省部級以上獎勵的應有獎勵材料，如勞動模范、先進工作者審批表，國家科技進步獎等科技和業(yè)務獎勵材料，立功、嘉獎等獎勵材料，優(yōu)秀公務員、三八紅旗手、勞動模范等。

注：要求最低為副省部級獎勵---(中管干部)企業(yè)按本單位要求辦理.2021/5/932第八類處分材料查缺任副處級以上職務后受過處分的，要有處分通知、決定等材料，受過開除以外的行政處分的，解決處分后，還須有解除處分的決定材料。2021/5/933第九類材料查缺9-1工資材料：93年以后工資材料齊全（或在《工資變動登記表》中相應記載）。9-2任免材料：1997年以來的《干部任免審批表》按規(guī)定逐項填寫，注明任免職務的批準機關、批準時間和文號，加蓋組織印章。副處級以上干部要有相應的考察材料。1997年前任副處級以上職務的應有《干部任免審批表》。（

因客觀原因在干部任免過程中沒有形成或者無法查找《干部任免審批表》的，不再要求重新補充在制作，可以用任免文件或會議紀要等復印件代替）。2021/5/934干部人事檔案盒的規(guī)定組通字〔2012〕28號文提出“關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知”１.干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型（297×210mm）。材料左邊應留有25mm的裝訂邊。

A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm,下孔距材料底邊54mm,孔中心距左邊沿12mm,孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。2021/5/935２.干部人事檔案卷盒和檔案袋干部人事檔案卷盒規(guī)格按照A4紙型相應調整，分為310×225×255mm、310×255×35mm和310×225×45mm三種。卷盒設3個裝訂立柱，裝訂立柱中心距左邊內沿15mm,下裝訂立柱距卷盒底邊54mm,中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱（從裝訂立柱中心算起）83mm,裝訂立柱直徑為4mm。卷盒背脊標簽規(guī)格相應調整為310×22mm、310×32mm和310×42mm三種。干部人事檔案袋規(guī)格按照A4紙型相應調整為：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三種。2021/5/936干部人事檔案整理工作注意事項1.必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守