第1章 辦公自動化概論

第一章辦公自動化概論辦公自動化的概念辦公自動化的作用辦公自動化的發(fā)展歷程辦公自動化的模式目錄辦公自動化的層次辦公自動化的發(fā)展趨勢12345611.辦公自動化的概念1辦公自動化的概念基本原則目標任務辦公自動化（OfficeAutomation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性。1我國1985年對辦公自動化定義基本原則目標任務辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的一部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人—機信息處理系統(tǒng)，其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達到既定（即經(jīng)濟、政治、軍事或其它方面的）目標。1基本原則目標任務OA辦公系統(tǒng)的應用22.辦公自動化的作用2辦公自動化的3大作用1231.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量。2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度。3.實現(xiàn)辦公活動的智能化。2.1實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量。創(chuàng)建政策與服務環(huán)境

辦公自動化的開展，使參與辦公活動的人員能夠使用新的手段改變傳統(tǒng)的信息生成、傳輸、處理的手段和方法。2.2實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度

以計算機為代表的辦公設備，處理速度快、存儲容量大，在相應軟件配合下，可向辦公人員提供多種多樣的服務，對各項辦公業(yè)務工作會起到輔助決策的作用。2.3實現(xiàn)辦公活動的智能化自動化、智能化的信息設備可以代替工作人員來完成那些重復的、瑣碎的以及適合使用智能化機器的工作，以提高辦公速度以及準確性，提高業(yè)務處理的智能化水平。33.辦公自動化的發(fā)展歷程辦公自動化的發(fā)展大致經(jīng)歷了3個階段：01實現(xiàn)了個體工作自動化02實現(xiàn)了工作流程自動化03實現(xiàn)以知識管理為核心045G提升云辦公和自動辦公新高度3.1實現(xiàn)了個體工作自動化五項支持措施

第一代辦公自動化的特點：以個人計算機和辦公軟件為主要特征，軟件基于文件系統(tǒng)和關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍。3.2實現(xiàn)了工作流程自動化

第二代辦公自動化的特點：以網(wǎng)絡為中心，非結(jié)構化數(shù)據(jù)的信息流(或工作流)為主要存儲和處理對象，不僅提高了辦公效率，還增強了系統(tǒng)的安全性。3.3實現(xiàn)以知識管理為核心

第三代辦公自動化的特點：以網(wǎng)絡為中心，以數(shù)據(jù)、信息所提煉和組織的知識為主要處理內(nèi)容和對象。

“辦公”的內(nèi)容已經(jīng)不再是簡單的文件處理和行政事務，而是一個管理的過程，在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)中都將得到更好的滿足。3.45G提升云辦公和自動辦公新高度2020年疫情期間，5G充分支撐了云辦公，尤其是企業(yè)未達到復工復產(chǎn)的情況下，人員可以通過5G實現(xiàn)在線辦公、在家生產(chǎn)。5G建成后，大帶寬、低時延、廣連接等特點可同步車間生產(chǎn)，這對企業(yè)是非常有益的。44.辦公自動化的模式4.1個人辦公自動化工作思路主要任務

個人辦公自動化指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術等內(nèi)容。4.2群體辦公自動化工作思路主要任務群體辦公自動化用來支持群體間的動態(tài)協(xié)同辦公，一般是指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務交匯的協(xié)同化自動辦公的技術和系統(tǒng)。55.辦公自動化的層次5事務處理型工作思路0201事務處理型02管理控制型03輔助決策型OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡通信手段做出。5.1事務處理型工作思路主要任務常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內(nèi)的不同應用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務處理的效率。5.3輔助決策型輔助決策型軟硬件及網(wǎng)絡產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。集成化智能化電子數(shù)據(jù)交換多媒體化包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。66.辦公自動化的發(fā)展趨勢6辦公自動化的發(fā)展趨勢重點任務01020304辦公信息數(shù)字化、多媒體化辦公環(huán)境網(wǎng)絡化、國際化辦公操作無紙化、無人化、簡單化辦公業(yè)務集成化6.1辦公信息數(shù)字化、多媒體化工作思路主要任務在辦公活動中，人們主要采用計算機對信息進行處理，計算機所處理的信息都是數(shù)字信息，很多的信息都被處理成數(shù)字方式，這樣存儲處理就更方便。6.2辦公環(huán)境網(wǎng)絡化、國際化工作思路主要任務

網(wǎng)絡的應用已改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式，完備的辦公白動化系統(tǒng)能把多種辦公設備連成辦公局域網(wǎng)，通過Internet網(wǎng)絡可連接到地球上任何角落，從而實現(xiàn)信息的高速傳播。它可以跨越時間與空間，特別是在與國外的辦公聯(lián)系中，更是應用十分方便與廣泛。6.3辦公操作無紙化、無人化、簡單化工作思路主要任務由于計算機要求處理的信息數(shù)字化，同時辦公環(huán)境的網(wǎng)絡化使得跨部門的連續(xù)作業(yè)免去了以紙介質(zhì)為載體的傳統(tǒng)傳遞方式。采用“無紙化辦公”，一方面可以節(jié)省紙張；另一方面是速度快、準確度高，便于文檔的編輯和復用，它非常適合電子商務和電子政務的辦公需要。6.4辦公業(yè)務集成化工作