DB1302-T 563-2023電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范

ICS01.140.20CCSA14

DB1302唐 山 市 地 方 標 準DB1302/T563—2023電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范2023-07-252023-07-252023-08-15唐山市市場監(jiān)督管理局發(fā)布DBDB1302/T563—2023前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由遷安市市場監(jiān)督管理局提出。本文件起草單位：唐山市寶瑞通電梯銷售有限公司、唐山市電梯安裝維保行業(yè)協(xié)會。ⅠⅠDBDB1302/T563—2023DB1302/T563—20234.14.24.3DB1302/T563—20234.14.24.34.4電梯維保檔案管理工作應(yīng)以檔案的完整、準確、安全、規(guī)范和查閱的便利作為整體目標。應(yīng)建立電梯維保檔案管理制度，制定相應(yīng)的管理措施。應(yīng)指定明確的部門和人員負責電梯維保檔案管理工作，人員應(yīng)具有檔案管理的基本知識和技能。/護設(shè)備和設(shè)施；應(yīng)具有支持電子檔案采集、存儲、閱覽等功能的軟硬件環(huán)境。4.54.6求。4.74.8應(yīng)對單位內(nèi)所有的電梯維保檔案實行統(tǒng)一集中保管。TSGT5002電梯維保檔案管理工作應(yīng)納入單位內(nèi)部考核。同一電梯維保檔案同時存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、說明和描述上應(yīng)保持一致，不一致時，宜以紙質(zhì)檔案記載信息為準。電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范范圍（本文件適用于從事電梯維護保養(yǎng)工作的單位（以下簡稱“維保單位”）對電梯維保檔案的管理。注：本文件中的電梯指我國《特種設(shè)備目錄》范圍內(nèi)的電梯。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則TSGT5002電梯維護保養(yǎng)規(guī)則術(shù)語和定義GB/T18894、DA/T1、DA/T13界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1檔案國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。[來源：DA/T1—2000，2.1]3.2電梯維保檔案電梯維保活動中形成的有保存價值的記錄，以及與之相關(guān)的其他技術(shù)資料。3.3檔案管理檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。[來源：DA/T1-2000，2.4]3.4電子檔案以數(shù)碼形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案?？傮w要求1紙質(zhì)檔案管理收集TSGT50021檔案資料收集應(yīng)做到齊全、真實、準確。根據(jù)電梯維保及使用狀態(tài)，確定檔案資料的收集及更新時間如下：檔案資料收集應(yīng)做到齊全、真實、準確。根據(jù)電梯維保及使用狀態(tài)，確定檔案資料的收集及更新時間如下：101110101010對檔案資料的補充、完善。2序號活動類別資料內(nèi)容1維保電梯日常維護保養(yǎng)記錄2電梯故障處理記錄3維護保養(yǎng)合同4檢驗電梯定期檢驗報告5使用特種設(shè)備使用登記證6使用單位營業(yè)執(zhí)照7使用單位安全管理員證8大修改造記錄9其他應(yīng)急救援演習(xí)預(yù)案及實施記錄10用戶滿意度調(diào)查記錄11投訴及處理記錄整理DA/T22整理過程中應(yīng)預(yù)先制定檔案分類方案，并據(jù)此做好檔案資料的分類，可根據(jù)實際需要進行多重立卷組卷經(jīng)收集整理的電梯維保資料應(yīng)及時組卷。宜先按單臺電梯的維保資料進行組卷，做到一梯一檔。在保證一梯一檔的基礎(chǔ)上，也可視情況按月、季度或年度組卷，或由相互關(guān)聯(lián)的若干文件材料等組合而成卷。按時間進行組卷時，應(yīng)以電梯維?；顒拥霓k結(jié)日期確定案卷的形成時間。案卷內(nèi)材料按案卷封面、卷內(nèi)目錄、電梯維保資料的順序依次排列。編號電梯維保檔案資料應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號，檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。為了便于內(nèi)部管理使用，檔案編號宜參考多層級標識方法，層級結(jié)構(gòu)宜為：各級代碼的編制方法如下：維保單位代碼宜使用“中華人民共和國特種設(shè)備安裝改造修理許可證”上的編號；使用單位代碼宜使用本單位的統(tǒng)一社會信用代碼；樓宇代碼一般采用阿拉伯數(shù)字+“#”的形式；電梯代碼采用特種設(shè)備使用登記證編號，沒有登記的用設(shè)備代碼；4保管期限用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯數(shù)字的組合標識，以代碼“Y”標識永久，以代碼“D”+年限標識定期；案卷號采用阿拉伯數(shù)字標識，應(yīng)按照實際數(shù)量確定案卷號的位數(shù)。示例：TS3313193-91130283593559466A?18#東單元南梯?梯11冀BQ3447（22）?2019?D05-002說明：TS331319391130283593559466A為使用單位代碼，18#11冀BQ3447（22）為電梯代碼，2019D050023DBDB1302/T563—2023DBDB1302/T563—2023DA/T13在一梯一檔的基礎(chǔ)上需要匯總形成總檔時，應(yīng)編制總檔檔號，并標明總檔內(nèi)電梯數(shù)量。編目應(yīng)根據(jù)組卷的實際情況分別編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)詳細、準確、易于查找。A中A.1。/A中表A.2。題名應(yīng)能簡明、準確地揭示卷內(nèi)檔案材料的內(nèi)容。裝訂DA/T22以件為單位進行裝訂的，應(yīng)在文件首頁空白處注明檔號和卷內(nèi)文件排列順序。案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件應(yīng)疊裝，破損文件應(yīng)先行修復(fù)。裝盒裝訂好的檔案應(yīng)按預(yù)先制定好的分類方案歸類，有序裝入檔案盒，不同類別的檔案不宜進行混裝。檔案盒應(yīng)制作封面、盒脊，封面內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、立卷單位、建檔日期、保管期限等，AA.3AA.4。排架案卷整理完畢裝盒后，應(yīng)按預(yù)先制定的排列方法上架排列，標識清楚，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。排架順序應(yīng)保持統(tǒng)一，案卷一般應(yīng)按照從上到下，從左到右的順序排列。案卷在柜架上應(yīng)保持適宜的飽和度，避免排放過擠而增加案卷摩擦或排放太松。保管檔案保管應(yīng)確保實體安全和信息安全，明確專區(qū)存放，專人保管。檔案保管區(qū)域應(yīng)具備防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等功能。檔案保管區(qū)域應(yīng)保證采光和通風良好，溫、濕度范圍適宜，潔凈度佳。檔案應(yīng)進行妥善保管，不得遺失、撕毀、污損涂寫。利用建立檔案借閱、使用登記制度，借閱者應(yīng)履行批準、登記、簽收手續(xù)。檔案應(yīng)在檔案保管現(xiàn)場進行查閱，不允許帶出檔案保管區(qū)域。必要時可調(diào)取檔案資料，為電梯維保管理決策或其他業(yè)務(wù)工作提供信息參考，包括但不限于：相關(guān)部門進行檢查時，可隨時調(diào)取檢查資料；電梯發(fā)生故障時，在恢復(fù)電梯使用后或查找問題時，可調(diào)取該臺電梯之前維修相關(guān)資料；電梯年檢時，可調(diào)出往年年檢資料。宜定期分析、改進檔案的利用方式和渠道，提高檔案的利用效率。4統(tǒng)計應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺帳，做好檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計的內(nèi)容包括但不限定于以下內(nèi)容：檔案管理人員情況；檔案保管區(qū)域情況；檔案接收、保管、利用等情況；檔案數(shù)量。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)確保準確、真實，統(tǒng)計表格內(nèi)容應(yīng)字跡工整、清晰。保護應(yīng)采取抽查的方式，定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括但不限于以下方面：檔案的完整性；檔案的完好性；檔案存放的適宜性與安全性；e）檢查時發(fā)現(xiàn)檔案不全或檔案缺失的應(yīng)及時補充相關(guān)資料或檔案。對缺損的檔案應(yīng)及時修復(fù)，檔案修復(fù)的條件包括但不限于以下情況：a）檔案資料有損壞的；b）檔案字跡不清晰；c）檔案資料有污跡。移交、鑒定與銷毀移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊清點核對檔案數(shù)量，查驗檔案內(nèi)容和質(zhì)量，確保檔案真實完整。移交檔案應(yīng)準確記錄檔案的名稱及檔號、移交日期、移交原因、移交人及接收人等檔案相關(guān)信息。應(yīng)由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、電梯維保職能部門和檔案管理人員組成檔案鑒定小組，定期對已到保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定。經(jīng)鑒定，對確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊，經(jīng)單位法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。電子檔案管理收集5.1.1。應(yīng)注意保證電子檔案資料來源的可靠性、資料的真實性和可用性。資料收集過程中如涉及電梯用戶及個人信息，應(yīng)注意嚴格保密。宜采用信息技術(shù)手段，實時采集相關(guān)信息。整理電子檔案資料的整理包括資料的鑒定、清點、審核、確認、分類、命名、格式轉(zhuǎn)換、文件排序等。5可根據(jù)實際需要選擇以件或卷為單位進行電子檔案資料的整理。為確保準確性，整理完畢的電子檔案資料應(yīng)進行審核，如有錯誤需及時修正。歸檔儲存整理完畢并且審核無誤的電子檔案資料應(yīng)進行編號、編目。應(yīng)綜合參照電子檔案資料的排序結(jié)果、相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案編號、其他實際情況等進行檔號的編制。根據(jù)編號情況在計算機存儲設(shè)備中建立文件夾，分門別類、集中有序地儲存電子檔案。儲存的電子檔案資料應(yīng)具有離線備份措施。統(tǒng)計利用電子維保檔案的利用包括檔案的檢索、瀏覽、復(fù)制、下載等。應(yīng)根據(jù)不同的工作崗位職責和使用需求設(shè)置不同的利用權(quán)限，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)進行電子維保檔案利用。可利用信息技術(shù)手段對電子維保檔案利用情況進行統(tǒng)計。評價與改進電梯維保檔案管理工作應(yīng)接受上級主管部門和當?shù)貦n案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。題，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施，及時改進。6應(yīng)制定電梯維保檔案評價與改進方案，定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的問題，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施，及時改進。6附錄A（資料性）電梯維保檔案相關(guān)樣式電梯維保檔案案卷目錄樣表表A.1給出了電梯維