小區(qū)內(nèi)道路管網(wǎng)綠化工程合同管理信息管理的任務(wù)及方法

小區(qū)內(nèi)道路管網(wǎng)綠化工程合同管理信息管理的任務(wù)及方法（一）合同管理的工作任務(wù)1、根據(jù)監(jiān)理合同要求，對工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除進(jìn)行監(jiān)督檢查。2、對合同雙方的爭議進(jìn)行及時調(diào)解，并提出處理建議。3、確保有效合同的全面履行。（二）合同管理受理程序1、意向通知監(jiān)理工程師根據(jù)合同規(guī)定對工程進(jìn)行變更時，會向施工單位發(fā)出變更意向通知。主要內(nèi)容包括：⑴變更的工程項(xiàng)目、部位或合同基本文件內(nèi)容。⑵變更的原因、依據(jù)及有關(guān)的文件、圖紙、資料。⑶要求施工單位據(jù)此安排變更工程的施工等事宜。⑷要求施工單位提交此項(xiàng)變更給其費(fèi)用帶來影響的估價報(bào)告。2、資料搜集3、費(fèi)用評估監(jiān)理工程師會根據(jù)掌握的文件資料和實(shí)際情況，按照合同的有關(guān)條款，考慮綜合影響，完成下列工作之后對變更費(fèi)用做出評估。⑴審核變更工程數(shù)量，監(jiān)理工程師評審的主要依據(jù)是：①變更通知及變更圖紙；②監(jiān)理工程師現(xiàn)場計(jì)量的結(jié)果。⑵確定變更工程的單價監(jiān)理工程師將按下列順序，選用確定變更工程單價的方法。①工程量清單內(nèi)的單價；②合同內(nèi)規(guī)定的單價計(jì)算方法；③國家、部、?。ㄊ校┘墮C(jī)構(gòu)頒布的概預(yù)算定額及價格參考書；④參考施工單位預(yù)算及實(shí)際支出證明，協(xié)商單價；⑤計(jì)日工方法。由于施工單位責(zé)任造成的或施工單位為方便其施工而提出的變更，原則上所增加的費(fèi)用不予補(bǔ)償，所節(jié)省的費(fèi)用歸業(yè)主，也可由業(yè)主與施工單位協(xié)商確定。對應(yīng)清單工程細(xì)目的數(shù)量或金額變化超過合同規(guī)定的限額時，可重新確定該細(xì)目的單價。4、協(xié)商價格5、簽發(fā)《工程變更令》變更資料齊全、變更費(fèi)用確定之后，監(jiān)理工程師將根據(jù)合同規(guī)定，簽發(fā)《工程變更令》。《工程變更令》主要包括以下文件：⑴文件目錄；⑵工程變更令；⑶工程變更說明；⑷工程變更費(fèi)用估計(jì)表；⑸附件：變更前后的圖紙；業(yè)主、施工單位、監(jiān)理方面的會議、會談記錄與文件；有關(guān)設(shè)計(jì)部門對變更的意見；有關(guān)行業(yè)部門、上級主管部門的文件；施工單位的預(yù)算報(bào)告；確定工程數(shù)量及單價的證明資料等。（三）費(fèi)用索賠⑴搜集資料、做好記錄監(jiān)理工程師在收到施工單位索賠意向后，立即通知有關(guān)的監(jiān)理人員，做好工地實(shí)際情況的調(diào)查和日常記錄，收集來自現(xiàn)場以外的各種文件資料與信息。⑵審查施工單位的索賠申請監(jiān)理工程師收到施工單位正式索賠申請后，將主要從以下幾方面進(jìn)行審查：①索賠申請的格式滿足監(jiān)理工程師的要求。②索賠申請的內(nèi)容符合要求。即已列明索賠發(fā)生、發(fā)展的原因及申請所依據(jù)的合同條款；附有索賠數(shù)額計(jì)算的方法、價格與數(shù)量的來源細(xì)節(jié)和索賠涉及的有關(guān)證明、文件、資料、圖紙等。、審查通過后，可開始下一步的評估，否則對施工單位的申請予以退回。⑶索賠評估主要從以下幾方面進(jìn)行評定：①施工單位提交的索賠申請資料必須真實(shí)、齊全，滿足評審的需要。②申請索賠的合同依據(jù)必須正確。③申請索賠的理由必須正確與充分。④⑷審查報(bào)告審查報(bào)告由以下文件組成：正文受理施工單位索賠申請的工作日期；工作簡況；確認(rèn)的索賠理由及合同依據(jù)；經(jīng)過調(diào)查、討論、協(xié)商、確定的測算方法及由此確定的索賠數(shù)額、結(jié)論等。附件a、監(jiān)理人員對該索賠的評語；b、施工單位的索賠申請，包括涉及的文件、資料、證明等。⑸確定索賠監(jiān)理工程師應(yīng)在確認(rèn)其結(jié)論之后，簽發(fā)《索賠時間/金額審批表》，并通過中期支付證書予以支付。（四）違約處理1、監(jiān)理工程師確認(rèn)施工單位屬一般違約后，采取如下措施：①書面通知施工單位在盡可能短的時間內(nèi)，予以彌補(bǔ)與糾正；②提醒施工單位一般違約有可能導(dǎo)致嚴(yán)重違約；③上述措施無效時，書面通知業(yè)主；④確定因施工單位違約對業(yè)主造成的費(fèi)用影響，辦理扣除相應(yīng)費(fèi)用的證明。2、監(jiān)理工程師確認(rèn)施工單位嚴(yán)重違約，業(yè)主已部分或全部中止合同后，采取如下措施：①指示施工單位將其為履行合同而簽訂的任何協(xié)議的利益（如材料和貨物的供應(yīng)服務(wù)的提供等）轉(zhuǎn)讓給業(yè)主。②認(rèn)真調(diào)查并充分考慮業(yè)主因此受到的直接和間接的費(fèi)用影響后，辦理并簽發(fā)部分或全部中止合同的支付證明。（五）合同管理措施1、理解合同中每一項(xiàng)內(nèi)容，明確各方面的責(zé)、權(quán)、利，正確處理三方關(guān)系。2、用書面指示或文件代替口頭指示。3、考慮問題要靈活，管理工作要做在其他工作前面，如需某項(xiàng)資料應(yīng)提前發(fā)出索取信函。4、工程進(jìn)行中細(xì)節(jié)文件資料包括：信件、會議記錄、業(yè)主的規(guī)定、指示、總監(jiān)的決定、施工單位的請示、報(bào)告、監(jiān)理的指令、記錄、信函以及各種報(bào)表資料等，有關(guān)方一旦發(fā)生爭執(zhí)，監(jiān)理工程師將以此資料和記錄作為調(diào)解問題的依據(jù)。5、對合同中的詞意表達(dá)“含混”字句及時咨詢并提出解釋。（六）信息管理的任務(wù)和方法：1、任務(wù)：⑴實(shí)施量化控制;⑵進(jìn)行合理決策;⑶妥善協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位之間的關(guān)系。2、建立信息管理體系:⑴收集、整理和存儲各類信息;⑵應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程投資、進(jìn)度、質(zhì)量控制和合同管理；⑶定期提供各種監(jiān)理報(bào)表、監(jiān)理工程例會紀(jì)要，整理、存儲各類會議記錄、文件、信件等信息；⑷及時整理各類技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資料。（七）信息管理的組織措施：1、按照我公司ISO9001：2000質(zhì)量管理體系中的質(zhì)量管理手冊的規(guī)定要求，建立監(jiān)理部ISO9001：2000貫標(biāo)文件體系，并利用計(jì)算機(jī)輔助管理。2、建立監(jiān)理信息管理小組，落實(shí)責(zé)任分工、職能分工、責(zé)任目標(biāo)，建立文檔管理。3、我單位將在本工程監(jiān)理過程中，設(shè)資料管理員負(fù)責(zé)本工程監(jiān)理階段全過程的信息整理等工作，建立信息采集制度。（八）信息管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容：信息管理是指對信息的采集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。通過有組織的信息流通，使決策及時、準(zhǔn)確的獲得相應(yīng)的信息。為達(dá)到目的，就要把握信息管理的各個環(huán)節(jié)：⑴了解和掌握信息來源，對信息進(jìn)行分類；⑵掌握和正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息管理；⑶掌握信息流程的不同環(huán)節(jié)，建立信息管理系統(tǒng)。信息管理的具體工作應(yīng)從以下幾個方面做起：1、收集原始數(shù)據(jù)，做到全面可靠A、工程項(xiàng)目建設(shè)前期的信息收集：⑴收集計(jì)劃任務(wù)書及有關(guān)資料；⑵收集設(shè)計(jì)文件及有關(guān)資料；⑶收集招標(biāo)合同及有關(guān)資料。B、收集施工中的信息：a、收集建設(shè)單位提供的信息：⑴甲方材料供應(yīng)的情況；⑵對進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同的意見和看法；⑶甲方上級單位對工程建設(shè)的意見和指令；⑷設(shè)計(jì)圖紙；⑸工程變更單；⑹有關(guān)的會議紀(jì)要；⑺其他必要的資料和信息。b、收集承建商提供的信息，承建商向有關(guān)部門提出的文件，傳達(dá)的內(nèi)容，向監(jiān)理報(bào)送的資料：企業(yè)（包括分包企業(yè)）資質(zhì)證書；工程材料、半成品、成品的質(zhì)保書、合格證書；施工組織設(shè)計(jì)；特殊工種人員上崗證書；分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量簽證單，報(bào)送各種計(jì)劃、單項(xiàng)工程施工措施、月支付申請表、質(zhì)量問題報(bào)告。c、建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理的信息：施工歷史紀(jì)錄：⑴監(jiān)理人員的報(bào)表；⑵工地監(jiān)理日記；⑶現(xiàn)場每日天氣記錄；⑷駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負(fù)責(zé)人日記；⑸駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負(fù)責(zé)人周報(bào)；⑹駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負(fù)責(zé)人月報(bào)；⑺駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負(fù)責(zé)人對施工單位的指令；⑻監(jiān)理人員給施工單位的補(bǔ)充圖紙。d、收集工地會議信息：⑴第一次工地會議；⑵定期監(jiān)理例會；⑶專題會議；⑷協(xié)調(diào)會議。e、工程竣工的信息收集：⑴收集施工過程中長期積累的竣工驗(yàn)收有關(guān)的各種資料信息；⑵竣工驗(yàn)收期間，根據(jù)積累資料整理分析形成的資料信息。2、根據(jù)信息整理，對施工過程中問題處理做出決策A、依據(jù)進(jìn)度控制信息,對工程進(jìn)度進(jìn)行分析和比較,提出解決的意見。B、依據(jù)質(zhì)量控制信息,系統(tǒng)的將每周或每月施工中的各種質(zhì)量情況進(jìn)行階段性的處理、評價。C、依據(jù)投資控制信息，對投資情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，做出短期預(yù)測，為甲方組織資金提出咨詢意見。D、依據(jù)合同管理信息，對索賠事項(xiàng)提出處理意見，并核查履約情況，及時做出違約處理，劃分界定責(zé)任。3、運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行監(jiān)理工作的輔助管理計(jì)算機(jī)輔助管理，主要是投資控制和信息管理方面，使用資料的查找快捷方便、存儲方便安全；工程預(yù)結(jié)算更是必須經(jīng)過計(jì)算機(jī)操作。我公司并配有專業(yè)監(jiān)理軟件，使計(jì)算機(jī)輔助管理自動化。另外對其他管理也有一定輔助作用。我公司項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)大部分監(jiān)理人員均能熟練掌握計(jì)算機(jī)輔助管理操作，并且配有專職信息管理人員，以他為主進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助管理。利用微機(jī)儲量大，集中存儲與工程相關(guān)的各種信息；利用微機(jī)運(yùn)算速度快，計(jì)算速度高的特點(diǎn)，及時、準(zhǔn)確的加工處理項(xiàng)目所需要的各種數(shù)據(jù)，形成文字、圖表、圖象等各種信息。在建設(shè)監(jiān)理過程中，及時檢查項(xiàng)目的實(shí)施情況，以做出進(jìn)一步調(diào)整和規(guī)劃。項(xiàng)目完成后，我公司不僅向業(yè)主提供一套詳細(xì)的資料，并向業(yè)主提供一套電子版監(jiān)理文件。4、信息流通環(huán)境的規(guī)劃A、營造良好的內(nèi)部環(huán)境我公司要求監(jiān)理部對實(shí)際工程情況進(jìn)行準(zhǔn)確的信息收集和分析，信息交流渠道暢通，有相對完整的信息管理體系和方法。明確各監(jiān)理人員的崗位責(zé)任制，各專業(yè)的分部工程、單位工程都設(shè)有專人負(fù)責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題，并及時對各種信息進(jìn)行收集、分析、整理、傳送、反饋。B、營造良好的外部環(huán)境由于信息的傳送與管理要涉及到同工程有關(guān)的各方，所有外部環(huán)境的優(yōu)劣對監(jiān)理工作中的信息管理有著極大的影響。無論是監(jiān)理方有直接關(guān)系的建設(shè)單位、施工承包方，還是無直接關(guān)系的設(shè)計(jì)方，只要任何一環(huán)信息傳遞不夠及時，信息管理出現(xiàn)混亂和偏差，都有可能導(dǎo)致施工無法進(jìn)行。另外在實(shí)際工程中，由于上道工序未經(jīng)認(rèn)可，而影響下一道工序施工的情況也常有發(fā)生。因此，我們認(rèn)為，爭取一個良好的外部環(huán)境，督促和幫助各有關(guān)方面建立并做好信息反饋工作是相當(dāng)重要的。5、信息管理的時效性和可行性A、注意加強(qiáng)信息傳遞的時效性在監(jiān)理工作中，信息反饋應(yīng)及時、準(zhǔn)確。比如監(jiān)理方發(fā)現(xiàn)了一個施工問題，就及時要求施工方處理，或甲方經(jīng)設(shè)計(jì)同意后做出變更，為了保證施工的順利進(jìn)行，在這一問題上，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)方、各施工承包方和我公司監(jiān)理部都需做出極大的努力。B、保持信息管理的連貫性