外來文件管控程序

外來文獻管控程序目的為使外來（客戶）的文獻資料在公司內(nèi)部能有效進行管制，確保各有關(guān)部門能獲得適宜、有效的最新（客戶）文獻。合用范疇由外部（客戶）通過郵件方式提供的電子文獻（客戶指定的產(chǎn)品品質(zhì)/產(chǎn)品規(guī)定/產(chǎn)品技術(shù)有關(guān)的規(guī)格/產(chǎn)品圖紙/產(chǎn)品合同等）。定義不是我司內(nèi)部制訂，而是根據(jù)需要從外部接受的文獻，如產(chǎn)品規(guī)定，產(chǎn)品圖紙，產(chǎn)品技術(shù)有關(guān)的規(guī)格，產(chǎn)品合同等。職責(zé)業(yè)務(wù)部：外來文獻的接受，整頓，存檔，對外來文獻進行分析，整頓轉(zhuǎn)換成內(nèi)部對應(yīng)管控文獻；把相對應(yīng)的文獻分別下發(fā)至采購部及質(zhì)量部。質(zhì)量部：接受業(yè)務(wù)部傳遞的轉(zhuǎn)換文獻，打印紙質(zhì)版文獻（需加蓋受控章）分發(fā)給各個部門。4.3采購部：接受質(zhì)量部分發(fā)的受控文獻，按照客戶產(chǎn)品需要的材料原則及規(guī)定，到指定供應(yīng)商采購。4.4樣品開發(fā)部：接受到業(yè)務(wù)部分發(fā)的受控客戶圖紙，進行樣品制作；制作完的樣品，經(jīng)客戶簽樣確認后，由業(yè)務(wù)部將最后客戶確認的圖紙、規(guī)定，傳達至質(zhì)量部；由質(zhì)量部加蓋受控章，下發(fā)到各個部門。4.5生產(chǎn)部：接受質(zhì)量部分發(fā)的受控文獻，如產(chǎn)品合同，產(chǎn)品圖紙，工藝卡片等；進行加工生產(chǎn)。4.6財務(wù)部：接受質(zhì)量部分發(fā)的受控合同文獻，如產(chǎn)品合同需要的材料預(yù)算與結(jié)算，進行歸檔。4.7質(zhì)檢部：接受質(zhì)量部分發(fā)的受控文獻，如產(chǎn)品的檢查原則，進行產(chǎn)品檢查。工作程序文獻接受：業(yè)務(wù)部負責(zé)接受外來（客戶）文獻，應(yīng)對客戶文獻對應(yīng)項目內(nèi)容進行逐項、全方面的審查。針對客戶文獻內(nèi)容如遇有不明之處，應(yīng)及時向客戶進行理解以明確作業(yè)內(nèi)容。5.2文獻管理：需檢查如客戶名、文獻名稱、文獻內(nèi)容、日期等，識別其與否合用于我公司，識別其實施日期，與否為現(xiàn)行有效版本，并確認其重要合用部門。對有關(guān)文獻進行編號、標(biāo)記，方便查詢，并做好《文獻外來統(tǒng)計表》統(tǒng)計。5.3文獻轉(zhuǎn)換：業(yè)務(wù)部、質(zhì)量部等有關(guān)部門，根據(jù)客戶文獻作業(yè)規(guī)定，進行分析、整頓，并轉(zhuǎn)換成公司內(nèi)部文獻，方便于公司內(nèi)部部門進行作業(yè)。5.4文獻分發(fā)：質(zhì)量部審查歸檔，并將轉(zhuǎn)換的內(nèi)部文獻加蓋受控章下發(fā)至各個使用部門，并做好《文獻分發(fā)/回收統(tǒng)計表》統(tǒng)計。5.4文獻變更/回收：業(yè)務(wù)部收到客戶變更規(guī)定（如圖紙、包裝等），并召集有關(guān)部門進行協(xié)商，進行文獻修訂，并做好《文獻修訂統(tǒng)計表》統(tǒng)計；同時舊版需收回，加蓋作廢章，填好《文獻、統(tǒng)計銷毀申請表》。流程圖歸納/存檔歸納/存檔客戶電子版文獻業(yè)務(wù)部分析、整頓分析、整頓歸納/存檔電子版質(zhì)量原則及規(guī)定歸納/存檔電子版質(zhì)量原則及規(guī)定采購部質(zhì)量部采購部質(zhì)量部歸納/存檔歸納/存檔客戶電子版文獻分發(fā)(加蓋受控章）樣品開發(fā)部客戶圖紙財務(wù)部樣品開發(fā)部客戶圖紙財務(wù)部（訂單）生產(chǎn)部工藝卡片質(zhì)檢部檢查原