萬科物業(yè)管理系統(tǒng)

萬科物業(yè)治理系統(tǒng)使用指導(dǎo)手冊萬科企業(yè)股份有限公司物業(yè)管理部目 錄1、系統(tǒng)功能模塊分類 32、各模塊使用要求總表 33、房產(chǎn)治理模塊 44、客戶治理模塊 55、收費(fèi)治理塊 56、車位治理模塊 67、入住治理模塊 88、綜合效勞模塊 89、調(diào)度系統(tǒng)模塊 910、出入證治理模塊 1011、安全治理模塊 1112、環(huán)境治理模塊 1213、設(shè)備治理模塊 1314、會(huì)所治理模塊 1415、社區(qū)文化模塊 1416、租賃中介模塊 1517、倉庫治理模塊 1518、產(chǎn)治理模塊 16萬科物業(yè)治理系統(tǒng)軟件功能分類萬科物業(yè)治理系統(tǒng)客戶效勞類業(yè)務(wù)治理類 增值效勞類內(nèi)部治理類1、房產(chǎn)治理1、安全治理 1、社區(qū)文化1、倉庫治理2、客戶治理2、環(huán)境治理 2、會(huì)所治理2、資產(chǎn)治理3、收費(fèi)治理3、設(shè)備治理 3、租賃治理4、收費(fèi)治理5、車位治理6、入住治理7、綜合效勞8、出入證治理9、綜合查詢?nèi)f科物業(yè)治理系統(tǒng)各模塊使用要求總表模塊名稱應(yīng)用要求模塊名稱應(yīng)用要求房產(chǎn)治理要求使用安全治理要求使用客戶治理要求使用環(huán)境治理要求使用收費(fèi)治理要求使用設(shè)備治理要求使用車位治理入住治理要求使用選擇使用社區(qū)文化要求使用綜合效勞要求使用會(huì)所治理選擇使用調(diào)度系統(tǒng)10要求使用選擇使用出入證治理選擇使用綜合查詢要求使用資產(chǎn)治理要求使用倉庫治理選擇使用房產(chǎn)治理模塊使用指導(dǎo)：“大樓”名目使用物業(yè)給定的編號(hào)：房號(hào)下：中可以看到車位的房產(chǎn)名目。使用要求:1、建小區(qū)入伙前一個(gè)月，應(yīng)制定生疏狀況的專業(yè)錄入人或?qū)敕慨a(chǎn)資料；2、在房產(chǎn)根本資料中，應(yīng)當(dāng)將已經(jīng)收集到的資料全部錄入，其中必需填寫的工程包括：房間代碼、房間名稱、建筑面積、收費(fèi)面積、戶型、朝向等資料；3、房屋交付時(shí)，房屋檢查驗(yàn)收的記錄應(yīng)當(dāng)記錄在“房產(chǎn)驗(yàn)收”記錄中，保持房屋原始資料的可追溯性。客戶治理模塊使用指導(dǎo)：資料可以直接從地產(chǎn)公司銷售軟件中導(dǎo)入，也可以逐戶錄入；填寫業(yè)主資料前必需選中房號(hào)，填寫租戶戶主后還需要對租戶的家庭成員進(jìn)展登記。使用要求：4、業(yè)主信息盡量完整填寫，其中客戶名稱、客戶類型、性別、證件號(hào)碼、證件名稱、戶口寫一種；5、租戶資料登記的信息盡量具體，其中必填包括客戶名稱、客戶類型、性別、證件號(hào)碼、填寫一種；6、業(yè)主和租戶的家庭成員的信息盡量具體，其中必需包括：姓名、性別、與業(yè)主關(guān)系、證件名稱、證件號(hào)碼；7、在治理效勞過程中收集到的業(yè)主資料或業(yè)主家庭成員資料需要準(zhǔn)時(shí)在系統(tǒng)里更；8更。收費(fèi)治理模塊使用指導(dǎo)：〔季度〕記錄每個(gè)物業(yè)單位〔房間〕的各項(xiàng)收費(fèi)，對拖欠款進(jìn)展催交等業(yè)務(wù)處理、對預(yù)收款、銀行托收、現(xiàn)金等多方面收款方式供給平臺(tái)；〔政效勞費(fèi)等；主。能夠編輯打印出相關(guān)的財(cái)報(bào)表；都要在系統(tǒng)中表達(dá)；建議盡可能引導(dǎo)業(yè)主通過銀行托收的方式進(jìn)展費(fèi)用的收款中表達(dá)：一個(gè)收費(fèi)周期完畢后，要進(jìn)展月結(jié)，進(jìn)入下一個(gè)收費(fèi)周期。使用要求：9、能夠使用軟件完成成為顧客供給收費(fèi)單據(jù)并實(shí)施收費(fèi)治理的工作；10、在系統(tǒng)內(nèi)可以查詢到物業(yè)治理收費(fèi)狀況的真實(shí)數(shù)據(jù)。車位治理模塊使用指導(dǎo)：樓”名目下登記車位，車位是獨(dú)立車庫的，在房產(chǎn)登記中建立獨(dú)立的車庫名目，再在車庫名目下登記車位。全部紅線范圍內(nèi)的車位都必需進(jìn)展準(zhǔn)確登記。使用要求：11、一個(gè)小區(qū)必需使用統(tǒng)一的車位號(hào)編制方法，在軟件里登記的車位號(hào)必需和現(xiàn)場車位號(hào)相全都；12、生成車位號(hào)以后，需要對車位資料進(jìn)展具體登記，其中必需登記的工程包括：車位類型、車位號(hào)、車位位置、車位名稱、車位權(quán)屬；13、對于車位產(chǎn)權(quán)屬于業(yè)主的，必需在“車位效勞合同”記錄表格中登記房間代碼?？蛻裘Q、車位號(hào)、車位收費(fèi)單價(jià)、合同起始日期、合同終止日期、合同有效性處必需打鉤；14、對于產(chǎn)權(quán)屬于全體業(yè)主或產(chǎn)權(quán)屬于萬科地產(chǎn)的，必需在”車位租賃合同“記錄表格登記房間代號(hào)、客戶名稱、車位號(hào)、車位租金單價(jià)、合同起始日期、合同終止日期、合同有效性、提前提示天數(shù)；15、和車位有關(guān)的特別大事要求登記在”車位記錄“表格中。登記的范圍包括突發(fā)大事、車位特別狀況等；16、但凡與小區(qū)簽訂了車位治理協(xié)議和車位租賃協(xié)議的車輛都應(yīng)當(dāng)在”車輛治理“表格中進(jìn)展記錄，車輛記錄必需填寫的內(nèi)容有：車牌號(hào)碼、汽車型號(hào)、汽車顏色、車主，有對應(yīng)固定車位的應(yīng)當(dāng)填寫“對應(yīng)車位號(hào)并在軟件中進(jìn)展記錄，記錄表中必需填寫：房間代碼、客戶名稱、車位號(hào)、車位收費(fèi)單價(jià)、合同起始日期、合同終止日期、合同有效性；18、承受不固定車位治理模式的小區(qū)，與車主簽訂了車位租賃協(xié)議的，也應(yīng)當(dāng)在軟件中進(jìn)展記錄，記錄表中必需填寫房間代號(hào)、客戶名稱、車位號(hào)、車位租金單價(jià)、合同起始日期、合同終止期、合同有效性、提前提示天數(shù)；19、與車輛有關(guān)的突發(fā)大事。特別狀況應(yīng)當(dāng)記錄在“車輛治理”功能模塊的“車輛記錄”表格中。入住治理模塊使用指導(dǎo)：入住治理模塊使用于顧客集中入伙狀況下錄入顧客資料，已經(jīng)導(dǎo)入了客戶資料的狀況下，集中入伙時(shí)可以不使用入住治理模塊；證件名稱、證件號(hào)碼、客戶類型。房間代號(hào)。入住方式。入伙起租日期、收費(fèi)截至日期、建筑面積、收費(fèi)面積是必需填工程，家庭和手機(jī)兩種聯(lián)系方式至少填寫一種；錄入資料保存后可進(jìn)入其次步“收費(fèi)初始化選擇，代收水電、煤氣費(fèi)的，需要在走表費(fèi)用中進(jìn)展正確設(shè)置。收取了預(yù)繳費(fèi)用的，需要在“預(yù)交收款”登記表中進(jìn)展登錄；在第三步“劃款協(xié)議錄入”階段，必需正確選擇銀行劃款方案并正確填寫以下資料：開戶人，銀行賬號(hào)、銀行名稱、劃款協(xié)議號(hào)碼、客戶名稱。綜合效勞模塊使用指導(dǎo)：綜合效勞模塊有四個(gè)功能塊：裝修治理、室內(nèi)修理、家政效勞、投訴訪談、其中裝修治理功能塊必需使用，家庭修理、家政效勞、客戶投訴功能塊是否使用依據(jù)“調(diào)度系統(tǒng)”的使用狀況確定。對于小工程，認(rèn)為沒有必要使用“調(diào)度系統(tǒng)”的，必需使用“綜合效勞”模塊對室內(nèi)修理狀況。家政效勞狀況、客戶投訴狀況進(jìn)展記錄、使用了調(diào)度系統(tǒng)的狀況下效勞模塊的上述三塊功能可以不使用。使用要求：20、裝修治理功能模塊的登記表格需要記錄工程的包括：房間代碼〔按房間選擇會(huì)自動(dòng)彈出、業(yè)主姓名、裝修工程、裝修公司、裝修起始日期、驗(yàn)證時(shí)間、驗(yàn)證結(jié)果、驗(yàn)收人、業(yè)主保證金是否可退、裝修公司保證金是否可退等，假設(shè)有違章記錄需要登記在“違章記錄”欄目中；21、室內(nèi)修理功能模塊用于效勞過程完畢后進(jìn)展事后記錄，在記錄表格中：客戶名稱〔按房間選擇會(huì)自動(dòng)彈出、修理工程。開工時(shí)間、完工時(shí)間、修理人員、效勞費(fèi)用工程必需填寫，其他工程依據(jù)需要選擇填寫。室內(nèi)修理工程無論收錢與否，無論收錢多少，都應(yīng)當(dāng)照實(shí)填寫。以便對顧客需求進(jìn)展準(zhǔn)確分析；22、家政效勞功能塊用于家政效勞完畢后進(jìn)展事后記錄，在記錄表格中:效勞工程?？蛻裘Q〔按房間選擇會(huì)自動(dòng)彈出、效勞日期、數(shù)量、單位、單價(jià)、應(yīng)收款、回訪人、回訪時(shí)間等工程必需填寫，其他工程選擇填寫：23、客戶投訴功能塊用于對投訴處理結(jié)果進(jìn)展簡潔記錄，表格中：類別、內(nèi)容、客戶名稱、房間代碼〔按房間選擇會(huì)自動(dòng)彈出、處理人、回訪人、回訪時(shí)間等工程必需填寫，其他項(xiàng)目選擇填寫。投訴大事假設(shè)演化成突發(fā)大事，可以在“是否是突發(fā)大事”處打鉤；24、與裝修治理、室內(nèi)修理、家政效勞、客戶投訴相關(guān)的文件必需保存到綜合效勞模塊的“文檔治理”中相應(yīng)的文件夾里。調(diào)度系統(tǒng)模塊使用指導(dǎo)：大工程必需使用調(diào)度系統(tǒng)記錄和治理效勞供給過程進(jìn)展記錄和調(diào)度，并對回訪結(jié)果進(jìn)展記錄。內(nèi)部大事不要求使用調(diào)度系統(tǒng)進(jìn)展治理。實(shí)際狀況確定。對本部門主管和任務(wù)發(fā)送者進(jìn)展?fàn)顩r說明。主管人員和任務(wù)發(fā)送者要求說明的狀況進(jìn)展記完成效果的回訪。使用要求：25、顧客提出的效勞需求〔包括室內(nèi)修理、家政效勞、投訴等〕都要在“接待中心”進(jìn)展對顧客需求的記錄和調(diào)度。、“接待中心”的記錄表格帶紅星號(hào)的工程都是需要填寫的以選擇其中之一進(jìn)展填寫的時(shí)間正確填寫。27、大事責(zé)任人填寫完工反響時(shí)，除系統(tǒng)自動(dòng)生成的信息外還要選定完工狀態(tài)、完成時(shí)間、簡單的室內(nèi)修理效勞和比較特別的家政效勞應(yīng)當(dāng)在“內(nèi)容”欄進(jìn)展簡要描述。28、效勞回訪人員對顧客實(shí)施回訪時(shí)，除系統(tǒng)默認(rèn)的信息外還需要對回訪時(shí)間、顧客滿足下，將其意見記錄在“顧客意見”欄內(nèi)。出入證治理模塊使用指導(dǎo)：部門，可以不使用本模塊；使用要求：、對于有出入證治理業(yè)務(wù)的部門打勾。假設(shè)有補(bǔ)卡也應(yīng)當(dāng)在相應(yīng)的工程打勾。30、出入證辦理退卡的，應(yīng)當(dāng)在“退卡標(biāo)志”工程打勾，并正確填寫“退卡時(shí)間31、在出入證治理模塊登記的出入證是否有效、卡號(hào)、領(lǐng)卡人姓名、有效期等資料必需與記錄進(jìn)展更。安全治理模塊使用指導(dǎo)：安全治理模塊是為了安全主管人員供給的工作平臺(tái)，也是為了經(jīng)理人員供給的治理平臺(tái)。安全模塊有四個(gè)功能塊：安全突發(fā)大事、安全文檔、消防及保安器材、月度評估、每個(gè)功能模塊都要求有效應(yīng)用：“每月評估”表格中的治安防范、消防治理、停車場治理以及內(nèi)部掌握欲團(tuán)隊(duì)建設(shè)狀況進(jìn)展回憶和總結(jié)；“改善措施”是填寫對上述工作進(jìn)展回憶和總結(jié)之后制定的改進(jìn)措施狀況”填寫改進(jìn)措施的落實(shí)和后續(xù)跟進(jìn)結(jié)果。使用要求：32、“安全突發(fā)大事”記錄表格要求對突發(fā)大事的狀況進(jìn)展纖細(xì)記錄，關(guān)于大事發(fā)生的情況記錄在“大事描述”工程內(nèi)，大事的初步處理狀況記錄在“處理方法”工程內(nèi)，對大事的成狀況”工程內(nèi)，對大事處理狀況的最終驗(yàn)證狀況記錄在“驗(yàn)證結(jié)果”工程內(nèi)。33、要求安全主管將安防工作方案、安全崗位職責(zé)、崗位布置圖、安全年度工作打算。保的形式保存在“安全文檔”的相應(yīng)文件夾中；34、要求安全主管對本部門掌握的消防及保安器材登記在“消防及保安器材”表格中，以便加強(qiáng)治理；35、要求安全主管人員對每月的安全治理工作狀況進(jìn)展評估，并記錄在“每月評估”表格中；環(huán)境治理模塊使用指導(dǎo)：環(huán)境治理模塊用于主管人員每月對清潔、綠化人員有效應(yīng)用本模塊。工程內(nèi)環(huán)境分區(qū)域治理或工程內(nèi)有一家以上效勞供給方供給效勞的，要分區(qū)域進(jìn)展評估，乜有以上狀況的可以一個(gè)工程填寫一份評估表。措施完成狀況是指對改進(jìn)措施實(shí)施后的總結(jié)與跟進(jìn)。使用要求：36、”突發(fā)大事“記錄表格要求對突發(fā)大事的狀況進(jìn)展具體記錄，關(guān)于大事發(fā)生的狀況記錄在”大事描述“工程內(nèi)，大事的初步處理狀況巨鹿在”處理方法“工程內(nèi)，對大事的后續(xù)況“工程內(nèi)，對大事處理狀況的最終驗(yàn)證狀況記錄在”驗(yàn)證結(jié)果“工程內(nèi)。37措施完成狀況“欄目，環(huán)境治理主管人員必需每月對環(huán)境治理的三項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展評估；38、要求環(huán)境治理主管人員將保潔人員崗位職責(zé)、保潔崗位分布狀況、年度工作狀況、年度工作打算、月工作打算、消殺工作打算、專項(xiàng)工作打算保存在”環(huán)境文檔“相應(yīng)的文件夾內(nèi)。設(shè)備治理模塊使用指導(dǎo)：設(shè)備治理模塊是治理設(shè)備檔案盒治理設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作的平臺(tái)有設(shè)備治理方面的人員將設(shè)備、設(shè)施、房屋本體”具體資料“”子設(shè)備檔案“在設(shè)備治理模修理“表格中。設(shè)備、設(shè)施、房屋本體依據(jù)類型建立名目，在名目下建立設(shè)備清單，設(shè)備對應(yīng)的表格中錄入設(shè)備”具體資料“。使用要求：39、錄入設(shè)備、設(shè)施、房屋本體資料盡可能完整，其中必需錄入設(shè)備編號(hào)、設(shè)備名稱、購買時(shí)間、安裝單位、安裝單位、安裝單位聯(lián)系人、安裝地點(diǎn)、型號(hào)、供給商的資料。40、子設(shè)備檔案要求錄入設(shè)備名稱、安裝位置、規(guī)格、供給商廠家地址、聯(lián)系方式等資料。41、故障修理功能塊用于記錄設(shè)備設(shè)施的大中修狀況，記錄表格中故障簡短描述、故障出現(xiàn)時(shí)間、修理時(shí)間、修理效果、修理配件、故障修理人、修理費(fèi)用、故障緣由等工程必需填寫。42〔包括材料費(fèi)〕超過1000元的，在本體修理工程完畢后，由修理工單位的資質(zhì)、作業(yè)水平、違章記錄等狀況可以記錄在備注欄。43、要求設(shè)備治理主管人員將設(shè)備、設(shè)施維護(hù)崗位分工，年度、月工作打算，設(shè)備、設(shè)施、本體保養(yǎng)〔改造〕打算，每月設(shè)備、設(shè)施檢查狀況等文檔保存到”設(shè)備文檔“相應(yīng)的文件夾里，以便查閱。會(huì)所治理模塊使用指導(dǎo)：會(huì)所治理模塊主要用于對小區(qū)會(huì)所的設(shè)施狀況、估量狀況、使用及消費(fèi)狀況進(jìn)展登記，需要使用軟件系統(tǒng)對會(huì)所效勞進(jìn)展治理的部門，是可以選擇使用的模塊。社區(qū)文化模塊使用要求：44、”社區(qū)活動(dòng)“功能塊的表格要求簡要填寫，其中必需填寫的工程有：活動(dòng)名稱、活動(dòng)類型、負(fù)責(zé)人、活動(dòng)起始日期、活動(dòng)完畢日期、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；45、”社區(qū)活動(dòng)“的參與記錄必需填寫，住戶有活動(dòng)成績和活動(dòng)榮譽(yù)的需要正確填寫；46、”社區(qū)治理“的表格需要填寫的工程有：社團(tuán)名稱、成立日期、活動(dòng)地點(diǎn)、社團(tuán)介紹，獲得榮譽(yù)的需要填寫”曾獲得榮譽(yù)“。47、對與社區(qū)相關(guān)的公共關(guān)系〔保密的除外〕需要記錄在”公共關(guān)系“表格中，公共關(guān)系表格必需填寫的工程有：關(guān)系單位名稱、關(guān)系單位說明、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、。48、社區(qū)文化治理員需要將社區(qū)文化活動(dòng)的申請、社區(qū)文化活動(dòng)年度打算、社區(qū)文化活動(dòng)保存在”文檔治理“內(nèi)。租賃中介模塊使用指導(dǎo)：