Office2010辦公軟件應(yīng)用高級(jí)教程1

./第1章辦公自動(dòng)化〔OA是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟件科學(xué)等先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備運(yùn)用于各類(lèi)辦公人員的各種辦公活動(dòng)中,從而實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化,最大限度地提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境。而辦公軟件是可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件的應(yīng)用圍很廣,大到社會(huì)統(tǒng)計(jì),小到會(huì)議記錄,數(shù)字化高速發(fā)展的今天更離不開(kāi)辦公軟件的鼎立協(xié)助。Office2007就是微軟公司推出的最新的Office系列軟件,是辦公處理軟件的代表產(chǎn)品,不僅在功能上進(jìn)行了優(yōu)化,還增添了許多更實(shí)用的功能,且安全性和穩(wěn)定性更得到了鞏固。Office2007集成了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等常用的辦公組件。本章學(xué)習(xí)要點(diǎn)：了解辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義和功能了解辦公系統(tǒng)的基本設(shè)備熟悉Office2007各個(gè)組件及其功能使用語(yǔ)言功能使用幫助文檔隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代。辦公自動(dòng)化技術(shù)已成為處理、傳遞信息的重要手段之一,并高效率地參與著現(xiàn)代化的管理。本節(jié)將向用戶(hù)介紹辦公自動(dòng)化的主要特點(diǎn)及其功能作用。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念及特點(diǎn)辦公自動(dòng)化是在管理信息系統(tǒng)〔MIS和決策支持系統(tǒng)〔DSS發(fā)展的基礎(chǔ)上迅速興起的一門(mén)綜合性技術(shù)。它是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)武裝辦公系統(tǒng),達(dá)到提高效率、提高管理水平,使辦公系統(tǒng)達(dá)到信息靈活、管理方便和決策正確的目的。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),即可使管理更加現(xiàn)代化、科學(xué)化。1．辦公自動(dòng)化的定義辦公自動(dòng)化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中,并由這些設(shè)備和辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人-機(jī)信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分利用信息資源,提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量、輔助決策,求得更好的效果。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化涉及行為科學(xué)、社會(huì)科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)和人機(jī)工程學(xué)等多種學(xué)科,并以計(jì)算機(jī)、通信和自動(dòng)化等技術(shù)為支撐技術(shù),且將工作站〔WorkStation和局域網(wǎng)〔LocalAreaNetwork作為OA的兩大支柱。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA系統(tǒng)可分為組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、辦公人員、辦公環(huán)境、辦公信息和辦公活動(dòng)的技術(shù)手段6個(gè)基本要素。各部分有機(jī)結(jié)合、相互作用,構(gòu)成有效的OA系統(tǒng)。其功能結(jié)構(gòu)如圖1-1所示。2．辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)辦公自動(dòng)化是高級(jí)的決策支持系統(tǒng),它將各種先進(jìn)設(shè)備和各種軟件功能緊密組合,是信息化社會(huì)的重要標(biāo)志。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。辦公自動(dòng)化是一門(mén)綜合性科學(xué)一般人常常認(rèn)為辦公自動(dòng)化只是自動(dòng)化科學(xué)的一個(gè)分支,其實(shí)辦公自動(dòng)化是當(dāng)前國(guó)際上飛速發(fā)展的一門(mén)綜合多種技術(shù)的新型邊緣學(xué)科,它涉及行政管理、電子、文秘、機(jī)械和物理等多學(xué)科,是信息化社會(huì)的產(chǎn)物,是在計(jì)算機(jī)、通信設(shè)備較普遍應(yīng)用,信息業(yè)務(wù)空前繁忙的情況下應(yīng)運(yùn)而生的。辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng),是具有信息處理功能的學(xué)科一個(gè)較完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)包括信息采集、加工、改造、傳遞和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。其主要任務(wù)是向各級(jí)辦公人員提供各種所需的信息。因此,人、信息系統(tǒng)、各種設(shè)備和輔助工具是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的3個(gè)互相聯(lián)系的基本組成部分。信息是加工的對(duì)象,機(jī)器是加工的工具,人是加工過(guò)程的設(shè)計(jì)者、指揮者和加工結(jié)果的享用者。辦公自動(dòng)化是對(duì)語(yǔ)音、數(shù)據(jù)、圖像和文字等信息一體化的處理過(guò)程辦公自動(dòng)化可以將基于不同技術(shù)的辦公設(shè)備在網(wǎng)絡(luò)上使用,將文字處理、語(yǔ)音處理、數(shù)據(jù)處理和圖像處理等功能組成在一個(gè)系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)設(shè)備共享,使辦公室具有綜合處理這些信息的功能。辦公自動(dòng)化的目標(biāo)是提高辦公效率和質(zhì)量,是產(chǎn)生更高價(jià)值信息的輔助手段辦公自動(dòng)化加速了信息的流通,提高了辦公效率和準(zhǔn)確性,提高了辦公人員的決策質(zhì)量,為決策人員提供更多的信息和更多的決策方案。辦公自動(dòng)化使辦公人員的勞動(dòng)智能化、辦公工具電子化和機(jī)械化、辦公活動(dòng)無(wú)紙化和數(shù)字化,這必將大幅度提高辦公人員的工作效率。辦公自動(dòng)化的功能辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是通過(guò)寄托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),圍繞群件管理這個(gè)核心,來(lái)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文件以及檔案管理自動(dòng)化,以提供工作效率,創(chuàng)造無(wú)紙化辦公的優(yōu)越環(huán)境的。整個(gè)系統(tǒng)涵蓋了收發(fā)文管理、外出人員管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排、論壇管理、個(gè)人用戶(hù)工作臺(tái)等多個(gè)功能子系統(tǒng)。每個(gè)子系統(tǒng)都可以獨(dú)立完成某一單項(xiàng)辦公事務(wù),相互之間又有機(jī)結(jié)合,真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有以下幾個(gè)基本功能。1．收發(fā)文管理收發(fā)文管理主要負(fù)責(zé)公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢(xún)檢索和打印等工作流的全過(guò)程。當(dāng)需要送交一份公文時(shí),先由起草人起草公文,之后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)給審批人,審批合格之后進(jìn)行簽發(fā)。而當(dāng)收到一份公文時(shí),應(yīng)先進(jìn)行收文登記,然后發(fā)送給公文擬辦人,在擬辦人指定批辦、承辦人之后,公文將自動(dòng)發(fā)送到批辦、承辦人處,最后由專(zhuān)人將公文歸檔。收發(fā)文管理能夠?qū)崿F(xiàn)部文檔從擬稿、批閱、簽發(fā),到最后的整理、歸檔這一流程的自動(dòng)化控制,達(dá)到文檔收發(fā)自動(dòng)化。2．外出人員管理外出人員管理主要通過(guò)電子公告板方式實(shí)現(xiàn)對(duì)外出人員的登記管理,外出人員利用此公告板公布自己的外出事由、外出時(shí)的聯(lián)系方法、外出時(shí)間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項(xiàng),還可以將自己外出的消息通知給有關(guān)人員。3．會(huì)議管理在傳統(tǒng)方式下,召開(kāi)會(huì)議時(shí)需要的大量文件讓人頭疼不已,而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方式下則要輕松許多。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)會(huì)議控制,圖文、影音在線(xiàn)傳輸,并通過(guò)瀏覽器安排、管理會(huì)議。4．領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排OA系統(tǒng)可以負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作和活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和安排,包括一周活動(dòng)安排和每日活動(dòng)安排,相關(guān)人員可以據(jù)此安排日程,以便進(jìn)行相應(yīng)的工作,而不至于發(fā)生沖突。5．論壇管理所謂論壇,類(lèi)似現(xiàn)實(shí)生活中的公告牌,用于系統(tǒng)容人員在其中發(fā)布相關(guān)公開(kāi)信息。論壇管理主要負(fù)責(zé)對(duì)這些信息的管理,如信息分類(lèi)、更新等。公告牌可以用來(lái)發(fā)布各種通知或者其他公用信息。同時(shí),可以在部開(kāi)通電子,并具備和系統(tǒng)外部交流的能力。6．個(gè)人用戶(hù)工作臺(tái)個(gè)人用戶(hù)工作臺(tái)用于對(duì)本人各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)一管理,如安排日程、活動(dòng),查看和處理當(dāng)日工作,存放個(gè)人的各項(xiàng)資料、記錄等。此外,個(gè)人用戶(hù)還可以通過(guò)電子與其他單位或個(gè)人交流意見(jiàn)、討論問(wèn)題及傳送材料。7．電子電子系統(tǒng)可以完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8．遠(yuǎn)程辦公當(dāng)員工遠(yuǎn)離辦公室或者需要外出,而同時(shí)又非常需要了解單位的某些數(shù)據(jù)信息時(shí),可以通過(guò)網(wǎng)、DDN專(zhuān)線(xiàn)等連接的遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī),完成所有相關(guān)辦公的功能。9．檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)交互式的勞資人事管理,將員工資料與考勤制度、工資管理、人事管理相結(jié)合,從而有效提高員工的工作效率,降低管理費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)高速、實(shí)時(shí)的查詢(xún)管理。辦公自動(dòng)化設(shè)備是現(xiàn)代工作和生活中不可或缺的高科技產(chǎn)品。它是微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、電磁技術(shù)、電機(jī)技術(shù)、光電技術(shù)、傳感技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)和塑料技術(shù)、精密機(jī)械技術(shù)的綜合體。利用這些辦公設(shè)備,可以進(jìn)行復(fù)印、打印、存儲(chǔ)和掃描等工作,從而能夠大大提高人們的工作效率。存儲(chǔ)設(shè)備硬盤(pán)存儲(chǔ)設(shè)備在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中起著非常重要的作用,人們?nèi)粘Ｋ佑|的硬盤(pán)、光盤(pán)以及U盤(pán)等都屬于存儲(chǔ)設(shè)備。其作用在于能夠長(zhǎng)期保存信息,并且不依賴(lài)于電來(lái)保存信息。硬盤(pán)1．硬盤(pán)硬盤(pán)又稱(chēng)硬磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器,它是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中最主要的外部存儲(chǔ)設(shè)備,就像倉(cāng)庫(kù)一樣,部存放著計(jì)算機(jī)中所有的數(shù)據(jù)。與存相比,硬盤(pán)具有容量大、關(guān)機(jī)后存儲(chǔ)數(shù)據(jù)不會(huì)丟失等特點(diǎn),如圖1-2所示。隨著用戶(hù)需求的提高,硬盤(pán)已經(jīng)從早期的幾十MB、幾百M(fèi)B發(fā)展到現(xiàn)在常見(jiàn)的80GB、160GB。目前,常見(jiàn)的硬盤(pán)接口主要分為IDE和SATA兩種,它們分別通過(guò)兩種不同的數(shù)據(jù)線(xiàn)與主板進(jìn)行連接,如圖1-3所示。IDEIDE和SATA硬盤(pán)接口除了上面介紹的采用IDE、SATA接口的硬盤(pán)外,另外還有采用SCSI和FC〔光纖通道的硬盤(pán)產(chǎn)品。由于SCSI和FC接口的硬盤(pán)主要應(yīng)用于服務(wù)器,因此這些產(chǎn)品在市場(chǎng)上并不常見(jiàn)。2．光存儲(chǔ)設(shè)備一切采用光盤(pán)作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的設(shè)備統(tǒng)一被稱(chēng)為光存儲(chǔ)設(shè)備〔光驅(qū)。目前,光驅(qū)的種類(lèi)很多,根據(jù)光盤(pán)的存儲(chǔ)技術(shù)可以將其分為CD光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器和DVD光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器兩大類(lèi)。根據(jù)光盤(pán)是否可擦寫(xiě)的特性,光驅(qū)又分為普通光驅(qū)〔即只能讀取,不能寫(xiě)入和刻錄機(jī)〔可讀可寫(xiě)兩種；按照光驅(qū)與主板連接接口的種類(lèi),又可以將其分為IDE接口光驅(qū)、SATA接口光驅(qū)、SCSI接口光驅(qū)和USB接口光驅(qū)。其中除了USB接口光驅(qū)屬于外置式外,前3種接口的光驅(qū)都屬于置式產(chǎn)品,如圖1-4所示。在各種光驅(qū)產(chǎn)品的宣傳資料中,常看到48X、52X或16X的字樣,這些指的都是光驅(qū)的工作速率,分別是指48倍速、52倍速和16倍速的光驅(qū)產(chǎn)品。其中,常見(jiàn)的CD光驅(qū)大都為48X或52X的產(chǎn)品,DVD光驅(qū)則以16X、18X最為常見(jiàn)。光存儲(chǔ)設(shè)備3．移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備光存儲(chǔ)設(shè)備移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備是近年來(lái)發(fā)展速度較快、使用也較為普及的新型存儲(chǔ)產(chǎn)品,它具有存儲(chǔ)容量大、攜帶方便等特點(diǎn)。其產(chǎn)品形式主要分為優(yōu)盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)以及數(shù)碼隨身聽(tīng)等多種類(lèi)型。優(yōu)盤(pán)優(yōu)盤(pán)移動(dòng)硬盤(pán)優(yōu)盤(pán)移動(dòng)硬盤(pán)數(shù)碼隨身聽(tīng)移動(dòng)硬盤(pán)與優(yōu)盤(pán)相比,移動(dòng)硬盤(pán)的存儲(chǔ)容量較大,它是以硬盤(pán)為存儲(chǔ)介質(zhì),強(qiáng)調(diào)便攜性的存儲(chǔ)產(chǎn)品,大都采用USB接口與計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接,也有部分采用IEEE1394接口的移動(dòng)硬盤(pán)產(chǎn)品,如圖1-6所示。目前主流移動(dòng)硬盤(pán)的容量已經(jīng)達(dá)到了80GB,其他還有160GB甚至250GB的移動(dòng)硬盤(pán)產(chǎn)品。由于計(jì)算機(jī)可以通過(guò)USB接口向USB設(shè)備供電,因此大多數(shù)移動(dòng)硬盤(pán)在使用時(shí)與優(yōu)盤(pán)并沒(méi)有太大的不同,但也有部分移動(dòng)硬盤(pán)必須配備額外的供電設(shè)備才能夠正常使用。數(shù)碼隨身聽(tīng)數(shù)碼隨身聽(tīng)主要指MP3播放器、MP4播放器等數(shù)碼影音播放設(shè)備,其名稱(chēng)主要來(lái)源于它們播放的影音文件格式,如圖1-7所示。打印機(jī)打印機(jī)是連接在計(jì)算機(jī)上主要的外圍輸出設(shè)備,它在人們?nèi)粘５挠?jì)算機(jī)應(yīng)用中占據(jù)著非常重要的地位。目前,家庭及辦公中常用的打印機(jī)有針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)等。針式打印機(jī)噴墨打印機(jī)針式打印機(jī)噴墨打印機(jī)噴墨打印機(jī)工作原理針式打印機(jī)也稱(chēng)撞擊式打印機(jī),它的打印頭由多支金屬撞針組成。針式打印機(jī)在執(zhí)行打印操作時(shí),打印頭在紙和色帶之上行走,當(dāng)指定的撞針到達(dá)某個(gè)位置時(shí),便會(huì)彈射出來(lái),在色帶上打擊一下,讓色素印在紙上做成其中一個(gè)色點(diǎn)。配合多個(gè)撞針的排列樣式,便能在紙上砌成文字或圖畫(huà),如圖1-8所示。2．噴墨打印機(jī)噴墨打印機(jī)適合打印單頁(yè)紙,其打印質(zhì)量很大程度上取決于紙的質(zhì)量。它的進(jìn)紙方式及面板控制和針式打印機(jī)相似,但它是通過(guò)墨盒的噴嘴將墨滴直接在紙上印出圖像的。如圖1-9所示為一臺(tái)噴墨打印機(jī),而噴墨打印機(jī)的工作原理如圖1-10所示。噴墨打印機(jī)價(jià)格便宜,而且打印時(shí)的噪聲較小,圖形質(zhì)量較高,是當(dāng)前家庭打印機(jī)的首選產(chǎn)品。3．激光打印機(jī)紙墨滴墨水瓶垂直板噴嘴水平板帶電面板控制墨滴噴射方向激光打印機(jī)最先由Xerox公司在20世紀(jì)60年代末研制成功,它采用的是電子照相〔Electrophotographic技術(shù)。該技術(shù)利用激束掃描光鼓,控制光鼓將墨粉轉(zhuǎn)印到紙上形成打印結(jié)果,如圖1-11所示。紙墨滴墨水瓶垂直板噴嘴水平板帶電面板控制墨滴噴射方向噴射的墨滴形成字符在針式、噴墨、激光打印機(jī)中,激光的效果最好,噴墨其次,而且這兩種的噪聲都很小,針式打印機(jī)的噪聲相對(duì)較大,但它可以打多層紙,而且消耗材料相對(duì)較便宜,所以使用量仍然很大。復(fù)印機(jī)復(fù)印機(jī)是從書(shū)寫(xiě)、繪制、印刷的原稿得到等倍、放大或者縮小的復(fù)印品的設(shè)備。復(fù)印機(jī)復(fù)印的速度快,操作簡(jiǎn)便,與傳統(tǒng)的鉛字印刷、蠟紙油印、膠印等的主要區(qū)別是無(wú)需經(jīng)過(guò)其他制版等中間手段,而能直接從原稿獲得復(fù)印品。按照其工作原理的不同,可以將復(fù)印機(jī)分為3類(lèi)。激光打印機(jī)1．光化學(xué)復(fù)印激光打印機(jī)光化學(xué)復(fù)印有直接影印、藍(lán)圖復(fù)印、重氮復(fù)印、染料轉(zhuǎn)印和擴(kuò)散轉(zhuǎn)印等方法。直接影印法用高反差相紙代替感光膠片對(duì)原稿進(jìn)行攝影,可增幅或縮幅；藍(lán)圖法是復(fù)印紙表面涂有鐵鹽,原稿為單半透明材料,兩者疊在一起接受曝光,顯影后形成藍(lán)底白字圖像；重氮法與藍(lán)圖法相似,復(fù)印紙表面涂有重氮化合物,曝光后在液體或氣體氨中顯影,產(chǎn)生深色調(diào)的圖像；染料轉(zhuǎn)印法是原稿正面與表面涂有光敏乳劑的半透明負(fù)片合在一起,曝光后經(jīng)液體顯影再轉(zhuǎn)印到紙上；擴(kuò)散轉(zhuǎn)印法與染料轉(zhuǎn)印法相似,曝光后將負(fù)片與表面涂有藥膜的復(fù)印紙貼在一起,經(jīng)液體顯影后負(fù)片上的銀鹽即擴(kuò)散到復(fù)印紙上形成黑色圖像。復(fù)印機(jī)2．熱敏復(fù)印復(fù)印機(jī)熱敏復(fù)印是將表面涂有熱敏材料的復(fù)印紙,與單原稿貼在一起接受紅外線(xiàn)或熱源照射。圖像部分吸收的熱量傳送到復(fù)印紙表面,使熱敏材料色調(diào)變深即形成復(fù)印品。這種復(fù)印方法現(xiàn)在主要用于傳真機(jī)接收傳真。3．靜電復(fù)印靜電復(fù)印是現(xiàn)在應(yīng)用最廣泛的復(fù)印技術(shù),它是用硒、氧化鋅、硫化鎘和有機(jī)光導(dǎo)體等作為光敏材料,在暗處充上電荷接受原稿圖像曝光,形成靜電潛像,再經(jīng)顯影、轉(zhuǎn)印和定影等過(guò)程而成。靜電復(fù)印主要有3個(gè)部分：原稿的照明和聚焦成像部分；光導(dǎo)體上形成潛像和對(duì)潛像進(jìn)行顯影部分；復(fù)印紙的進(jìn)給、轉(zhuǎn)印和定影部分,如圖1-12所示。靜電復(fù)印有直接法和間接法兩種。直接法是在涂有光導(dǎo)材料的紙上形成靜電潛像,然后用液體或粉末的顯影劑加以顯影,圖像定影在紙表面之后即成為復(fù)印品；間接法則先在光導(dǎo)體表面上形成潛像并加以顯影,再將圖像轉(zhuǎn)印到普通紙上,定影后即成為復(fù)印品。20世紀(jì)70年代以后,間接法已成為靜電復(fù)印的主流和發(fā)展方向。掃描儀掃描儀是一種高精度、光電一體化的高科技產(chǎn)品,用戶(hù)通過(guò)掃描儀能夠?qū)D片、膠片,以及各類(lèi)圖紙圖形和文稿輸入到計(jì)算機(jī)中,以便計(jì)算機(jī)對(duì)這類(lèi)信息進(jìn)行處理。它是除鍵盤(pán)和鼠標(biāo)之外,另一種被廣泛應(yīng)用的計(jì)算機(jī)輸入設(shè)備。掃描儀的種類(lèi)很多,按接口類(lèi)型分為EPP、USB和SCSI這3種。按其掃描原理可分為手持式掃描儀、滾筒式掃描儀、平板式掃描儀。圖1-13所示即為平板式掃描儀。平板式掃描儀平板式掃描儀傳真機(jī)通常情況下,掃描儀向計(jì)算機(jī)中輸入的都是圖像信息。但在掃描文字容時(shí),通過(guò)使用專(zhuān)門(mén)的OCR〔光學(xué)字符識(shí)別技術(shù),掃描儀也可以直接向計(jì)算機(jī)中輸入文字信息。傳真機(jī)傳真機(jī)是應(yīng)用掃描和光電變換技術(shù),將文件、圖表、照片等靜止圖像轉(zhuǎn)換成電信號(hào),傳送到接收端,以記錄形式進(jìn)行復(fù)制的通信設(shè)備,如圖1-14所示。傳真機(jī)按其傳送色彩,可分為黑白傳真機(jī)和彩色傳真機(jī)；按占用頻帶,可分為窄帶傳真機(jī)〔占用一個(gè)話(huà)路頻帶和寬帶傳真機(jī)〔占用12個(gè)話(huà)路、60個(gè)話(huà)路或更寬的頻帶；按用途可分為氣象圖傳真機(jī)、相片傳真機(jī)、文件傳真機(jī)、報(bào)紙傳真機(jī)等。其記錄方式多用電解、電磁、燒灼、照相、感熱和靜電記錄等。目前市場(chǎng)上常見(jiàn)的傳真機(jī)可以分為4大類(lèi)：熱敏紙傳真機(jī)〔也稱(chēng)為卷筒紙傳真機(jī)、熱轉(zhuǎn)印式普通紙傳真機(jī)、激光式普通紙傳真機(jī)〔也稱(chēng)為激光一體機(jī)、噴墨式普通紙傳真機(jī)〔也稱(chēng)為噴墨一體機(jī)。傳真機(jī)的工作原理非常簡(jiǎn)單,即首先掃描即將需要發(fā)送的文件,并轉(zhuǎn)化為一系列黑白點(diǎn)信息,該信息再轉(zhuǎn)化為聲頻信號(hào)并通過(guò)傳統(tǒng)線(xiàn)進(jìn)行傳送。當(dāng)接收方的傳真機(jī)"聽(tīng)到"信號(hào)之后,即可將相應(yīng)的點(diǎn)信息打印出來(lái),這樣,接收方就會(huì)收到一份原發(fā)送文件的復(fù)印件。多功能一體機(jī)理論上,多功能一體機(jī)具有打印、復(fù)印、掃描和傳真等多種功能,但對(duì)于實(shí)際的產(chǎn)品來(lái)說(shuō),只要具有其中的兩種功能,就可以被稱(chēng)為多功能一體機(jī)了。多功能一體機(jī)目前,較為常見(jiàn)的產(chǎn)品在類(lèi)型上一般有兩種：一種是涵蓋了打印、掃描和復(fù)印3種功能的一體機(jī)；而另一種則是涵蓋了打印、復(fù)印、掃描、傳真4種功能的一體機(jī),如圖1-15所示。多功能一體機(jī)另外,根據(jù)打印方式的不同,多功能一體機(jī)也可以分為激光型和噴墨型兩種類(lèi)型；根據(jù)產(chǎn)品性能的不同,可以分為打印主導(dǎo)型、復(fù)印主導(dǎo)型、傳真主導(dǎo)型,而掃描主導(dǎo)型的產(chǎn)品較為少見(jiàn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢(xún)檢索等應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。通過(guò)聯(lián)網(wǎng)將單項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)連成一個(gè)辦公系統(tǒng),再通過(guò)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)系統(tǒng)連成更大圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。建立Intranet/Extranet已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。而辦公軟件是針對(duì)辦公環(huán)境設(shè)計(jì)的軟件,中文辦公軟件將向智能化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。目前,在所有辦公軟件中,最為常用的辦公軟件即為微軟公司的Office辦公軟件。Word2007制作的旅游小冊(cè)子Office2007是Microsoft公司推出的主流辦公軟件,可以更方便地進(jìn)行日常辦公處理。Word2007制作的旅游小冊(cè)子1.3.1Word2007Word2007是Office中的字處理程序,也是應(yīng)用較為廣泛的辦公組件之一,主要用來(lái)進(jìn)行文本的編輯、排版、打印等工作。例如,運(yùn)用Word2007中的設(shè)置字體格式、設(shè)置段落格式、添加頁(yè)眉和頁(yè)腳,以及設(shè)置水印效果等相關(guān)功能,制作一份"外出旅游注意事項(xiàng)"的小冊(cè)子,如圖1-16所示。Excel2007制作的年終獎(jiǎng)金發(fā)放表PowerPoint2007演示文稿Outlook2007Excel2007制作的年終獎(jiǎng)金發(fā)放表PowerPoint2007演示文稿Outlook2007窗口Excel2007是Office中的電子表格處理程序,也是應(yīng)用較為廣泛的辦公組件之一,主要用來(lái)進(jìn)行繁瑣計(jì)算任務(wù)的預(yù)算、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)匯總、圖表、透視表和透視圖等的制作。例1.3.3PowerPoint2007PowerPoint2007是Office中的演示文稿程序,可用于創(chuàng)建動(dòng)感美觀的演示文稿和幻燈片及投影片等。例如,運(yùn)用PowerPoint2007制作"旅游城市宣傳"演示文稿,如圖1-18所示。1.3.4Outlook2007Outlook2007是Office中的一個(gè)桌面信息管理應(yīng)用程序,提供了一個(gè)管理電子、日歷和聯(lián)系人等信息的平臺(tái),如圖1-19所示。為了處理專(zhuān)門(mén)用于每種語(yǔ)言的轉(zhuǎn)換和需求,在Office2007的[審閱]選項(xiàng)卡中提供了一系列的翻譯和中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換功能。其中,翻譯是將一種語(yǔ)言產(chǎn)物,在保持容也就是意義不變的情況下,改變?yōu)榱硪环N語(yǔ)言產(chǎn)物的過(guò)程；而簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換就是實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)體中文與繁體中文之間的互相轉(zhuǎn)換。翻譯文字使用"信息檢索"〔或直接運(yùn)用"翻譯"功能,用戶(hù)不僅可以利用雙語(yǔ)詞典翻譯單個(gè)字詞或短語(yǔ),還可以搜索參考資料,如字典、百科全書(shū)和翻譯服務(wù)。[信息檢索]按鈕翻譯結(jié)果[信息檢索]按鈕翻譯結(jié)果英語(yǔ)助手搜索結(jié)果此時(shí),在彈出的[信息檢索]任務(wù)窗格中,單擊[搜索]欄中的下拉按鈕,選擇[翻譯]選項(xiàng),并單擊[翻譯為]下拉按鈕,選擇一種要將"作者"文字翻譯成的語(yǔ)言〔如選擇"英語(yǔ)"項(xiàng),單擊[開(kāi)始搜索]按鈕,即可翻譯出所需的信息,如圖1-21所示。在[信息檢索]任務(wù)窗格中,單擊[翻譯為]下拉按鈕,在彈出的下拉列表中提供了可供翻譯的14種語(yǔ)言,用戶(hù)可根據(jù)需要選擇合適的語(yǔ)言進(jìn)行翻譯。單擊[校對(duì)]組中的[翻譯]按鈕,也可彈出[信息檢索]任務(wù)窗格進(jìn)行翻譯操作。英語(yǔ)助手英語(yǔ)助手是一項(xiàng)MicrosoftOfficeOnline服務(wù),用于幫助以英語(yǔ)為第二語(yǔ)言的Office用戶(hù)書(shū)寫(xiě)專(zhuān)業(yè)的英語(yǔ)文字。該服務(wù)提供了集成的參考指南,幫助提供拼寫(xiě)檢查、解釋和用法,以及對(duì)同義詞和搭配〔一般或經(jīng)常一起使用的兩個(gè)單詞之間的關(guān)聯(lián)的建議。例如,將光標(biāo)置于StormPetrel后,單擊[校對(duì)]組中的[英語(yǔ)助手]按鈕,如圖1-22所示。此時(shí),即可在彈出的[信息檢索]任務(wù)窗格中顯示該單詞的中文釋義和英文釋義,如圖1-23所示。在[信息檢索]任務(wù)窗格中,單擊[搜索]下拉按鈕,選擇[英語(yǔ)助手〔中國(guó)]選項(xiàng),可搜索出相應(yīng)單詞的中文含義。在該任務(wù)窗格的[搜索]文本框中輸入文字,還可選擇[翻譯]選項(xiàng),實(shí)現(xiàn)翻譯字詞的功能。簡(jiǎn)體與繁體的相互轉(zhuǎn)換在排版過(guò)程中為了增加文檔的古韻或便于查看文檔,經(jīng)常會(huì)使用簡(jiǎn)繁體互相轉(zhuǎn)換功能。下面介紹如何實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)繁體的互相轉(zhuǎn)換,以及自定義詞典功能。選擇文本內(nèi)容簡(jiǎn)轉(zhuǎn)繁效果選擇文本內(nèi)容簡(jiǎn)轉(zhuǎn)繁效果使用[中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換]對(duì)話(huà)框隨著中國(guó)加入世貿(mào),以及中國(guó)大陸、中國(guó)和中國(guó)之間交流和互動(dòng)的日益深入,很多國(guó)際性公司和機(jī)構(gòu)都需要將重要的文件同時(shí)翻譯為簡(jiǎn)體中文和繁體中文。此時(shí),用戶(hù)便可以利用Office2007中的簡(jiǎn)繁互換功能。要使繁體轉(zhuǎn)換成簡(jiǎn)體,只需選擇要轉(zhuǎn)換的繁體,并單擊[中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換]組中的[繁轉(zhuǎn)簡(jiǎn)]按鈕即可。另外,在進(jìn)行簡(jiǎn)繁體互相轉(zhuǎn)換時(shí),也可以通過(guò)[中文簡(jiǎn)繁體轉(zhuǎn)換]對(duì)話(huà)框進(jìn)行設(shè)置。選擇[審閱]選項(xiàng)卡,單擊[中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換]組中的[簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換]按鈕。然后在彈出的[中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換]對(duì)話(huà)框中選擇[轉(zhuǎn)換方向]欄中的相應(yīng)單選按鈕,如選擇[簡(jiǎn)體中文轉(zhuǎn)換為繁體中文]單選按鈕,即可將所選文本容轉(zhuǎn)換為繁體中文,如圖1-26所示。若在文檔中選擇的是繁體文字,需將其轉(zhuǎn)換成簡(jiǎn)體,只需選擇[中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換]對(duì)話(huà)框中的[繁體中文轉(zhuǎn)換為簡(jiǎn)體中文]單選按鈕即可。2．自定義詞典簡(jiǎn)體繁體自定義詞典導(dǎo)入繁體字簡(jiǎn)體繁體自定義詞典導(dǎo)入繁體字導(dǎo)出詞匯另外,用戶(hù)也可以利用該對(duì)話(huà)框?qū)牖蛘邔?dǎo)出繁體字。單擊該對(duì)話(huà)框中的[導(dǎo)入]按鈕,在彈出的[打開(kāi)]對(duì)話(huà)框中選擇要導(dǎo)入的繁體字文件,并單擊[打開(kāi)]按鈕。然后在彈出的[自定義詞典]對(duì)話(huà)框中,單擊[確定]按鈕即可,如圖