文件控制程序

YDQM程序文件文件編號(hào)YDQM-CX-4.2.3編制日期2013.02.20文件控制程序版本/修改碼A/0頁(yè)碼第3頁(yè)共6頁(yè)天津市遠(yuǎn)徳汽車貿(mào)易有限公司1目的 對(duì)本公司質(zhì)量管理體系所要求的所有文件予以控制，確保各相關(guān)部門使用文件為有效版本。2范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有文件，包括外來(lái)文件。3職責(zé)3.1總經(jīng)理對(duì)所有質(zhì)量管理體系文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé)；3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織體系文件的編制和修訂工作，負(fù)責(zé)組織相關(guān)文件的評(píng)審及檢查工作；3.3管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理，包括外來(lái)文件的管理；3.4各部門負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理，并確保使用適用文件的有效版本。4工作程序文件控制流程圖：附后。4.1文件的分類本公司的質(zhì)量管理體系包括或涉及以下類別的文件：4.1.1公司內(nèi)部編制的文件包括：第一層次：包含質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的《質(zhì)量管理手冊(cè)》；第二層次：程序文件（ISO9001:2008標(biāo)準(zhǔn)所要求的程序文件，以及公司為確保各過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制而編制的程序文件）；第三層次：支持性文件，包括管理性文件：如管理制度、管理規(guī)定等；技術(shù)性文件：如檢驗(yàn)規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等。第四層次：各種記錄格式。記錄格式編制及修改按本程序進(jìn)行控制，一般隨相關(guān)文件一同審批。記錄格式填寫后形成的記錄，依據(jù)《記錄控制程序》進(jìn)行管理。4.1.2本公司相關(guān)的外來(lái)文件，主要包括：有關(guān)法律法規(guī);相關(guān)國(guó)家、地方及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；上汽-大眾各類管理及技術(shù)文件；其它適用的外來(lái)文件。各類適用的外來(lái)文件雖不屬本公司編制，但本公司各部門均應(yīng)對(duì)其進(jìn)行有效控制，并遵照?qǐng)?zhí)行。4.1.3文件的形式主要是書面和電子版兩種，本公司應(yīng)對(duì)各種媒體形式的文件進(jìn)行有效控制。4.2文件的編制和審批4.2.1文件編制和審批的權(quán)限本公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)由總經(jīng)理主持制定并批準(zhǔn)發(fā)布；《質(zhì)量管理手冊(cè)》由管理者代表組織管理部等相關(guān)部門共同編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布；程序文件由各相關(guān)職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布；支持性文件由職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。記錄格式隨相關(guān)文件一同審批。記錄表格的使用和管理，執(zhí)行《記錄控制程序》。4.2.2負(fù)責(zé)文件審批的人員，應(yīng)對(duì)文件的符合性、充分性、適宜性以及文件間的協(xié)調(diào)性負(fù)責(zé)，審批時(shí)填寫《文件審批表》，以作為審批的證據(jù)。文件審批時(shí)，同時(shí)確定文件的發(fā)放范圍。（在各個(gè)文件封面上審批簽字也可。）4.3文件的編號(hào)規(guī)則4.3.1《質(zhì)量管理手冊(cè)》、程序文件、與質(zhì)量管理體系有關(guān)的相關(guān)文件編號(hào)、質(zhì)量記錄編號(hào)執(zhí)行《文件編號(hào)原則》。4.3.2外來(lái)文件編號(hào)按下述規(guī)定：外來(lái)文件采用原文件號(hào)；屬國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件用原編號(hào)。4.4文件的版本及修訂狀態(tài)4.4.1版本號(hào)的管理文件換版后，該文件的版本號(hào)應(yīng)更新。本公司《質(zhì)量管理手冊(cè)》及程序文件的版本號(hào)以英文字母A、B、C…表示，A為第一版，B為第二版，依次類推；4.4.2修訂狀態(tài)的管理文件作了修改但未換版時(shí)，應(yīng)標(biāo)識(shí)修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2……表示，0為原版未修訂，l為第一次修訂，依次類推。4.6.3文件的作廢及銷毀文件經(jīng)多次更改或大幅度修改時(shí)，應(yīng)該換版，原版文件作廢。作廢文件需要銷毀，管理部填寫《文件/記錄銷毀登記表》，由管理者代表簽字同意后，由管理部統(tǒng)一銷毀。因任何原因需將作廢文件保留時(shí)，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并蓋“作廢保留”章以示區(qū)別。4.7文件管理的監(jiān)督檢查管理者代表應(yīng)組織管理部等相關(guān)人員，定期對(duì)文件管理等體系的主要過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題責(zé)成相關(guān)部門整改。5相關(guān)文件序號(hào)文件名稱文件編號(hào)責(zé)任部門備注1記錄控制程序HWMD-CX-4.2.4管理部2文件管理制度HWMD-GL-4.2.3-01管理部3文件編號(hào)原則HWMD-GL-4.2.3-02管理部6相關(guān)記錄序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)保存期責(zé)任部門備注1文件審批表JL-4.2.3-01三年管理部2文件發(fā)放/回收記錄表JL-4.2.3-02三年管理部3文件更改申請(qǐng)單JL-4.2.3-03三年管理部4受控文件清單JL-4.2.3-04三年管理部5文件/記錄銷毀登記表JL-4.2.3-05三年管理部6收文登記表JL-4.2.3-06三年管理部7外來(lái)文件清單JL-4.2.3-07三年管理部8文件資料借用登記表JL-4.2.3-08三年管理部9文件評(píng)審記錄JL-4.2.3-09三年管理部

文件控制流程圖責(zé)任部門/人流程說(shuō)明相關(guān)部門管理者代表、總經(jīng)理管理部管理部各部門相關(guān)部門相關(guān)部門/管理部管理部管理部N銷毀舊版/頁(yè)換版/頁(yè)時(shí)是否保留Y標(biāo)識(shí)實(shí)施更改作廢更改申請(qǐng)更改審批獲取外來(lái)文件識(shí)別YN是否批準(zhǔn)標(biāo)識(shí)YN實(shí)施與管理評(píng)審是否適用發(fā)放與登記審批文件編制N銷毀舊版/頁(yè)換版/頁(yè)時(shí)是否保留Y標(biāo)識(shí)實(shí)施更改作廢更改申請(qǐng)更改審批獲取外來(lái)文件識(shí)別YN是否批準(zhǔn)標(biāo)識(shí)YN實(shí)施與管理評(píng)審是否適用發(fā)放與登記審批文件編制《質(zhì)量管理手冊(cè)》由管理部