文件編制規(guī)范和文件編寫規(guī)范

文件編寫規(guī)范V1.0四川XX市XX生化實(shí)業(yè)有限公司SICHUANSHIFANGSANGAOBIOCHEMICALINDUSTRIALCO.,LTD文件編制規(guī)范受控狀態(tài)：文件編號(hào)：SG/ZL-GL-00-01修訂狀態(tài)：00分發(fā)號(hào)：20**-06-01發(fā)布20**-07-01實(shí)施編制：審核：批準(zhǔn)：日期：日期：日期：會(huì)簽與修訂頁：會(huì)簽頁:部門簽名日期備注會(huì)簽行政部會(huì)簽質(zhì)量部會(huì)簽研發(fā)部會(huì)簽生產(chǎn)部會(huì)簽采購部會(huì)簽財(cái)務(wù)部會(huì)簽市場部會(huì)簽設(shè)動(dòng)部會(huì)簽環(huán)安辦會(huì)簽修訂記錄:修訂狀態(tài)修訂日期生效日期更改內(nèi)容修訂人1目的對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)（除技術(shù)性文件）及編寫格式加以規(guī)定，使其規(guī)范化。2適用范圍編號(hào)適用于除了技術(shù)性文件外的其他文件的編寫，文件格式適用于所有文件的編寫。3職責(zé)3.1管理部負(fù)責(zé)除技術(shù)性文件外其他文件的編號(hào)管理及所有文件格式的審核。3.2各文件編制部門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門所編制文件的內(nèi)容進(jìn)行審核或批準(zhǔn)。4工作程序4.1文件編號(hào)管理4.1.1部門代碼及分發(fā)號(hào)說明(部門代碼是部門名稱兩個(gè)漢字拼音的簡寫)部門名稱代碼分發(fā)號(hào)總經(jīng)理GM01行政部XZ02生產(chǎn)部SC03供應(yīng)部GY04質(zhì)量部ZL05財(cái)務(wù)部CW06研發(fā)部YF07市場部YX08設(shè)動(dòng)部SD09環(huán)安辦HA10以上部門代碼只適用于常州恒立流體技術(shù)有限公司。4.1.2文件類別代號(hào)說明層級(jí)文件類型文件代碼層級(jí)文件類型文件代碼一級(jí)質(zhì)量手冊(cè)QMS三級(jí)外來文件WL公文內(nèi)部公文GW二級(jí)程序文件CX傳真文件CZ三級(jí)管理性作業(yè)文件ZY會(huì)議紀(jì)要HY崗位職責(zé)說明書GZ四級(jí)記錄JL注：公文是指公司正式印發(fā)的各類請(qǐng)示、通知、通報(bào)、決定、函、傳真、會(huì)議紀(jì)要等文件，請(qǐng)示、通知、通報(bào)統(tǒng)一用內(nèi)部公文格式，決定和函不作要求。4.1.3文件編號(hào)規(guī)則4.1.3.1文件編號(hào)禁止使用字母O和I，以免造成辨識(shí)上的困難。4.1.3.2QMS管理手冊(cè)編號(hào)：SG/QMS-AA-YYYY發(fā)布年號(hào)修訂狀態(tài)（即版本號(hào)和修訂次數(shù)，如A0）質(zhì)量手冊(cè)代碼四川什邡三高代碼如：HL/QMS–A0-2016表示2016年發(fā)布的質(zhì)量手冊(cè)。4.1.3.3程序文件編號(hào)：SG/CX-AA-BB-YYYY發(fā)布年號(hào)修訂狀態(tài)（即版本號(hào)和修訂次數(shù)，如A0）文件號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始四川什邡三高程序文件代碼如：SG/CX-01-A0-2016表示2016年發(fā)布的01號(hào)程序文件，版本號(hào)為A0。4.1.3.4管理性作業(yè)文件、崗位職責(zé)說明書及外來文件編號(hào)：SG/AA-BB-YY-ZZ文件號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始修訂狀態(tài)（即版本號(hào)和修訂次數(shù)，如A0）部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責(zé)說明書；WL：外來文件）如：SG/ZY-GL-A0-01表示管理部編寫的A0版作業(yè)文件，順序號(hào)為01。4.1.3.5公文編號(hào)SG/AA-BB-YYYYMMDDXX當(dāng)日發(fā)布的文件流水號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始表示年月日，如20160623表示2016年6月23日部門代碼文件類型代碼（GW：內(nèi)部公文；CZ：傳真；HY：會(huì)議紀(jì)要）如：SG/GW-GY-2016051002表示供應(yīng)部2016年5月10日發(fā)布的第2個(gè)公文文件。SG/CZ-YX-2016061201表示市場部2016年6月會(huì)議紀(jì)要統(tǒng)一編號(hào)為HL/HY-GM-001；會(huì)議簽到表統(tǒng)一編號(hào)為HL/HY-GM-002。4.1.3.6記錄編號(hào)：HL/AA-BB-YY-JLZZZ記錄順序號(hào)，用三位數(shù)字表示，從“001”開始對(duì)應(yīng)三級(jí)文件序號(hào)部門代碼文件類型代碼（ZY：管理作業(yè)文件；GZ：崗位職責(zé)說明書；WL：外來文件）說明：記錄表單用于支持某個(gè)文件，因此記錄表單從屬于這個(gè)文件，編號(hào)時(shí)前面為文件標(biāo)識(shí)（此處省略修訂狀態(tài)和發(fā)布年號(hào)，即為支持這個(gè)文件的有效版本，避免因文件的變動(dòng)而導(dǎo)致的諸多記錄編號(hào)的變更），后面為支持這個(gè)文件的記錄順序號(hào)，程序文件下的記錄省略部門代碼。如：SG/ZY-ZL-01-JL001表示質(zhì)量部編寫的01號(hào)作業(yè)文件下的記錄，順序號(hào)為001；SG/CX-01-JL002表示01號(hào)程序文件下的記錄，順序號(hào)為002。4.1.3.7記錄流水號(hào)（當(dāng)同一編號(hào)的記錄表格數(shù)≥2時(shí)，部門可使用流水號(hào)加以控制）：AA-YYYYMMDDBB每日記錄流水號(hào)，用兩位數(shù)字表示，從“01”開始年月日，如20100506表示2010部門代碼4.1.3.8技術(shù)性作業(yè)文件編號(hào)按《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行。4.1.3.9產(chǎn)品圖紙編號(hào)按《產(chǎn)品圖紙圖號(hào)編制管理規(guī)定》執(zhí)行。4.1.3.10物料編號(hào)按《ERP系統(tǒng)編碼規(guī)則》執(zhí)行。4.2文件編寫規(guī)定4.2.1程序文件和管理性文件正文中須有目的、適用范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件、相關(guān)記錄、附錄等項(xiàng)目。4.2.2文件格式4.2.2.1文件主要中文字號(hào)、字體：頁眉文件名稱：三號(hào)黑體；頁眉右上角部分：五號(hào)宋體；封面文件名稱：小初號(hào)宋體加粗；封面中心：小二號(hào)宋體；公司名稱：三號(hào)宋體加粗；正文：小四號(hào)宋體；章節(jié)名稱小四號(hào)宋體加粗；其他見范本。4.2.2.2英文：公司名稱：四號(hào)TimesNewRoman；正文內(nèi)容：TimesNewRoman。4.2.2.3字符間距：標(biāo)準(zhǔn)。4.2.2.4段落行距：1.5倍行距。4.2.2.5頁邊距：上下邊距1.8厘米，左邊距2.2厘米，右邊距2厘米。4.2.2.6紙張大小：A4。4.2.2.7公司Logo按照正比例縮放，以防變形。4.2.3各類文件編制格式公司所有文件格式均按照以下格式執(zhí)行：a)程序文件和一般管理性文件格式見《通用文件格式》；b)內(nèi)部公文格式見《內(nèi)部公文格式》；c)傳真文件格式見《傳真格式》；d)記錄格式見《記錄格式（Word、Excel）》；e)會(huì)議紀(jì)要格式見《會(huì)議紀(jì)要》；f)會(huì)議簽到表格式見《會(huì)議簽到表》；g)報(bào)告/匯報(bào)格式見《報(bào)告/匯報(bào)格式》；h)紅頭文件格式見《紅頭文件格式》4.3文件管理文件管理規(guī)定按《文件控制程序》和《記錄控制程序》執(zhí)行，內(nèi)部公文及傳真文件務(wù)必存檔，以作為編制、修改文件的依據(jù)。5相關(guān)文件5.1文件控制程序5.2記錄控制程序6相關(guān)記錄無7附錄7.1通用文件格式7.2內(nèi)部公文格式7.3傳真格式7.4記錄格式7.5會(huì)議紀(jì)要7.6會(huì)議簽到表7.7報(bào)告/匯報(bào)格式7.8紅頭文件格式文件編寫規(guī)范文檔編號(hào)：版本號(hào)：V1.0分冊(cè)名稱：第1冊(cè)/共1冊(cè)文件編寫規(guī)范xxx科技有限公司編制：生效日期：審核：批準(zhǔn)：

文件更改摘要日期版本號(hào)修訂說明修訂人審核人批準(zhǔn)人

目錄1. 目的和范圍 42. 目標(biāo) 43. 術(shù)語表 44. 文檔編號(hào)規(guī)則 55. 文檔命名規(guī)范 56. 文件結(jié)構(gòu)規(guī)定 67. 封面 78. 修訂頁 89. 正文內(nèi)容格式 810. 文件版本號(hào)和文件命名規(guī)定 910.1. 文件版本號(hào)規(guī)定 910.2. 文件命名規(guī)定 9

目的和范圍背景說明：本文件作為公司內(nèi)部文檔管理文件，所有公司內(nèi)編寫的文檔，均應(yīng)遵守本規(guī)定，作為公司的所有文檔編寫統(tǒng)一要求。范圍：所有的CMMI執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文檔，均應(yīng)當(dāng)執(zhí)行本文件要求作為基礎(chǔ)的要求，如果該部分的體系文件存在明確的要求的，按照體系文件要求執(zhí)行，沒有的則按照本文件執(zhí)行。目標(biāo)規(guī)范和統(tǒng)一公司管理體系中所有相關(guān)文件的風(fēng)格和樣式，指導(dǎo)公司程序文件、模版文件以及各種記錄文件的編寫。術(shù)語表文件標(biāo)識(shí)：文件的屬性標(biāo)志，包括文件名稱、文件編號(hào)、版本、生效日期、審批狀態(tài)、密級(jí)等。程序文件：描述為完成管理體系中所有主要活動(dòng)提供方法和指導(dǎo)，分配具體的職責(zé)和任務(wù)而定義的文件。模版文件：為了使管理體系有效運(yùn)行，組織統(tǒng)一設(shè)計(jì)的一些實(shí)用的表格和給出活動(dòng)結(jié)果的報(bào)告，規(guī)范記錄組織的管理體系運(yùn)行情況。記錄文件：簡稱記錄，是組織根據(jù)設(shè)計(jì)的模版和體系要求，填寫的表格或者給出活動(dòng)結(jié)果的報(bào)告，作為管理體系運(yùn)行的證據(jù)。修訂頁：記錄文件的修訂歷史，所有程序文件、除了表格以外的模版和記錄都需要有變更履歷，一般位于程序文件的第二頁。文檔密級(jí)：指本文檔的保密程度，共分絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部公開、公開五級(jí)制度。絕密：涉及公司與客戶或上游供應(yīng)商，下游分銷商所簽訂相關(guān)的文檔資料。僅限于公司最高管理層及各資料所涉及的經(jīng)過相應(yīng)管理人員授權(quán)的相關(guān)人員查閱。機(jī)密：公司內(nèi)部所相關(guān)的規(guī)章制度及技術(shù)規(guī)范，開發(fā)手冊(cè)等；還有各項(xiàng)目開發(fā)文檔、管理文檔及軟件產(chǎn)品等僅供相關(guān)部門高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及經(jīng)過授權(quán)后相關(guān)人員查閱。秘密：需交付用戶或與客戶進(jìn)行交流的文檔與產(chǎn)品，可供相關(guān)項(xiàng)目客戶查閱。內(nèi)部公開：內(nèi)部不限制，公司內(nèi)部任何可以任何形式獲得文檔的信息并閱讀、保存、修改后自用等等，但是不允許向外傳播的文件。公開：項(xiàng)目組開發(fā)過程中的自用文檔或面向售前工作的部分項(xiàng)目介紹材料等。版本標(biāo)識(shí)：作為文檔的版本區(qū)分。所有發(fā)布版本之前不得大于1.0，發(fā)布版本作為1.0，而其后只有重大修改可以調(diào)整小數(shù)點(diǎn)前的版本號(hào)，局部修改調(diào)整小數(shù)點(diǎn)后版本號(hào)，并在修定記錄表中保留記錄。文檔編號(hào)規(guī)則過程域與英文標(biāo)識(shí)對(duì)應(yīng)表：（SSP：標(biāo)準(zhǔn)過程集）SSP過程類別SSP定義的過程域英文標(biāo)識(shí)過程管理組織過程聚焦OPF組織過程定義OPD組織培訓(xùn)OT項(xiàng)目管理立項(xiàng)PIM集成項(xiàng)目管理IPM項(xiàng)目策劃PP項(xiàng)目監(jiān)督和控制PMC風(fēng)險(xiǎn)管理RSKM結(jié)項(xiàng)PCM采購SAM項(xiàng)目研發(fā)需求開發(fā)與管理RD系統(tǒng)設(shè)計(jì)編碼SD產(chǎn)品集成PI測試TS評(píng)審TR產(chǎn)品發(fā)布PRDI產(chǎn)品實(shí)施PA項(xiàng)目實(shí)施與維護(hù)PAM過程支持配置管理CM過程和產(chǎn)品質(zhì)量保證PPQA測量與分析MA決策分析和決定DAR文檔類型與英文標(biāo)識(shí)對(duì)應(yīng)表：序號(hào)文檔類型文檔標(biāo)識(shí)1過程Proc2規(guī)程、規(guī)范、指南Regu3模版、記錄表格、工具Temp文檔編號(hào)編寫規(guī)則：規(guī)則XXXX-過程域標(biāo)識(shí)-文檔類型標(biāo)識(shí)-文檔英文簡稱說明XXXX為xxx科技有限公司英文縮寫。文檔簡稱：為英文縮寫。文檔英文簡稱不可重復(fù)。舉例組織過程定義過程,屬于組織過程定義的過程文件，過程域標(biāo)識(shí)為OPD，文檔類型標(biāo)識(shí)為Proc，簡稱OPDP，則該過程文檔編號(hào)為：XXXX–OPD-Proc-OPDP,如有多個(gè)在后面加-1、-2區(qū)別文檔命名規(guī)范公司所有項(xiàng)目及項(xiàng)目內(nèi)所有技術(shù)文檔應(yīng)按照以下規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一命名。一、項(xiàng)目及項(xiàng)目編號(hào)的命名規(guī)范為（合同開發(fā)類項(xiàng)目、合同維護(hù)類項(xiàng)目）：項(xiàng)目命名規(guī)則項(xiàng)目產(chǎn)品舉例城市應(yīng)急救援指揮系統(tǒng)項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則客戶英文簡稱(或漢語拼音簡稱)-產(chǎn)品英文簡稱舉例RFPreview說明客戶英文簡稱(或漢語拼音簡稱)及產(chǎn)品英文簡稱應(yīng)避免重名 二、項(xiàng)目文檔的命名規(guī)范為：文檔命名規(guī)則項(xiàng)目命名-過程模板文檔名對(duì)可能重名的文檔如項(xiàng)目周報(bào)，命名如下：項(xiàng)目編號(hào)-過程模板文檔名-（文檔編者）注：（文檔編者）在不導(dǎo)致文檔名稱重復(fù)的情況下可以省略。舉例RFPreview-立項(xiàng)申請(qǐng)表文檔編號(hào)規(guī)則項(xiàng)目編號(hào)-過程域-英文編號(hào)對(duì)可能重復(fù)的文檔編號(hào)，命名如下：項(xiàng)目編號(hào)-過程域-英文編號(hào)，如有多個(gè)在后面加-1、-2區(qū)別舉例RFPreview-PIM-IAPR說明項(xiàng)目編號(hào)及標(biāo)準(zhǔn)文檔模板編號(hào)應(yīng)避免重名文件結(jié)構(gòu)規(guī)定所有記錄中除表格之外的文件，在編制過程中應(yīng)按照相關(guān)編制規(guī)范編寫。文件通常包括：封面、修訂頁、目錄、頁眉、頁腳和正文。頁碼：頁碼由第1章首頁開始，顯示在頁腳，頁腳左側(cè)為公司全稱,右側(cè)為頁碼.格式第X頁共Y頁(其中X,Y均為阿拉伯)；頁眉：頁眉內(nèi)容為本文檔的文件名稱+版本號(hào)；右側(cè)對(duì)齊。頁面設(shè)置：除個(gè)別特殊需要以外，紙型設(shè)為縱向A4，頁邊距采用默認(rèn)值（上下均為2.54cm，左右均為3.17cm）。

封面密級(jí)：文檔編號(hào)：版本號(hào)：V1.0分冊(cè)名稱：第1冊(cè)/共1冊(cè)文件名稱xxx科技有限公司編制：生效日期：審核：批準(zhǔn)：修訂頁修訂頁內(nèi)容建議包括：版本號(hào)、修改日期、作者（修改人）、修訂要點(diǎn)等，如下表所示，可以根據(jù)實(shí)際情況添加內(nèi)容。注意，在由模板文件生成實(shí)際組織或項(xiàng)目文件后，修訂頁中的原修訂記錄必須清除，改為實(shí)際文件的修訂記錄。修訂頁中的版本和作者要與封面的版本