辦公自動化培訓教程-規(guī)范文件-

辦公自動化【內容介紹】主要介紹辦公自動化的基本概念、發(fā)展狀況、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程

和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含

義、構成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府

辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作

為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企

業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識?！局饕R點】辦公自動化的含義辦公自動化的層次辦公自動化的模式辦公自動化的發(fā)展過程辦公自動化的發(fā)展趨勢我國辦公自動化發(fā)展概況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密辦公信息系統(tǒng)的類型和應用實例【重點難點】重點辦公自動化的基本概念國內外辦公自動化的發(fā)展情況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密難點辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施1.1辦公自動化的基本概念概念辦公自動化（Office

Automation,簡稱OA）作為一個術語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結構不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術?！?985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義辦公自動化（Office

Automation,簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷

使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種

設備中，并由這些設備與辦公室人員構成

服務于某種目標的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質量、工作效率的目的。1.1.2層次:辦公自動化分為三個層次事務處理型最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理。管理控制型包含事務處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務管理環(huán)節(jié)提供的基礎數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務進程，降低經營風險，提高經營效率。輔助決策型最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)1.1.3辦公自動化的模式個人辦公自動化

個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術等內容。它一般通過使用通Office用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。群體辦公自動化

群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針

對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的

信息交流和業(yè)務交匯的協(xié)同化自動辦公的技術和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡化和智能化。1.1.4辦公自動化的意義實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質量實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度實現(xiàn)辦公活動的智能化1.2辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢起源

20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。相關知識:

美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.

我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術設備的發(fā)展演變辦公自動化技術設備的使用經歷了單機、局部網(wǎng)絡、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡、世界性計算機網(wǎng)絡四個階段。–1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。

20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡）。

20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網(wǎng)絡向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。

20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化”的階段。1.2.3辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡化辦公操作無紙化辦公服務無人化辦公設備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化1.2.4我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀我國OA發(fā)展過程

我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段,80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃。

20世紀80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng).

20世紀90年代中期后，隨著網(wǎng)絡技術(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別Microsoft

Exchange

Server和LoutsNotes)、數(shù)據(jù)庫技術(成熟的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向對象開發(fā)工具(如Microsoft

Visual

Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用，同時由于國內經濟

的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理

職能的擴大和優(yōu)化，這一切導致政府和企業(yè)對辦公自

動化產品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進

入一個快速的發(fā)展階段。整體現(xiàn)狀

我國辦公自動化發(fā)展已經經歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:

起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS

Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

已經建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產生

應有的效益。

已經建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產生的效益不明顯。

已經建立了自己的Intranet網(wǎng)絡；使用經二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息

渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況；Intranet網(wǎng)已經對單位的管理產生了明顯的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經在

使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決

策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。1.3辦公信息系統(tǒng)的組成與功能1.3.1

辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡通信技術等現(xiàn)代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。1.3.2辦公信息系統(tǒng)的構成要素辦公信息系統(tǒng)的構成要素牽涉人員、業(yè)務、機構、制度、設備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是辦公人員辦公信息辦公流程辦公設備1.3.3辦公信息系統(tǒng)的主要功能辦公信息系統(tǒng)的基本功能公文管理會議管理部門事務處理個人辦公管理領導日程管理文檔資料管理人員權限管理業(yè)務信息管理2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該實現(xiàn)下面7個方面的功能。建立內部通信平臺建立信息發(fā)布平臺實現(xiàn)工作流程自動化實現(xiàn)文檔管理自動化實現(xiàn)輔助辦公自動化促進業(yè)務信息集成實現(xiàn)分布式辦公1.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:

辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用

價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全

性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在

現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法

人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重

要。影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析安全保密因素:人為原因自然原因計算機病毒其它原因系統(tǒng)安全的標志能防止對信息的非法竊??；預防泄露和毀壞事件的發(fā)生；

在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短；安全保密系統(tǒng)符合經濟要求；安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。數(shù)據(jù)保密的基本要求:數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權人截獲或竊??；

數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；

防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認發(fā)送過此文件?！?/p>

加強系統(tǒng)安全和保密的對策加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會允許的各種方式法律措施針對計算機犯罪的打擊、制裁手段軟件保護措施采用軟件技術辨別、控制用戶和對信息加密物理保護措施對場地環(huán)境和軟硬件設備及存儲介質等保護保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：安全監(jiān)視技術用戶登記

設置權限 存取控制 工作日志“防火墻”技術自適應安全管理件終端識別計算機安全加權·

加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：用戶認證技術利用用戶專有信息:口令利用用戶專有用品:鑰匙密碼

通行字IC卡 磁卡利用保密算法:加密函數(shù)動態(tài)口令利用用戶的生理特征:指紋聲音視網(wǎng)膜計算機數(shù)據(jù)加密技術

明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑摹半p鑰”-----共鑰密鑰數(shù)字簽字技術

利用數(shù)字簽名技術能夠實現(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權限進行控制和管理；在網(wǎng)絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備；對重要信息的傳輸采用加密技術和數(shù)字簽名技術。1.5

辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例辦公信息系統(tǒng)的常見類型政府型辦公信息系統(tǒng)事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)經營型辦公信息系統(tǒng)專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)案例型辦公信息系統(tǒng)控制中心型辦公信息系統(tǒng)事務型辦公信息系統(tǒng)1.5.2應用實例小

結

辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設

備與辦公人員構成服務于某種目標的人—機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質量、工作效率的目的；它可分為三個層

次：事務處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動

相對應，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和

群體辦公。

20世紀60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后辦公自動化的發(fā)展過程在技術設備的使用上經歷了單機、

局部網(wǎng)絡、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未

來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡化、辦公操作無紙

化、辦公服務無人化、辦公業(yè)務集成化、辦公設備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以

及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。

辦公信息系統(tǒng)是一種用來提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)，其構成要素涉及辦公人員辦公信息、辦公流程和辦公設備。通過一個完整的辦公信息系統(tǒng)，可以建立內部通信平臺、建立信息發(fā)布平臺、實現(xiàn)工作流程自動化實現(xiàn)文檔管理自動化、實現(xiàn)輔助辦公、達到信息集成以及促成分布式辦公的實現(xiàn)。

辦公信息系統(tǒng)中，客觀存在著許多不安全因素。必須加強安全和保密管理，主要措施包括