地產公司文件記錄管理辦法

-PAGE14-文件記錄管理辦法（試行）為加強項目操作過程中文件和各項記錄的管理，提高工作績效，為生產經營提供更好的服務，特制訂本辦法。1.文件控制1.1目的：通過對文件存續(xù)各過程的控制，以確保文件的適宜性、有效性和充分性并保證在使用場合都能及時得到相應文件的有效版本。1.2定義：1.2.1外來文件：指政府部門、上級部門下發(fā)的與項目工程管理有關的文件、設計院提供的施工圖紙、外來的項目工程管理與業(yè)務所要求的其它文件或重要的記錄、針對產品的技術和質量的標準、規(guī)范和規(guī)程以及法律、法規(guī)等。1.2.2內部文件：指集團或項目公司編制的文件，如：集團各職能部門編制的管理與業(yè)務性文件、項目公司編制的管理性與業(yè)務性文件等。1.3HYPERLINK工作流程圖(見附錄二)2.3工作程序2.3.1記錄控制范圍2.3.1.1集團及項目公司內部應用于工程項目管理的記錄。2.3.1.2工程竣工資料要求所規(guī)定的記錄（A、B、C、D四冊內容）。2.3.2記錄的編制要求2.3.2.1記錄是工程質量達到規(guī)定要求，質量管理有效運行的證據，應具有及時性、真實性、準確性、完整性，應能滿足向他人證實的要求。2.3.2.2當有可追溯性要求時，應記錄產品的唯一性標識。2.3.2.3記錄應清晰、易于識別和檢索。記錄表式應標準化、規(guī)范化，進行統(tǒng)一設計、印制和發(fā)放，字跡應端正清晰。2.3.2.4記錄引用復印件時，要注明原件存放單位，并要該單位蓋紅印章證明，復印人的簽名。2.3.3記錄標識：記錄應嚴格按照工程竣工資料、工程項目管理記錄的要求進行，記錄的標識，當標識為工程項目管理記錄與工程竣工資料所共有時，以工程竣工資料標識為準。2.3.4收集和保管2.3.4.1工程竣工資料（含總包方和分包方的記錄）由項目公司相關人員記錄、收集和保管，工程竣工時經項目公司工程部、項目公司技術部門審查、裝訂后，由項目公司工程部保管。2.3.4.2公司內部記錄由各過程/程序主管部門負責記錄、收集、編目、檢索和保管。2.3.4.3記錄如需移交歸檔保管，要填寫“文件資料移交單”。2.3.5歸檔與編目：記錄經核驗通過后統(tǒng)一由項目公司工程部歸檔與編目保管。2.3.6記錄的查閱：對歸檔記錄的借閱、復制或對外提供，須填寫“文件借閱（復印）申請單”經項目公司工程負責人批準，并定期歸還。同時須設置“文件借閱（復?。┯涗洷怼庇缮暾埲思疤峁┤撕炞?，手續(xù)完備后方可提供，借閱者不得遺失、涂改、填注、拆散或自行轉借，違者按情節(jié)追究責任。2.3.7監(jiān)督檢查2.3.7.1集團工程管理部應針對記錄控制情況進行指導、監(jiān)督和檢查，每半年一次，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取相應的措施。2.3.7.2各項目公司應對各自管理范圍內的記錄進行檢查，要求每季度不少于一次，并將檢查結果報工程管理部備案。2.3.7.3檢查結果應記錄于“工作抽查情況通知書”中。2.3.8保存期限與處理2.3.8.1工程竣工資料（記錄）保存期按分為永久、長期、短期三類，同各檔案館。2.3.8.2公司內部記錄，保存期限為15年。2.3.8.3對超過保存期限的記錄應由集團工程管理部組織鑒定，如確已失去保存價值，須填寫“文件銷毀申請表”并列出清單經主管領導批準后，由集團工程管理部會同相關部門一起銷毀。2.4工程技術資料歸檔管理辦法2.4.1歸檔的要求、手續(xù)、時間2.4.1.1工程竣工資料（含總包方和分包方的記錄）由項目公司相關人員記錄、收集和保管，工程竣工時經項目公司工程部及項目公司技術部門審查、裝訂后，由項目公司工程部保管。2.4.1.2歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確，簽字、蓋章完備，編制竣工圖必須修改到位，每張竣工圖上必須在圖樣標題欄上方空白處加蓋竣工章；竣工章要符合當?shù)貦n案館要求。2.4.1.3歸檔的工程技術資料，用紙規(guī)范要標準，宜A4規(guī)格紙張，小于本規(guī)格應裱糊加邊，大于本規(guī)格應裁剪或折疊。每冊資料用紙規(guī)格必須一致。16開紙豎式在190mm左側或橫式在上方邊留出25mm裝訂線，A4紙在210mm左側或橫式在上方邊留出30mm裝訂線，在裝訂邊杜絕書寫文字。使用紙張的質量要好。圖紙一律折疊成297×210mm規(guī)格，折圖時應圖面朝里，圖標題欄外露在右下角，圖紙按設計號排列序號并抄目錄。如與當?shù)貦n案管理規(guī)定矛盾，以當?shù)貦n案管理規(guī)定為準。2.4.1.4文件材料的書寫應要規(guī)范，圖表文字書寫內容簡明扼要，能說明問題。編制竣工圖的須為碳素墨水，字跡清晰、工整、整潔、標注清楚。2.4.1.5歸檔的材料凡不符合以上要求的，應進行整改，符合要求后方可歸檔。2.4.2收集與整理。2.4.2.1項目公司工程部在接收工程技術檔案時，要對歸檔的資料詳細復核，是否完整、齊全，整理是否符合要求，并逐頁清點接收，發(fā)現(xiàn)問題立即查明補正或拒絕接受，交接手續(xù)必須清楚，必須填寫文件資料移交單。2.4.2.2工程技術檔案接收后，應本著便于保管利用的精神進行分類、編目、登記、編檢索工具。2.4.2.3工程技術檔案的編寫要簡單明了，代字、代號要統(tǒng)一。2.4.2.4為了統(tǒng)一規(guī)格，有關檔案裝具內封面、內目錄、備考表、外封面等全部采用國家標準，不得隨意采用非標準用具。2.4.3檔案編目：編目主要包括卷內文件編目和編制案卷目錄兩部分。2.4.3.1卷內文件的編目:它的具體流程是:編頁號→填寫卷內文件目錄→填寫備考表。2.4.3.1.1編頁號：即對卷內文件逐頁編號，以固定卷內文件的排列順序和統(tǒng)計卷內文件數(shù)量。頁號一般編在文件的右上角；圖樣、照片等編在其背面。2.4.3.1.2編制卷內文件目錄。這種目錄以文件為單位著錄，具體項目格式為：序號工程檔案號目錄 所在張?zhí)杺渥ⅲ?.4.3.1.3填寫備考表。備考表包括內容為:2.4.3.1.3.1介紹和說明卷內的有關情況，如檔案的完整、程序、修改補充情況等；2.4.3.1.3.1供組卷人和審卷人簽署姓名和日期；2.4.3.1.3.2供日后登記鑒定、并卷、部分交接等變動情況。2.4.3.1.4編制案卷目錄：編制案卷目錄可分為案卷標引和組織目錄兩個步驟。2.4.3.1.4.1案卷標引。案卷標引就是通過對卷內文件內容和形式特征的分析，在案卷封面標注檢索標識的工作。案卷標引應包括案卷題名、編制單位、歸檔日期、保管期限、密級、檔號等內容。2.4.3.1.4.2案卷標題的標注：案卷標題就是本卷標題，應當用簡練的文字概況揭示卷內成分，通常由卷內文件名稱和針對內容兩部分組成。2.4.3.1.4.3檔號的標注：檔號即為“檔案號”。通常由四部分組成。工程代號、建筑類型號、流水號和卷號。它們之間用破折號隔開。四個代號均使用阿拉伯數(shù)字。2.4.3.1.4.4組織案卷目錄由項目公司工程部按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》編制。2.4.4保管與統(tǒng)計2.4.4.1項目公司工程部負責工程技術檔案的安全、保密工作，做好“七防”（防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫）工作。2.4.4.2項目公司工程部應對接受、保管、借閱和鑒定銷毀技術檔案進行登記統(tǒng)計，對檔案的數(shù)量和利用效果進行登記。2.4.4.3接收的工程技術檔案，要在入庫前進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲情要先消毒，后入庫。2.4.4.4在檔案的交接或檔案保管人員的更換時，都要將檔案點交清楚，分清責任。2.4.4.5檔案庫房內要經常保持清潔，杜絕食物和其他雜物進入檔案庫房。2.4.5竣工圖編制規(guī)定2.4.5.1施工圖沒有變動的，在原施工圖上加蓋“竣工圖章”后作為竣工圖。2.4.5.2施工圖有局部變更的，在原施工圖上進行修改、補充，并加蓋“竣工圖章”后作為竣工圖。2.4.5.3施工圖的結構、平面等有重大改變，且不宜在原施工圖修改的，應根據設計變更文件重新繪制施工圖，并加蓋“竣工圖章”后作為竣工圖。2.4.5.4竣工圖必須與工程實物相符，所有修改內容(含被修改部分打印圖紙)都必須修改到位?？⒐D的修改、注記方法規(guī)定如下:2.4.5.4.1對于少量文字和數(shù)字的修改，可采用杠改法，即用一條實線將被修改的部分劃去，在其附近的適當位置，填寫變更后的內容，并注明修改依據。2.4.5.4.2對于少量圖形的修改，可采用叉改法，即用“×”將被修改部分劃去，在其附近的適當位置，畫上修改后的圖形，注明修改內容及修改依據。2.4.5.4.3對較多圖形的修改，可采用圈改法，即將被修改的部分圖形圈出，按制圖規(guī)范在其附近的適當位置，畫出修改后的圖形，注明修改依據。2.4.5.4.4施工圖內，整張作廢的圖紙應注記“作廢”及修改依據。2.4.5.4.5設計單位繪制修改圖的，應圈出原施工圖修改范圍，并注明修改依據。2.4.5.4.6修改依據的注記:技術交底會議紀要，設計變更通知單，技術核定單。業(yè)務聯(lián)系單等修改依據應注明編號或產生日期。在修改依據中，每一條款需注記被修改的圖號。2.4.6利用(借閱與復印)2.4.6.1綜合辦應積極開展技術檔案的利用工作，及時地提供質量記錄資料為基建工作服務。2.4.6.2對舊檔質量記錄的借閱、復制或對外提供，須經項目公司工程負責人批準，并定期歸還。借閱者對檔案必須愛護，不得自行轉借、涂改、填注、拆散，違者按情節(jié)追究責任。2.4.7鑒定與銷毀。2.4.7.1項目公司工程部應定期進行工程技術檔案保值的鑒定工作，由集團工程總監(jiān)組織檔案人員和有關科室人員，把已超過保管期限、無利用價值的科技檔案剔出，予以鑒定。2.4.7.2鑒定工作結束后，由項目公司工程部提出關于工程技術檔案鑒定工作報告，并附上銷毀目錄，報集團工程總監(jiān)批準，并報上級機關備案。2.4.7.3銷毀檔案時，指定兩人復核銷毀和監(jiān)銷，關在銷毀清單上簽字。在銷毀屬保密性質的工程技術檔案時，應同時報請公司的保密組織進行審查。附錄：工作流程圖一文件存檔文件存檔外來文件收文登記主管部門閱辦確定發(fā)放范圍復印轉發(fā)內部文件主管部門擬文并確定呈送對象相關部門流轉主管領導審批簽發(fā)批準發(fā)布發(fā)放范圍審批標識發(fā)放登記、簽收增補文件清單使用有效版本文件識別舊文件回收、作廢文件更改更改審批更改申請NY編號、打印、蓋章復印并加蓋復制文件專用章領導及相關部門流轉附錄：工作流程圖二策劃編制和管理要求策劃編制和管理要求標識收集和保管歸檔查閱保存期限與處理集團工程管理部監(jiān)督與檢查記錄識別公司內部記錄工程技術資料（A、B、C、D）四冊文件控制清單部門：序號文件名稱編號版本/修改最后修改日期文件更改審批表編號:更改文件名稱文件編號申請更改部門申請更改原因： 申請人/日期：更改前內容更改后內容（或另附頁） 更改人/日期： 日期：是否涉及其他文件更改是否需要更改文件名稱：編號：更改審批意見： 審批人/日期：文件銷毀申請表編號：銷毀文件名稱文件編號文件銷毀申請部門申請銷毀理由：申請人：日期：部門領導：日期：審查意見：審查人：日期：批準：