外貿(mào)部訂單操作流程

外貿(mào)部訂單操作流程意向訂單處理流程（售前咨詢）訂單流程（售中流程）訂單審核流程（售中流程）對賬流程返修流程（售后服務(wù)）大客戶訂單處理流程意向訂單處理流程（售前咨詢）(1)(1)訂單老型號新型號(3.3)核價(4.3)核價(3.4)回復(fù)客戶(3.5)意向訂單存檔(4.4)回復(fù)客戶客戶意向訂單PMC接到客戶和銷售員意向需求接口人：PMC+客戶或銷售員時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A：對信息進(jìn)行仔細(xì)閱讀，要求信息完整、準(zhǔn)確、全面B：回復(fù)收到意向訂單（方式：電話、傳真、MSN、QQ、郵件等）附件：無查倉庫庫存清單PMC根據(jù)客戶意向訂單查是否做過，是否有庫存接口人：PMC+倉管時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A:注意訂單型號，規(guī)格，顏色，以及質(zhì)量要求B:庫存清單需倉庫準(zhǔn)確、全面、每天更新一次發(fā)送給PMC，以及總經(jīng)理，財(cái)務(wù)。附件：庫存清單查看供應(yīng)商交期表PMC對做過的老型號查看供應(yīng)商物料交期表接口人：PMC+采購主管時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A:供應(yīng)商物料交期表準(zhǔn)確、全面、1個星期更新一次附件：供應(yīng)商交期表（采購部，定時更新）生產(chǎn)部確認(rèn)交期生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)排程確認(rèn)交期接口人：PMC+生產(chǎn)部主管時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A:生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)確附件：生產(chǎn)日報(bào)表（生產(chǎn)部）核價PMC對老型號核價接口人：PMC+采購主管+業(yè)務(wù)經(jīng)理+財(cái)務(wù)時間：10分鐘操作細(xì)節(jié)：A:查看以前的老價格，核新價格是否與老價格，訂單價格一致回復(fù)客戶PMC回復(fù)客戶單價，交期接口人：PMC+客戶/銷售員時間：60分鐘操作細(xì)節(jié)：A:單價，交期準(zhǔn)確無誤的回復(fù)客戶附件：以前的客戶報(bào)價表檔案意向訂單存檔接口人：PMC+業(yè)務(wù)主管時間：1小時操作細(xì)節(jié)：A:存檔準(zhǔn)確，全面B:書面文檔與電子文檔同時存檔4.1產(chǎn)品資源部確認(rèn)PMC將沒有做過的新型號轉(zhuǎn)換成意向訂單評審表給產(chǎn)品資源部確認(rèn)，有通用型號的直接按老型號處理接口人：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:確認(rèn)型號、規(guī)格附件：意向訂單評審表（工作傳遞單）4.2采購確認(rèn)物料交期PMC將確認(rèn)未做的新型號傳遞給采購主管接口人：PMC+采購主管時間：4小時操作細(xì)節(jié)：A:提供信息準(zhǔn)確、全面B:要樣及時，匹配無誤，持續(xù)性查找4.3核價PMC將確認(rèn)好的新型號核價接口人：業(yè)務(wù)經(jīng)理+財(cái)務(wù)時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A:按照規(guī)定格式報(bào)價表填寫附件：報(bào)價表4.4回復(fù)客戶PMC回復(fù)客戶單價，交期接口人：PMC+客戶/銷售員時間：10分鐘操作細(xì)節(jié)：A:單價，交期準(zhǔn)確無誤的回復(fù)客戶4.5意向訂單存檔接口人：PMC+業(yè)務(wù)主管時間：1小時操作細(xì)節(jié)：A:存檔準(zhǔn)確全面B:書面文檔與電子文檔同時存檔正式訂單處理流程(4)換(5)訂單審核(6)確認(rèn)(7)下正式生產(chǎn)單(1)單(8)出貨客戶訂單：PMC通過傳真、網(wǎng)絡(luò)方式接受客戶訂單（前期意向訂單溝通已經(jīng)完成）接口人：PMC+客戶或銷售人員時間：10分鐘操作細(xì)節(jié)：A:回復(fù)客戶已經(jīng)收到訂單并確認(rèn)簽回時間（方式、電話、短信、MSN、QQ確認(rèn)）B:客戶訂單未蓋公章或合同章，視同非正式訂單，業(yè)務(wù)不得向下流，外企訂單須有簽字（除非主管或以上簽字）客戶資料以及業(yè)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)業(yè)務(wù)經(jīng)理對客戶訂單進(jìn)行確認(rèn)接口人：PMC+業(yè)務(wù)經(jīng)理時間：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:查看該客戶的“客戶資料以及審批表”，沒有客戶“客戶資料審批表”的訂單，不予受理，轉(zhuǎn)回業(yè)務(wù)經(jīng)理。B:資料吻合，將訂單及時給業(yè)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)C:將不明項(xiàng)與業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通附件：客戶資料審批表，客戶訂單2.1：終止訂單銷售部門確認(rèn)不接受此單，PMC回復(fù)客戶接口人：業(yè)務(wù)經(jīng)理+PMC+客戶時間：當(dāng)天操作細(xì)節(jié)：A:回復(fù)客戶不接受此單的原因（方式：電話+郵件+傳真）財(cái)務(wù)部確認(rèn)將客戶訂單給財(cái)務(wù)部確認(rèn)接口人：PMC+財(cái)務(wù)授權(quán)人時間：15分鐘操作細(xì)節(jié)：A:財(cái)務(wù)部根據(jù)“客戶資料及評審表”中的賬期及收款狀況，確認(rèn)客戶訂單是否有效附件：客戶對賬單客戶資料以及審批表3.1終止訂單財(cái)務(wù)部確認(rèn)不接受此單，PMC回復(fù)客戶以及銷售部接口人：財(cái)務(wù)授權(quán)人+PMC+銷售經(jīng)理時間：當(dāng)天操作細(xì)節(jié)：A:回復(fù)客戶不能接受此單的原因（電話+郵件+傳真）B:報(bào)總裁/總經(jīng)理審批附件：客戶訂單訂單轉(zhuǎn)換PMC把訂單轉(zhuǎn)換成正式評審單接口人：無時間：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:嚴(yán)格按照客戶訂單的內(nèi)容解讀清楚，不得遺漏，不清楚或不確定的立即向客戶確認(rèn)（內(nèi)容包括：型號、規(guī)格、數(shù)量、單價、交期、包裝方式、付款方式、運(yùn)輸方式、標(biāo)貼內(nèi)容、型號、模具條款等）B:將解讀清楚的客戶訂單中包含的所有內(nèi)容轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式的生產(chǎn)通知單。附件：正式評審單訂單審核具體操作見訂單審核流程接口人：業(yè)務(wù)主管+總經(jīng)理時間：見子流程客戶訂單確認(rèn)客戶訂單簽字、蓋章、回傳客戶接口人：業(yè)務(wù)+客戶時間：10分鐘操作細(xì)節(jié)：A:訂單評審確定的交期B:授權(quán)人簽字+蓋章C:回傳下生產(chǎn)通知單業(yè)務(wù)下生產(chǎn)通知單二份給生產(chǎn)中心接口人：PMC+業(yè)務(wù)人員時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A:打印2份生產(chǎn)通知單，給業(yè)務(wù)主管簽字，傳遞給生產(chǎn)中心文員B:生產(chǎn)中心文員交生產(chǎn)中心經(jīng)理簽字，待確定內(nèi)容以聯(lián)絡(luò)單隨時修正C:2份：業(yè)務(wù)部收回1份，生產(chǎn)中心1份附件：正式生產(chǎn)通知單出貨8.1:PMC與客戶/業(yè)務(wù)人員確認(rèn)交貨數(shù)量、時間、地點(diǎn)、聯(lián)系人接口人：業(yè)務(wù)+PMC+財(cái)務(wù)+倉庫時間：出貨前1小時操作細(xì)節(jié)：A:業(yè)務(wù)開出庫申請單，通知庫房。B:倉庫貨物準(zhǔn)備和包裝好相關(guān)物料好，庫房需見財(cái)務(wù)簽字（或總經(jīng)理授權(quán)人）審核通過后，財(cái)務(wù)審核同意后方可出貨C:業(yè)務(wù)部提供準(zhǔn)確的地點(diǎn)，聯(lián)系人、時間、數(shù)量（方式：電話、MSN、QQ、郵件）出派車單給倉儲部安排出貨附件：客戶資料及評審表生產(chǎn)通知單出貨單出庫申請單跟進(jìn)及回款業(yè)務(wù)與客戶確認(rèn)貨物是否已到接口人：業(yè)務(wù)（客服）+客戶時間：當(dāng)天操作細(xì)節(jié)：A:跟進(jìn)送貨過程，直到客戶確認(rèn)收到貨物B:回款由業(yè)務(wù)員全權(quán)承擔(dān)責(zé)任，業(yè)務(wù)部配合附件：客戶資料業(yè)務(wù)每月10號前完成于客戶的賞月對賬并與財(cái)務(wù)確認(rèn)，并協(xié)助銷售員以及財(cái)務(wù)收款（大客戶除外）接口人：業(yè)務(wù)+客戶+財(cái)務(wù)時間：每月10號前操作細(xì)節(jié)：A:簽字、蓋章給客戶，并抄給銷售員（方式：傳真復(fù)?。〣:客戶簽字、蓋章回傳附件：對賬單統(tǒng)一模版訂單審核（子流程）(1)(1)評審單(2)產(chǎn)品中心(3PMC確認(rèn)(4)清物料(5)采購確認(rèn)(6)生產(chǎn)確認(rèn)交期(7)市場支持部評審表PMC根據(jù)客戶訂單制作評審單接口人：PMC+業(yè)務(wù)時間：2小時操作細(xì)節(jié)：A:評審單、工程總表生產(chǎn)中心PMC將評審單交給倉庫文員，并發(fā)電子文檔給生產(chǎn)文員，倉庫文員根據(jù)評審作出欠料表接口人：PMC+倉庫文員時間：10分鐘操作細(xì)節(jié)：A:審閱訂單B:評審表上簽字，注明時間附件：評審單、評審表、欠料表產(chǎn)品部確認(rèn)PMC將評審單給工程確認(rèn)接口人：PMC+產(chǎn)品部主管時間：1小時操作細(xì)節(jié)：A:確認(rèn)型號匹配，產(chǎn)品規(guī)格附件：新產(chǎn)品總表清物料倉庫中心文員將評審單、評審表和欠料表給倉庫主顧安排清查物料，要求在3小時內(nèi)將單返回生產(chǎn)文員接口人：倉庫中心文員+倉庫主管時間：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:清查訂單物料，數(shù)量、顏色、包裝材料附件：物料標(biāo)識卡采購確認(rèn)生產(chǎn)中心文員將評審單和欠料表給采購部主管，要求在2小時內(nèi)回復(fù)交期接口人：倉庫中心文員+采購主管時間：2小時操作細(xì)節(jié)：A:確認(rèn)交期附件評審單、評審表、欠料表采購生產(chǎn)部確認(rèn)交期生產(chǎn)文員將評審單及欠料表給采購生產(chǎn)主管，生產(chǎn)主管0.5小時內(nèi)回復(fù)生產(chǎn)交期，批注在評審單上。接口人：倉庫中心文員+采購主管時間：0.5小時操作細(xì)節(jié)：A:安生產(chǎn)計(jì)劃排程確認(rèn)交期附件：評審表物料交期表業(yè)務(wù)部訂單評審過程中有不明確處，統(tǒng)一由生產(chǎn)中心文員與PMC溝通接口人：PMC+倉庫中心文員+采購員時間：即時操作細(xì)節(jié)：A:及時溝通，信息傳遞無誤返修產(chǎn)品流程(1)(1)客戶投訴處理回復(fù)報(bào)告(2)下返修單(3)檢測分析(4)工程方案(5.1)清查物料(6)生產(chǎn)返修(7)入庫(5.2)采購確認(rèn)客戶投訴處理回復(fù)報(bào)告：PMC依據(jù)客戶投訴處理回復(fù)報(bào)告，跟進(jìn)客戶送回返修品接口人：PMC+生產(chǎn)中心時間：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:處理要及時下返修單：PMC根據(jù)客戶投訴處理回復(fù)報(bào)告下返修單（大批量）或內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單（小批量）到生產(chǎn)中心接口人：PMC+生產(chǎn)中心文員時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A:生產(chǎn)中心文員將返修或內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單下發(fā)到倉庫/采購/品質(zhì)/財(cái)務(wù)/生產(chǎn)部檢測分析：品質(zhì)部對返修產(chǎn)品進(jìn)行檢測分析接口人：品質(zhì)主管+PMC時間：2小時操作細(xì)節(jié)：A:將不屬于本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品原樣退回倉庫B:品質(zhì)部的報(bào)告要詳細(xì)，全面的反饋給業(yè)務(wù)部工程方案：工程部根據(jù)品質(zhì)部檢測報(bào)告直至返修方案接口人：1小時操作細(xì)節(jié)：A:難以解決的方案與其他部門討論清查物料：倉庫清查物料接口人：生產(chǎn)中心文員+倉庫主管時間：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:根據(jù)返修單或內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單清查物料5.2、采購確認(rèn)：采購確認(rèn)所缺物料交期接口人：生產(chǎn)中心文員+采購主管時間：20分鐘操作細(xì)節(jié)：A：采購物料與原訂單一致6、生產(chǎn)返修生產(chǎn)部將品質(zhì)部分析后的不良品根據(jù)工程返修方案及時進(jìn)行返修接口人：生產(chǎn)中心+PMC時間：雙方約定操作細(xì)節(jié)：A:30分鐘確認(rèn)產(chǎn)品返修交期B:不清楚細(xì)節(jié)及時與業(yè)務(wù)部溝通7、入庫返修品入庫，倉庫主管通知跟單員出貨接口人：倉庫主管+PMC時間：10分鐘操作細(xì)節(jié)：A:產(chǎn)品型號、數(shù)量核對對賬流程(1)(1)出庫單接收(2)對賬單制作(3)對賬單審核(4)客戶（業(yè)務(wù)）確認(rèn)對賬單(5)對賬單簽回出庫單接收倉庫接到送貨簽收單后，一份交財(cái)務(wù)存檔，再復(fù)印一份給業(yè)務(wù)部主管（或大客戶主管）接口人：倉庫+業(yè)務(wù)部主管+財(cái)務(wù)時間：隨時操作細(xì)節(jié)：A:將送貨單及時整理好，無漏單，隨時交給業(yè)務(wù)部及大客戶部B:業(yè)務(wù)部將送貨單附在訂單上C:同時給財(cái)務(wù)一份對賬單制作PMC根據(jù)倉庫提供的送貨單及收款清單制作對賬單接口人：業(yè)務(wù)部主管+PMC時間：每月3號前操作細(xì)節(jié)：A:將不同客戶的對賬單分發(fā)給相應(yīng)的業(yè)務(wù)B:按統(tǒng)一的對賬單模版準(zhǔn)確制作對賬單，金額前面需帶金錢符號C:由業(yè)務(wù)部主管將所有對賬單統(tǒng)一交給財(cái)務(wù)附件：對賬單模版對賬單審核財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)制作的對賬單進(jìn)行審核、蓋章接口人：業(yè)務(wù)+財(cái)務(wù)時間：每月4號之前操作細(xì)節(jié)：A:單價正確，送貨單無漏打，錯打，對賬單有誤返回業(yè)務(wù)部修改B:確認(rèn)無誤之后蓋章傳遞給PMCC:業(yè)務(wù)員的客戶由業(yè)務(wù)員先確認(rèn)簽字再傳遞到財(cái)務(wù)客戶確認(rèn)對賬單業(yè)務(wù)將蓋章的對賬單傳遞給客戶接口人：業(yè)務(wù)+客戶時間：當(dāng)天操作細(xì)節(jié)：A:將對賬單傳真給客戶對賬聯(lián)系人B:確認(rèn)對方是否有收到傳真及回傳時間對賬單簽回客戶將確認(rèn)好的對賬單蓋章簽字回傳給業(yè)務(wù)接口人：客戶+業(yè)務(wù)時間：每月10日前操作細(xì)節(jié)：A:對賬單一定要客戶的蓋章回傳B:放賬超過5萬以上的需對賬單原件C:將回傳的對賬單復(fù)印二份，財(cái)務(wù)，業(yè)務(wù)員各一份，一份存入客戶檔案袋大客戶訂單流程：(1)客戶訂單(2)(1)客戶訂單(2)工程確認(rèn)(3)制作評審單(4.1)倉庫清查物料(4.2)采購主管確認(rèn)(5)生產(chǎn)主管確認(rèn)(6)回復(fù)交期(7)下發(fā)正式生產(chǎn)通知單業(yè)務(wù)接收客戶訂單接口人：業(yè)務(wù)+采購時間：10分鐘（傳真）操作細(xì)節(jié)：A:回復(fù)客戶訂單已收到2、工程確認(rèn)接口人：業(yè)務(wù)+工程師+PMC時間：2小時操作細(xì)節(jié)：A:注意客人質(zhì)量要求，產(chǎn)品型號，顏色附件：無3、制作評審單業(yè)務(wù)將客戶訂單轉(zhuǎn)換評審單接口人：無時間：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:產(chǎn)品規(guī)格型號與訂單不相符的與客戶及時溝通B:按生產(chǎn)通知單模版對訂單轉(zhuǎn)換，要求準(zhǔn)確、清晰、全面C:PMC在評審單上簽字，要求轉(zhuǎn)換的評審單與第一次給業(yè)務(wù)確認(rèn)的訂單一致，如不一致需知名D:評審單給業(yè)務(wù)主管簽字，確認(rèn)評審單是否與工程確認(rèn)一致，訂單是否清楚E:評審單給產(chǎn)品采購中心經(jīng)理簽字F:將工程確認(rèn)的老款下評審單，未確認(rèn)新款繼續(xù)查找匹配，確認(rèn)好繼續(xù)添加再確認(rèn)交期（只限30款以上）附件：生產(chǎn)通知單模版4.1、倉庫清物料倉庫中心文員將評審訂單、評審表及欠料表送倉庫清查物料接口人：PMC中心文員+倉庫主管時間：30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:OEM，消費(fèi)類訂單需由倉庫中心文員制定欠料表（五款以內(nèi)需制做）B:倉庫主管接評審訂單后，先在評審表上簽字接受時間，并安排倉管員清查物料C:倉管員將庫存數(shù)量準(zhǔn)確填寫在欠料表上D:倉庫主管在評審表上寫明意見，并簽訂完成時間附件：評審訂單、評審表、欠料表4.2采購確認(rèn)倉庫中心文員將評審單給采購主確認(rèn)物料交期接口人：倉庫中心文員+采購主管時間：倉庫清完料后30分鐘操作細(xì)節(jié)：A:采購主管線在評審單上簽訂接收時間，再安排各采購員將評審單視同全采購與供應(yīng)商交期B:生產(chǎn)中心文員待倉庫清完庫存后，將評審單及欠料表復(fù)印4份，1份送工程主管設(shè)計(jì)標(biāo)貼，另3份送交采購主管。C:采購主管先在評審表簽訂接收時間，再安排各采購員與供應(yīng)商詢問交期D:采購主管各采購員的信息綜合分析后，再評審表分類注明到料時間，并簽訂完成時間E:采購收到評審單即可采購物料，采購合同供應(yīng)商確認(rèn)需交給財(cái)務(wù)附件：評審單、評審表、欠料表采購合同5、采購主管確認(rèn)倉庫中心文員將評審訂單，評審表及欠料表