外貿部訂單操作流程

外貿部訂單操作流程意向訂單處理流程（售前咨詢）訂單流程（售中流程）訂單審核流程（售中流程）對賬流程返修流程（售后服務）大客戶訂單處理流程意向訂單處理流程（售前咨詢）(1)(1)訂單老型號新型號(3.3)核價(4.3)核價(3.4)回復客戶(3.5)意向訂單存檔(4.4)回復客戶客戶意向訂單PMC接到客戶和銷售員意向需求接口人：PMC+客戶或銷售員時間：20分鐘操作細節(jié)：A：對信息進行仔細閱讀，要求信息完整、準確、全面B：回復收到意向訂單（方式：電話、傳真、MSN、QQ、郵件等）附件：無查倉庫庫存清單PMC根據客戶意向訂單查是否做過，是否有庫存接口人：PMC+倉管時間：20分鐘操作細節(jié)：A:注意訂單型號，規(guī)格，顏色，以及質量要求B:庫存清單需倉庫準確、全面、每天更新一次發(fā)送給PMC，以及總經理，財務。附件：庫存清單查看供應商交期表PMC對做過的老型號查看供應商物料交期表接口人：PMC+采購主管時間：20分鐘操作細節(jié)：A:供應商物料交期表準確、全面、1個星期更新一次附件：供應商交期表（采購部，定時更新）生產部確認交期生產部根據生產排程確認交期接口人：PMC+生產部主管時間：20分鐘操作細節(jié)：A:生產計劃準確附件：生產日報表（生產部）核價PMC對老型號核價接口人：PMC+采購主管+業(yè)務經理+財務時間：10分鐘操作細節(jié)：A:查看以前的老價格，核新價格是否與老價格，訂單價格一致回復客戶PMC回復客戶單價，交期接口人：PMC+客戶/銷售員時間：60分鐘操作細節(jié)：A:單價，交期準確無誤的回復客戶附件：以前的客戶報價表檔案意向訂單存檔接口人：PMC+業(yè)務主管時間：1小時操作細節(jié)：A:存檔準確，全面B:書面文檔與電子文檔同時存檔4.1產品資源部確認PMC將沒有做過的新型號轉換成意向訂單評審表給產品資源部確認，有通用型號的直接按老型號處理接口人：30分鐘操作細節(jié)：A:確認型號、規(guī)格附件：意向訂單評審表（工作傳遞單）4.2采購確認物料交期PMC將確認未做的新型號傳遞給采購主管接口人：PMC+采購主管時間：4小時操作細節(jié)：A:提供信息準確、全面B:要樣及時，匹配無誤，持續(xù)性查找4.3核價PMC將確認好的新型號核價接口人：業(yè)務經理+財務時間：20分鐘操作細節(jié)：A:按照規(guī)定格式報價表填寫附件：報價表4.4回復客戶PMC回復客戶單價，交期接口人：PMC+客戶/銷售員時間：10分鐘操作細節(jié)：A:單價，交期準確無誤的回復客戶4.5意向訂單存檔接口人：PMC+業(yè)務主管時間：1小時操作細節(jié)：A:存檔準確全面B:書面文檔與電子文檔同時存檔正式訂單處理流程(4)換(5)訂單審核(6)確認(7)下正式生產單(1)單(8)出貨客戶訂單：PMC通過傳真、網絡方式接受客戶訂單（前期意向訂單溝通已經完成）接口人：PMC+客戶或銷售人員時間：10分鐘操作細節(jié)：A:回復客戶已經收到訂單并確認簽回時間（方式、電話、短信、MSN、QQ確認）B:客戶訂單未蓋公章或合同章，視同非正式訂單，業(yè)務不得向下流，外企訂單須有簽字（除非主管或以上簽字）客戶資料以及業(yè)務經理確認業(yè)務經理對客戶訂單進行確認接口人：PMC+業(yè)務經理時間：30分鐘操作細節(jié)：A:查看該客戶的“客戶資料以及審批表”，沒有客戶“客戶資料審批表”的訂單，不予受理，轉回業(yè)務經理。B:資料吻合，將訂單及時給業(yè)務經理確認C:將不明項與業(yè)務經理溝通附件：客戶資料審批表，客戶訂單2.1：終止訂單銷售部門確認不接受此單，PMC回復客戶接口人：業(yè)務經理+PMC+客戶時間：當天操作細節(jié)：A:回復客戶不接受此單的原因（方式：電話+郵件+傳真）財務部確認將客戶訂單給財務部確認接口人：PMC+財務授權人時間：15分鐘操作細節(jié)：A:財務部根據“客戶資料及評審表”中的賬期及收款狀況，確認客戶訂單是否有效附件：客戶對賬單客戶資料以及審批表3.1終止訂單財務部確認不接受此單，PMC回復客戶以及銷售部接口人：財務授權人+PMC+銷售經理時間：當天操作細節(jié)：A:回復客戶不能接受此單的原因（電話+郵件+傳真）B:報總裁/總經理審批附件：客戶訂單訂單轉換PMC把訂單轉換成正式評審單接口人：無時間：30分鐘操作細節(jié)：A:嚴格按照客戶訂單的內容解讀清楚，不得遺漏，不清楚或不確定的立即向客戶確認（內容包括：型號、規(guī)格、數量、單價、交期、包裝方式、付款方式、運輸方式、標貼內容、型號、模具條款等）B:將解讀清楚的客戶訂單中包含的所有內容轉換成標準格式的生產通知單。附件：正式評審單訂單審核具體操作見訂單審核流程接口人：業(yè)務主管+總經理時間：見子流程客戶訂單確認客戶訂單簽字、蓋章、回傳客戶接口人：業(yè)務+客戶時間：10分鐘操作細節(jié)：A:訂單評審確定的交期B:授權人簽字+蓋章C:回傳下生產通知單業(yè)務下生產通知單二份給生產中心接口人：PMC+業(yè)務人員時間：20分鐘操作細節(jié)：A:打印2份生產通知單，給業(yè)務主管簽字，傳遞給生產中心文員B:生產中心文員交生產中心經理簽字，待確定內容以聯絡單隨時修正C:2份：業(yè)務部收回1份，生產中心1份附件：正式生產通知單出貨8.1:PMC與客戶/業(yè)務人員確認交貨數量、時間、地點、聯系人接口人：業(yè)務+PMC+財務+倉庫時間：出貨前1小時操作細節(jié)：A:業(yè)務開出庫申請單，通知庫房。B:倉庫貨物準備和包裝好相關物料好，庫房需見財務簽字（或總經理授權人）審核通過后，財務審核同意后方可出貨C:業(yè)務部提供準確的地點，聯系人、時間、數量（方式：電話、MSN、QQ、郵件）出派車單給倉儲部安排出貨附件：客戶資料及評審表生產通知單出貨單出庫申請單跟進及回款業(yè)務與客戶確認貨物是否已到接口人：業(yè)務（客服）+客戶時間：當天操作細節(jié)：A:跟進送貨過程，直到客戶確認收到貨物B:回款由業(yè)務員全權承擔責任，業(yè)務部配合附件：客戶資料業(yè)務每月10號前完成于客戶的賞月對賬并與財務確認，并協助銷售員以及財務收款（大客戶除外）接口人：業(yè)務+客戶+財務時間：每月10號前操作細節(jié)：A:簽字、蓋章給客戶，并抄給銷售員（方式：傳真復?。〣:客戶簽字、蓋章回傳附件：對賬單統(tǒng)一模版訂單審核（子流程）(1)(1)評審單(2)產品中心(3PMC確認(4)清物料(5)采購確認(6)生產確認交期(7)市場支持部評審表PMC根據客戶訂單制作評審單接口人：PMC+業(yè)務時間：2小時操作細節(jié)：A:評審單、工程總表生產中心PMC將評審單交給倉庫文員，并發(fā)電子文檔給生產文員，倉庫文員根據評審作出欠料表接口人：PMC+倉庫文員時間：10分鐘操作細節(jié)：A:審閱訂單B:評審表上簽字，注明時間附件：評審單、評審表、欠料表產品部確認PMC將評審單給工程確認接口人：PMC+產品部主管時間：1小時操作細節(jié)：A:確認型號匹配，產品規(guī)格附件：新產品總表清物料倉庫中心文員將評審單、評審表和欠料表給倉庫主顧安排清查物料，要求在3小時內將單返回生產文員接口人：倉庫中心文員+倉庫主管時間：30分鐘操作細節(jié)：A:清查訂單物料，數量、顏色、包裝材料附件：物料標識卡采購確認生產中心文員將評審單和欠料表給采購部主管，要求在2小時內回復交期接口人：倉庫中心文員+采購主管時間：2小時操作細節(jié)：A:確認交期附件評審單、評審表、欠料表采購生產部確認交期生產文員將評審單及欠料表給采購生產主管，生產主管0.5小時內回復生產交期，批注在評審單上。接口人：倉庫中心文員+采購主管時間：0.5小時操作細節(jié)：A:安生產計劃排程確認交期附件：評審表物料交期表業(yè)務部訂單評審過程中有不明確處，統(tǒng)一由生產中心文員與PMC溝通接口人：PMC+倉庫中心文員+采購員時間：即時操作細節(jié)：A:及時溝通，信息傳遞無誤返修產品流程(1)(1)客戶投訴處理回復報告(2)下返修單(3)檢測分析(4)工程方案(5.1)清查物料(6)生產返修(7)入庫(5.2)采購確認客戶投訴處理回復報告：PMC依據客戶投訴處理回復報告，跟進客戶送回返修品接口人：PMC+生產中心時間：30分鐘操作細節(jié)：A:處理要及時下返修單：PMC根據客戶投訴處理回復報告下返修單（大批量）或內部聯絡單（小批量）到生產中心接口人：PMC+生產中心文員時間：20分鐘操作細節(jié)：A:生產中心文員將返修或內部聯絡單下發(fā)到倉庫/采購/品質/財務/生產部檢測分析：品質部對返修產品進行檢測分析接口人：品質主管+PMC時間：2小時操作細節(jié)：A:將不屬于本公司生產的產品原樣退回倉庫B:品質部的報告要詳細，全面的反饋給業(yè)務部工程方案：工程部根據品質部檢測報告直至返修方案接口人：1小時操作細節(jié)：A:難以解決的方案與其他部門討論清查物料：倉庫清查物料接口人：生產中心文員+倉庫主管時間：30分鐘操作細節(jié)：A:根據返修單或內部聯絡單清查物料5.2、采購確認：采購確認所缺物料交期接口人：生產中心文員+采購主管時間：20分鐘操作細節(jié)：A：采購物料與原訂單一致6、生產返修生產部將品質部分析后的不良品根據工程返修方案及時進行返修接口人：生產中心+PMC時間：雙方約定操作細節(jié)：A:30分鐘確認產品返修交期B:不清楚細節(jié)及時與業(yè)務部溝通7、入庫返修品入庫，倉庫主管通知跟單員出貨接口人：倉庫主管+PMC時間：10分鐘操作細節(jié)：A:產品型號、數量核對對賬流程(1)(1)出庫單接收(2)對賬單制作(3)對賬單審核(4)客戶（業(yè)務）確認對賬單(5)對賬單簽回出庫單接收倉庫接到送貨簽收單后，一份交財務存檔，再復印一份給業(yè)務部主管（或大客戶主管）接口人：倉庫+業(yè)務部主管+財務時間：隨時操作細節(jié)：A:將送貨單及時整理好，無漏單，隨時交給業(yè)務部及大客戶部B:業(yè)務部將送貨單附在訂單上C:同時給財務一份對賬單制作PMC根據倉庫提供的送貨單及收款清單制作對賬單接口人：業(yè)務部主管+PMC時間：每月3號前操作細節(jié)：A:將不同客戶的對賬單分發(fā)給相應的業(yè)務B:按統(tǒng)一的對賬單模版準確制作對賬單，金額前面需帶金錢符號C:由業(yè)務部主管將所有對賬單統(tǒng)一交給財務附件：對賬單模版對賬單審核財務對業(yè)務制作的對賬單進行審核、蓋章接口人：業(yè)務+財務時間：每月4號之前操作細節(jié)：A:單價正確，送貨單無漏打，錯打，對賬單有誤返回業(yè)務部修改B:確認無誤之后蓋章傳遞給PMCC:業(yè)務員的客戶由業(yè)務員先確認簽字再傳遞到財務客戶確認對賬單業(yè)務將蓋章的對賬單傳遞給客戶接口人：業(yè)務+客戶時間：當天操作細節(jié)：A:將對賬單傳真給客戶對賬聯系人B:確認對方是否有收到傳真及回傳時間對賬單簽回客戶將確認好的對賬單蓋章簽字回傳給業(yè)務接口人：客戶+業(yè)務時間：每月10日前操作細節(jié)：A:對賬單一定要客戶的蓋章回傳B:放賬超過5萬以上的需對賬單原件C:將回傳的對賬單復印二份，財務，業(yè)務員各一份，一份存入客戶檔案袋大客戶訂單流程：(1)客戶訂單(2)(1)客戶訂單(2)工程確認(3)制作評審單(4.1)倉庫清查物料(4.2)采購主管確認(5)生產主管確認(6)回復交期(7)下發(fā)正式生產通知單業(yè)務接收客戶訂單接口人：業(yè)務+采購時間：10分鐘（傳真）操作細節(jié)：A:回復客戶訂單已收到2、工程確認接口人：業(yè)務+工程師+PMC時間：2小時操作細節(jié)：A:注意客人質量要求，產品型號，顏色附件：無3、制作評審單業(yè)務將客戶訂單轉換評審單接口人：無時間：30分鐘操作細節(jié)：A:產品規(guī)格型號與訂單不相符的與客戶及時溝通B:按生產通知單模版對訂單轉換，要求準確、清晰、全面C:PMC在評審單上簽字，要求轉換的評審單與第一次給業(yè)務確認的訂單一致，如不一致需知名D:評審單給業(yè)務主管簽字，確認評審單是否與工程確認一致，訂單是否清楚E:評審單給產品采購中心經理簽字F:將工程確認的老款下評審單，未確認新款繼續(xù)查找匹配，確認好繼續(xù)添加再確認交期（只限30款以上）附件：生產通知單模版4.1、倉庫清物料倉庫中心文員將評審訂單、評審表及欠料表送倉庫清查物料接口人：PMC中心文員+倉庫主管時間：30分鐘操作細節(jié)：A:OEM，消費類訂單需由倉庫中心文員制定欠料表（五款以內需制做）B:倉庫主管接評審訂單后，先在評審表上簽字接受時間，并安排倉管員清查物料C:倉管員將庫存數量準確填寫在欠料表上D:倉庫主管在評審表上寫明意見，并簽訂完成時間附件：評審訂單、評審表、欠料表4.2采購確認倉庫中心文員將評審單給采購主確認物料交期接口人：倉庫中心文員+采購主管時間：倉庫清完料后30分鐘操作細節(jié)：A:采購主管線在評審單上簽訂接收時間，再安排各采購員將評審單視同全采購與供應商交期B:生產中心文員待倉庫清完庫存后，將評審單及欠料表復印4份，1份送工程主管設計標貼，另3份送交采購主管。C:采購主管先在評審表簽訂接收時間，再安排各采購員與供應商詢問交期D:采購主管各采購員的信息綜合分析后，再評審表分類注明到料時間，并簽訂完成時間E:采購收到評審單即可采購物料，采購合同供應商確認需交給財務附件：評審單、評審表、欠料表采購合同5、采購主管確認倉庫中心文員將評審訂單，評審表及欠料表