辦公室工作手冊全套

辦公室工作手冊全套PAGEPAGE27辦公室工作手冊（征詢意見稿）二〇〇七年十一月辦公室工作手冊全套全文共1頁，當(dāng)前為第1頁。

目錄辦公室工作手冊全套全文共1頁，當(dāng)前為第1頁。TOC\o"1-2"\h\z\u前言 3上篇綜合辦公室主要職責(zé) 4中篇辦公室相關(guān)制度匯編 6下篇辦公室工作程序 7第一章會務(wù)工作程序 7第二章公文處理程序 14第三章接待工作程序 28第四章協(xié)調(diào)工作程序 32第五章辦公服務(wù)程序 35第六章信訪工作程序 56第七章印信管理程序 63第八章調(diào)查研究程序 73第九章安全保衛(wèi)工作程序 76第十章重要文稿撰寫程序 78辦公室工作手冊全套全文共2頁，當(dāng)前為第2頁。辦公室工作手冊全套全文共2頁，當(dāng)前為第2頁。前言一直以來，局綜合辦公室及局屬各單位辦公室的同志們，密切融入局中心工作，服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展的大局，堅(jiān)持高效、細(xì)致、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，不斷強(qiáng)化責(zé)任意識、全局意識和服務(wù)意識，充分發(fā)揮承上啟下、協(xié)調(diào)左右和參謀助手作用，扎實(shí)推進(jìn)辦公室工作的精細(xì)化、制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，成果顯著，成績斐然，為我局實(shí)現(xiàn)持續(xù)快速穩(wěn)定發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)有力的保障。局綜合辦公室充分利用總公司整體上市的有利契機(jī)，經(jīng)過總結(jié)多年的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，汲取局屬各單位先進(jìn)管理辦法，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，精心編制了該《辦公室工作手冊》。本次編制辦公室手冊的目的是：明確部門職責(zé)、貫徹制度文件、規(guī)范運(yùn)行機(jī)制、理順工作關(guān)系、細(xì)化操作程序，全面加強(qiáng)內(nèi)部控制，切實(shí)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。辦公室工作手冊分為上中下三篇。上篇為辦公室部門職責(zé)，中篇收錄了局現(xiàn)行的辦公室工作相關(guān)制度文件，下篇為十個(gè)辦公室工作模塊管理程序。工作模塊管理程序是手冊的重點(diǎn)內(nèi)容，全面涵蓋了辦公室會務(wù)工作、公文處理、接待工作、協(xié)調(diào)工作、辦公服務(wù)、信訪工作、印信管理、調(diào)查研究、保衛(wèi)工作、重要文件起草等內(nèi)容。這些工作程序中蘊(yùn)含著辦公室工作的全局意識、服務(wù)意識、開放意識，成本意識、效率意識、勤儉意識和廉潔意識，是對我局辦公室工作內(nèi)容的梳理和形式的提煉，是辦公室工作內(nèi)涵的豐富和外延的擴(kuò)展，凝結(jié)著許多屆辦公室工作者的智慧和精神。希望大家集思廣益、再接再厲，對手冊不斷進(jìn)行更新和完善，形成我們成熟的工作指導(dǎo)典冊。辦公室工作手冊全套全文共3頁，當(dāng)前為第3頁。我們相信，只要我們大家統(tǒng)一思想，齊心協(xié)力，我局辦公室工作就一定能夠開創(chuàng)出嶄新的局面，取得更加令人滿意的成績。讓我們繼續(xù)以改革的精神，創(chuàng)新的思維，務(wù)實(shí)的態(tài)度，扎扎實(shí)實(shí)抓好辦公室的各項(xiàng)工作，把辦公室工作提高到一個(gè)新水平，為我局實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。辦公室工作手冊全套全文共3頁，當(dāng)前為第3頁。上篇綜合辦公室主要職責(zé)（建二通〔2006〕223號2006年10月10日）綜合辦公室由局董事會辦公室、局總經(jīng)理辦公室和局黨委辦公室合署組成。綜合辦公室主任由局董事會秘書兼任，綜合辦公室設(shè)兩名副主任，均屬局總部部門正職崗位，其中一名副主任為局總經(jīng)理辦公室主任崗位，一名副主任為局黨委辦公室主任崗位。局總經(jīng)理辦公室下設(shè)行政保衛(wèi)部，行政保衛(wèi)部經(jīng)理為局總部部門副職崗位。一、局董事會辦公室1．負(fù)責(zé)局董事會會議籌備、董事會會議資料管理及其它日常工作；2．負(fù)責(zé)對局重大經(jīng)營活動(dòng)和重大決策事項(xiàng)相關(guān)資料的收集、檢查、跟蹤；3．負(fù)責(zé)持續(xù)向董事提供、提醒并確保其了解有關(guān)實(shí)行國有獨(dú)資企業(yè)董事會制度后公司運(yùn)作的法規(guī)、政策及要求；4．負(fù)責(zé)局董事會對外重大信息披露工作；5．負(fù)責(zé)督辦董事長、各董事批示事項(xiàng)的落實(shí)工作；6．負(fù)責(zé)董事會董事（含外部董事）的日常聯(lián)系、接待等工作，并為董事工作提供服務(wù)等事項(xiàng)；7．負(fù)責(zé)董事會基金的籌集、管理和使用，向董事會提出意見和建議。8．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項(xiàng)。二、局總經(jīng)理辦公室1．負(fù)責(zé)參與局重大事項(xiàng)的調(diào)研工作，研究局貫徹和落實(shí)上級有關(guān)方針、政策的意見，提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考；2．負(fù)責(zé)局總經(jīng)理議事會議的組織、文件起草工作與會議記錄、會議紀(jì)要整理及會議決定事項(xiàng)的跟蹤檢查、督辦工作；3．處理行政方面的綜合事務(wù)，協(xié)調(diào)局總部辦公，保證正常的工作秩序；4．負(fù)責(zé)局領(lǐng)導(dǎo)的外事活動(dòng)、外賓接待工作和局總部室內(nèi)辦公系統(tǒng)CI工作；5．負(fù)責(zé)局總部的公文處理、文秘、核稿工作、機(jī)要管理、印信管理和檔案管理，指導(dǎo)子公司的檔案管理工作；6．負(fù)責(zé)局總部辦公活動(dòng)和服務(wù)中環(huán)境、職業(yè)健康安全目標(biāo)、管理方案和應(yīng)急預(yù)案的編制、實(shí)施、評審、考核和分析；7．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項(xiàng)。辦公室工作手冊全套全文共4頁，當(dāng)前為第4頁。行政保衛(wèi)部：辦公室工作手冊全套全文共4頁，當(dāng)前為第4頁。1．負(fù)責(zé)局總部固定資產(chǎn)（房產(chǎn)、車輛、復(fù)印機(jī)等）和辦公用品的管理工作，提供局總部文印、收發(fā)、交通、通訊及接待服務(wù)工作；2．負(fù)責(zé)局總部的基建和后勤事務(wù)工作，做好后勤事務(wù)的管理工作；3．負(fù)責(zé)局總部保衛(wèi)、消防管理、戶籍管理和治安綜合治理等工作；4．負(fù)責(zé)局總部環(huán)境綜合整治等社會事務(wù)性工作；5．負(fù)責(zé)對局簽約的重點(diǎn)項(xiàng)目和分公司易燃、易爆、危險(xiǎn)化學(xué)品的管理和消防工作等進(jìn)行監(jiān)控；6．負(fù)責(zé)對局總部辦公所需資源、能源、廢棄物的處置、電梯安全、交通安全、飲食安全等進(jìn)行控制；7．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項(xiàng)。三、局黨委辦公室1．負(fù)責(zé)局黨委各類工作會議的組織籌備工作及文件、報(bào)告的起草工作；2．圍繞局黨委的中心工作,開展督促檢查工作,推動(dòng)重大決策和重要工作部署的落實(shí)；3．發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，組織、協(xié)調(diào)、配合黨群各部門開展黨群系統(tǒng)各方面的工作；4．負(fù)責(zé)維護(hù)企業(yè)穩(wěn)定工作，及時(shí)、正確處理職工群眾來信和來訪接待工作；5．負(fù)責(zé)建立、健全保密工作制度，加強(qiáng)保密工作的宣傳教育；6．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項(xiàng)。辦公室工作手冊全套全文共5頁，當(dāng)前為第5頁。辦公室工作手冊全套全文共5頁，當(dāng)前為第5頁。中篇辦公室相關(guān)制度匯編（目錄）中國建筑第二工程局章程中國共產(chǎn)黨中國建筑第二工程局委員會工作規(guī)則中國建筑第二工程局董事會議事規(guī)則中國建筑第二工程局總經(jīng)理工作規(guī)則中國建筑第二工程局總經(jīng)理議事會議制度（建二通﹝2006﹞119號）中國建筑第二工程局重大信息內(nèi)部報(bào)告制度（建二通〔2007〕297號）中國建筑第二工程局印章管理規(guī)定（待發(fā)）中國建筑第二工程局總部公文處理辦法（建二通﹝2006﹞223號）中國建筑第二工程局行政管理用資產(chǎn)管理規(guī)定（建二通﹝2007﹞191號）中建二局黨委、中建二局維護(hù)企業(yè)穩(wěn)定工作應(yīng)急預(yù)案（建二黨辦﹝2006﹞3號）中國建筑第二工程局關(guān)于實(shí)行重大事項(xiàng)報(bào)告的通知（建二通﹝2006﹞203號）辦公室工作手冊全套全文共6頁，當(dāng)前為第6頁。辦公室工作手冊全套全文共6頁，當(dāng)前為第6頁。下篇辦公室工作程序第一章會務(wù)工作程序一、會務(wù)工作概述會議的構(gòu)成要素包括：會議名稱、會議主題、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、會議主持、與會人員、會議程序、會議結(jié)果等。會務(wù)工作包括會議的組織安排、生活服務(wù)、會議文書及保衛(wèi)保密工作。會議類別依次為：1．一類會議，即全局大型會議：局黨代會、局職代會、局工代會、局團(tuán)代會、局黨委（擴(kuò)大）會議、局紀(jì)委（擴(kuò)大）會議、局年度工作會議、局年中工作會議、上級單位及外單位在我局召開的會議等，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合辦公室組織召開，歸口業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備會議資料及協(xié)助會務(wù)工作。2．二類會議，即全局專業(yè)工作會，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由主辦部門組織召開。3．三類會議，即部門工作會，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由部門組織召開。綜合辦公室不參與部門會議籌備工作。4．董事會（含董事會專業(yè)委員會，下同）、總經(jīng)理辦公會、總經(jīng)理專題會、部門經(jīng)理例會及總經(jīng)理層召開的臨時(shí)會議等。董事會、總經(jīng)理辦公會、部門經(jīng)理例會由綜合辦公室負(fù)責(zé)組織籌備；由董事長或總經(jīng)理提議召開的總經(jīng)理臨時(shí)性會議，由綜合辦公室組織召開；由副總經(jīng)理或部門提議召開的總經(jīng)理臨時(shí)性會議，由專題歸口部門負(fù)責(zé)組織召開，并形成會議紀(jì)要。二、會務(wù)工作流程圖會議編組會議選址確定會議議題會議編組會議選址確定會議議題及名稱坐席排序經(jīng)費(fèi)預(yù)算會議用具坐席排序經(jīng)費(fèi)預(yù)算會議用具會議通知及回執(zhí)準(zhǔn)備會議資料確定會議規(guī)模及人員會議通知及回執(zhí)準(zhǔn)備會議資料確定會議規(guī)模及人員食宿行安排食宿行安排會場布置確定會議會期及議程會前準(zhǔn)備會場布置確定會議會期及議程會前準(zhǔn)備主題報(bào)告會務(wù)手冊總結(jié)講話擬定文件發(fā)言材料開閉幕詞主題報(bào)告會務(wù)手冊總結(jié)講話擬定文件發(fā)言材料開閉幕詞文體活動(dòng)會場服務(wù)文體活動(dòng)會場服務(wù)報(bào)到接待簽到發(fā)資料報(bào)到接待簽到發(fā)資料辦公室工作手冊全套全文共7頁，當(dāng)前為第7頁。會場驗(yàn)收會議紀(jì)要會議記錄會中服務(wù)辦公室工作手冊全套全文共7頁，當(dāng)前為第7頁。會場驗(yàn)收會議紀(jì)要會議記錄會中服務(wù)報(bào)道宣傳保密保衛(wèi)報(bào)道宣傳保密保衛(wèi)會后工作會后工作決議催辦印發(fā)文件立卷歸檔費(fèi)用結(jié)算安排離會決議催辦印發(fā)文件立卷歸檔費(fèi)用結(jié)算安排離會三、會前準(zhǔn)備1．會議議題及名稱安排會議議題應(yīng)遵循必要性、可行性、明確性和適量性的原則，一般由主辦部門收集、篩選并書面提出議題，說明議題上會理由，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志批準(zhǔn)后確定。準(zhǔn)備部分后備議題，以便在會議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕時(shí)提交會議討論。根據(jù)審定的議題，確定會議名稱。會議名稱一般由會議主辦單位名稱、年份、會議主題及會議類型組成，如“中國建筑第二工程局有限公司2007年項(xiàng)目管理研討會”。2．會議規(guī)模及人員主辦部門按照會議議題、組織職能分工、業(yè)務(wù)接口關(guān)系及相關(guān)規(guī)定提出會議規(guī)模及參加人員名單，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。3．會議會期及日程綜合考慮會議的內(nèi)容、規(guī)模及復(fù)雜程度確定會期。會議日程一般以表格形式呈現(xiàn)，按照時(shí)間順序說明會議具體安排。主要包括：日期時(shí)間、會議內(nèi)容、活動(dòng)方式、地點(diǎn)、主持人、參加人等。會期及日程表須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。4．會議資料（1）開幕辭（主持辭）會議初始，由領(lǐng)導(dǎo)致開幕詞，旨在說明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、意義，并向與會人員提出會議任務(wù)和要求。重要會議或者慶典、頒獎(jiǎng)會議需要主持人根據(jù)會議需要撰寫主持詞。（2）會議主題報(bào)告根據(jù)會議議題，主辦部門撰寫會議主題報(bào)告，交由辦公室核稿后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱批，主辦部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見協(xié)商修改文稿，定稿提前報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱。（3）其他發(fā)言材料其他發(fā)言材料，由發(fā)言單位或發(fā)言人自行撰寫，包括經(jīng)驗(yàn)交流材料、分組討論發(fā)言等。主辦部門審核其他發(fā)言材料，保證發(fā)言材料水平，確保會議質(zhì)量。（4）擬定文件辦公室工作手冊全套全文共8頁，當(dāng)前為第8頁。擬定文件，指需聽取大會討論意見以資完善或擬通過大會表決的文件，主要涉及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、決策決定、規(guī)章制度和管理方法等。由主辦部門起草，辦公室核稿，領(lǐng)導(dǎo)閱批。辦公室工作手冊全套全文共8頁，當(dāng)前為第8頁。（5）會議總結(jié)講話主辦部門起草領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)講話，辦公室核稿，領(lǐng)導(dǎo)閱批，形成總結(jié)講話初稿。（6）閉幕詞閉幕詞，用以說明會議成果，總結(jié)會議經(jīng)驗(yàn)，表達(dá)未來希望，對主辦單位及會務(wù)人員表示感謝等。（7）會議手冊會務(wù)手冊由主辦部門制作，內(nèi)容包括：會議須知、會議日程、與會人員名冊、會議坐席表、分組討論名冊、分組討論議題、會務(wù)組聯(lián)系方式等。（8）胸卡5．會議選址會議地址由主辦部門選定，綜合辦公室協(xié)助聯(lián)系會址單位、洽談價(jià)格及會場布置工作。會址一般根據(jù)會議規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求，按照距離適當(dāng)，環(huán)境適宜、交通方便等條件來確定。對不熟悉的會址，要安排專人提前與會址單位溝通協(xié)調(diào)，對會場、餐廳、住宿、醫(yī)療、交通及綜合配套設(shè)施進(jìn)行全面實(shí)地考察。6．會議用具為參會人員準(zhǔn)備胸卡、文件袋、筆記本、簽字筆等文具，將文具與其他會議資料統(tǒng)一裝入手提袋中。在外部會場開會，會務(wù)組赴會需攜帶便攜式電腦、投影儀、打印機(jī)、打印紙、桌簽及簡單的辦公用具等。7．會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算主辦部門根據(jù)會議前期籌備，形成會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。8．會議通知主辦部門發(fā)出會議通知，并接收統(tǒng)計(jì)回執(zhí)。會議通知一般具備9個(gè)要素：會議名稱、內(nèi)容、時(shí)間安排、地點(diǎn)、參加人員范圍、會議須知、食宿行安排、聯(lián)系人及回執(zhí)。會議通知必須簡明扼要，語言準(zhǔn)確無歧義。會議回執(zhí)應(yīng)該包括：參會人員姓名、性別、民族、職務(wù)、聯(lián)系方式、抵達(dá)時(shí)間（航班或車次）、是否接站（主辦部門可設(shè)定集中接站時(shí)間）、返程訂票、備注及單位（蓋章）。電話確認(rèn)會議通知發(fā)放到位，必要時(shí)需催報(bào)回執(zhí)。9．會議編組辦公室工作手冊全套全文共9頁，當(dāng)前為第9頁。大型會議或需要分組討論的會議，要進(jìn)行會議編組。主辦部門要及時(shí)收集會議回執(zhí)，審核參會人員是否符合會議要求，將參會人員名單錄入電子表格形成簽到簿。根據(jù)會議需要、單位性質(zhì)、所屬區(qū)域或?qū)I(yè)劃分進(jìn)行編組，并打印桌簽，切忌遺漏和重復(fù)。辦公室工作手冊全套全文共9頁，當(dāng)前為第9頁。10．坐席排序按照前排高于后排、中央高于兩側(cè)、中心高于外圍、左高右低（當(dāng)事人的左和右）原則或企業(yè)傳統(tǒng)習(xí)慣，結(jié)合會址情況，為參會人員會場、餐廳等場所的坐席進(jìn)行排序，切忌遺漏和重復(fù)。11．食宿行安排根據(jù)會議回執(zhí)安排接送站；根據(jù)參會人員情況訂餐訂房（分餐桌、分房間），為減少開支，會餐酒水一般自帶；考慮少數(shù)民族同志的餐飲習(xí)慣，給與特別照顧。食宿行標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按照局有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。12．會場布置按照會議坐席擺放桌簽、會議資料、茶杯、主席臺及發(fā)言臺桌花等，大型會議要懸掛橫幅和標(biāo)語，調(diào)試燈光、音響、話筒、投影儀、電腦等設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)換。會場是否懸掛國旗、企業(yè)旗幟或其他標(biāo)識根據(jù)會議需要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志同意后執(zhí)行。四、會中服務(wù)1．報(bào)到及接待工作會議前，要認(rèn)真組織參會人員報(bào)到，統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，核查重要人員（主席臺就座的領(lǐng)導(dǎo)、會議主持人、報(bào)告人等）是否到會，做好房間安排，向大家介紹有關(guān)情況等。2．會場驗(yàn)收會議前一天晚上，主辦部門負(fù)責(zé)人檢查驗(yàn)收會場布置情況，查漏補(bǔ)缺。3．簽到與分發(fā)會議資料在會場入口設(shè)置簽到臺，與會人員簽到后領(lǐng)取會議資料，需要與會人員提前閱讀的會議資料可在人員報(bào)到時(shí)分發(fā)。及時(shí)統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)及缺席人員，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需要報(bào)送簽到結(jié)果。會議資料涉及保密內(nèi)容需要收回的，須在會務(wù)手冊中說明，并在簽到時(shí)逐一提醒。4．會場服務(wù)包括燈光、音樂、攝影攝像、錄音、飲水服務(wù)，涉外會議還需要翻譯服務(wù)等。5．會議記錄主辦部門要安排專人做好會議記錄。會議記錄是記錄會議基本情況、會議報(bào)告、討論的問題、發(fā)言、決議等內(nèi)容的書面材料，是會議的正式文件，是落實(shí)會議精神、進(jìn)行檢查督促的依據(jù)。會議記錄一般包括以下部分：會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、會議出席人及列席人、會議缺席人、會議主持人、會議記錄人、會議主要議題、發(fā)言紀(jì)錄及決議事項(xiàng)等。辦公室工作手冊全套全文共10頁，當(dāng)前為第10頁。6．完善總結(jié)講話辦公室工作手冊全套全文共10頁，當(dāng)前為第10頁。會議期間，主辦部門要積極聽取各方意見，繼續(xù)完善總結(jié)講話，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，形成總結(jié)講話二次稿，請示領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)時(shí)間（會中或會后）。7．會議紀(jì)要主辦部門及時(shí)撰寫會議紀(jì)要，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批前交由辦公室核稿。會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件等材料加工整理而成的，用來記載和傳達(dá)會議基本情況、主要精神和議定事項(xiàng)的會議文書。一般包括：會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、會議出席人及列席人、會議主持人、會議主要議題、決議事項(xiàng)及對會議的總體評價(jià)等。8．報(bào)道宣傳大型會議期間或結(jié)束后，要把會議決議、會議報(bào)告、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議簡報(bào)、會議紀(jì)要等文件編成宣傳提綱，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行宣傳。9．文化活動(dòng)召開大型會議，為加強(qiáng)與會人員的溝通和了解，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可圍繞會議主題適量選擇合適的文化體育活動(dòng)。主辦單位要做好前期策劃、實(shí)地考察、往返交通等組織工作。10．會議保密工作根據(jù)會議密級，選擇性做好會議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會議內(nèi)容、會議議程、會議文件、會場秩序、宣傳報(bào)道等各環(huán)節(jié)的保密工作。11．會議費(fèi)用控制在企業(yè)外部召開的會議，主辦單位要安排費(fèi)用總負(fù)責(zé)人，會議各分項(xiàng)費(fèi)用要實(shí)行專人確認(rèn)機(jī)制，對分項(xiàng)費(fèi)用負(fù)責(zé)，將會議費(fèi)用控制在預(yù)算之內(nèi)。五、會后工作1．安排離會根據(jù)會議回執(zhí)，為外地與會人員預(yù)定返程票，安排車輛和人員送站。2．費(fèi)用結(jié)算在企業(yè)外部召開的會議，會議費(fèi)用總負(fù)責(zé)人及各項(xiàng)費(fèi)用確認(rèn)人與會議中心做好結(jié)算工作，做到費(fèi)用明細(xì)、單據(jù)清楚。3．編發(fā)會議文件根據(jù)會議最終決議，主辦部門要對會議通過的文件進(jìn)行匯總整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，交辦公室編發(fā)正式文件。4．決議催辦會議結(jié)束后，主辦部門對會議決定辦理的事項(xiàng)，根據(jù)緩急和承辦時(shí)限要求，適時(shí)對其執(zhí)行情況進(jìn)行責(zé)任分解和督促檢查。5．立卷歸檔辦公室工作手冊全套全文共11頁，當(dāng)前為第11頁。按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，對會議資料進(jìn)行立卷歸檔。辦公室工作手冊全套全文共11頁，當(dāng)前為第11頁。附件：會務(wù)工作跟蹤單辦公室工作手冊全套全文共12頁，當(dāng)前為第12頁。

會務(wù)工作任務(wù)跟蹤單辦公室工作手冊全套全文共12頁，當(dāng)前為第12頁。序號項(xiàng)目責(zé)任人開始時(shí)間關(guān)閉時(shí)間備注確定會議名稱及議題收集議題，確定會議名稱12.12.112.12.3確定規(guī)模及人員確定會議規(guī)模及參會人員名單確定會期及議程根據(jù)議題定會期和議程會議選址要求實(shí)地全面考察會議用具主辦人員檢查是否完備經(jīng)費(fèi)預(yù)算費(fèi)用明細(xì)準(zhǔn)備會議資料開閉幕詞主題報(bào)告發(fā)言材料擬定文件總結(jié)講話會務(wù)手冊會議通知及回執(zhí)發(fā)出會議通知并收集統(tǒng)計(jì)回執(zhí)會議編組坐席排序食宿行安排食，安排與會人員餐飲宿，預(yù)定房間行，安排送接車輛報(bào)到接待會場布置燈光、音響、鮮花、桌簽等簽到發(fā)資料會場驗(yàn)收會場服務(wù)會議記錄會議紀(jì)要報(bào)到宣傳保密保衛(wèi)文體活動(dòng)安排離會通知和組織參會人員退房安排返程車輛，預(yù)定返程車票費(fèi)用結(jié)算印發(fā)文件決議催辦立卷歸檔注：1．本表由綜合辦公室填制，會務(wù)人員每人執(zhí)一份，每項(xiàng)工作完成后責(zé)任人要向主任匯報(bào)，在備注一欄簽字；2．責(zé)任人不超過兩人，第一位為主要責(zé)任人；辦公室工作手冊全套全文共13頁，當(dāng)前為第13頁。3．完成時(shí)間格式為“月份.日期.時(shí)點(diǎn)”，最后一位數(shù)字“1”代表上午，“2”代表下午，“辦公室工作手冊全套全文共13頁，當(dāng)前為第13頁。第二章公文處理程序一、公文處理概述公文處理主要呈現(xiàn)兩大程序：收文程序和發(fā)文程序。收文和發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)﹝2002﹞23號）、國家標(biāo)準(zhǔn)局《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1997）及《中國建筑第二工程局總部公文處理辦法》（建二通﹝2006﹞223號）相關(guān)要求辦理。二、公文處理流程圖1．收文處理流程圖審核審核登記發(fā)送擬辦批辦承辦收文歸檔歸檔立卷清退查辦注辦催辦銷毀2．發(fā)文處理流程圖修改修改審核簽發(fā)復(fù)核注冊繕印草擬催辦催辦登記裝封裝訂用印校對歸檔三、收文處理程序（一）收文1．機(jī)關(guān)收文種類（1）上級機(jī)關(guān)的指令性和指導(dǎo)性公文；（2）上級機(jī)關(guān)的批復(fù)性和平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)對商洽和詢問事宜的答復(fù)性公文；（3）下級機(jī)關(guān)的請求性和平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)的商洽和詢問性公文；（4）各部門的調(diào)查性和下級機(jī)關(guān)的陳述性公文；（5）內(nèi)部刊物和“簡報(bào)”、“通訊”等；（6）其他文書材料，如公開刊物和群眾來信等。2．收文渠道（1）電子收文；（2）機(jī)要交通局送的機(jī)要信件；辦公室工作手冊全套全文共14頁，當(dāng)前為第14頁。（3）各機(jī)關(guān)和部門直接報(bào)送的信件；辦公室工作手冊全套全文共14頁，當(dāng)前為第14頁。（4）傳真；（5）收發(fā)室轉(zhuǎn)來的信件。（二）審核收文審核應(yīng)注意：（1）檢查公文的收件機(jī)關(guān)、部門或姓名是否應(yīng)由本部門收文；（2）清點(diǎn)公文數(shù)量，查看公文是否完整、有無破損；（3）是否符合行文規(guī)則；（4）簽收，注明收文時(shí)間。（三）登記1．確定登記與不登記的范圍需要登記的公文有：（1）上級機(jī)關(guān)的指令和指導(dǎo)性公文；（2）下級機(jī)關(guān)的請求性公文；（3）平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的商洽和需要答復(fù)的公文；（4）一切機(jī)密性公文；（5）其他重要公文。不需要登記的公文有：（1）公開的和內(nèi)部無密的刊物和簡報(bào)；（2）一般性抄件；（3）行政事務(wù)性的通知、介紹信和請柬等；（4）私人信件、公開信、公開發(fā)布的公文等。2．采用簿記帳進(jìn)行分類登記填寫《收文登記簿》，局收文登記一般按照發(fā)文單位分為機(jī)關(guān)行政和機(jī)關(guān)黨委兩大類，每類中又按照上行、平行、下行分單位登記，編寫收文流水號。機(jī)要秘書根據(jù)文件內(nèi)容要求，在收文右上角簽章（只需閱知的公文，簽閱文章，需要辦理的公文，簽辦文章），注明密級、緩急程度、流水號及簽收時(shí)間。（四）發(fā)送1．對外部收文需要向各部門及所屬企業(yè)發(fā)送的，需要填寫《收文分發(fā)分送簿》；重要公文需要接收人簽字確認(rèn)收悉；電子公文網(wǎng)上發(fā)送，需要設(shè)置閱讀回執(zhí)。2．需擬辦、批辦的文件應(yīng)先送領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦、批辦意見，再分送承辦單位或承辦人。3．報(bào)刊、雜志、便函、請柬、簡報(bào)、資料和臨時(shí)性、事務(wù)性通知可直接分送承辦單位、承辦人或存查。辦公室工作手冊全套全文共15頁，當(dāng)前為第15頁。（五）擬辦辦公室工作手冊全套全文共15頁，當(dāng)前為第15頁。需擬辦的公文，黨委公文和行政公文分別報(bào)送黨委辦公室主任和總經(jīng)理辦公室主任提出擬辦意見，在《收文處理單》上注明。需要擬辦的文件：1．上級機(jī)關(guān)發(fā)來的命令、決議、指示、批復(fù)及其需要傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行的文件；2．下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要請示或報(bào)告；3．其他單位送來需要答復(fù)或者辦理的重要文件；4．需本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人參考或了解的文件、材料等。擬辦意見的擬寫要求：1．言簡意賅，便于執(zhí)行；2．可具體指出承辦單位或承辦人員；3．多個(gè)部門聯(lián)合辦理的，應(yīng)指明主辦單位；4．敏感事項(xiàng)或緊急公文，應(yīng)提出承辦的原則和完成時(shí)限；5．需一定范圍閱知的文件，應(yīng)指明傳閱范圍和方式；6．文件中涉及到之前其他文件時(shí)，應(yīng)將這些文件一并送領(lǐng)導(dǎo)批辦；7．對不符合規(guī)范的公文，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，可退回呈報(bào)單位并說明理由。（六）批辦擬辦意見提出需要批辦的文件，送分管領(lǐng)導(dǎo)在《收文處理單》上注明批辦意見。對具有請示事項(xiàng)的文件，應(yīng)由主批人簽批，其他審批人圈閱視為同意；無請示事項(xiàng)的，圈閱表示閱知。（七）承辦公文承辦由具體業(yè)務(wù)部門或人員承擔(dān)，辦公室應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見及時(shí)發(fā)送文件至承辦部門或人員。只需閱知的文件，傳閱人應(yīng)在當(dāng)天閱完，在《收文處理單》上簽名并及時(shí)退還文件，不得自行傳閱。承辦部門認(rèn)為不屬于其職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的，辦公室應(yīng)積極協(xié)調(diào)或報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。（八）收文催辦收文催辦主要指對內(nèi)催辦，即對局系統(tǒng)內(nèi)部文件承辦部門或人員的催促檢查。1．送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的重要公文，辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)催辦；2．在文件要求辦理期限結(jié)束時(shí)尚未辦理的，辦公室應(yīng)催辦；3．催辦對象包括局領(lǐng)導(dǎo)、局總部各部門負(fù)責(zé)人及所屬單位負(fù)責(zé)人；3．緊急公文應(yīng)跟蹤催辦，重要公文應(yīng)重點(diǎn)催辦，一般公文應(yīng)定期催辦；4．填寫《重要事項(xiàng)催辦單》，發(fā)送承辦部門；5．承辦部門收到《重要事項(xiàng)催辦單》后應(yīng)及時(shí)給與書面答復(fù)；6．催辦后三天仍未辦妥的，應(yīng)查問承辦部門或人員，并限時(shí)辦完。辦公室工作手冊全套全文共16頁，當(dāng)前為第16頁。（九）注辦辦公室工作手冊全套全文共16頁，當(dāng)前為第16頁。收文處理完畢，要在《收文處理單》上注明辦理結(jié)果：傳閱的文件，要有傳閱人簽名；承辦完畢的文件，要有承辦部門或人員簽注的承辦結(jié)果及辦結(jié)時(shí)間。（十）查辦辦公室要對上級單位來文的落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，查辦項(xiàng)目包括針對來文的辦理情況，文件要求的落實(shí)情況，回復(fù)報(bào)告及統(tǒng)計(jì)數(shù)字的真實(shí)性和客觀性。（十一）清退重要文件或保密文件待處理完畢或承辦完畢后，主辦單位應(yīng)將其退回辦公室，辦理清退手續(xù)。（十二）立卷局機(jī)關(guān)采用分散式立卷，即機(jī)關(guān)收文、綜合性的文件及綜合性的會議文件材料由辦公室立卷；業(yè)務(wù)性文件、以部門名義發(fā)文的存本和定稿、以局名義召開的專業(yè)會議文件由業(yè)務(wù)部門立卷；會計(jì)核算文件材料由財(cái)務(wù)會計(jì)部門立卷；科技文件材料及其他業(yè)務(wù)文件，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門立卷。（十三）歸檔和銷毀文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關(guān)檔案管理規(guī)定。四、發(fā)文處理程序（一）草擬文件起草工作包括交擬、議擬和撰擬三個(gè)程序：1．交擬：根據(jù)管理工作的客觀需要，文件主辦部門要認(rèn)真領(lǐng)會和記錄領(lǐng)導(dǎo)交待的寫作意圖和重要問題、措施等。2．議擬：查找與該文件有關(guān)的文件、法律法規(guī)、企業(yè)相關(guān)規(guī)定等，通過調(diào)研收集相關(guān)材料和信息，形成文件提綱。3．撰擬：對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見時(shí)，主辦部門可列舉各方理由和依據(jù)，提出建設(shè)性意見，并于有關(guān)部門會面后，報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和裁定。（二）修改文件起草后，應(yīng)字斟句酌認(rèn)真修改，修改的標(biāo)記及文字應(yīng)用彩色筆拉出版心，明顯標(biāo)注，修改完畢填寫《發(fā)文稿紙》中擬稿人、文件標(biāo)題、附件、文件類別、主送、抄送等內(nèi)容，請部門負(fù)責(zé)人審閱文稿并簽署意見。領(lǐng)導(dǎo)要求提前審閱的文件及只需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱批不需要發(fā)文的報(bào)告、請示等，填寫《簽報(bào)》后由主辦部門直接送領(lǐng)導(dǎo)。辦公室工作手冊全套全文共17頁，當(dāng)前為第17頁。（三）審核辦公室工作手冊全套全文共17頁，當(dāng)前為第17頁。公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室進(jìn)行審核，審核重點(diǎn)：1．行文必要性、合法性，與企業(yè)現(xiàn)行規(guī)章制度的協(xié)調(diào)性；2．政策界限清晰，措施方法可行，執(zhí)行期限妥當(dāng)，涉及的相關(guān)問題能夠妥善安排；3．公文格式、標(biāo)題、語體、文字、標(biāo)點(diǎn)符號、層次序號、數(shù)字、引文、簡稱、譯名、密級、緩急等是否符合規(guī)范；4．主送和抄送是否得當(dāng)，閱讀和發(fā)放范圍是否合適等；5．核稿人提出修改意見，擬稿人修改后擬稿人簽字并確定關(guān)鍵詞、密級、緩急程度及簽發(fā)人等。（四）簽發(fā)1．以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；2．以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)；3．同級機(jī)關(guān)方可聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文應(yīng)經(jīng)聯(lián)合行文的相關(guān)機(jī)關(guān)會簽方能生效。（五）復(fù)核公文正式印制前，辦公室應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核重點(diǎn)：1．發(fā)文名義是否妥當(dāng)，審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全、規(guī)范；2．聯(lián)合發(fā)文是否經(jīng)過了會商和會簽，發(fā)文機(jī)關(guān)是否同級，排列是否妥當(dāng)；3．復(fù)核后對文稿進(jìn)行了實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序進(jìn)行復(fù)審。（六）注冊發(fā)文注冊指按發(fā)文順序給每份文件編著發(fā)文字號。1．按發(fā)文的先后順序編注發(fā)文字號；2．聯(lián)合發(fā)文只編注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號；3．發(fā)文字號結(jié)構(gòu)為：發(fā)文機(jī)關(guān)代字+﹝年度﹞+發(fā)文順序號；4．不得一文多號，也不得一號多文；5．確定發(fā)送范圍和印制數(shù)量；6．帶密級文件應(yīng)編注發(fā)文份號。（七）繕印與校對經(jīng)過簽發(fā)程序，無須任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主辦部門校對清稿，校對人員在正確無誤的校樣上簽字后，按照文件數(shù)量要求印制相應(yīng)份數(shù)。（八）用印企業(yè)印章應(yīng)由專人管理，用印應(yīng)嚴(yán)格履行程序，合乎規(guī)范要求。文件用印規(guī)范請?jiān)斠姟坝⌒殴芾沓绦颉?。辦公室工作手冊全套全文共18頁，當(dāng)前為第18頁。（九）裝訂裝封辦公室工作手冊全套全文共18頁，當(dāng)前為第18頁。按照文件裝訂要求進(jìn)行裝訂，向外發(fā)出的文件應(yīng)裝入信封，發(fā)文裝封應(yīng)注意：1．多級行文、普發(fā)文件應(yīng)編寫文件信封號碼；2．有密級的文件，應(yīng)在信封上標(biāo)識密級，封口處貼密封條；3．有緩急程度的文件，應(yīng)在信封上標(biāo)識緩急程度。（十）登記發(fā)送文件發(fā)送，應(yīng)在《發(fā)文登記簿》上登記，文件發(fā)送的方式有：專人遞送、收文單位專人領(lǐng)取、公文交換站遞送、郵寄、網(wǎng)絡(luò)傳送、傳真、電傳等。（十一）發(fā)文催辦發(fā)文催辦為對外催辦，即向收到文件的所屬單位或外機(jī)關(guān)單位發(fā)出催促辦理文件的意見。1．重要公文確認(rèn)接收后3個(gè)工作日未辦理的，根據(jù)需要可用電話、傳真等快捷方式向?qū)Ψ讲樵冝k理情況；2．緊急公文或電話催辦多次未果的事項(xiàng)，需要催辦；3．填寫《重要事項(xiàng)催辦單》，發(fā)送至承辦單位，要求立即給與答復(fù)；4．《重要事項(xiàng)催辦單》發(fā)出3日后未見回音，主辦部門查辦該文件。（十二）歸檔和銷毀文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關(guān)檔案管理規(guī)定。為便于歸檔，保證檔案的完整性和節(jié)約存放空間，收文登記簿、收文分發(fā)分送簿、發(fā)文登記簿等均使用活頁筆記本。五、公文管理1．各單位及各部門應(yīng)設(shè)專人管理文件。2．上級單位帶有密級的公文，除絕密級和注明不能翻印的公文嚴(yán)禁翻印以外，必須經(jīng)下一級負(fù)責(zé)人或辦公室主任批準(zhǔn)，方可翻印。中央、國務(wù)院文件的翻印須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和引發(fā)范圍。3．公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。4．公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。5．部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)隨之合并管理。公司或機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理立卷后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。6．與質(zhì)量體系有關(guān)的文件，按照局程序文件《文件和資料的控制程序》執(zhí)行。辦公室工作手冊全套全文共19頁，當(dāng)前為第19頁。7．電子版公文管理工作按照《中國建筑第二工程局電子文件歸檔與管理規(guī)范》（建二辦﹝2006﹞6號）執(zhí)行。辦公室工作手冊全套全文共19頁，當(dāng)前為第19頁。附件：1．收文登記簿2．收文分發(fā)分送簿3．收文處理單4．發(fā)文稿紙5．簽報(bào)6．發(fā)文登記簿辦公室工作手冊全套全文共20頁，當(dāng)前為第20頁。7．重要事項(xiàng)催辦單辦公室工作手冊全套全文共20頁，當(dāng)前為第20頁。附件1：收文登記簿收文日期文號/編號來文單位文件名稱密級緩急份數(shù)流水號備注辦公室工作手冊全套全文共21頁，當(dāng)前為第21頁。辦公室工作手冊全套全文共21頁，當(dāng)前為第21頁。附件2：收文分發(fā)分送簿文號來文單位文件名稱密級緩急分發(fā)分送對象簽名備注辦公室工作手冊全套全文共22頁，當(dāng)前為第22頁。

附件3：辦公室工作手冊全套全文共22頁，當(dāng)前為第22頁。收文處理單領(lǐng)導(dǎo)批示閱者意見承辦情況辦公室擬辦意見來文單位收文日期文件標(biāo)題來文文號辦公室工作手冊全套全文共23頁，當(dāng)前為第23頁。

附件4：辦公室工作手冊全套全文共23頁，當(dāng)前為第23頁。發(fā)文稿紙辦公室工作手冊全套全文共24頁，當(dāng)前為第24頁。密級：緩急程度：辦公室工作手冊全套全文共24頁，當(dāng)前為第24頁。領(lǐng)導(dǎo)批示：月日部門會簽：月日擬稿人：電話：月日部門負(fù)責(zé)人：月日辦公室核稿：月日文件標(biāo)題：附件：文件類別：文件、報(bào)告、請示、決定、決議、通知、通報(bào)、紀(jì)要、批復(fù)、函、簡報(bào)主題詞：主送：打字：校對：抄報(bào)：抄送：發(fā)文編號：﹝20﹞（共印份）附件5：中國建筑第二工程局有限公司簽報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示標(biāo)題（或事由）主辦部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)請同志批示。簽字：主辦部門主管審核部門會簽緊急程度密級辦公室工作手冊全套全文共25頁，當(dāng)前為第25頁。主辦部門：聯(lián)系人：電話：年月日辦公室工作手冊全套全文共25頁，當(dāng)前為第25頁。附件6：發(fā)文登記簿序號發(fā)文日期文號文件名稱發(fā)放范圍發(fā)送形式份數(shù)收者簽名接收時(shí)間備注辦公室工作手冊全套全文共26頁，當(dāng)前為第26頁。注：“收者簽名”與“接收時(shí)間”兩項(xiàng)只在紙面發(fā)文時(shí)使用。辦公室工作手冊全套全文共26頁，當(dāng)前為第26頁。PAGEPAGE64附件7：重要事項(xiàng)催辦單催辦對象催辦時(shí)間催辦依據(jù)文件發(fā)文字號催辦事項(xiàng)催辦原因催辦要求進(jìn)展情況：負(fù)責(zé)人：聯(lián)系人：電話：年月日局領(lǐng)導(dǎo)批示催辦聯(lián)系人聯(lián)系電話電子郵箱辦公室工作手冊全套全文共27頁，當(dāng)前為第27頁。辦公室工作手冊全套全文共27頁，當(dāng)前為第27頁。第三章接待工作程序一、接待工作概述接待工作是一項(xiàng)“窗口性”工作，指企業(yè)在公務(wù)活動(dòng)中對來訪者所進(jìn)行的迎接、招待、洽談、聯(lián)系等輔助管理活動(dòng)，基本要素包括：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務(wù)和接待方式。辦公室要重視接待工作的廣泛性、禮儀性和務(wù)實(shí)性。二、接待工作流程圖接待方針接待方針接待規(guī)格接待形式日程安排人員安排經(jīng)費(fèi)預(yù)算收到接待任務(wù)收集來賓情況分析判斷意圖擬定接待方案收到接待任務(wù)收集來賓情況分析判斷意圖擬定接待方案準(zhǔn)備材料禮品食宿行安排布置接待環(huán)境安全保衛(wèi)工作準(zhǔn)備材料禮品食宿行安排布置接待環(huán)境安全保衛(wèi)工作接待及會談宴請送別三、接待工作基本程序（一）收集來賓情況我局主要來賓包括：政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、中建總公司領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)、重要業(yè)主、重要活動(dòng)及大型會議來賓等。收到接待任務(wù)后，要積極從多方收集來賓情況，主要包括：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、民族、宗教信仰、生活習(xí)俗等。（二）分析判斷來訪意圖對于非企業(yè)邀請的來訪，應(yīng)通過多種途徑和渠道收集這方面的信息，分析判斷其真實(shí)來訪目的和意圖，以確定接待方針和接待任務(wù)。非企業(yè)邀請的來訪主要有：（1）黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察工作；（2）中建總公司領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作；（3）兄弟單位業(yè)務(wù)交流與合作洽談；（4）重要業(yè)主來訪；（5）其他日常來訪。辦公室工作手冊全套全文共28頁，當(dāng)前為第28頁。（三）擬訂接待方案辦公室工作手冊全套全文共28頁，當(dāng)前為第28頁。重要的接待活動(dòng)，要事先擬訂接待方案，提交領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)容包括：來訪意圖、來訪者基本情況、接待方針、規(guī)格、形式、日程安排、接待人員安排、費(fèi)用預(yù)算等。1．接待方針根據(jù)對方來訪意圖、雙方關(guān)系和對我方的態(tài)度制定接待方針，明確接待目標(biāo)和原則。2．接待類別一類接待：黨政機(jī)關(guān)、總公司、兄弟單位局級以上領(lǐng)導(dǎo)的接待；二類接待：黨政機(jī)關(guān)、總公司處級以上領(lǐng)導(dǎo)，兄弟單位副局級以上領(lǐng)導(dǎo)及重要業(yè)主的接待；三類接待：其他日常來訪。3．接待形式包括迎送、宴請、會見、會談、文藝招待、參觀游覽等儀式和活動(dòng)。4．接待日程安排主要包括接待具體時(shí)間、接待形式和內(nèi)容、接待實(shí)施地點(diǎn)、陪同人員工作安排等，一般以表格形式列出。5．接待人員安排接待人員主要包括陪同人員和組織工作人員。主要陪同人員包括主要陪同領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人；組織工作人員包括事務(wù)秘書、翻譯及后勤人員。一類接待陪同人員：局董事長、總經(jīng)理，其他班子成員；二類接待陪同人員：局分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人；三類接待陪同人員：視來訪者情況而定。6．接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算對接待經(jīng)費(fèi)的來源和列支明細(xì)做出具體說明，按照企業(yè)財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定做好接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（四）準(zhǔn)備接待材料和禮品1．接待材料包括：匯報(bào)介紹類材料和禮儀類材料（歡迎辭、歡送辭、祝酒辭等）。2．接待禮品：禮品要體現(xiàn)企業(yè)的形象，要具有紀(jì)念意義和象征意義，同時(shí)要尊重客人的習(xí)俗和愛好；根據(jù)實(shí)際需要選擇贈送時(shí)間（見面初、會議上、送別時(shí)等）。（五）做好食宿行安排接待食宿安排優(yōu)先選擇與企業(yè)簽署合作協(xié)議的酒店和賓館。1．預(yù)定房間：根據(jù)來訪人數(shù)、性別、職務(wù)等預(yù)定房間，若對方費(fèi)用自理，則根據(jù)對方具體要求預(yù)定房間。辦公室工作手冊全套全文共29頁，當(dāng)前為第29頁。2．準(zhǔn)備膳食：接待活動(dòng)有宴請的，根據(jù)接待規(guī)格及企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定確定宴請規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)和席位，除必要陪同人員外，盡量減少主方人員。辦公室工作手冊全套全文共29頁，當(dāng)前為第29頁。宴請形式包括：正式宴會、便宴、茶話會、工作餐或客飯（填寫《客飯申請單》）。特殊注意事項(xiàng)（1）來訪者的飲食習(xí)慣、喜好、禁忌；（2）提前訂餐，必要時(shí)需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批菜單；（3）隆重宴會，應(yīng)擺放名牌；（4）準(zhǔn)備主賓雙方的致辭，主人先致辭，客人致答謝辭。3．安排交通：根據(jù)接待規(guī)格和人數(shù)確定車輛類型、數(shù)量和時(shí)間。（六）布置接待環(huán)境接待環(huán)境主要包括：前廳、會客廳、接待室、走廊、樓梯等；前廳準(zhǔn)備歡迎條幅、標(biāo)識，接待室準(zhǔn)備宣傳資料、報(bào)刊雜志、衣帽架、電話、花卉等，會客廳或會議室準(zhǔn)備資料、茶水，必要時(shí)開設(shè)來訪專用電梯。（七）安全保衛(wèi)工作對主要領(lǐng)導(dǎo)來訪，要同安全保衛(wèi)部門聯(lián)系，選調(diào)有關(guān)人員，做好警衛(wèi)工作。（八）迎接及會談按照接待規(guī)格安排迎接人員，重要迎接應(yīng)組織歡迎隊(duì)伍。根據(jù)日程安排雙方會談，確保會議資料發(fā)放到每位與會人員；需要使用投影儀、便攜式電腦的會談，主辦部門要提前調(diào)試器材；涉外會談，要注意器材的兼容性；辦公室秘書或主辦部門安排專人做好會談?dòng)涗?。（九）送別安排交通工具，根據(jù)接待規(guī)格和以往慣例確定送客人員，主方領(lǐng)導(dǎo)要陪同來訪重要領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場或車站。附件：客飯申請單辦公室工作手冊全套全文共30頁，當(dāng)前為第30頁。

附件：辦公室工作手冊全套全文共30頁，當(dāng)前為第30頁?？惋埳暾垎稳掌诓块T人數(shù)事由經(jīng)辦人部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公室簽字辦公室工作手冊全套全文共31頁，當(dāng)前為第31頁。辦公室工作手冊全套全文共31頁，當(dāng)前為第31頁。第四章協(xié)調(diào)工作程序一、協(xié)調(diào)工作概述企業(yè)辦公室綜合協(xié)調(diào)工作就是調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部及內(nèi)外之間的關(guān)系，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)目標(biāo)趨同、分工合理、步調(diào)一致，同時(shí)為企業(yè)發(fā)展壯大創(chuàng)造良好的環(huán)境。辦公室協(xié)調(diào)作用主要體現(xiàn)在：政策制度協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào)、事務(wù)協(xié)調(diào)、會議協(xié)調(diào)、受理請示報(bào)告工作中的協(xié)調(diào)、公務(wù)協(xié)調(diào)、公文協(xié)調(diào)、對外關(guān)系協(xié)調(diào)等。協(xié)調(diào)方式方法有：磋商洽談、會議討論、文件會簽、信息交流等。辦公室協(xié)調(diào)工作者要具有把握大局的綜合素質(zhì)、承擔(dān)責(zé)任的勇氣、良好的工作作風(fēng)、敏銳的洞察力、準(zhǔn)確的判斷能力、健康的心理、良好的性格及和諧的人際關(guān)系。二、協(xié)調(diào)工作流程圖確定協(xié)調(diào)方式確定協(xié)調(diào)內(nèi)容分析矛盾本質(zhì)問題調(diào)查發(fā)現(xiàn)問題確定協(xié)調(diào)方式確定協(xié)調(diào)內(nèi)容分析矛盾本質(zhì)問題調(diào)查發(fā)現(xiàn)問題落實(shí)情況反饋意見跟蹤落實(shí)達(dá)成處理意見協(xié)商落實(shí)情況反饋意見跟蹤落實(shí)達(dá)成處理意見協(xié)商（注：協(xié)調(diào)工作分板塊闡述）三、政策制度協(xié)調(diào)政策制度協(xié)調(diào)是指辦公室在企業(yè)各項(xiàng)政策和管理制度制定中的協(xié)調(diào)及政策制度本身的協(xié)調(diào)作用。政策制度協(xié)調(diào)內(nèi)容：1．政策制度各項(xiàng)條目內(nèi)容的可行性和一致性；2．政策制度所涉及的各種關(guān)系能夠妥當(dāng)處理，權(quán)責(zé)利分配合理；3．該政策制度與國家法律法規(guī)及其它企業(yè)管理制度的一致性；4．利用政策制度協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各種關(guān)系。政策制度協(xié)調(diào)的主要方式：會議討論、文件會簽。全局性政策制度發(fā)布前須經(jīng)總經(jīng)理辦公會研究討論通過，重要政策須報(bào)董事會批準(zhǔn)，綜合辦公室督促政策制度文件主辦部門進(jìn)行文件會簽。四、戰(zhàn)略計(jì)劃協(xié)調(diào)戰(zhàn)略計(jì)劃協(xié)調(diào)是指在企業(yè)制定和執(zhí)行長期和短期發(fā)展規(guī)劃中的協(xié)調(diào)作用。戰(zhàn)略協(xié)調(diào)側(cè)重長期和全局，計(jì)劃協(xié)調(diào)側(cè)重短期和局部，戰(zhàn)略是計(jì)劃的指導(dǎo)思想和發(fā)展方向，計(jì)劃是戰(zhàn)略的分解步驟和具體方法。辦公室工作手冊全套全文共32頁，當(dāng)前為第32頁。戰(zhàn)略計(jì)劃協(xié)調(diào)內(nèi)容：辦公室工作手冊全套全文共32頁，當(dāng)前為第32頁。1．企業(yè)戰(zhàn)略要符合國家經(jīng)濟(jì)政策和發(fā)展趨勢，按照政策導(dǎo)向調(diào)整戰(zhàn)略目標(biāo)；2．企業(yè)戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的一致性和服務(wù)性，協(xié)調(diào)相關(guān)部門修改與企業(yè)目標(biāo)不一致的部門；3．企業(yè)計(jì)劃能夠合理分解和有效落實(shí)戰(zhàn)略目標(biāo)，協(xié)調(diào)有關(guān)部門補(bǔ)充漏洞和正確處理內(nèi)容的輕重關(guān)系；4．企業(yè)各部門計(jì)劃應(yīng)具有前瞻性、銜接性、可操作性，避免計(jì)劃沖突、歸口不清或重復(fù)工作。戰(zhàn)略計(jì)劃協(xié)調(diào)的主要方式：會議討論、文件會簽、信息交流。企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃須經(jīng)董事會討論研究制定，綜合辦公室督促戰(zhàn)略規(guī)劃文件的會簽工作。五、公文協(xié)調(diào)公文協(xié)調(diào)主要指公文草擬、發(fā)文、會簽及收文擬辦等公文處理過程中的協(xié)調(diào)。公文協(xié)調(diào)的主要內(nèi)容：1．草擬文件的協(xié)調(diào)。擬稿人要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，對多位領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行綜合分析，抓住意見共同點(diǎn)，形成統(tǒng)一觀點(diǎn)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。2．發(fā)文協(xié)調(diào)辦公室拿到要求發(fā)文的文稿，應(yīng)認(rèn)真分析：（1）是否確需發(fā)文，以何種形式發(fā)文，是否需要聯(lián)合發(fā)文及部門會簽；（2）文稿內(nèi)容是否與國家法律法規(guī)及企業(yè)管理制度相悖，是否與其它部門工作沖突；（3）除純文書規(guī)范的處理，文稿處理意見須報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。3．會簽協(xié)調(diào)（1）文件會簽中出現(xiàn)部門意見不一致，主辦部門負(fù)責(zé)、辦公室協(xié)助與涉及部門溝通協(xié)調(diào)；（2）文件涉及財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、部門或機(jī)構(gòu)成立等事宜的，辦公室應(yīng)督促主辦部門與相關(guān)部門會簽。4．?dāng)M辦協(xié)調(diào)（1）總公司或黨政機(jī)關(guān)來文須報(bào)分管局領(lǐng)導(dǎo)閱示，重要來文須報(bào)領(lǐng)導(dǎo)班子閱示；（2）總公司部門來文，報(bào)分管局領(lǐng)導(dǎo)閱示，送歸口部門承辦；（3）不相隸屬單位來文，根據(jù)文件內(nèi)容報(bào)分管局領(lǐng)導(dǎo)或者直接送歸口部門處理；（4）所屬企業(yè)報(bào)送的通知性文件，報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)和歸口部門。5．請示報(bào)告文件協(xié)調(diào)（1）所屬企業(yè)報(bào)送的請示報(bào)告文件，屬于局部門處理的業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)交局部門處理；（2）文件陳述不清或依據(jù)不足，要求請示單位改寫重報(bào)；辦公室工作手冊全套全文共33頁，當(dāng)前為第33頁。（3）文件涉及多個(gè)部門的，需要會簽取得一致意見，辦公室可協(xié)助召集各部門溝通研究；辦公室工作手冊全套全文共33頁，當(dāng)前為第33頁。（4）請示報(bào)告文件不得“多頭報(bào)送”，一律由綜合辦公室按照公文處理程序報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)批示。六、公務(wù)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)包括出席政府機(jī)關(guān)和總公司的會議、部門和所屬公司的會議、重要項(xiàng)目簽字儀式和開工儀式、重要領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)主的接待以及各種慶典、表彰活動(dòng)等。辦公室收到領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)邀請或通知，根據(jù)各類公務(wù)活動(dòng)性質(zhì)和時(shí)間，合理擬定領(lǐng)導(dǎo)參加或出席意見（是否參加、哪位領(lǐng)導(dǎo)參加），報(bào)請局董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，及時(shí)通知參加公務(wù)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)，如有沖突，及時(shí)反饋董事長或總經(jīng)理定奪。確定參加公務(wù)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)后，辦公室負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)安排車輛或預(yù)定機(jī)票、車票。七、關(guān)系協(xié)調(diào)1．上下關(guān)系協(xié)調(diào)。辦公室承擔(dān)著局與政府機(jī)關(guān)或總公司（上級單位）以及局與所屬單位的協(xié)調(diào)工作，主要包括接收政府機(jī)關(guān)或總公司任務(wù)指令和向所屬單位發(fā)送工作要求兩個(gè)方向的協(xié)調(diào)。對上級單位任務(wù)指令存在沖突的，辦公室應(yīng)及時(shí)向上級單位請示報(bào)告；對所屬單位之間存在的摩擦和惡性競爭，辦公室應(yīng)適時(shí)組織相關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)商解決；上級單位指令在所屬單位的落實(shí)情況（暢通或不暢通）應(yīng)注意廣泛收集材料，分析匯總報(bào)上級單位。2．左右關(guān)系協(xié)調(diào)。包括與總公司所屬兄弟單位、同行業(yè)大型建筑企業(yè)等的合作洽談、業(yè)務(wù)往來等。辦公室要注意積累和維護(hù)左右關(guān)系，認(rèn)真做好關(guān)系管理工作，在處理有關(guān)左右關(guān)系的活動(dòng)中做好服務(wù)保障工作。3．業(yè)主關(guān)系協(xié)調(diào)。包括與業(yè)主關(guān)系對接、維護(hù)、聯(lián)誼、團(tuán)拜、領(lǐng)導(dǎo)層互訪等協(xié)調(diào)工作。辦公室應(yīng)建立重要業(yè)主數(shù)據(jù)庫，與業(yè)主辦公室部門建立穩(wěn)固關(guān)系，為業(yè)主關(guān)系維護(hù)提供信息支持。4．局各部門關(guān)系協(xié)調(diào)。在局各部門意見相悖時(shí)，經(jīng)總經(jīng)理同意，辦公室可及時(shí)與各方聯(lián)系，了解情況，必要時(shí)召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議，共同商討解決，并將解決方案報(bào)總經(jīng)理閱示。5．辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)。辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本部門員工在社會閱歷、知識結(jié)構(gòu)、性格氣質(zhì)、能力素養(yǎng)等方面的不同，合理安排工作崗位，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)、默契和諧、有序高效。八、會議協(xié)調(diào)（詳見第一章）辦公室工作手冊全套全文共34頁，當(dāng)前為第34頁。辦公室工作手冊全套全文共34頁，當(dāng)前為第34頁。第五章辦公服務(wù)程序一、辦公服務(wù)概述辦公室辦公服務(wù)工作包括行政管理用（固定）資產(chǎn)管理、低值易耗品管理、辦公用品及物料消耗管理、會議室管理、郵件收發(fā)管理、票務(wù)管理、費(fèi)用報(bào)銷管理、大型設(shè)施改造維修管理、公務(wù)用車管理及辦公環(huán)境規(guī)劃和整治等。高效優(yōu)質(zhì)的辦公服務(wù)是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的后勤保障。二、辦公服務(wù)流程圖1．行政管理用（固定）資產(chǎn)管理流程（低值易耗品管理參照執(zhí)行）物品驗(yàn)收移交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)采購部門物品需求聯(lián)合采購詢價(jià)物品驗(yàn)收移交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)采購部門物品需求聯(lián)合采購詢價(jià)企業(yè)采購計(jì)劃報(bào)廢處理轉(zhuǎn)讓調(diào)撥清查盤點(diǎn)使用維護(hù)報(bào)廢處理轉(zhuǎn)讓調(diào)撥清查盤點(diǎn)使用維護(hù)2．辦公用品管理流程（物料消耗參照執(zhí)行）統(tǒng)計(jì)分析監(jiān)督使用登記發(fā)放領(lǐng)用申請驗(yàn)收統(tǒng)一采購審批購置申請統(tǒng)計(jì)分析監(jiān)督使用登記發(fā)放領(lǐng)用申請驗(yàn)收統(tǒng)一采購審批購置申請3．會議室管理流程會議室清潔會議服務(wù)工作辦公室批準(zhǔn)會議室使用申請安排會議室會議室清潔會議服務(wù)工作辦公室批準(zhǔn)會議室使用申請安排會議室4．郵件管理流程聯(lián)系快遞公司（1）郵件發(fā)送管理流程聯(lián)系快遞公司跟蹤監(jiān)控送遞情況郵寄登記辦公室批準(zhǔn)郵件發(fā)送申請跟蹤監(jiān)控送遞情況郵寄登記辦公室批準(zhǔn)郵件發(fā)送申請郵局郵遞郵局郵遞（2）郵件接收管理流程郵件查詢郵件領(lǐng)取郵件分發(fā)郵件登記接收郵件郵件查詢郵件領(lǐng)取郵件分發(fā)郵件登記接收郵件5．票務(wù)管理流程出差任務(wù)單管理接受訂票任務(wù)出差任務(wù)單管理接受訂票任務(wù)訂票交票報(bào)銷6．費(fèi)用報(bào)銷管理流程月度預(yù)算費(fèi)用申請?jiān)露阮A(yù)算費(fèi)用申請收集報(bào)銷單據(jù)上網(wǎng)填單領(lǐng)款轉(zhuǎn)交辦公室工作手冊全套全文共35頁，當(dāng)前為第35頁。辦公室工作手冊全套全文共35頁，當(dāng)前為第35頁。7．大型設(shè)施改造維修管理流程驗(yàn)收入賬簽約領(lǐng)導(dǎo)審批評標(biāo)改造維修招標(biāo)改造維修申請驗(yàn)收入賬簽約領(lǐng)導(dǎo)審批評標(biāo)改造維修招標(biāo)改造維修申請8．資料借用流程驗(yàn)收歸檔歸還借用總經(jīng)審批申請利用資料驗(yàn)收歸檔歸還借用總經(jīng)審批申請利用資料9．公務(wù)用車管理流程（1）車輛維修管理程序結(jié)算報(bào)銷車管驗(yàn)收入場維修行政部批準(zhǔn)提出維修申請確定維修廠家結(jié)算報(bào)銷車管驗(yàn)收入場維修行政部批準(zhǔn)提出維修申請確定維修廠家（2）車輛使用管理程序檢查分析返回任務(wù)單派出車輛行政部批準(zhǔn)提出用車申請檢查分析返回任務(wù)單派出車輛行政部批準(zhǔn)提出用車申請三、辦公服務(wù)程序（一）行政管理用（固定）資產(chǎn)管理行政管理用（固定）資產(chǎn)，如公務(wù)車輛、機(jī)電設(shè)備、電子辦公設(shè)備、辦公家具等的管理，執(zhí)行《中國建筑第二工程局行政管理用資產(chǎn)管理規(guī)定》（建二通﹝2007﹞191號），低值易耗品管理參照執(zhí)行。（二）辦公用品管理程序局總經(jīng)理辦公室為局總部辦公用品主管部門，財(cái)務(wù)部門和信息部門為協(xié)管部門；物料消耗參照辦公用品管理程序執(zhí)行。1．辦公用品購置申請與審批總經(jīng)理辦公室行政保衛(wèi)部根據(jù)辦公用品庫存情況和以往消耗水平，確定購買數(shù)量，填寫《物品購置申請單》，經(jīng)行政保衛(wèi)部經(jīng)理批準(zhǔn)形成采購計(jì)劃。電腦耗材（墨盒、硒鼓、電腦配件、軟盤、光盤等）由局信息中心填寫《物品購置申請單》，經(jīng)信息中心主任批準(zhǔn)形成采購計(jì)劃。局其他部門對物品有特殊要求或者需求量較大時(shí)，可填寫《物品購置申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后形成采購計(jì)劃。2．統(tǒng)一采購辦公室工作手冊全套全文共36頁，當(dāng)前為第36頁。物品采購由總經(jīng)理辦公室牽頭，財(cái)務(wù)部門與信息部門協(xié)助工作。電子辦公設(shè)備由總經(jīng)理辦公室與信息部門聯(lián)合采購。辦公室工作手冊全套全文共36頁，當(dāng)前為第36頁。（1）常規(guī)采購。每季度采購一次，每季度第二個(gè)辦公周完成采購。（2）特殊采購。局各部門需要特殊物品或需求量較大時(shí)，填寫《物品購置申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后，由局總經(jīng)理辦公室與物品需求部門聯(lián)合采購。（3）緊急采購。在庫存不足或特殊緊急情況下，按照成本最小原則，經(jīng)行政保衛(wèi)部經(jīng)理批準(zhǔn)，可由辦公室單獨(dú)采購。3．入庫驗(yàn)收物品管理人員要做好入庫驗(yàn)收，核查物品數(shù)量、質(zhì)量，建立《物品臺帳》，做到帳物相符。4．領(lǐng)用申請各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物品領(lǐng)取工作，每月13、28日前（遇休息日順延）編制電子版《物品領(lǐng)用申請單》,打印后請部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)交總經(jīng)理辦公室，并將電子版《物品領(lǐng)用申請單》利用網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)送至總經(jīng)理辦公室物品管理員。5．登記發(fā)放物品領(lǐng)取時(shí)間為每月15、30日下午（遇休息日順延），局總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部門《物品領(lǐng)用申請單》發(fā)放物品，遇有不便應(yīng)明確可領(lǐng)取時(shí)間，并將各部門《物品領(lǐng)用申請單》匯總形成《部門物品領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表》及《年度物品領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表》，每年報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審閱。6．辦公物品使用監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督部門物品領(lǐng)取使用情況，嚴(yán)格審核部門物品領(lǐng)用申請；總經(jīng)理辦公室在物品領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)反饋各部門負(fù)責(zé)人，要求給與解釋和答復(fù)。7．統(tǒng)計(jì)分析行政保衛(wèi)部每年年底或根據(jù)需要對物品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，查找有效利用和縮減成本的空間，提出工作改進(jìn)意見，為次年物品采購預(yù)算提供依據(jù)。（三）會議室管理這里的會議室管理，主要指局總部機(jī)關(guān)的會議室使用管理工作。1．局機(jī)關(guān)會議室主要供總部召開會議和舉行活動(dòng)使用。各部門使用會議室，要提前一天到總經(jīng)理辦公室填寫《會議室申請單》。2．總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議室安排，發(fā)揮會議室最大使用效率，會議室使用時(shí)間如有沖突，集團(tuán)會議優(yōu)于部門會議，上級會議優(yōu)于下級會議，緊急會議優(yōu)于普通會議。辦公室工作手冊全套全文共37頁，當(dāng)前為第37頁。3．會議室由總經(jīng)理辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理，管理人員負(fù)責(zé)會議室的物品保管、安全及衛(wèi)生工作。辦公室工作手冊全套全文共37頁，當(dāng)前為第37頁。4．各部門使用會議室，會議結(jié)束后，辦會部門要關(guān)好空調(diào)、燈具、熱水器和門窗等，并及時(shí)通知辦公室。（四）郵件管理局總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)公務(wù)郵件接收與發(fā)送工作。局總經(jīng)理辦公室與郵局和快遞公司簽署上門服務(wù)協(xié)議，按照實(shí)際發(fā)生郵寄費(fèi)用定期結(jié)算。1.郵件發(fā)送管理（1）平信及掛號信發(fā)送。各部門需發(fā)送平信及掛號信的，向辦公室提出口頭申請，在《發(fā)送信件登記本》上登記發(fā)信日期、發(fā)送單位及姓名、郵件種類、郵件內(nèi)容、發(fā)件部門及發(fā)件人等，辦公室須及時(shí)向郵局索要信件發(fā)送記錄及掛號信號碼。（2）特快專遞發(fā)送：緊急郵件需要特快專遞發(fā)送的，需填寫《特快專遞申請單》，說明申請部門、經(jīng)辦人、發(fā)往單位、發(fā)件內(nèi)容，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，交總經(jīng)理辦公室機(jī)要秘書審核后交快遞公司發(fā)送，注意留存“發(fā)件人留存聯(lián)”備查。（3）跟蹤監(jiān)控郵件送遞情況。掛號信5個(gè)工作日后仍未收到，辦公室聯(lián)系郵局查詢郵件送遞情況；特快專遞郵件3個(gè)工作日仍未送達(dá)，辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系快遞公司查詢郵件送遞情況。2．郵件接收管理（1）郵件接收。辦公室郵件管理員每天早上按時(shí)接收郵件，休假或請假期間應(yīng)委托他人負(fù)責(zé)郵件管理工作。（2）郵件登記。郵件管理員按照郵件性質(zhì)和送達(dá)人進(jìn)行分類，分別在《接收信件登記本》上登記郵件名稱、收件人、領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期，雜志報(bào)刊需記錄期號。（3）郵件分發(fā)與領(lǐng)取。局領(lǐng)導(dǎo)郵件，由郵件管理員送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)辦公室；部門報(bào)紙及部門個(gè)人平信郵件放入部門郵箱內(nèi)；公務(wù)掛號信件通知部門到辦公室登記領(lǐng)取。（4）郵件查詢。部門對收到或未收到郵件有疑問的，可在總經(jīng)理辦公室郵件管理員處查詢登記資料。（五）票務(wù)管理程序局綜合辦公室票務(wù)服務(wù)對象為局領(lǐng)導(dǎo)及局一類會議參會人員。1．出差任務(wù)單管理（1）局副職領(lǐng)導(dǎo)、三總師出差，事前通知局綜合辦公室填寫出差任務(wù)單，綜合辦公室報(bào)總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)；辦公室工作手冊全套全文共38頁，當(dāng)前為第38頁。（2）董事會秘書、總經(jīng)理助理、副三總師、部門正職（含主持工作的副職）出差由分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并把出差任務(wù)單交局綜合辦公室備案。辦公室工作手冊全套全文共38頁，當(dāng)前為第38頁。2．接受訂票任務(wù)根據(jù)事務(wù)秘書編排的《領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃表》或《出差任務(wù)單》，及時(shí)請示領(lǐng)導(dǎo)訂票需求，根據(jù)《局總部費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定》（建二通﹝2006﹞209號）確定出差人員交通工具。3．訂票總經(jīng)理辦公室要注意積累訂票資源和渠道，與優(yōu)秀票商簽訂服務(wù)協(xié)議；可利用網(wǎng)絡(luò)訂票，方便快捷，提高效率。4．交票訂票完成，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)交票。5．報(bào)銷及時(shí)收集領(lǐng)導(dǎo)差旅票據(jù)，按照局財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定執(zhí)行報(bào)銷程序。（六）費(fèi)用報(bào)銷管理程序1．月度預(yù)算費(fèi)用申請綜合辦公室負(fù)責(zé)編制局三總師以上領(lǐng)導(dǎo)及本部門的月度預(yù)算費(fèi)用申請，每月28日前向資金部申報(bào)次月預(yù)算費(fèi)用指標(biāo)，當(dāng)月預(yù)算有節(jié)余的可自動(dòng)轉(zhuǎn)到下月預(yù)算中，當(dāng)月費(fèi)用超預(yù)算的，需追加當(dāng)月預(yù)算，年度預(yù)算不足的可在每年10月7日前向局預(yù)算委員會提出調(diào)整預(yù)算申請，由局預(yù)算委員會確定是否增加預(yù)算。2．定期收集報(bào)銷單據(jù)綜合辦公室每周周二收集局三總師以上領(lǐng)導(dǎo)及本部門的費(fèi)用發(fā)票和報(bào)銷單據(jù)，在費(fèi)用報(bào)銷單上貼票，交董事會秘書、綜合辦公室主任或總經(jīng)理辦公室主任審核，辦公室報(bào)銷專員要做好票據(jù)登記工作。3．上網(wǎng)填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷單按照財(cái)務(wù)管理規(guī)定，辦公室及時(shí)上網(wǎng)填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷單，關(guān)注報(bào)銷審批情況。4．財(cái)務(wù)領(lǐng)款待網(wǎng)上報(bào)銷單處于可報(bào)銷狀態(tài)，持紙質(zhì)報(bào)銷單去財(cái)務(wù)領(lǐng)款。5．交款及時(shí)將領(lǐng)取的報(bào)銷款項(xiàng)轉(zhuǎn)交付款人。（七）大型設(shè)施改造維修管理程序1．改造維修申請辦公室工作手冊全套全文共39頁，當(dāng)前為第39頁。局總經(jīng)理辦公室行政保衛(wèi)部和大廈物業(yè)公司根據(jù)設(shè)施實(shí)際使用情況及企業(yè)員工反映的問題，經(jīng)過調(diào)查研究，設(shè)施確需改造維修的，行政保衛(wèi)部向局書面提出設(shè)施改造維修申請。辦公室工作手冊全套全文共39頁，當(dāng)前為第39頁。2．改造維修招標(biāo)由行政保衛(wèi)部發(fā)出設(shè)施改造維修招標(biāo)公告，收集投標(biāo)單位的資料。3．評標(biāo)局合約部與總經(jīng)理辦公室聯(lián)合審核投標(biāo)單位的資料，提出評標(biāo)意見，擬定中標(biāo)單位。4．領(lǐng)導(dǎo)審批將評標(biāo)意見書面報(bào)局總經(jīng)理審批。5．簽約總經(jīng)理辦公室與改造維修單位簽訂合同，監(jiān)督改造維修單位組織施工。6．驗(yàn)收入賬改造維修工程竣工后，總經(jīng)理辦公室聯(lián)合物業(yè)公司共同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后納入固定資產(chǎn)管理程序。（八）榮譽(yù)證書等資料管理程序本節(jié)所稱資料是指局所獲榮譽(yù)證書及局領(lǐng)導(dǎo)的身份證復(fù)印件等。1．資料借用申請需要借用上述資料的單位派專人到總經(jīng)理辦公室填寫《資料借用申請單》，說明借用目的、借出日期、歸還日期、借用單位、借用人及聯(lián)系方式等。2．審核批準(zhǔn)借用榮譽(yù)證書類的《資料借用申請單》須經(jīng)局總經(jīng)濟(jì)師簽字批準(zhǔn)；借用局領(lǐng)導(dǎo)身份證需要總經(jīng)理辦公室主任簽字批準(zhǔn)。3．借用榮譽(yù)證書類資料需按照每份200元交付押金，局領(lǐng)導(dǎo)身份證復(fù)印件不需要押金。4．歸還資料使用完畢，借用單位要派專人及時(shí)歸還資料。5．驗(yàn)收歸檔總經(jīng)理辦公室驗(yàn)收合格后，記錄實(shí)際歸還日期、歸還人及押金退還情況，將資料妥善存檔。（九）公務(wù)用車管理程序局總部公務(wù)用車管理詳見《中國建筑第二工程局公務(wù)用車管理辦法》（建二綜辦﹝2006﹞24號）。辦公室工作手冊全套全文共40頁，當(dāng)前為第40頁。（十）辦公環(huán)境規(guī)劃和整治程序辦公室工作手冊全套全文共40頁，當(dāng)前為第40頁。局機(jī)關(guān)辦公環(huán)境規(guī)劃和整治由局總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行中建總公司CI規(guī)范等管理規(guī)定?？偨?jīng)理辦公室可與大廈物業(yè)管理公司簽署服務(wù)協(xié)議，并負(fù)責(zé)與物業(yè)公司溝通處理臨時(shí)出現(xiàn)的問題。附件：1．物品購置申請單2．物品臺帳3．物品領(lǐng)用申請單4．年度物品領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表5．部門物品領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表6．會議室申請單7．發(fā)送信件登記本8．特快專遞申請單9．接收信件登記本10．領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃表11．出差任務(wù)單12．資料借用申請單辦公室工作手冊全套全文共41頁，當(dāng)前為第41頁。

附件1：辦公室工作手冊全套全文共41頁，當(dāng)前為第41頁。物品購置申請單申請購置部門：年月日序號擬購物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量金額使用人備注申購理由批準(zhǔn)：審核：編制：辦公室工作手冊全套全文共42頁，當(dāng)前為第42頁。

附件2：辦公室工作手冊全套全文共42頁，當(dāng)前為第42頁。物品臺帳辦公室工作手冊全套全文共43頁，當(dāng)前為第43頁。辦公室工作手冊全套全文共43頁，當(dāng)前為第43頁。序號物品名稱單位單價(jià)購置數(shù)量費(fèi)用金額入庫時(shí)間驗(yàn)收人庫存?zhèn)渥⑥k公室工作手冊全套全文共44頁，當(dāng)前為第44頁。

附件3：辦公室工作手冊全套全文共44頁，當(dāng)前為第44頁。辦公室工作手冊全套全文共45頁，當(dāng)前為第45頁。物品領(lǐng)用申請單辦公室工作手冊全套全文共45頁，當(dāng)前為第45頁。部門：年月日物品名稱需求數(shù)量使用人物品名稱需求數(shù)量使用人復(fù)印紙A4修正液復(fù)印紙A3修正帶記錄本(大)直別針記錄本(小)曲別針(大)復(fù)寫紙(大)曲別針(小)復(fù)寫紙(小)尺子簽字筆書立簽字筆芯長尾夾51mm鉛筆長尾夾32mm橡皮長尾夾19mm裁紙刀長尾夾15mm轉(zhuǎn)筆刀拉桿夾雙面膠(大)檔案盒雙面膠(小)文件夾透明膠帶(大)印油透明膠布(小)印臺(大)信封（大）印臺(小)信封（中）點(diǎn)鈔盒信封（小）計(jì)算器記事貼紙蔞膠水紙杯膠棒手提袋剪刀其他：筆筒訂書器訂書訂起訂器批準(zhǔn)：審核：編制：辦公室工作手冊全套全文共46頁，當(dāng)前為第46頁。

附件4：辦公室工作手冊全套全文共46頁，當(dāng)前為第46頁。20年物品領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表辦公室工作手冊全套全文共47頁，當(dāng)前為第47頁。辦公室工作手冊全套全文共47頁，當(dāng)前為第47頁。部門

物品綜合辦公室發(fā)展研究部人力資源部資金部財(cái)務(wù)部經(jīng)營部合約估算部工程管理部質(zhì)量安全部科技部法律清欠部基礎(chǔ)設(shè)施部實(shí)業(yè)投資部黨委工作部紀(jì)檢監(jiān)察室工會工作部審計(jì)部離退休工作部國際工程事業(yè)部復(fù)印紙記錄本復(fù)寫紙簽字筆簽字筆芯鉛筆橡皮裁紙刀轉(zhuǎn)筆刀雙面膠信封記事貼膠水剪刀筆筒訂書器別針尺子書立長尾夾拉桿夾檔案盒文件夾印油印臺點(diǎn)鈔盒計(jì)算器紙蔞紙杯手提袋其他：費(fèi)用合計(jì)附件5：辦公室工作手冊全套全文共48頁，當(dāng)前為第48頁。辦公室工作手冊全套全文共48頁，當(dāng)前為第48頁。20年部門物品領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表部門:名稱物品性質(zhì)月份統(tǒng)計(jì)合計(jì)單位單價(jià)1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月數(shù)量金額復(fù)印紙記錄本復(fù)寫紙簽字筆簽字筆芯鉛筆橡皮裁紙刀轉(zhuǎn)筆刀雙面膠信封記事貼膠水剪刀筆筒訂書器別針尺子書立長尾夾拉桿夾檔案盒文件夾印油印臺點(diǎn)鈔盒計(jì)算器紙蔞紙杯手提袋其他：費(fèi)用合計(jì)附件6：會議室申請單申請部門使用時(shí)間參會人數(shù)會議議題申請時(shí)間申請會議室□19層大會議室（16席，30列席）□19層董事會會議室（16席，20列席）□21層會議室（16席，10列席）□23層會議室（10席，20列席）參會局領(lǐng)導(dǎo)會議服務(wù)項(xiàng)目A類□會議簽到□錄音與記錄□用餐安排□攝像□媒體報(bào)道□投影設(shè)備□水果□公關(guān)禮品□桌簽□車輛B類□落實(shí)出席領(lǐng)導(dǎo)□引導(dǎo)牌□專梯□車位□會場布置□花卉□茶水□相關(guān)協(xié)調(diào)工作申請人辦公室簽字注：A類服務(wù)項(xiàng)目由主辦部門主辦，總經(jīng)理辦公室協(xié)辦；辦公室工作手冊全套全文共49頁，當(dāng)前為第49頁。B類服務(wù)項(xiàng)目由總經(jīng)理辦公室主辦。

附件7：辦公室工作手冊全套全文共49頁，當(dāng)前為第49頁。發(fā)送信件登記本序號目期發(fā)送單位及姓名郵件種類郵件內(nèi)容發(fā)件部門發(fā)件人辦公室工作手冊全套全文共50頁，當(dāng)前為第50頁。

附件8：辦公室工作手冊全套全文共50頁，當(dāng)前為第50頁。特快專遞申請單申請部門經(jīng)辦人發(fā)往單位發(fā)件內(nèi)容部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公室機(jī)要秘書簽字辦公室工作手冊全套全文共51頁，當(dāng)前為第51頁。

附件9：辦公室工作手冊全套全文共51頁，當(dāng)前為第51頁。接收信件登記本序號雜志名稱信件編碼期號收件人領(lǐng)取日期領(lǐng)取人辦公室工作手冊全套全文共52頁，當(dāng)前為第52頁。辦公室工作手冊全套全文共52頁，當(dāng)前為第52頁。附件10：局領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃表月日-月日日期內(nèi)容姓名月日星期一月日星期二月日星期三月日星期四月日星期五制表人：年月日辦公室工作手冊全套全文共53頁，當(dāng)前為第53頁。

附件11：辦公室工作手冊全套全文共53頁，當(dāng)前為第53頁。中國建筑第二工程局有限公司出差任務(wù)單申請部門：申請人出差地點(diǎn)出差時(shí)間出差事由同行人員名單預(yù)計(jì)差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)交通工具飛機(jī)單程□雙程□火車□輪船□汽車□住宿標(biāo)準(zhǔn)60元以內(nèi)□100元以內(nèi)□120元以內(nèi)□200元以內(nèi)□200元以上□財(cái)務(wù)部核實(shí)預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)意見任務(wù)完成后反饋信息情況任務(wù)完成情況匯報(bào)超標(biāo)事由經(jīng)辦人：部門意見領(lǐng)導(dǎo)批示辦公室工作手冊全套全文共54頁，當(dāng)前為第54頁。

附件12：辦公室工作手冊全套全文共54頁，當(dāng)前為第54頁。資料借用申請單單位借用人聯(lián)系方式借用時(shí)間歸還日期借出人資料名稱1．2．3．4．利用目的押金(200元/件)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)備注1．實(shí)際歸還日期：年月日，歸還人：，驗(yàn)收人：；2．押金已退還；3．其他事項(xiàng)：辦公室工作手冊全套全文共55頁，當(dāng)前為第55頁。辦公室工作手冊全套全文共55頁，當(dāng)前為第55頁。第六章信訪工作程序一、信訪工作概述本程序中，信訪是指群眾、法人或其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向我局及所屬各單位反映情況、