論公司秘書的溝通與技巧

PAGEIIIPAGE論公司秘書的溝通與技巧——以云強照明有限公司為例摘要在公司，每個人都有自己的立場，角度以及職位，所以說對待同一件事，每個部門或是每個人的觀點都是不一樣的，面對這些形形色色的觀點，有效的協(xié)調(diào)溝通是必不可少的。而在協(xié)調(diào)溝通方面，秘書是處于主導地位的，秘書要跟領導溝通，根同事溝通，同事也要對工作內(nèi)容進行溝通，對于這些溝通也是思想觀點的溝通，正是因為有了秘書做中間工作，整個企業(yè)內(nèi)，人和人之間才能彼此消除分歧和芥蒂，相互合作共贏。本文主要論述了有效溝通的原則以及公司秘書在與領導、同事、客戶之間溝通的技巧。關(guān)鍵詞：秘書；領導；溝通

目錄摘要 I一、引言 1二、有效溝通的原則 1（一）尊重原則 2（二）積極關(guān)注原則 2（三）理解原則 2三、當前秘書與領導溝通存在的問題及解決對策 3（一）當前秘書與領導溝通存在的問題 31.溝通前期準備不足 32.溝通時機選擇失當 33.溝通之中以自我為中心 44.溝通之后缺乏魄力 4（二）當前秘書與領導溝通存在問題的解決對策 41.未雨綢繆 42.機智靈活 53.管理情緒 54.魅力溝通 5四、秘書與領導的溝通技巧 6（一）提高溝通意識 61.主動溝通，擺正位置 62.從心開始，用心溝通。有效的溝通需要從心開始。 63.尊重領導，真誠以待 6（二）優(yōu)化溝通方法 71.信息傳達 72.巧提建議 73.情感交流 84.傾聽理解 8（三）握溝通技巧 81.合適時機 82.合適地點 93.突出重點 94.語言技巧 9五、結(jié)語 9參考文獻 10PAGE9一、引言溝通，是每個人的生活所需，尤其是進入到職場以后，溝通顯得尤為重要，通過溝通，同事之間才能彼此進行緊密的合作，上下級之間才能處理好工作上的事物。身為辦公室工作人員的一部分，秘書在企業(yè)的日常運作中扮演者溝通協(xié)調(diào)的角色，這個角色非常的重要，她是上下左右相處的紐帶，由此可以看出秘書的工作性質(zhì)是帶有一些中介性和綜合性的，這種工作性質(zhì)可以直接影響到企業(yè)的業(yè)務能否順利的展開與進行。秘書的主要工作是溝通，那溝通到底是什么呢？它的含義非常的廣，溝通的方向分為橫向、縱向，從范圍來說溝通分為外部和內(nèi)部溝通，從溝通方式來說溝通分為語言溝通和非語言溝通，從溝通對象來說，溝通分為上下級、同級、部門之間的溝通。那么本文將從秘書進行溝通的角度為出發(fā)點，對秘書溝通的原則和具體的應用方式進行探討，通過所得出的結(jié)論提出相應的解決之法，為秘書們的日常通過提供一些指導性的意義。二、有效溝通的原則溝通就是交換意思或者是信息，使雙方相互了解。在溝通的有效性上，美國著名的管理學家RichardM.Hodgetts曾經(jīng)說過這樣一句話：“管理之所以低效，最基本的原因就是因為溝通不良?！睆腞ichardM.Hodgetts說的這句話可以看出有效溝通的重要性，溝通既是一種職業(yè)技能，也是一種生存方式，善于溝通的人才能在生活中占有一席之位，特別是作為一名秘書，其本職工作就是要做好領導的助手，與涉及業(yè)務的工作人員進行溝通，傳達好領導的意思。只有具備專業(yè)的知識和技能，以及具備良好的溝通能力，這才是一名合格的秘書應該做到的。（一）尊重原則溝通一定得秉承相互尊重的原則，每個人都希望自己被認可、贊揚和尊敬。只有在相互尊重的平臺上才能得到有效的溝通。也正是如此，作為企業(yè)重要的溝通人員，秘書在與企業(yè)各個人員，不管職位比自己高或是比自己低的員工都要以尊重、平等的姿態(tài)去溝通去交流，在溝通中讓別人接受你的觀點。（二）積極關(guān)注原則溝通除了秉承相互尊重的原則以外，還要秉承積極關(guān)注的原則。所謂積極關(guān)注就是學會關(guān)注別人的優(yōu)點，對別人的優(yōu)點進行贊美。人都是希望被贊同的，被喜歡的，如果企業(yè)中，員工所付出的努力與要得到的表揚不在一個等式上，那么這樣的溝通就是無效的，當人接受到了表揚，內(nèi)心就會愉悅，相互之間的好感就會增加，于是也就得到了有效的溝通。當然，贊揚并不是一位的奉承，面對不同的人要了解這個層次的人的心理需求是什么，了解清楚在對其進行贊揚，贊揚一定要出自真心，讓別人因為自己贊揚身心真正的愉快。（三）理解原則理解也是在溝通中要遵循的原則，有這樣一個故事：大門上掛了一把堅實的鎖，鐵桿用了九牛二虎之力還是無法鎖撬開，這個時候要是來了，他用自己瘦小的身子鉆進鎖李，鎖啪的以下就打開了，鐵桿看到以后非常的驚奇，他心里項為什么我用了這么大的利器無法將鐵桿打開，而鑰匙卻可以輕易的打開，鑰匙就說，因為我最了解鎖的心啊。從這個故事中我們可以感受到只有設身處地的為對方想，對方才能回贈你想要的一切，而溝通也是這樣，要換位思考，相互理解，才能的到良好的溝通。二、云強照明有限公司秘書溝通存在的問題（一）角色偏差引起運用不當相比于企業(yè)普通的職員，秘書的職位則更為特殊，秘書的職業(yè)是輔助領導完成企業(yè)事務，因此秘書雖然不是領導者，卻可以幫助領導者處理公司的業(yè)務，同時也可以為領導者決策，因此秘書的權(quán)利非常大。很多職員都礙于秘書的權(quán)利，對其依附，這樣一來，秘書就很可能迷失自我，甚至覺得自己就是領導，從而在與員工進行溝通時發(fā)生不恰當?shù)男袨椋貌坏接行У臏贤ā?/p>

秘書最基本的職責就是領導的助手。在任何的單位中，領導與秘書都是上下級關(guān)系，領導是上級，秘書是下級，領導是主角，秘書是配角，領導是決策者和管理者，秘書是輔助者何服務者。所以說秘書要認清自己的工作職責，自己的角色，緊緊的圍繞著領導工作，做好自己的本職工作，不攔權(quán)不越權(quán)。身為一名秘書，無論自身有多優(yōu)秀，有多強，始終都要擺正自己的位置，為領導分憂，為員工傳遞領導的正確指令。（二）不良情緒影響效果情緒的作用，在人的日常生活中顯得尤為重要，它可以影響人對信息的選擇，可以駕馭人的行為，同時還可以支配人在環(huán)境中的協(xié)調(diào)，從而影響到人在環(huán)境信息中得出的信息，因為做出判斷。而溝通就是信息的傳遞與接受，如果兩者在接受與傳遞信息的過程中都存在不良情緒，可想而知，傳遞和接受的信息都會受到不良情緒的阻礙，從而影響到傳遞者與接受者的行為和決定。所以說秘書人員在處理平常的工作室，一定要調(diào)整好自己的情緒，不可以負面情緒或是負面能量與員工溝通，避免在溝通中產(chǎn)生沖突，甚至是影響工作中重要的決策。（三）忽視運用非語言溝通我國對秘書教學中的非語言溝通這一塊目錢還沒有重視起來，沒有專門對秘書在溝通時的知識進行傳授和培養(yǎng)，也沒有關(guān)于溝通方面全方位的正規(guī)訓練，所以導致了許多的秘書人員沒有認識到溝通的重要性，因此許多的秘書在日常工作人員工溝通時只關(guān)注自己所傳遞的信息是否到位，而不觀察接受者是否完完全全接收到了訊號。

我國傳統(tǒng)的教育中，總是出現(xiàn)“內(nèi)在美比外在美”重要許多，“不可以貌取人”等思想觀念，而我國的秘書人員都普遍受到這種傳統(tǒng)觀念的影響，從而忽視了對溝通的運用。身為一名秘書，穿著整潔大方得體是日常工作的基本要求。如果秘書的服飾不整潔美觀，會使企業(yè)的影響大打折扣，也會影響秘書與員工的溝通效果等工作。

領導在管理公司和員工時，不可能凡事親力親為，這時就要借助秘書的幫忙。秘書要通過和領導的溝通，了解領導的決策部署，然后在與員工進行溝通，讓員工清楚的知道領導的決策和部署是什么。秘書在和領導的溝通中和跟員工的溝通中分別扮演接受者和傳遞者角色，因此一定要學會觀察領導的表情行為，理解領導所說的一字一句，了解正確的信息，再傳遞正確的信息。

想要成為一名出色的秘書，第一點就是要與自己的領導產(chǎn)生默契，領導發(fā)出的各種信息秘書都能夠及時接受，所以說秘書在日常的工作中一定要細心，學會觀察，格外關(guān)注領導的日常工作，通過對領導的了解，配合好領導的工作安排，從容的應對領導發(fā)出的各項指令，幫助領導處理好各項事務。

人們在日常生活中總是會養(yǎng)成各種不雅的習慣，比如喜歡用手指別人，喜歡翹起二郎腿，這些無意識的小習慣會使人心煩意亂，影響日常中的溝通交流。身為一名秘書人員，溝通是日常工作中必不可少的行為，因此秘書切不可有這些不雅的小習慣，只有正確的了解領導的意圖，并以正確的溝通態(tài)度和方式傳遞領導的決策部署。三、提高云強照明有限公司秘書溝通能力的策略（一）把握正確的角色定位秘書人員只有爭正確的樹立自己的角色定位，才能做好自己的本職工作。身在一名秘書，首先要擺正自己的位置，知道自己的身份，并規(guī)范自己的行為，運用良好的溝通能力做好自己的工作。

其次秘書人員一定要做到不越位，不錯位。秘書人員一定不能有等級觀念，以為自己傳達的是領導的旨意就比普通高的員工高出一級，秘書人員一定要規(guī)范自己的行為，做好輔助工作，在輔助領導工作時一定要清楚的明白什么工作可以按常規(guī)的方式處理，什么工作必須要經(jīng)過領導的授權(quán)才能處理。在與員工合作對象進行交流時要熱情，周到，而不是以為自己是第二領導，與人溝通時居高臨下，盛氣凌人。

最后身為秘書人員一定要做到不失也位。秘書人員必須要通過自身的細心，觀察，讀懂領導要傳遞的意圖。（二）加強溝通的修養(yǎng)所謂“涵養(yǎng)”，“涵”就是內(nèi)涵，“養(yǎng)”就是修養(yǎng)，這兩者是相輔相成的關(guān)系，二者缺一不可。怎樣的人才能稱之為是有涵養(yǎng)的呢？首先他一定要有容人的雅量，還要有良好的風度。有涵養(yǎng)的人在做人的理念、處世的心態(tài)以及人際交往方面都有套自己的行為準則，因此有涵養(yǎng)的人一定具備廣闊的胸懷以及高尚的思想境界。從一個人的舉手投足和言談舉止之中就可以提現(xiàn)這個人的氣質(zhì)如何，是否有涵養(yǎng)。自身能否得體的溝通跟自身的涵養(yǎng)有很大的關(guān)注。一般而言富有涵養(yǎng)的人都非常注重自己的行為舉止，無論是言談還是行為都表現(xiàn)的落落大方。有涵養(yǎng)的人即使在工作和生活中與他人產(chǎn)生了不愉快，也不會咄咄逼人，氣勢洶洶，大吵大罵。

而沒有涵養(yǎng)的人，遇到一點點不如意，像是芝麻大小的事情都會強詞奪理，與別人大動干戈，這樣的人跟門就無法與人進行溝通，更談不上有效的溝通。

秘書部就如同企業(yè)的“窗口”一樣，與外界保持著聯(lián)系和接待。秘書人員的工作有三大特性，分別是從屬性、事務性和服務性。秘書工作非常的繁雜，相比于其他的職位，秘書工作對從事該職位的人更有要求。所以說身為一名秘書人員，更要注重內(nèi)在的涵養(yǎng)。

要成為一名優(yōu)秀的秘書人員，一定要從以下三個方面下功夫。

首先要增加自身的文化底蘊。一個有文化底蘊的人，他的文化修養(yǎng)和學識自然不會差到哪里的，同時有文化底蘊的人他一定具有廣闊的眼界，胸懷和氣度以及智慧。一個有文化底蘊的人在言談舉止，行為習慣上也會有不同于常人的展現(xiàn)，如此才能與別人進行有效的溝通。

其次是要強化職業(yè)道德素養(yǎng)。每個職業(yè)都有自己應該遵循的行為規(guī)范。因此每一位秘書人員都要強化自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，從細小的言談舉止出發(fā)。另外秘書一定要忠于職守，甘當綠葉，秘書人員作為中樞的重要位置，上要了解領導的意愿，下要向各個人士傳遞領導的真正意圖，在工作中要有平等意識，對待領導要尊敬，謙卑，對待職員要謙虛，親和。最后，身為一名秘書人員，一定要具有良好的心理素質(zhì)。既然要具有良好的心理素質(zhì)，第一步就是要管理好自己的情緒，不管遇到什么問題，都要學會自我克制，穩(wěn)定自己的情緒。穩(wěn)定情緒以后，要學會開闊自己的心胸，做到豁達，不管是逆境還是順境，都要保持一顆平常的心，從容淡定，能夠正視別人對自己的批評和非議，心態(tài)積極向上。（三）保持良好的心態(tài)在整個管理系統(tǒng)中，秘書處于中樞系統(tǒng)的地位，所面臨的工作也相當?shù)膹碗s合特殊，不管是對領導還是對員工，在工作的過程中，很難做到使眾人滿意，會受批評或是指責，在遇到這種狀況下，秘書一定要承受住心理壓力，以一顆平常的、積極的心態(tài)去面對這些。只有保持良好的心態(tài)，秘書才能更還的工作。那秘書如何才能保持一顆良好的心態(tài)呢？可以從以下幾個方面進行:首先可以從人文經(jīng)典中汲取營養(yǎng)。古今中外的經(jīng)典名著是讓人增加內(nèi)涵的做好的辦法，不管是《道德經(jīng)》還是《論語》等，都是睿智凝練，意蘊廣厚，蘊含豐富的人生哲理，人看過以后，內(nèi)心自然受到滋養(yǎng)和啟發(fā)。其次，秘書一定要保持熱情，幽默的積極心態(tài)。秘書平常的工作氛圍比較嚴謹，工作內(nèi)容又是繁瑣復雜的，平常要承受節(jié)奏快，任務重，標準高的工作壓力，因此人比較容易累，神經(jīng)也會格外緊張。在這種高壓的情況下，秘書只有保持熱情、幽默的積極心態(tài)，才能緩解自己的工作壓力，在工作中盡量保持不出錯。這樣一來，面對領導能夠快速度的了解領導想要表達的意圖，面對職員也可以清楚的傳達領導的指示，提高工作效率，出色的完成自己的工作。最后，秘書一定要有抗壓能力，具備良好的心理承受力。秘書的工作就是與人打交道，與人溝通，在與人溝通的過程中，難免會遇到復雜的人際關(guān)系，可能會出現(xiàn)矛盾、指責、非議，不滿等情況，當自己沒有完成領導交代的任務時，甚至肯能被領導批評，這些情況都可能打擊秘書的自尊心，使秘書的心理壓力過大，因此，如果秘書人員想更好的從事這份工作，對人事豁達，徐匯忍耐是必須的，同時秘書還要熱情、周到、細心。四、結(jié)語對于秘書而言，語言藝術(shù)與日常的工作是密不可分的，當秘書具備良好的語言表達藝術(shù)是勝任自己的工作，被上司信賴，與人進行有效的溝通的第一步。綜合以上對秘書工作的分析，可以看出秘書平日的工作都非常的繁瑣和復雜，面對這種繁瑣復雜的工作，秘書要學會在自己的工作中做到游刃有余，提高自己的工作效率，是企業(yè)獲利。參考文獻[1]趙巖.簡論秘書工作中的溝通藝術(shù)[J].民營科技,2011,No.13203:183.[2]吳靜.淺論新時期下秘書