Access數(shù)據(jù)庫程序設計（第二版）課件ch7-使用宏實現(xiàn)自動處理

第7章宏學習目標理解什么是宏根據(jù)實際情況確定是否需要宏創(chuàng)建宏、宏組及條件宏運行與調試宏對宏進行編輯、刪除及更名等操作通過事件觸發(fā)宏7.1什么是宏在Access中，可以為宏定義各種類型的操作，它的最重要特點是能夠自動處理重復的任務。宏不需要記住任何語法，每個操作參數(shù)都顯示在宏的窗口中。7.1.1宏的基本概念宏是Access數(shù)據(jù)庫中的一個對象。建立宏是為了自動處理某一個或者一系列的任務，可以將任務當作是一個或多個基本操作的集合，其中每個基本操作都能單獨實現(xiàn)特定的功能。例如，打開窗體或者打印一個報表等。如圖7-1所示的是一個含有三個操作的宏：在打印預覽視圖中打開報表打印報表關閉報表

圖7-1一個宏的實例7.1.2何時使用宏一般說來，在Access中，任何需要重復執(zhí)行的任務都可以使用宏，以簡化操作、節(jié)約時間并提高效率。具體而言，在需要執(zhí)行下列任務時可以使用宏：將查詢與報表一起運行將多個窗體和/或報表一起打開在表間移動數(shù)據(jù)在單擊命令按鈕時執(zhí)行操作檢查確認窗體的準確性7.2宏的創(chuàng)建宏的創(chuàng)建方法與其他的Access對象一樣，都可以在設計窗口中進行。在創(chuàng)建宏的過程中要做的主要工作是設置宏中的操作及相應的參數(shù)。7.2.1宏的設計視圖要創(chuàng)建宏，首先要打開宏的設計窗口，操作步驟如下：在一個打開的數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊宏對象按鈕單擊工具欄中的新建按鈕圖7-2宏設計窗口7.2.2創(chuàng)建宏例7-2在高校學生管理數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個宏。該宏包括三個操作—打開課程信息錄入窗體、顯示成功操作的消息框及把窗體最大化。⑴打開宏的設計視圖⑵設置宏的第一個操作操作過程單擊第一個空白行的操作列，Access在單元格的右邊顯示一個下拉箭頭，單擊箭頭顯示一個下拉式的操作列表，如圖7-5所示。選擇OpenForm操作。

設置窗體名稱OpenForm的操作對象是窗體，所以從這里開始往下的操作都是圍繞窗體設置相應的參數(shù)。單擊窗體名稱右側的下拉箭頭，屏幕顯示一個可供選擇的窗體名稱列表，選擇其中的課程信息錄入窗體，如圖7-6所示。其他操作參數(shù)均按默認設置，當然，也可以根據(jù)實際需要另行設置。參數(shù)選擇如圖7-6所示

設置其他操作及參數(shù)在第2行的操作列，選擇MsgBox，該操作顯示一個消息框。在操作參數(shù)窗格中有4個參數(shù)，“消息”是消息框中顯示的內容，設置為“窗體正常打開”，其他參數(shù)請自行設置。在第3行的操作列，選擇Maximize，該操作最大化激活窗口。如圖7-7所示。圖7-7有多個操作的宏設計窗口保存單擊工具欄上的保存按鈕，或者關閉宏設計窗口，在彈出的另存為對話框中輸入“打開課程信息錄入窗體”，單擊確定按鈕，如圖7-8所示。7.2.3創(chuàng)建宏組宏組，即一個宏文件中包含一個或者多個宏。與單個的宏一樣，宏組也是Access數(shù)據(jù)庫對象。在數(shù)據(jù)庫窗口的宏對象列表中，能夠看到宏組的名稱。宏組內的每個宏都有一個由用戶指定的唯一名稱。1.創(chuàng)建宏組創(chuàng)建宏組也通過宏設計窗口，但必須激活操作窗格中的宏名欄。例7-3建立一個宏組并將其命名為“宏組示例_1”，其中包括3個宏，分別是打開學生信息窗體、打開課程信息窗體和關閉窗體。其中第一個宏包括打開“學生基本信息窗體”窗體和顯示“成功打開學生基本信息窗體”消息框兩個操作，第二個宏包括打開“課程信息窗體”窗體和顯示“成功打開課程信息窗體”消息框兩個操作，最后一個宏執(zhí)行關閉窗體操作。操作過程：⑴打開宏設計窗口⑵激活宏名列選擇主菜單中的視圖、宏名或者選擇工具欄中的宏名按鈕，Access就將宏名一欄添加到操作窗格中⑶創(chuàng)建第一個宏按例7-1的方法，創(chuàng)建第一個宏—打開學生信息窗體。在第一行的宏名欄中，輸入宏的名字“打開學生信息窗體”；在操作列中選擇OpenForm，窗體名稱指定為學生基本信息窗體；在下一行的操作列中選擇MsgBox并設置相應參數(shù)，如圖7-9所示。圖7-9創(chuàng)建宏組中的第一個宏⑷創(chuàng)建宏組中其他宏按照上述方法，在設計窗口中創(chuàng)建關閉窗體及顯示消息兩個宏，如圖7-10所示。⑸保存宏組單擊工具欄中的保存按鈕，在另存為對話框中輸入宏組的名稱“宏組示例_1”，單擊確定按鈕即可。2．宏組的運行宏組建立后，就可以執(zhí)行宏組中的每一個宏。通常有以下幾種方法：⑴通過菜單執(zhí)行選擇數(shù)據(jù)庫窗口中的“工具”→“宏”→“執(zhí)行宏”命令，在隨后顯示的“執(zhí)行宏”對話框中，選擇宏組的名稱及其中的宏，即可執(zhí)行。⑵通過其他的宏調用可以再設計一個宏，通過這個宏調用宏組中的宏，調用的語法格式為“宏組名.宏名”。例如，可以設計一個宏，該宏的操作就是執(zhí)行剛剛創(chuàng)建的宏組中的一個宏—打開學生信息窗體，其格式為“宏組示例_1.打開學生信息窗體”。如果在宏設計窗口或者在數(shù)據(jù)庫窗口中執(zhí)行宏組，只執(zhí)行該宏組中的第一個宏。7.2.4創(chuàng)建條件宏有時候，只有當某個特定的條件成立時，才執(zhí)行宏中的一個或者一系列操作。例如，通過宏與用戶交互，詢問用戶是否需要執(zhí)行下一步操作。這時，就可以使用條件控制宏的執(zhí)行流程，也就是創(chuàng)建條件宏。條件宏也是通過宏的設計窗口創(chuàng)建的，但要在宏窗口中激活條件列。例7-4向例7-3創(chuàng)建的宏中增加一個新的功能，打開窗體前提示確認信息。分析

根據(jù)某種條件確定是否執(zhí)行宏操作，即在宏中增加一個條件。本題中的確認信息一般通過對話框顯示，再根據(jù)用戶點擊的按鈕判斷用戶是否確認。⑴打開宏的設計視圖在數(shù)據(jù)庫窗口，選中宏對象，選擇“宏組示例_1”宏，切換到設計視圖。⑵設置宏的條件選擇“視圖”→“條件”命令，操作窗格中顯示條件列。在“OpenForm”操作前的條件中輸入“MsgBox("確認打開“學生基本信息窗體”窗體嗎?",1)=1”，在第二個操作前的條件中輸入省略號（“…”），如圖7-11所示。圖7-11設置宏的條件⑶執(zhí)行宏保存后，執(zhí)行此宏，系統(tǒng)在第一步“OpenForm”操作前執(zhí)行MsgBox函數(shù)，然后判斷用戶的選擇，如果選擇的是第一個按鈕（確定按鈕），那么就執(zhí)行“OpenForm”操作，否則不執(zhí)行,如圖7-12所示。在第二步“MsgBox”操作前，系統(tǒng)根據(jù)第一步操作的選擇判斷是否需要執(zhí)行“MsgBox”。圖7-12條件宏執(zhí)行說明在條件列中，省略號（…）表示如果上一個操作的條件為真，則執(zhí)行當前操作，否則不執(zhí)行7.3宏的編輯、調試與運行創(chuàng)建了一個宏，并不意味著工作的完成。實際上，創(chuàng)建的宏可能還存在這樣那樣的問題，還需要進一步修改。即使從設計角度看，沒有問題了，在實際的運行的過程中，也可能產(chǎn)生意想不到的錯誤，需要根據(jù)運行中出現(xiàn)的情況進行調試。7.3.1宏的編輯宏在創(chuàng)建好以后，可以根據(jù)需要進行修改。大多數(shù)修改都是在宏的設計窗口中進行。通常包括以下幾個方面的內容。1.通過設計窗口編輯已有的宏按以下步驟操作：在數(shù)據(jù)庫窗口中選中宏對象在宏列表中選擇要編輯的宏單擊“設計”按鈕2.改變操作的順序如果一個宏中包含多個操作，就可能會希望改變操作的順序。例如，要將圖8.7中的MsgBox操作指定為第一個操作。操作方法如下：打開宏的設計窗口單擊操作名左邊的行選擇器選中MsgBox單擊選中的行，拖動至第一行3．刪除宏中的操作如果一個宏中包含多個操作，其中的有些操作并不一定總是需要的，可以刪除它。操作方法如下：打開宏的設計窗口單擊行選擇器選中相應操作按Delete鍵，或者單擊右鍵選中刪除行4.修改宏的名稱有時候，由于改變了宏中的操作或者感覺宏的名字并不合適，可以重新命名。其方法與修改文件名相同。5．刪除宏選中要刪除的宏點擊刪除按鈕在對話框中確認刪除7.3.2宏的運行建立了宏以后，可以在Access數(shù)據(jù)庫中幾個不同的地方運行。1.在宏設計窗口中運行在宏設計窗口中，單擊工具欄中的運行按鈕；或者選擇菜單中的“運行”項，再選擇子菜單中的“運行”項。2.在數(shù)據(jù)庫窗口中運行在數(shù)據(jù)庫窗口中，單擊宏對象，雙擊所要運行的宏；也可以選中要運行的宏，單擊鼠標右鍵，在彈出的下拉菜單中選擇運行命令；或者選中要運行的宏以后，單擊工具欄中的運行按鈕。如圖7-18所示。圖7-18在數(shù)據(jù)庫窗口中運行宏3.在Access主窗口中運行在Access主窗口中選擇“工具”→“宏”→“執(zhí)行宏”命令。屏幕顯示如圖7-19所示的對話框，輸入或者在下拉列表中選擇要執(zhí)行的宏名。圖7-19在Access主窗口中運行宏圖7-20輸入需要執(zhí)行的宏4.在其他宏中運行一個設計好的宏也可以在其他的宏中運行，操作方法如下：在宏中添加RunMacro操作在宏名參數(shù)中輸入要執(zhí)行的宏的名稱5.自動運行宏Access數(shù)據(jù)庫提供了一個專用的宏名，Autoexec，又被稱為啟動宏。如果數(shù)據(jù)庫中有名為autoexec的宏，則在打開該數(shù)據(jù)庫時就會自動運行。因此，如果用戶想要在打開數(shù)據(jù)庫時自動執(zhí)行某些操作，例如打開某個特定的窗體或者查詢，可以按以下步驟操作：建立一個宏，其中的操作是用戶希望打開數(shù)據(jù)時自動執(zhí)行的保存該宏，并將其命名為Autoexec7.3.3宏的調試對于宏組或者比較復雜的宏，在運行中如果出錯，一般不容易發(fā)現(xiàn)。通過宏的調試可以解決這類問題。在進行宏的調試時，常用的方法是單步執(zhí)行，即每次只執(zhí)行一個操作。這樣用戶能夠觀察到宏的執(zhí)行過程以及每一步操作的結果，從而比較容易地發(fā)現(xiàn)出錯的位置并找出其原因。例7-8在高校學生管理數(shù)據(jù)庫有一個已創(chuàng)建的宏，宏名為“打開課程信息錄入窗體”，通過單步操作對其進行調試。操作過程⑴打開宏設計窗口⑵開始單步運行單擊工具欄的單步按鈕，單擊執(zhí)行按鈕，屏幕顯示如圖7-25所示的對話框。分析在單步執(zhí)行宏對話框中，顯示了宏名、條件、操作名及操作參數(shù)。通過這些內容的分析，可以判斷出宏的執(zhí)行是否正常。在圖7-25中，還有三個按鈕，其作用如下：單步執(zhí)行，執(zhí)行對話框中的操作，如果沒有出錯，顯示下一步操作的信息暫停，停止宏的執(zhí)行，關閉對話框繼續(xù)，關閉單步執(zhí)行模式，執(zhí)行宏中其余的操作⑶錯誤處理如果執(zhí)行過程中遇到了錯誤，Access會顯示一個對話框，內容是當前正在執(zhí)行的操作中可能的錯誤原因。例如，將“打開課程信息錄入窗體”宏中OpenForm操作的窗體名稱參數(shù)改為“課程信息”，單擊運行按鈕，屏幕顯示如圖7-26所示的對話框。分析單擊確定按鈕，屏幕顯示如圖7-27所示的操作失敗對話框。這個對話框也顯示了當前操作的相關信息，但只有一個暫停按鈕有效。要修改錯誤，單擊暫停按鈕，Access自動返回到宏設計窗口，將光標停留在錯誤位置處。用戶可以修改相應的錯誤。圖7-27操作失敗對話框7.4事件與事件驅動除了前面介紹的宏的運行方法以外，還可以將宏與窗體或報表的控件結合在一起執(zhí)行，使宏成為一系列操作中的一部分；而這一系列操作的執(zhí)行，可以完成一些功能強大的數(shù)據(jù)處理任務。例如，當單擊窗體中的某一個按鈕時，通過執(zhí)行宏關閉窗體并保存數(shù)據(jù)。7.4.1Access中的事件Access提供了另外一種執(zhí)行宏的方法，由使用者通過某一個操作決定何時使用。要做到這一點，就必須提到Access中的事件。在Access中，事件就是某個使用者的操作導致的結果。例如，關閉一個窗體或者選擇窗體的某個按鈕時，事件就會發(fā)生。Access事件可以由特定對象的屬性來識別。例如，如果使用者單擊窗體中的命令按鈕，該按鈕事件屬性中的單擊屬性可以識別出來該操作，并根據(jù)該操作決定觸發(fā)某個宏（當然，也可能觸發(fā)某個事件處理過程）。Access中的事件共有53種，可以分為七類：窗口事件，窗體及報表事件，打開、關閉及調整大小數(shù)據(jù)事件，刪除、更新或者成為當前項焦點事件，激活、輸入或者退出鍵盤事件，按下或者釋放一個鍵，以及按下和釋放合在一起的擊鍵事件。鼠標事件，包括單擊、雙擊、鼠標按下、鼠標釋放和鼠標移動。打印事件，包括打開、關閉報表，報表無數(shù)據(jù)，打印頁前，打印出錯等。Access可以對窗體、報表或控件中的多種類型的事件作出響應，包括鼠標單擊、數(shù)據(jù)更改以及窗體或報表的打開與關閉等等。例如，要在單擊按鈕時顯示某種信息，可以定義一個顯示信息的宏，將命令按鈕的ONClick屬性設置為該宏的名稱。例7-9通過單擊窗體中的命令按鈕執(zhí)行例7-2中創(chuàng)建的宏“打開課程信息錄入窗體”。⑴創(chuàng)建窗體新建一個窗體，在窗體上放置一個命令按鈕，并設置命令按鈕的標題為“打開employee_Win窗體”。⑵設置命令按鈕的單擊事件選中命令按鈕，切換到屬性對話框，在事件選項卡的單擊事件后的下拉框中選擇“打開課程信息錄入窗體”宏，如圖7-28所示。圖7-28窗體中的宏事件驅動⑶運行窗體將新建的窗體切換到窗體視圖中，單擊命令按鈕即可執(zhí)行“打開課程信息錄入窗體”宏。和單獨執(zhí)行宏的效果完全一樣。7.5實例例7-10創(chuàng)建一個登錄界面，并進行口令判斷。操作步驟如下：①創(chuàng)建窗體新建一個窗體，在窗體上放置一個文本框和一