增強檔案管理意識做好公司檔案工作XXXX530

增強檔案管理意識做好公司檔案工作

2016年被確定為股份公司低成本發(fā)展年，公司要走低成本發(fā)展的道路。為此，要認真做好加強基礎管理工作，全面深入挖掘潛力，深化精益管理，實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展。檔案管理工作是公司基礎管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

根據(jù)集團、股份公司對檔案管理工作目標管理考核標準要求及公司生產經(jīng)營的不斷發(fā)展，檔案工作顯得尤為重要，檔案管理工作是公司基礎管理工作重要的組成部分。他是延續(xù)和記錄公司生產經(jīng)營和發(fā)展的軌跡。做好檔案工作勢在必行。

下面分三個內容與大家一起探討和學習。通過第一講系統(tǒng)學習，會使大家對我國檔案工作發(fā)展概況、集團、股份對檔案管理目標考核標準，檔案的定義、作用，檔案管理的原則、檔案管理工作中有哪些違法行為等諸多問題有一個大致了解。通過檔案利用實例舉證、讓大家對檔案工作的重要性有一個全新的認識。

通過第二講的介紹，讓大家對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、檢索、編研等八個環(huán)節(jié)的工作有個初步了解，使大家在日常工作中能關心、支持、主動關注檔案工作。不僅主動收集、移交歸檔文件材料，又能很好地利用好室藏檔案為企業(yè)各項工作服務，最大限度地挖掘檔案潛在的社會價值和經(jīng)濟價值，充分發(fā)揮檔案的功能作用，使檔案工作為企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展作出應有的貢獻。

第三講：公司檔案的結構

第一講對檔案管理工作的認識

12/24/2023一、對檔案及檔案工作的認識

檔案及檔案工作的重要性對從事檔案管理工作的專兼職人員和分管領導來說，并不難回答，它的重要性可以說是不言而喻。有人曾說“一個國家如果沒有檔案,它將失去歷史而變成傳說”。也有人把檔案工作簡單概括為“存史、資政、惠民”的重要工作。我們還可以說它是一項“功在當代，利在千秋”的偉大事業(yè)。12/24/2023

（一）我國檔案發(fā)展概況

1、《中華人民共和國檔案法》頒布實施

國家檔案局于1980年初正式組織人員開始了起草工作，歷時七年，先后經(jīng)30稿，形成了一個比較成熟的草案。1987年9月5日，中華人民共和國主席頒布主席令，正式公布《中華人民共和國檔案法》(簡稱《檔案法》)，自1988年1月1日起施行。中華人民共和國檔案法（最新）根據(jù)1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正)

12/24/2023它是我國國家最高權力機關頒布的關于檔案事業(yè)的第一部法律，是協(xié)調國家機關、企事業(yè)單位、集體單位和公民三者在檔案關系方面的法律準繩。標志著檔案和檔案工作從此進入了法制管理的軌道。12/24/2023

（二）全國檔案事業(yè)得到蓬勃發(fā)展的具體體現(xiàn)：

1、領導重視，檔案工作外部環(huán)境持續(xù)改善。

2、圍繞中心，服務大局，檔案工作服務能力顯著提高。

3、突出重點，創(chuàng)新思路，檔案工作呈現(xiàn)新亮點。

4、統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調發(fā)展，各項業(yè)務建設穩(wěn)步推進。12/24/2023（三）國家檔案局10號令頒布2010年，國家檔案局著手研究起草并于2012年12月17日頒布了第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表規(guī)定》，以下簡稱“規(guī)定”，以適應市場經(jīng)濟體制完善、WTO法規(guī)一致要求，進一步規(guī)范國有、民營及外商投資等各類企業(yè)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，使企業(yè)檔案成為企業(yè)內部控制、健全各項管理、依法規(guī)范經(jīng)營的基礎，有效地服務企業(yè)各項活動的憑證參考需要，并滿足國家和公眾對企業(yè)依法生產經(jīng)營進行監(jiān)督管理的要求。12/24/2023

為便于正確界定企業(yè)文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，促進企業(yè)依法經(jīng)營和規(guī)范管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，國家檔案局于2012年12月17日以10號令頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限的規(guī)定》亦稱10號令，自2013年2月1日起施行。12/24/2023

國家檔案局頒發(fā)10號令內容的新意

1、第一部專門規(guī)范企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的行政規(guī)章。

2、第一次在行政規(guī)章中明確了各級檔案行政管理部門對企業(yè)、以及企業(yè)對所屬單位編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查責任。

3、第一次在企業(yè)檔案工作的行政規(guī)章中，對無紙質和無法輸出紙質的電子文件的管理提出要求。12/24/2023要求：各企業(yè)編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表要結合企業(yè)實際

編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，應全面分析和鑒別本單位形成文件材料的現(xiàn)實作用和歷史價值，統(tǒng)籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。編制工作要全面統(tǒng)籌考慮，不能顧此失彼。12/24/2023保管期限的設定

各公司對定期的保管期限標定時，應以10號令給出的時限為原則進行設定，即永久、30年、10年（這是標時保管的最低時限），允許各企業(yè)根據(jù)需要稍做調整。企業(yè)文件材料

定義：企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產、服務、經(jīng)營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。檔案管理的原則

凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本企業(yè)檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。管理原則明確了單位各部門、項目參建單位及有關人員職責范圍內文件材料移交歸檔的責任。12/24/2023各公司依據(jù)國家檔案局頒發(fā)的10號令及《企業(yè)檔案管理工作規(guī)范》，結合產業(yè)公司生產經(jīng)營和管理實際情況，以所產生的全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結合檔案內容及其形成特點，進行了分類設置。

國家檔案局規(guī)定檔案管理實行雙軌制，在移交紙質文件材料的同時移交電子版文件材料，同時歸檔保管。12/24/2023（四）集團、股份公司對檔案管理工作的規(guī)定要求

2014年11月28日股份公司黨委書記孫鳳元在廣匯能源股份有限公司檔案管理培訓班上的講話：認清形勢，明確標準，把檔案管理工作抓起來。做好檔案管理工作，為廣匯能源長遠發(fā)展奠定堅實基礎。1、認清形勢，切實增強做好檔案管理工作的緊迫感。

各產業(yè)公司的檔案管理工作還存在著許多問題。一是全員檔案意識不強，尤其是部分單位的領導，思想上對檔案工作重視不夠，對檔案工作的認識還停留在企業(yè)初創(chuàng)階段的水平和層次。

二是多數(shù)單位的檔案工作人員頻繁變動，加之業(yè)務培訓跟不上，檔案管理的規(guī)范化、標準化程度較底，使檔案長期處于非專業(yè)化管理狀態(tài)。

三是項目建設檔案、合同檔案、設備檔案等資料歸檔不及時、不完整，導致后續(xù)的生產經(jīng)營和管理工作處于被動，甚至給企業(yè)造成嚴重經(jīng)濟損失。12/24/2023

四是

檔案基礎設施建設滯后，影響了檔案管理工作的正常開展。

五是檔案管理人員責任心不強，自身業(yè)務素質較低，又不注重學習，導致檔案管理混亂。部分檔案整理不符合規(guī)范要求，影響了檔案管理工作的質量。

六是檔案管理工作規(guī)章制度不健全，工作不嚴密，檔案借閱存在安全漏洞，有的單位簡化檔案利用登記手續(xù)，導致檔案資料人為損失。

七是各產業(yè)公司檔案管理信息化建設尚未開展。

上述七個方面的問題。這些問題務必引起我們各級領導的高度重視，我們要下大功夫，化大力氣加大對檔案工作存在問題的整改力度，促進公司檔案管理工作快速發(fā)展。12/24/2023

2、統(tǒng)一思想，進一步提高對檔案工作重要性的認識。

檔案是經(jīng)濟、政治和社會發(fā)展的歷史記錄，它承載著人類社會文明與發(fā)展的優(yōu)秀成果，是維護歷史真實面貌、服務現(xiàn)實的重要信息資源。檔案是企業(yè)生產經(jīng)營和管理不可或缺的原始資料，它對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展起著有力的支撐作用。從這個意義上講，我們檔案工作者現(xiàn)在所從事的每一項工作，都是在書寫和記錄我們企業(yè)的奮斗歷史。

集團從戰(zhàn)略高度明確提出了打造百年廣匯的戰(zhàn)略目標，要實現(xiàn)這個目標，我們所能依靠的只有持續(xù)和穩(wěn)健的發(fā)展。而持續(xù)和穩(wěn)健的發(fā)展離不開檔案工作的有力支持。

從目前股份公司建設和發(fā)展的實際來看，從股份公司檔案管理工作的現(xiàn)實來看，抓好檔案的規(guī)范化管理勢在必行，刻不容緩。12/24/20233、加強領導，切實做好檔案管理工作。

做好檔案管理工作，領導重視是關鍵，隊伍建設是保證。

各產業(yè)管理檔案工作的領導，自覺承擔起檔案管理的領導責任，要實實在在幫助解決檔案管理工作中的難點問題。首先，要盡快組建檔案管理機構。《檔案法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)范》都要求企業(yè)設立檔案管理機構或專職檔案員。

要盡快建立一支精通檔案工作業(yè)務的專職檔案管理團隊，有效提升檔案管理水平。各單位要根據(jù)各自的實際，選拔一批熱愛廣匯能源檔案事業(yè)，責任心強，善于學習，實際工作能力強的年輕同志充實到檔案管理隊伍中來。通過崗位培訓和工作實踐，使檔案工作人員都能夠獨立有效地開展工作。

12/24/2023

各產業(yè)領導同志必須高度關注檔案管理人員隊伍建設，關心檔案管理人員的工作和生活，及時幫助他們解決工作及待遇方面的實際問題，引導并保護好大家的工作積極性。

還要加強檔案信息化建設，運用先進技術手段管理檔案，要結合我們的實際，引進檔案計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息化資源共享，全面提升檔案管理工作的整體水平。按照集團公司檔案管理工作要求，股份公司把2015年定為檔案管理工作規(guī)范年，2016年是檔案管理工作提升年。與各產業(yè)書記簽訂了檔案管理工作目標責任書和檔案管理考核標準。五、股份公司2016年檔案管理工作目標責任書及考核標準：

（一）組織、制度建設

1、明確檔案管理工作各崗位職責

（1）明確檔案工作分管、主管領導的崗位職責，成立檔案工作領導小組。

（2）依據(jù)公司性質和產業(yè)規(guī)模，設立綜合檔案室。

（3）各單位配備與公司生產經(jīng)營、行政管理等相適應的專、兼職管理人員。

（4）明確“三責”，并嚴格執(zhí)行。

2、建立檔案管理工作各項工作制度

建立本公司檔案管理工作的各項管理制度，制定本公司文件材料收集、移交、整理等各項管理制度、辦法并嚴格執(zhí)行。

12/24/20233、本單位檔案管理工作安排

（1）檔案管理工作列入公司重要議事日程。

（2）對檔案工作有部署、有檢查、有總結，分管領導能及時研究解決檔案管理工作中的困難問題。

（3）利用會議、培訓等增強全員檔案意識，組織學習、宣傳檔案法及檔案工作法規(guī)條例，不斷強化員工檔案管理意識和主動收集歸檔的自覺性，做好檔案工作。

（4）監(jiān)督、指導本公司各部門檔案業(yè)務工作。

（5）貫徹執(zhí)行股份公司檔案業(yè)務標準和規(guī)范。

12/24/2023（二）檔案基礎業(yè)務

1、制定本公司文件“歸檔范圍與保管期限”。歸檔文件材料收集齊全、完整、準確。

（1）按照國家檔案管理有關規(guī)定和集團、股份公司的具體要求，制定本公司“文件歸檔范圍與保管期限表”并以此為標準，整理歸檔文件資料。

（2）歸檔范圍和保管期限劃分基本準確。

（3）文書檔案、科技檔案、合同、照片、特殊載體歸檔率達98%以上。

2、案卷質量符合要求

（1）采用《企業(yè)檔案工作規(guī)范》整理檔案，文件分類科學。

（2）文書檔案以“件”為單位的組卷方式整理檔案。

（3）科技檔案以“卷”為單位的組卷方式整理檔案。

12/24/2023

3、檔案和資料的移交有嚴格的登記、審批手續(xù)

建立檔案借（查）閱、移交、接收登記本，移交手續(xù)嚴格按照制度執(zhí)行。移交資料清單也屬歸檔內容。

4、文書檔案歸檔要求

（1）

反映本企業(yè)在研發(fā)、生產、服務、經(jīng)營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項活動、國家建設、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

（2）以件為單位（一份文件為一件，一冊報表、名冊、圖冊等為一件）

12/24/2023

5、科技檔案歸檔要求

（1）根據(jù)生產經(jīng)營實際制定檔案管理工作程序，建立工程、設備、科研成果等文件資料歸檔范圍，并嚴格執(zhí)行。

（2）公司對口職能部室、車間把工作逐一細化列入職責范圍，工程技術人員負責收集，整理后移交檔案室。

（3）基建工程資料由負責工程施工現(xiàn)場的技術人員收集施工現(xiàn)場產生的文件資料。監(jiān)督、審核施工方和監(jiān)理方交付的竣工資料。

（4）新購儀器設備開箱驗收、安裝施工通知檔案人員到現(xiàn)場，參與設備資料收集工作。建立設備運行檔案，設備安裝施工、變更、大修、檢修、技改報備檔案員，并將相關資料交檔案室。12/24/2023（5）產品檔案，公司召開產品鑒定會、科研課題審定會、引進項目接收會等通知檔案員參加。產品標準報審資料有負責人配合檔案員收集、整理。

（6）合同檔案，嚴格執(zhí)行合同檔案的管理制度，合同簽訂完畢后15個工作日后由合同簽訂負責人移交檔案室。

5、專業(yè)檔案的歸檔要求

（1）特殊載體檔案：（包括：照片、影像、獎杯、獎牌、榮譽、印章、贈品、資格證書、字畫、其他等）按規(guī)定收集、整理，有目錄登記，并妥善保管。本單位職能活動和重要工作成果的照片、影像（公司領導或著名人物參加與本公司有關的重大公務活動、記錄本公司地理概貌、項目建設、重點工程、記錄本公司重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況等）

12/24/2023（3）會計檔案：當年產生資料憑證、帳薄、報表，次年在本部門保管一年后移交檔案室。

財務管理性資料在次年1月底之前移交檔案室整理歸檔。（借款、擔保、抵押（質押）、資產處置類的書面報告及批復、內控管理制度、年度預算資料、財務報告、審計報告、會計憑證、免稅證明、驗資報告、項目評估報告等文件材料。審計公司各專項審計報告、公司人員離、歷任審計調查評估報告、審計報告的批復等資料）

（4）人事檔案：員工入職后三個工作日內建立員工個人檔案（簡稱人頭檔案）由人力資源部，按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求隨時收集、整理、歸檔。員工個人檔案由人力資源部保管，將檔案目錄移交檔案室統(tǒng)一管理。

（1、履歷材料2、自傳材料3、鑒定考核考察材料4、評定崗位技能和學歷材料5、政審材料6、加入黨團組織材料。7、獎勵、處分材料。8、任免、工資材料。9、其他有保存價值的材料

12/24/2023

（有殘疾證明材料）10、個人的勞動合同、調動、任用、離職、復轉退伍、傷殘鑒定、工資、社保福利待遇、出國、退休（職）等文字材料。11、解除或終止勞動關系的證明書。12、人事檔案轉遞臺賬13、退休職工檔案材料。14、離崗職工檔案材料。15死亡職工檔案材料。）人力資源管理性文件材料移交檔案室集中統(tǒng)一管理。（勞動人事方面的規(guī)章制度、辦法、報告、決定、計劃、規(guī)劃、總結錄用、轉正、任免、調資、獎懲、解除勞動關系、社保、名冊、統(tǒng)計報表、后勤福利、保險、工傷、勞動工作引起的糾紛、傷亡及先進、處分、教育培訓、醫(yī)療衛(wèi)生等）12/24/2023

（三）檔案的開發(fā)利用1、編制各類檔案的檢索目錄與歸檔文件資料相匹配。2、編輯公司文件匯編。3、建立各類檔案借（查）閱、資料移交登記臺賬、填寫檔案利用結果登記。（四）檔案安全管理1、設立檔案專用庫房。辦公室、閱覽室及庫房分開設立。2、檔案庫房要求，配有防盜門，鐵窗、鐵柜、滅火器和防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防水等八防措施。有溫濕度計和記錄。3、檔案裝具符合國家標準，使用無酸卷盒。（五）檔案隊伍的建設1、配有專職檔案員，具有檔案專業(yè)技術能力。2、學習檔案管理工作規(guī)定標準，按照集團要求對年度歸檔文件及時、整理、歸檔。積極參加檔案工作會議和培訓活動。12/24/202312/24/2023三、企業(yè)檔案及作用

（一）企業(yè)檔案是指企業(yè)從事生產、經(jīng)營、管理活動中形成的具有一定保存價值的文件、資料等，它是一個企業(yè)正常發(fā)展不可替代的資產財富，是企業(yè)內部運行過程中形成的原始記錄，它客觀、真實地記錄了企業(yè)在生產、經(jīng)營、管理活動等各方面過程和成果。（二）作用：⑴憑證作用，⑵參考作用，

具體體現(xiàn)在幾方面：1、檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映。2、檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。3、檔案是我們積累和傳播知識重要載體。4、檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。是不可再生的，全面記錄和延續(xù)經(jīng)營、發(fā)展的軌跡。12/24/2023四、檔案工作的原則：

統(tǒng)一領導、集中統(tǒng)一管理?！稒n案法》第五條檔案工作實行統(tǒng)一領導管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

《檔案法》第十條對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。五、檔案工作的性質

專業(yè)性：檔案工作有自己專門的研究對象、理論體系和業(yè)務標準、工作規(guī)范。

服務性：為企業(yè)各項工作服務。

機要性：檔案中有不少內容在一定的時間和空間具有機密性。12/24/2023六、文件轉化為檔案的基本條件

（1）文件必須處理完畢，即完成了文書處理程序；（2）文件對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值；（3）文件需按照一定的規(guī)律集中保管起來。七、檔案工作須貫徹落實“三納入”、“四參加”、“四同步”制度

（1）、“三納入”制度

①各種載體文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入生產、技術、經(jīng)營等管理程序。各部門工作流程要有文件材料歸檔的要求;

②檔案工作納入企業(yè)各項工作計劃；檔案工作所需經(jīng)費要有“資金”作保障，。

③檔案工作納入公司分管領導、各職能部門相關人員、檔案專職人員的崗位職責。（全員擔責）12/24/2023（2）“四參加”制度

①檔案部門或檔案人員參加公司重大活動、重要會議，專門盯控應歸檔文件材料的收集、歸檔工作；

②檔案部門或檔案人員參加企業(yè)科研課題、設計項目以及產品的評審、監(jiān)定會；

③檔案部門或檔案人員參加企業(yè)基建工程竣工驗收工作；

④檔案部門或檔案人員參加儀器設備開箱驗收工作。

12/24/2023

(3)“四同步”制度

檔案工作與科研、生產經(jīng)營、產品研發(fā)、銷售等各項活動實行“四同步”管理：

①下達計劃任務，同時提出文件材料的歸檔要求；

②檢查計劃進度，同時檢查歸檔文件材料形成情況；

③評審、鑒定科研成果，同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況；

④上報登記和評審獎勵科技成果，同時須檔案部門出具文件材料歸檔情況證明材料12/24/2023

（4）實施“三納入”、“四參加”、“四同步”制度的要求

1、產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，歸檔文件材料不齊全、不準確、不系統(tǒng)，不能組織鑒定、驗收；施工單位移交的檔案資料不符合歸檔要求，檔案部門不簽字，工程經(jīng)費不得結算。

2、產品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎、歸檔文件材料不完整，檔案部門不簽署意見，不得申報。

3、檔案部門或檔案員參加上述活動中，及時收回應歸檔的全部文件材料；

4、貫徹“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，關鍵要抓落實。要建立責任追究制度，誰違反規(guī)定，造成檔案流失、損毀，追究相關部門領導及相關責任人的責任，并與經(jīng)濟考核掛鉤。12/24/2023

《檔案法》規(guī)定：下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

十八、哪些行為違反檔案法？如何處罰？12/24/2023

（三）涂改、偽造檔案的；（四）違反檔案法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉讓檔案的；（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；

（六）違反檔案法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

12/24/2023

（六）檔案管理工作重要性實例舉證【實例一】遺失檔案，工齡減少9年，單位判賠25萬老陳在一家大型國企工作了20年后，退休時因單位遺失檔案，工齡少了9年，老陳兩次將原工作單位告上法庭，共計判賠25萬元。

【評述】企業(yè)在經(jīng)濟運作之中總要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟債務糾紛與侵權糾紛居多。企業(yè)要想減少經(jīng)濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就得在平素的企業(yè)管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為祥實完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，供以后時段的官司起訴、應訴之用，才能在經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。

【實例二】合同管理出現(xiàn)漏洞，使企業(yè)遭受損失

甲乙公司雙方合作兩年多，甲公司欠乙公司貨款一直達20萬元，乙公司向法院提交了要求甲公司支付全部貨款和違約金的請求，法院隨即凍結了甲公司基本賬戶。

乙公司在提供給當?shù)胤ㄔ旱馁Y料中，有一份甲公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現(xiàn)爭議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行違約責任賠償?！?/p>

甲方因將蓋章附加條款合同交給乙方蓋章，沒有及時索回，乙方填寫了上述內容。

【實例三】勞動爭議案，檔案發(fā)揮作用，維護企業(yè)權益

某企業(yè)于1993年聘用某職工為下屬企業(yè)的法人代表，由于其不負責任、玩忽職守、疏于管理、從中漁利，使企業(yè)到1996年嚴重虧損2000多萬元。該公司將其在年底前免職離任審計。但該員工不服從不配合，私自出境達3年之久。2000年該公司經(jīng)職代會通過，給予他開除處分。因其在境外漂泊無蹤影，開除決定無法送達本人，由掛號信函寄給其妻代為轉告。殊不知該員工到達退休的時間，回國將公司告上法庭，認為開除決定無效。一審法院認為：該員工到達退休年齡且未履行送達本人程序，判令公司收回開除決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中將寄給其妻的《開除決定》信函退回件舉證法庭，請求法庭支持。二審認定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令開除決定有效。這個官司，就是因為該公司保留了寄給該員工妻子拒領退回的一封函（告之《開除決定》的掛號信），向二審法庭舉證而贏得了官司的勝訴。

【評述】我國現(xiàn)行的司法理念為“告訴制”，即不告不訴（訟），且是“誰主張，誰舉證”。對經(jīng)濟糾紛而言，從民法審判角度，原告及被告都可以舉證、質證，對證據(jù)的確認，采信，直接關系到審判的結果。所以原告和被告方在審理過程中，誰能完成舉證責任至關重要。對原告來說是維權的重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經(jīng)采信證據(jù)，就會以依據(jù)、法判決。

第二講檔案管理工作的內容12/24/2023

一、檔案工作的內容

㈠什么是檔案工作

檔案工作就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家以及社會、企事業(yè)單位的各項工作服務。12/24/2023檔案工作包含的內容：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等八個工作環(huán)節(jié)。前六個環(huán)節(jié)為基礎工作，后兩個環(huán)節(jié)為編研利用工作。

二、歸檔文件收集的原則

要求齊全完整。所謂齊全完整是指要把企業(yè)各部門應該歸檔的全部文件材料、圖表、聲像、實物等各種門類、各種載體的材料收集起來（個人在公務活動中形成的文件材料也在收集的范圍）特別要注意對會議原始記錄的收集。（1）歸檔文件的收集

是指按照國家、企業(yè)有關規(guī)定，對本機關以及個人從事公務活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進行收集的過程。（2）收集要求

凡屬本企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向公司關負責檔案工作的部門或檔案員移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。1、收集工作

內容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。檔案整理就是按文件材料在來源、內容、形式等方面的歷史聯(lián)系，對檔案進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編目的工作。2、整理工作：

3、鑒定工作

內容包括：①制訂鑒定檔案價值的有關標準，包括單項規(guī)定和檔案保管期限表；②具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限；③挑出無保存價值的保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或作相應的處理。

4、保管工作

檔案保管的中心任務是維護檔案的完整與安全，具體任務有三項：一是防治檔案損壞；二是維護檔案安全；三是延長檔案壽命?？刹扇〉姆椒ê痛胧孩俅娣艡n案的庫房達到“三鐵”、“八防”要求；②檔案裝具（卷皮、檔案盒、檔案柜、）符合歸檔要求；③對檔案破損紙張進行裱糊；對字跡模糊、褪色的檔案進行字跡恢復;④存放聲像檔案，尤其是錄音、錄像帶的庫房用空調設備調節(jié)溫濕度，避免膠帶粘連，造成檔案損毀。⑤對室藏檔案進行數(shù)據(jù)化，利用時盡量多提供電子文檔，少提供原件。5、統(tǒng)計工作

檔案統(tǒng)計，就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。內容包括:檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分。目前，我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計，分為四個層次：

一是全國檔案工作基本情況統(tǒng)計；二是專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計；三是地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計；四是檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計。6、利用工作

檔案利用工作：是以檔案利用者為對象，以庫藏檔案為手段，通過各種傳輸媒介和途徑，將檔案存放處傳遞給利用者的過程。檔案提供利用的基本途徑：一是提供原件；二是提供檔案復制品；三是提供檔案信息加工品；四是開放檔案。7、檢索工作

檔案館(室)將所藏檔案材料的線索編制成各種檢索工具，建立檔案檢索系統(tǒng)，并通過它查找所需檔案以提供利用的一項業(yè)務工作。常用的檢索目錄：分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄等。十六、

根據(jù)內容屬性劃分：

1、文書檔案文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位和個人在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知等。12/24/202312/24/2023

2、科技檔案科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是指在自然科學研究、產品技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件。12/24/2023

3、人事檔案

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。包括個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵、處罰等方面的原始記錄。在個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明時，都需要利用人事檔案。12/24/20234、財務檔案

財務檔案亦叫會計檔案，是指會計憑證、會計帳簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。12/24/2023

5、合同檔案

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，通過對合同檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。12/24/20236、設備檔案

設備檔案是指設備從規(guī)劃、設計、制造、購置、安裝、調試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料。一般分為動力機械設備、辦公設備（計算機、復印機、攝像機等）等。二、制定檔案工作管理制度

（一）要求：

1、制定本企業(yè)檔案工作的各項規(guī)章制度不能有悖于國家、本系統(tǒng)、本地區(qū)關于檔案工作的有關規(guī)定，同時內容即要全面又要有針對性。

2、要了解本企業(yè)管理及檔案形成的特點，充分征求企業(yè)內部有關部門的意見，與他們密切配合，使制定的規(guī)章制度及內容更加切合本單位的工作實際。

（二）內容：

工作規(guī)章：包括公司檔案工作規(guī)定（內容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案。管理制度：包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、庫房管理制度。業(yè)務標準規(guī)范：包括檔案整理規(guī)則、檔案分類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標準長遠規(guī)劃。

1、檔案保管與利用的關系

檔案保管的目的是為了提供檔案為黨和國家所用。因此，不應該片面地強調保護檔案不考慮利用的方便，同時也不能只遷就一時利用方便不顧及檔案的保護，而影響檔案長遠的利用。在實際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的一致性。保管和利用的關系，實質上是當前利用與長遠利用矛盾的統(tǒng)一。只有搞好收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，提供利用工作才能放在堅實可靠的基礎上，否則就會成為無源之水，無本之木，談不上開展檔案的提供利用工作。（二）正確處理好檔案工作中的三個關系

（三）檔案保管部門與檔案形成部門的關系

檔案部門是集中管理檔案的主體，職能部門則是產生檔案資料的主體。二者既有聯(lián)系，又有區(qū)別。檔案來源于各部門，各部門在日常工作中形成了大量的應歸檔文件材料，這些歸檔材料就需要由各部門收集、整理、歸檔。職能部門能否將應歸檔文件材料齊全完整地向檔案部門移交歸檔，決定了日后檔案部門能否給各職能部門提供利用所需檔案資料，為他們服好務；反過來，檔案部門能否管理好、開發(fā)利用好室藏檔案資料，又對職能部門的工作產生直接影響。這就需要兩個部門密切合作，各負其責，實行檔案管理工作的無縫對接。讓應歸檔文件材料從產生到歸檔，再到為各部門的工作提供檔案服務，能夠有序、有效、快速運轉起來，就需要職能部門與檔案部門相互協(xié)作、相互信賴、相互尊重。

（三）檔案保管部門與檔案形成部門的關系

檔案部門是集中管理檔案的主體，職能部門則是產生檔案資料的主體。二者既有聯(lián)系，又有區(qū)別。檔案來源于各部門，各部門在日常工作中形成了大量的應歸檔文件材料，這些歸檔材料就需要由各部門收集、整理、歸檔。職能部門能否將應歸檔文件材料齊全完整地向檔案部門移交歸檔，決定了日后檔案部門能否給各職能部門提供利用所需檔案資料，為他們服好務；反過來，檔案部門能否管理好、開發(fā)利用好室藏檔案資料，又對職能部門的工作產生直接影響。這就需要兩個部門密切合作，各負其責，實行檔案管理工作的無縫對接。讓應歸檔文件材料從產生到歸檔，再到為各部門的工作提供檔案服務，能夠有序、有效、快速運轉起來，就需要職能部門與檔案部門相互協(xié)作、相互信賴、相互尊重。（四）、企業(yè)檔案工作與檔案業(yè)務工作的區(qū)別企業(yè)檔案工作：一是企業(yè)檔案行政管理工作。二是企業(yè)檔案業(yè)務建設工作。檔案業(yè)務工作：一是收集。二是整理。（五）檔案資料移交要求：

檔案資料移交執(zhí)行企業(yè)檔案工作規(guī)范規(guī)定“雙軌制”，移交紙質版資料的同時移交電子版資料。（六）配備檔案管理基礎設施檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品。檔案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲、防鼠、防水、防有害氣體等“八防”設施。（七）檔案實行集中統(tǒng)一管理的問題

《檔案法》第五條檔案工作實行統(tǒng)一領導管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

《檔案法》第十條對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。第三講

檔案管理工作結構清潔煉化公司

公司檔案：是公司在各項活動中形成的，公司活動是指公司生產、經(jīng)營、行政、科研、基建、設備管理等各職能部門，綜合運用資源條件、勞動力、資本、科學技術、公司信譽等經(jīng)濟要素，制造產品獲取利潤和創(chuàng)造經(jīng)濟效益，實現(xiàn)公司基本目標的活動。因此，公司檔案是公司各種因素相互作用的產物，有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。它綜合反映和說明公司的基本面貌和全部活動，是各種內容和載體檔案的總和。一、公司檔案管理工作體制二、公司檔案管理領導小組及檔案鑒定、銷毀領導小組組織機構

組

長：黃儒卿

成

員：王衛(wèi)東、馮曉虎、劉林海、雷革榮、耿龍、賈天洲、張三樓、李國忠、、孟亮

領導小組下設辦公室，辦公室設在綜合管理部。具體負責檔案工作的管理、協(xié)調和落實，促進檔案管理的科學化、規(guī)范化。檔案工作的管理鑒定、銷毀、監(jiān)督和落實。對要銷毀的檔案資料進行登記造冊，審核、監(jiān)督銷毀。強化公司檔案管理工作力度，落實檔案管理制度要求，有效發(fā)揮檔案管理服務經(jīng)營的作用。

辦公室人員組成如下：

主任：王衛(wèi)東

成員：明秀蕓、邢彩霞、王玉龍、劉潔及綜合檔案室工作人員。

12/24/2023主要職責：

（一）檔案管理工作領導小組的職責：

一、加強對檔案室的領導，把檔案工作納入重要議事日程。抓好年度檔案管理計劃的制定和實施，逐步提高檔案管理工作的整體效能。

二、定期檢查公司對《檔案法》、《保密法》和上級部門在有關檔案工作的方針、政策、規(guī)定、制度的貫徹執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時幫助解決。

三、協(xié)調落實“三納入”、“四參加”、“四同步”的規(guī)定要求，保證各類檔案資料齊全、完整。

四、檢查檔案室和專、兼職檔案人員的崗位責任制執(zhí)行情況?？偨Y經(jīng)驗，表彰先進，克服薄弱環(huán)節(jié)。

五、負責審批檔案銷毀報告，機密檔案的借閱，對違犯《檔案法》、《保密法》以及公司檔案管理制度的行為進行調查處理。

六、每半年召開一次檔案工作領導會議，聽取檔案管理情況匯報，提出改進意見，使公司檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化的軌道，更好地為公司各項工作服務。

12/24/2023主要職責：

（二）公司檔案鑒定、銷毀領導小組職責

1、負責公司檔案鑒定工作，監(jiān)督和審批需銷毀無保存價值的文件材料。

2、制定需要歸檔文件材料的范圍和保管期限表。

3、定期審查部分已確定需要變動保管期限的案卷。

4、負責對已到期限檔案的鑒定、銷毀工作。

5、監(jiān)督檢查綜合檔案室的鑒定、銷毀工作。

6、對違反鑒定和銷毀規(guī)定的行為有權進行處理。

12/24/