Access數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用課件第6章 報(bào)表

第6章報(bào)表

內(nèi)容簡(jiǎn)介教學(xué)目標(biāo)6.1報(bào)表基礎(chǔ)知識(shí)

6.2自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表

6.3設(shè)計(jì)器創(chuàng)建報(bào)表

6.4預(yù)覽和打印報(bào)表

本章小結(jié)

習(xí)題六

Access數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用

2內(nèi)容簡(jiǎn)介報(bào)表是Access2000的特色之一，雖然它的創(chuàng)建要以表或查詢(xún)以及其中的數(shù)據(jù)為依據(jù)。但是，報(bào)表卻使原先復(fù)雜的數(shù)據(jù)表形式有了很大的簡(jiǎn)化，使之適用于各種形式的數(shù)據(jù)打印。利用報(bào)表可以控制數(shù)據(jù)內(nèi)容的大小及外觀、排序、匯總相關(guān)數(shù)據(jù)，選擇輸出數(shù)據(jù)到屏幕或打印設(shè)備上。本章主要介紹報(bào)表的一些基本應(yīng)用操作，如報(bào)表的創(chuàng)建、報(bào)表的設(shè)計(jì)、分組記錄及報(bào)表的存儲(chǔ)和打印等內(nèi)容。

3教學(xué)目標(biāo)了解報(bào)表的分類(lèi)及其組成結(jié)構(gòu)掌握使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表掌握使用Access2000的設(shè)計(jì)器定制報(bào)表了解報(bào)表的打印預(yù)覽窗口

46.1報(bào)表基礎(chǔ)知識(shí)6.1.1報(bào)表的定義和功能6.1.2報(bào)表的視圖6.1.3報(bào)表的組成6.1.4報(bào)表的分類(lèi)56.1.1報(bào)表的定義和功能報(bào)表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)象之一，它根據(jù)既定規(guī)則打印輸出格式化的數(shù)據(jù)信息。例如，學(xué)校的學(xué)生信息表、教師信息表等。報(bào)表的功能包括：可以呈現(xiàn)格式化的數(shù)據(jù)；可以分組組織數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總；可以包含子報(bào)表及圖表數(shù)據(jù)，可以打印輸出標(biāo)簽、發(fā)票、訂單和信封等多種樣式報(bào)表；可以進(jìn)行計(jì)數(shù)、求平均、求和等統(tǒng)計(jì)計(jì)算；可以嵌入圖像或圖片來(lái)豐富數(shù)據(jù)顯示。

66.1.2報(bào)表的視圖Access的報(bào)表操作提供了3種視圖：“設(shè)計(jì)”視圖、“打印預(yù)覽”視圖和“版面預(yù)覽”視圖?！霸O(shè)計(jì)”視圖用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu)；“打印預(yù)覽”視圖用于查看報(bào)表的頁(yè)面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)；“版面預(yù)覽”視圖用于查看報(bào)表的版面設(shè)置。3個(gè)視圖的切換可以通過(guò)“報(bào)表設(shè)計(jì)”工具欄中“視圖”工具按鈕位置的3個(gè)選項(xiàng)：“設(shè)計(jì)”視圖、“打印預(yù)覽”視圖和“版面預(yù)覽”視圖來(lái)進(jìn)行切換。

76.1.3報(bào)表的組成與窗體類(lèi)似，報(bào)表也是由稱(chēng)為“節(jié)”的組件組成，主要包括報(bào)表頁(yè)眉、報(bào)表頁(yè)腳、頁(yè)面頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)腳、主體5個(gè)節(jié)，如下圖所示。

86.1.4報(bào)表的分類(lèi)報(bào)表主要分為以下4種類(lèi)型：縱欄式報(bào)表、表格式報(bào)表、圖表報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表。91．縱欄式報(bào)表縱欄式報(bào)表（也稱(chēng)為窗體報(bào)表）一般是在一頁(yè)中主體節(jié)區(qū)內(nèi)顯示一條或多條記錄，而且以垂直方式顯示?？v欄式報(bào)表記錄數(shù)據(jù)的字段標(biāo)題信息與字段記錄數(shù)據(jù)一起被安排在每頁(yè)的主體節(jié)區(qū)內(nèi)顯示。102．表格式報(bào)表表格式報(bào)表是以整齊的行、列形式顯示記錄數(shù)據(jù)，通常一行顯示一條記錄、一頁(yè)顯示多行記錄。表格式報(bào)表與縱欄式報(bào)表不同，其記錄數(shù)據(jù)的字段標(biāo)題信息不是被安排在每頁(yè)的主體節(jié)區(qū)內(nèi)顯示，而是安排在頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)區(qū)顯示。113．圖表報(bào)表圖表報(bào)表是指包含圖表顯示的報(bào)表類(lèi)型。報(bào)表中使用圖標(biāo)，可以更直觀地表示出數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。如下圖所示是各部門(mén)教師人數(shù)統(tǒng)計(jì)圖表報(bào)表輸出。124．標(biāo)簽報(bào)表標(biāo)簽是一種特殊類(lèi)型的報(bào)表。在實(shí)際應(yīng)用中，經(jīng)常會(huì)用到標(biāo)簽，例如，物品標(biāo)簽、客戶標(biāo)簽等。如下圖所示是學(xué)生標(biāo)簽報(bào)表輸出。136.2自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表6.2.1利用“自動(dòng)報(bào)表”創(chuàng)建報(bào)表6.2.2利用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表6.2.3利用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表6.2.4利用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表146.2.1利用“自動(dòng)報(bào)表”創(chuàng)建報(bào)表“自動(dòng)報(bào)表”功能是一種快速創(chuàng)建報(bào)表的方法。Access能夠自動(dòng)創(chuàng)建縱欄式和表格式兩種報(bào)表。設(shè)計(jì)時(shí)，先選擇表或查詢(xún)作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源，然后選擇報(bào)表類(lèi)型：縱欄式或表格式，最后會(huì)自動(dòng)生成報(bào)表顯示數(shù)據(jù)源所有字段記錄數(shù)據(jù)。

【例1.6.1】在“學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng).mdb”中使用“自動(dòng)報(bào)表”創(chuàng)建學(xué)生信息報(bào)表。156.2.2利用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表如果在創(chuàng)建報(bào)表的過(guò)程中需要對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行適當(dāng)?shù)暮Y選，那么可以使用報(bào)表向?qū)?lái)創(chuàng)建報(bào)表。16【例1.6.2】以“學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng).mdb”數(shù)據(jù)庫(kù)中“教師表”為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建教師基本信息報(bào)表，按性別進(jìn)行分組，按參加工作日期降序排序。176.2.3利用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表如同圖表窗體一樣，在Access中也可以應(yīng)用“圖表向?qū)А睂?shù)據(jù)以圖表形式顯示出來(lái)。18【例1.6.3】用圖表的方式從“教師”表中將各系教師的人數(shù)顯示出來(lái)。196.2.4利用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表在Access中，用戶使用標(biāo)簽向?qū)Э梢詣?chuàng)建標(biāo)簽式報(bào)表，這樣就可以根據(jù)需要打印各種標(biāo)簽。例如在日常工作中，可能需要制作“物品”標(biāo)簽之類(lèi)。20【例1.6.4】使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建一個(gè)標(biāo)簽式報(bào)表，內(nèi)容僅包含學(xué)生的學(xué)號(hào)和姓名。216.3.1報(bào)表的格式設(shè)定1．報(bào)表屬性2．節(jié)屬性3．設(shè)置報(bào)表格式4．創(chuàng)建多列報(bào)表221．報(bào)表屬性用戶可以單擊工具條中的“屬性”按鈕或依次單擊“視圖”→“屬性”菜單命令來(lái)顯示“報(bào)表”屬性對(duì)話框。如下圖所示為報(bào)表的屬性對(duì)話框。231．報(bào)表屬性下面簡(jiǎn)單介紹報(bào)表中幾個(gè)常用屬性：記錄源：將報(bào)表與某一數(shù)據(jù)表或查詢(xún)綁定起來(lái)（為報(bào)表設(shè)置表或查詢(xún)數(shù)據(jù)源）。打開(kāi)：可以在其中添加宏的名稱(chēng)?！按蛴　被颉按蛴☆A(yù)覽”報(bào)表時(shí)，就會(huì)執(zhí)行該宏。關(guān)閉：可以在其中添加宏的名稱(chēng)?！按蛴　被颉按蛴☆A(yù)覽”完畢后，自動(dòng)執(zhí)行該宏。242．節(jié)屬性節(jié)的屬性對(duì)話框中常用的屬性有：強(qiáng)制分頁(yè)：把該屬性值設(shè)置成“是”，可以強(qiáng)制換頁(yè)。新行或新列：設(shè)定這個(gè)屬性可以強(qiáng)制在多列報(bào)表的每一列的頂部顯示兩次標(biāo)題信息。保持同頁(yè)：設(shè)成“是”，一節(jié)區(qū)域內(nèi)的所有行保存在同一頁(yè)中；“否”，跨頁(yè)邊界編排?？梢?jiàn)性：把這個(gè)屬性設(shè)置為“是”，則可以看見(jiàn)區(qū)域。253．設(shè)置報(bào)表格式在報(bào)表的“設(shè)計(jì)”圖中可以對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建的報(bào)表進(jìn)行編輯和修改，主要操作項(xiàng)目有：設(shè)置報(bào)表格式、添加背景圖案、頁(yè)碼及時(shí)間日期等。263．設(shè)置報(bào)表格式（操作方法）（1）在“設(shè)計(jì)”視圖打開(kāi)報(bào)表，選擇格式更改的對(duì)象。若設(shè)置整個(gè)報(bào)表格式，單擊報(bào)表選定器；若設(shè)置某個(gè)節(jié)區(qū)格式，單擊相應(yīng)節(jié)區(qū)；若設(shè)置報(bào)表中一個(gè)或多個(gè)控件格式，按下【Shift】鍵單擊這些控件。（2）單擊工具欄上的“自動(dòng)套用格式”按鈕或依次單擊“格式”→“自動(dòng)套用格式”菜單命令。（3）在打開(kāi)的“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框中選擇一種格式。274．創(chuàng)建多列報(bào)表報(bào)表中的數(shù)據(jù)如果只取了數(shù)據(jù)庫(kù)中的少量字段，在打印或預(yù)覽時(shí)數(shù)據(jù)會(huì)集中在頁(yè)面的左側(cè)，而右側(cè)是空白，產(chǎn)生浪費(fèi)。Access提供的多列報(bào)表可以將左側(cè)的數(shù)據(jù)移動(dòng)一部分到右側(cè)顯示。286.3.2報(bào)表中的控件使用1.報(bào)表中添加分頁(yè)符2．在報(bào)表中添加頁(yè)碼3．繪制線條和矩形4．添加日期和時(shí)間5．報(bào)表添加計(jì)算控件291.報(bào)表中添加分頁(yè)符通常報(bào)表的頁(yè)面輸出是根據(jù)打印紙張的型號(hào)及頁(yè)面設(shè)置來(lái)決定輸出頁(yè)面內(nèi)容多少，內(nèi)容滿一頁(yè)后才輸至下一頁(yè)。但如果表格中的數(shù)據(jù)較多，一頁(yè)顯示不完時(shí)就會(huì)自動(dòng)的分頁(yè)。但有時(shí)又希望分頁(yè)時(shí)，能夠根據(jù)用戶的意愿進(jìn)行分頁(yè)?！纠?.6.6】將“學(xué)生”報(bào)表改成每個(gè)學(xué)生信息占一頁(yè)。302．在報(bào)表中添加頁(yè)碼【例1.6.7】在“學(xué)生”報(bào)表每頁(yè)下方頁(yè)腳位置添加顯示格式為“第3頁(yè)，共10頁(yè)”的頁(yè)碼。操作提示：在“控件來(lái)源”后面的文本框中輸入“=第&［page］&頁(yè)，共&［pages］頁(yè)”。如下圖所示。313．繪制線條和矩形在實(shí)際應(yīng)用中，報(bào)表中總是要用線條將其適當(dāng)分隔，通過(guò)Access相關(guān)控件，可以設(shè)計(jì)一個(gè)帶有表格線的報(bào)表。324．添加日期和時(shí)間（兩種方法）1.在“設(shè)計(jì)”視圖打開(kāi)報(bào)表，單擊“插入”菜單中的“日期和時(shí)間”命令。在彈出對(duì)話框中，選擇顯示日期及顯示格式，單擊“確定”按鈕。2.也可以在報(bào)表上添加一個(gè)文本框，通過(guò)設(shè)置其“控件源”屬性為日期或時(shí)間的計(jì)算表達(dá)式（例如，=Date（）或=Time（）等）。該控件位置可以安排在報(bào)表的任何節(jié)區(qū)。335．添加計(jì)算控件報(bào)表設(shè)計(jì)中，可以根據(jù)需要進(jìn)行各種類(lèi)型統(tǒng)計(jì)計(jì)算并輸出顯示，操作方法就是使用計(jì)算控件設(shè)置其控制源為合適的統(tǒng)計(jì)計(jì)算表達(dá)式。文本框是最常用的計(jì)算控件。346.3.3創(chuàng)建子報(bào)表（兩種方法）1．通常采用拖拽動(dòng)的方法將某個(gè)已有報(bào)表添加到其他報(bào)表即可。2．利用子報(bào)表控件。

【例1.6.9】為教師報(bào)表創(chuàng)建子報(bào)表，子報(bào)表顯示教師所教授的科目。356.3.4報(bào)表的排序和分組在實(shí)際操作中，組頁(yè)眉和組頁(yè)腳可以根據(jù)需要單獨(dú)設(shè)置使用。依次單擊“視圖”→“排序與分組”菜單命令，打開(kāi)如下圖所示的數(shù)據(jù)“排序與分組”窗體進(jìn)行設(shè)定。366.4預(yù)覽和打印報(bào)表6.4.1預(yù)覽報(bào)表6.4.2打印報(bào)表376.4.1預(yù)覽報(bào)表1．預(yù)覽報(bào)表的頁(yè)面布局2．預(yù)覽報(bào)表中的數(shù)據(jù)381．預(yù)覽報(bào)表的頁(yè)面布局在報(bào)表“設(shè)計(jì)”視圖中，單擊工具欄中“視圖”按鈕右側(cè)的向下箭頭，然后單擊“版面預(yù)覽”按鈕。如果選擇“版面預(yù)覽”按鈕，是對(duì)于基于參數(shù)查詢(xún)的報(bào)表，用戶不必輸入任何參數(shù)，直接單擊“確定”按鈕即可，因?yàn)锳ccess數(shù)據(jù)庫(kù)將會(huì)忽略這些參數(shù)。如果要在頁(yè)間切換，可以使用“打印預(yù)覽”窗體底部的定位按鈕。如果要在當(dāng)前頁(yè)中移動(dòng)，可以使用滾動(dòng)條。392．預(yù)覽報(bào)表中的數(shù)據(jù)在“設(shè)計(jì)”視圖中的預(yù)覽報(bào)表的方法是在“設(shè)計(jì)”視圖中，單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，如果要在數(shù)據(jù)庫(kù)窗體中預(yù)覽報(bào)表，具體操作步驟如下：（1）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，單擊“報(bào)表”對(duì)象。（2）選擇需要預(yù)覽的報(bào)表。（3）單擊“打印預(yù)