投標(biāo)管理制度

投標(biāo)管理制度1.目的為保證投標(biāo)工作的有效性和工作效率，特制訂本投標(biāo)管理辦法和會(huì)議制度。本管理辦法和會(huì)議制度適用于公司對(duì)外的所有投標(biāo)活動(dòng)和項(xiàng)目。2.適用范圍對(duì)于投標(biāo)工作，各個(gè)有關(guān)部門和參加人員必須認(rèn)真對(duì)待、相互配合，按時(shí)保質(zhì)完成各自的任務(wù)，保證投標(biāo)文件的質(zhì)量。3.職責(zé)分工3.1市場(chǎng)開發(fā)部市場(chǎng)開發(fā)部是投標(biāo)工作的組織與決策部門，主要職責(zé)：負(fù)責(zé)交通安全設(shè)施工程項(xiàng)目投標(biāo)文件的編制工作；負(fù)責(zé)招標(biāo)文件購買與投標(biāo)文件遞交開標(biāo)工作；負(fù)責(zé)整個(gè)標(biāo)前業(yè)務(wù)接觸、投標(biāo)書編制的整體組織與策劃；負(fù)責(zé)最終設(shè)備選型確認(rèn)，對(duì)投標(biāo)過程中的重大問題具有決定權(quán)；負(fù)責(zé)投標(biāo)保證金（保函）開具，業(yè)主投標(biāo)保證金收據(jù)的索?。回?fù)責(zé)最終投標(biāo)清單的編制、投標(biāo)單價(jià)分析、投標(biāo)價(jià)格最終確定；負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的審批工作；負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)內(nèi)容編制；負(fù)責(zé)參加開標(biāo)會(huì)議，并進(jìn)行標(biāo)后投標(biāo)分析。3.2合約計(jì)量部合約計(jì)量部是投標(biāo)工作的主要執(zhí)行部門之一，主要職責(zé)：負(fù)責(zé)交通機(jī)電工程項(xiàng)目投標(biāo)文件（含技術(shù)和商務(wù)兩部分）的編制工作；負(fù)責(zé)投標(biāo)澄清、設(shè)備比選、產(chǎn)品詢價(jià)、標(biāo)后答疑等工作；負(fù)責(zé)分承包商、供貨商的比選和產(chǎn)品詢價(jià)；負(fù)責(zé)有關(guān)設(shè)備的基礎(chǔ)清單編制工作（其它由事業(yè)部負(fù)責(zé)）；輔助職責(zé)：協(xié)助工程事業(yè)部參加標(biāo)前會(huì)、標(biāo)后投標(biāo)分析等工作。負(fù)責(zé)定期更新投標(biāo)文件中的公司資料電子版內(nèi)容，包括：公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議書、人員資料、施工機(jī)械資料、各類證書等。3.3綜合管理部綜合管理部是投標(biāo)工作的輔助、考察部門，主要職責(zé)：負(fù)責(zé)監(jiān)督投標(biāo)過程是否按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；協(xié)助提供投標(biāo)中需使用的公司資料原件，內(nèi)容有：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、合同協(xié)議書、工程質(zhì)量評(píng)定證書等。投標(biāo)需要持證人員組織協(xié)調(diào)工作。3.4資金財(cái)務(wù)部資金財(cái)務(wù)是投標(biāo)工作的協(xié)助部門，主要職責(zé)：協(xié)助完成投標(biāo)保證金（或投標(biāo)保函）、公司資信證明、財(cái)務(wù)狀況、審計(jì)報(bào)告、銀行資信、銀行查證等內(nèi)容的提供。4．工作程序投標(biāo)工作由市場(chǎng)開發(fā)部（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）進(jìn)行組織與策劃，首先由市場(chǎng)開發(fā)人員將各項(xiàng)項(xiàng)目信息進(jìn)行匯總并進(jìn)行篩選，將可能引進(jìn)的項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行立項(xiàng)審批投標(biāo)。開始進(jìn)行投標(biāo)工作后工作流程必須經(jīng)歷如下階段：4.1市場(chǎng)前期工作市場(chǎng)開發(fā)部根據(jù)市場(chǎng)規(guī)劃進(jìn)行區(qū)域管轄片區(qū)的公路建設(shè)項(xiàng)目的跟蹤，或者設(shè)置在各區(qū)域中的中間協(xié)調(diào)人進(jìn)行跟蹤。每年12月份，各區(qū)域負(fù)責(zé)人編制本區(qū)域內(nèi)下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，內(nèi)容包括：片區(qū)內(nèi)公路建設(shè)市場(chǎng)分析，業(yè)務(wù)拓展的發(fā)展方向、目標(biāo)和措施，目前跟蹤的公路項(xiàng)目，擬參與的投標(biāo)項(xiàng)目名稱及大概招標(biāo)的時(shí)間，為配合業(yè)務(wù)拓展計(jì)劃的實(shí)施需公司支持的工作，業(yè)務(wù)發(fā)展費(fèi)用計(jì)劃；業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃可納入部門年度工作計(jì)劃及部門預(yù)算，報(bào)計(jì)劃合同部審核，公司總經(jīng)理審批；審批后的工作計(jì)劃及部門預(yù)算下發(fā)：計(jì)劃合同部、資金財(cái)務(wù)部、相關(guān)工程管理部。4.2投標(biāo)項(xiàng)目的建立接到投標(biāo)邀請(qǐng)書/資格預(yù)審公告后，市場(chǎng)開發(fā)部負(fù)責(zé)了解招標(biāo)項(xiàng)目的具體情況，填寫新增項(xiàng)目通知，內(nèi)容包括：擬投標(biāo)項(xiàng)目概況、項(xiàng)目跟蹤情況、我公司在該項(xiàng)目中的優(yōu)勢(shì)，給定項(xiàng)目編號(hào)，經(jīng)市場(chǎng)開發(fā)部責(zé)任人簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批；由市場(chǎng)部將新增項(xiàng)目通知發(fā)至資金財(cái)務(wù)部、計(jì)劃合同部、技術(shù)部和綜合部，關(guān)于此項(xiàng)投標(biāo)的所有費(fèi)用均納入該項(xiàng)目編號(hào)；需參加的投標(biāo)項(xiàng)目由市場(chǎng)開發(fā)部安排招標(biāo)文件/資格預(yù)審文件的購買；購買招標(biāo)文件所需公司資質(zhì)等文件由市場(chǎng)開發(fā)部在辦公室辦理借用手續(xù)，并保證及時(shí)歸還；4.3需資金財(cái)務(wù)部辦理內(nèi)容商務(wù)管理工程師在取得招標(biāo)文件2天內(nèi)，根據(jù)招標(biāo)文件要求，把需資金財(cái)務(wù)部辦理內(nèi)容按資金財(cái)務(wù)部要求時(shí)間和文件要求交給資金財(cái)務(wù)部，資金財(cái)務(wù)部在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作：投標(biāo)保證金；銀行資信證明；銀行查證證明；公司財(cái)務(wù)狀況；審計(jì)報(bào)告。以上除投標(biāo)保證金由市場(chǎng)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）安排開具外，其它均由技術(shù)部商務(wù)管理工程師負(fù)責(zé)向資金財(cái)務(wù)部提交承辦。4.4投標(biāo)工作會(huì)議由市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）組織整個(gè)投標(biāo)過程。4.5第一次會(huì)議在各相關(guān)人員接到招標(biāo)文件四天內(nèi)組織會(huì)議，內(nèi)容包括：由市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目做重要說明；明確投標(biāo)項(xiàng)目的時(shí)間安排；明確投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、投標(biāo)授權(quán)人并確定投標(biāo)原則；明確投標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總工等主要人員的選擇；確定投標(biāo)項(xiàng)目編制人員、審查審核人員及相關(guān)職責(zé)；技術(shù)重點(diǎn)、難點(diǎn)問題的討論；確定第二次會(huì)議的時(shí)間及參加人員。4.6第二次會(huì)議第二次工作會(huì)議內(nèi)容包括：確定各分系統(tǒng)之間的技術(shù)界面；確定投標(biāo)項(xiàng)目主要設(shè)備的選型；確定需做授權(quán)的供貨商清單；確定技術(shù)文件的完成時(shí)間；4.7第三次會(huì)議第三次工作會(huì)議內(nèi)容包括：投標(biāo)文件對(duì)招標(biāo)文件的符合性進(jìn)行最終審定；對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)進(jìn)行最終審定；確認(rèn)是否遞交投標(biāo)文件。4.8其它要求如需參加標(biāo)前會(huì)議和現(xiàn)場(chǎng)考察，由市場(chǎng)部經(jīng)理負(fù)責(zé)安排，確實(shí)有必要時(shí)技術(shù)部予以配合；商務(wù)管理工程師負(fù)責(zé)收集各系統(tǒng)需澄清的問題，包括：商務(wù)和技術(shù)問題，匯總后向招標(biāo)單位發(fā)傳真，并追蹤確認(rèn)招標(biāo)單位的回復(fù)；招標(biāo)單位發(fā)來的標(biāo)前會(huì)議紀(jì)要、補(bǔ)遺書、澄清文件等，由商務(wù)管理工程師負(fù)責(zé)發(fā)放到相關(guān)人員手中，保證相關(guān)人員手中文件的有效性；4.9商務(wù)文件商務(wù)管理工程師負(fù)責(zé)依據(jù)招標(biāo)文件，制作商務(wù)文件，包括：授權(quán)書及其公證、公司資格文件及投標(biāo)其他表格和相關(guān)文件；商務(wù)管理工程師依據(jù)招標(biāo)文件，準(zhǔn)備資信證明、財(cái)務(wù)狀況表等文件，將時(shí)間、特殊內(nèi)容要求等告知資金財(cái)務(wù)部；如投標(biāo)以聯(lián)營體方式，由市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)：與聯(lián)營體方聯(lián)絡(luò)，并保存相關(guān)往來文件；負(fù)責(zé)聯(lián)合投標(biāo)協(xié)議書的草擬。投標(biāo)系統(tǒng)工程師完成產(chǎn)品授權(quán)書、資格證明、公司資質(zhì)、檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品樣本等資料的索取工作，進(jìn)行匯總并附目錄；商務(wù)管理工程師根據(jù)市場(chǎng)開發(fā)部提交的書面投標(biāo)報(bào)價(jià)文件填寫投標(biāo)書，蓋公司章后，放入投標(biāo)文件商務(wù)部分；商務(wù)管理工程師負(fù)責(zé)投標(biāo)過程中與招標(biāo)單位往來文件的保存、整理、移交。4.10技術(shù)文件投標(biāo)系統(tǒng)工程師負(fù)責(zé)依據(jù)招標(biāo)文件，編制技術(shù)文件，包括：技術(shù)建議書、圖紙、產(chǎn)品資料整理等；投標(biāo)系統(tǒng)工程師通讀技術(shù)規(guī)范后，匯總比較難于解決的問題，提交投標(biāo)工作會(huì)議討論；投標(biāo)系統(tǒng)工程師負(fù)責(zé)依據(jù)招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范及事業(yè)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）的要求，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行比選、詢價(jià)，最終由事業(yè)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）確定設(shè)備選型；投標(biāo)系統(tǒng)工程師負(fù)責(zé)向設(shè)備提供商索取授權(quán)書、資格證明、公司資質(zhì)、檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品樣本等資料，商務(wù)管理工程師予以配合；投標(biāo)系統(tǒng)工程師負(fù)責(zé)參考設(shè)備成本價(jià)格的提供，并進(jìn)行匯總、整理與復(fù)核；投標(biāo)系統(tǒng)工程師負(fù)責(zé)保存詢報(bào)價(jià)的方面的往來文件；投標(biāo)文件審核與審批投標(biāo)文件在遞交前須經(jīng)過部門內(nèi)部人員互審審查、部門負(fù)責(zé)人審查、部門經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）審批三個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)必須有相關(guān)的書面記錄并予以保存。在沒有市場(chǎng)開發(fā)經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）的審批，不能遞交投標(biāo)文件。4.11技術(shù)、商務(wù)文件技術(shù)、商務(wù)文件制作完成后，先由部門其他商務(wù)人員審核，再由技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查并記錄，同時(shí)填寫相關(guān)的審核記錄；技術(shù)、商務(wù)文件審核人在要求完成時(shí)間內(nèi)，將意見填寫清楚，交商務(wù)管理工程師進(jìn)行修改；技術(shù)、商務(wù)管理工程師根據(jù)審核意見進(jìn)行修改、完善，交市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）審批后，方可作為最終版本正式提交。5.12投標(biāo)報(bào)價(jià)文件商務(wù)管理工程師將符合招標(biāo)報(bào)價(jià)表格式要求的投標(biāo)報(bào)價(jià)文本文件（含設(shè)備參考成本價(jià)格）交市場(chǎng)開發(fā)經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人），由計(jì)劃合同部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）安排對(duì)報(bào)價(jià)文件進(jìn)行編制；計(jì)劃合同部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)價(jià)文件進(jìn)行審核、審批，將審批后的報(bào)價(jià)文件打印交于商務(wù)管理工程師進(jìn)行簽字、蓋章。5.13技術(shù)文件各系統(tǒng)技術(shù)文件完成后，先在組內(nèi)互審，再由技術(shù)部技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查并及時(shí)記錄，填寫審核記錄；技術(shù)文件審核人員在要求完成時(shí)間內(nèi)，將修改意見填寫清楚，交投標(biāo)系統(tǒng)工程師進(jìn)行修改；投標(biāo)系統(tǒng)工程師根據(jù)審核意見進(jìn)行修改、完善交市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）審批后，方可作為最終版本正式提交。4.12審核主要內(nèi)容技術(shù)和商務(wù)投標(biāo)文件是否滿足招標(biāo)文件要求；投標(biāo)文件整體結(jié)構(gòu)是否完整、無誤；設(shè)備選型是否滿足招標(biāo)文件需求；技術(shù)和商務(wù)投標(biāo)文字和表達(dá)是否正確；4.13文件裝訂和密封商務(wù)管理工程師負(fù)責(zé)整個(gè)投標(biāo)文件的裝訂、密封工作；所有投標(biāo)編制人員一起完成投標(biāo)文件的復(fù)印、裝訂和密封工作。5.16開標(biāo)后問題澄清開標(biāo)后，如有問題澄清，則在接到澄清文件后，由商務(wù)管理工程師將需澄清問題發(fā)給相關(guān)人員，由市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理（或投標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）組織相關(guān)人員編制澄清文件，直至招標(biāo)單位滿意。4.14投標(biāo)文件的總結(jié)和評(píng)價(jià)每個(gè)投標(biāo)過程結(jié)束后，市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理負(fù)責(zé)了解業(yè)主對(duì)我公司投標(biāo)文件的評(píng)價(jià)；投標(biāo)結(jié)果確定后，由投標(biāo)的責(zé)任部門負(fù)責(zé)填寫《投標(biāo)結(jié)果分析表》；4.15投標(biāo)情況的跟蹤市場(chǎng)開發(fā)部負(fù)責(zé)追蹤投標(biāo)情況、投標(biāo)保證金追回等工作；如項(xiàng)目未中標(biāo)，由技術(shù)部資料管理員將整理的文件移交檔案室存檔；如項(xiàng)目中標(biāo)，后續(xù)工作參照《工程管理辦法》執(zhí)行。4.16投標(biāo)項(xiàng)目的終止投標(biāo)保證金回到公司后2個(gè)工作日，由市場(chǎng)開發(fā)部編制投標(biāo)項(xiàng)目終止通知單，經(jīng)市場(chǎng)開發(fā)部經(jīng)理審批后，發(fā)至相關(guān)部門；技術(shù)部資料管理員負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的存檔移交工作，至少包括以下內(nèi)容：招標(biāo)資料，包括招標(biāo)文件（含商務(wù)和技術(shù)）、圖紙、補(bǔ)遺書等；投標(biāo)資料，包括投標(biāo)文件（含商務(wù)和技