時(shí)間管理培訓(xùn)課件公共課

時(shí)間管理培訓(xùn)課件公共課時(shí)間管理培訓(xùn)大綱時(shí)間管理理論做計(jì)劃的工具分析浪費(fèi)時(shí)間的因素，應(yīng)對(duì)時(shí)間殺手管理時(shí)間、等待時(shí)間，應(yīng)對(duì)拖延處理干擾，學(xué)會(huì)說(shuō)“不”規(guī)劃工作區(qū)域，辦公室的5S管理2時(shí)間管理的定義時(shí)間管理——是用最短的時(shí)間做好正確的事。時(shí)間管理管理的對(duì)象不是“時(shí)間”而是“自我管理者管理”。3時(shí)間分配一個(gè)人如果活72歲，平均起來(lái)，時(shí)間分配大約是：睡覺(jué)20年工作14年文娛、運(yùn)動(dòng)8年吃飯6年坐車(chē)走路5年化妝打扮5年聊天4年看書(shū)3年等人3年生病3年打1年4關(guān)于時(shí)間的一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)人們一般每8分鐘就會(huì)受到一次打擾，平均每次打擾5分鐘，每天大約4小時(shí)，其中80%的打擾是沒(méi)有意義的每天自學(xué)1小時(shí)，7小時(shí)一周，365小時(shí)一年，一個(gè)人可以在3-5年成為專(zhuān)家一個(gè)人如果辦公桌亂七八糟，他平均每天會(huì)為找東西花1個(gè)半小時(shí)做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間多一倍用1小時(shí)進(jìn)行計(jì)劃，行動(dòng)的時(shí)候會(huì)節(jié)約10小時(shí)5您用時(shí)間做了什么您的時(shí)間管理的現(xiàn)狀如何？哪些方面有待改進(jìn)？您是否設(shè)立目標(biāo)，制定計(jì)劃？您是否根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急排列順序？您是否每天列出工作任務(wù)清單？最浪費(fèi)您的時(shí)間的事情什么？6有效的時(shí)間管理系統(tǒng)明確你的價(jià)值觀確定你的目標(biāo)制定計(jì)劃根據(jù)重要性執(zhí)行計(jì)劃7卡內(nèi)基的墓志銘美國(guó)鋼鐵大王卡內(nèi)基的墓碑上寫(xiě)著：這是一個(gè)極普通的人，他唯一的優(yōu)點(diǎn)就是，他能使那些比他優(yōu)秀的人甘心情愿地為他工作。能夠做到這一點(diǎn)就是管理者最大的勝利。8發(fā)掘心底最根深蒂固的價(jià)值觀 蓋棺定論時(shí)，你希望獲得的評(píng)價(jià)，才是你心目中真正渴望的目標(biāo)，是你的人生的最終期許。從這個(gè)角度看，名利、金錢(qián)等等不免顯得微不足道。9從設(shè)定目標(biāo)開(kāi)始一個(gè)人無(wú)論他現(xiàn)在多大年齡，他真正的人生之旅，是從設(shè)定目標(biāo)的那一天開(kāi)始的，以前的日子，只不過(guò)是在繞圈子而已。

肯?萊文10目標(biāo)對(duì)人生有巨大的導(dǎo)向作用您選擇什么樣的目標(biāo)，就會(huì)有什么樣的人生。沒(méi)有明確目標(biāo)的人，在職場(chǎng)之路上容易分散注意力、精力和時(shí)間。設(shè)定目標(biāo)是制定計(jì)劃,做出決定和每日工作的重要前提。

11把人生分成一截一截的過(guò)把人生分成一截一截的過(guò)：人生苦短，做喜歡做的事。把人生分成幾個(gè)階段，每個(gè)階段重點(diǎn)瞄準(zhǔn)一個(gè)目標(biāo)去做。有目標(biāo)的生活和被動(dòng)的生活區(qū)別很大。12什么才是真正重要的75歲，3900個(gè)周末3900-你的年齡╳52周=你的生命所剩下的周末只有當(dāng)您親眼看見(jiàn)自己在這個(gè)世界上的日子所剩無(wú)幾時(shí)，才能真正分清事情的輕重緩急。13你一生中最重要的東西你一生中最重要的東西，就是你的時(shí)間你余生的第一天始自今日你應(yīng)該活的有點(diǎn)時(shí)間觀念，你應(yīng)該花時(shí)間做那些對(duì)你來(lái)說(shuō)重要的事情，對(duì)你來(lái)說(shuō)重要的事情是什么？14第四代時(shí)間管理理論緊急——第一象限不緊急——第二象限重要緊急狀況迫切問(wèn)題危機(jī)有特定時(shí)限的工作設(shè)立人生目標(biāo)、計(jì)劃預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強(qiáng)自己的能力不重要緊急——第三象限干擾的事，電話郵件、報(bào)告、信件會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事不緊急——第四象限忙碌瑣碎的事廣告函件電話、郵件浪費(fèi)時(shí)間的因素令人愉快的活動(dòng)15成為高效時(shí)間管理者的六個(gè)準(zhǔn)則一致平衡有重點(diǎn)人際關(guān)系靈活變通攜帶方便16計(jì)劃可以幫助你根據(jù)重要性和緊急性區(qū)分工作的輕重緩急確定在限定的時(shí)間和預(yù)算范圍內(nèi)達(dá)到目的所需要的資源制定每年、每季度、每月、每周、每日計(jì)劃

17什么是計(jì)劃 計(jì)劃是為完成一定的目標(biāo)而事前對(duì)措施和步驟作出的安排。18為什么不做計(jì)劃？認(rèn)為不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效不了解做計(jì)劃的好處認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化不知道如何做計(jì)劃19指導(dǎo)性和可變性制訂任何一項(xiàng)計(jì)劃，必須有明確在一定的時(shí)間內(nèi)完成什么任務(wù)，獲得什么效益。在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如果客觀情況發(fā)生了變化、就要適時(shí)地予以修訂。計(jì)劃既有指導(dǎo)性，也有可變性。20做計(jì)劃的工具——甘特圖第一周第二周第三周第四周第五周第六周第七周第八周工作1工作2工作3工作4工作5工作6工作721每日工作清單列出工作任務(wù)清單估計(jì)每項(xiàng)工作所需時(shí)間、預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外事件根據(jù)輕重緩急排序，決定刪減或授權(quán)為第二天作計(jì)劃、準(zhǔn)備22根據(jù)輕重緩急排列優(yōu)先順序把你的工作分成三類(lèi)：A:必須做的；B:應(yīng)該做的；C:如果做了，會(huì)很好這些工作從哪里來(lái)的？誰(shuí)分派給你的？是否和他討論工作的重要性和時(shí)限？如果不做這項(xiàng)工作，結(jié)果會(huì)怎樣？可不可以授權(quán)給其他人做？有沒(méi)有類(lèi)似的工作可以合并同類(lèi)項(xiàng)？何時(shí)是我的黃金時(shí)間？運(yùn)用“六點(diǎn)”工作制23做正確的事，而非正確地做事!我之所以能夠完成那么多艱巨的工作，是因?yàn)槲颐看渭芯χ蛔龊靡患虑椤?——杰克韋爾奇做正確的事24今日事、今日畢假如今天是我生命中的最后一天……今天就是最后一天，永遠(yuǎn)不要等待明天， 因?yàn)闆](méi)有人知道明天會(huì)是什么樣子今天的每一分鐘都勝過(guò)明天的一小時(shí)25時(shí)間強(qiáng)盜有形的時(shí)間強(qiáng)盜干擾不速之客用人不當(dāng)社交閑談權(quán)責(zé)混淆溝通不良進(jìn)度失控資料不全會(huì)議耽擱文件復(fù)雜工作擱置無(wú)形的時(shí)間強(qiáng)盜危機(jī)應(yīng)付計(jì)劃欠妥貪求過(guò)多事必躬親條理不清欠缺自律無(wú)力拒絕做事拖延

26浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因缺乏明確的目標(biāo)拖延不會(huì)說(shuō)“不”不會(huì)授權(quán)沒(méi)有計(jì)劃不必要的完美主義行動(dòng)緩慢懶惰心態(tài)消極缺乏條理與整潔27浪費(fèi)時(shí)間的客觀原因突然的來(lái)訪者

垃圾郵件等待沒(méi)有結(jié)果的會(huì)議沒(méi)有實(shí)際意義的報(bào)告授權(quán)給沒(méi)有責(zé)任心的人28更好地利用等待時(shí)間如何在這種情況下更好地利用時(shí)間：1.

在飛機(jī)或火車(chē)上？2.

在公共汽車(chē)或（出租）車(chē)上？3.

等著與某人開(kāi)會(huì)？4.在機(jī)場(chǎng)/火車(chē)站？5.

在等待時(shí)？29縮短時(shí)間如果你沒(méi)有興趣與來(lái)電人談話,你可以說(shuō)…一開(kāi)始就告知來(lái)電人你正要離開(kāi),并只有一分鐘可以談話如果你接到的時(shí)候很忙,但你確實(shí)想回,你可以說(shuō)……30拖延的原因你發(fā)現(xiàn)某些工作很無(wú)聊或沒(méi)有興趣工作沒(méi)有頭緒，復(fù)雜或很難處理沒(méi)有完成工作的期限看不到做某件工作的現(xiàn)時(shí)利益你不想做改變或只想維持現(xiàn)狀你有什么重要的工作或私事拖延至今還沒(méi)有做?為什么?31處理拖延秘訣這些工作是你必須親力親為還是可以授權(quán)給他人來(lái)做的？與你的同事溝通，看他們是否可以幫助你分擔(dān)工作給每個(gè)工作設(shè)立完成日期并按時(shí)完成建立獎(jiǎng)勵(lì)制度先做起來(lái)再說(shuō)！不要抱怨32處理干擾的秘訣及時(shí)告訴你的同事有很重要的事情處理鼓勵(lì)那個(gè)打擾你的人盡快說(shuō)出來(lái)如果你的工作不一定需要辦公桌和電腦，可以找一個(gè)安靜的地方受到干擾時(shí)總是問(wèn)自己這是不是第一象限的事—緊急并重要，如果不是，就可以等一等33為什么說(shuō)“不”如此困難說(shuō)“是”比較快，因?yàn)槿藗儠?huì)接受說(shuō)“不”的時(shí)候，感覺(jué)自責(zé)對(duì)方的職位比你高，你不得不說(shuō)“是”34你有權(quán)說(shuō)“不”你有權(quán)力說(shuō)“不”而不感到自責(zé)想說(shuō)“不”卻說(shuō)成“是”可能會(huì)降低你的自尊如果你總是說(shuō)是，而忽略了自己的需求，那么人們就會(huì)失去對(duì)你的尊敬現(xiàn)在說(shuō)“不”,好過(guò)將來(lái)讓人失望承擔(dān)太多的事情可能會(huì)降低你的工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)他人來(lái)講，得到“不”的回答并不是件很大的事，他們甚至預(yù)想到你的答案是“不”，因?yàn)檫@個(gè)要求本身就是不合理的。35什么時(shí)候可以說(shuō)“不”當(dāng)你覺(jué)得再接受新的工作，會(huì)影響工作質(zhì)量時(shí)，因?yàn)槟銜?huì)超負(fù)荷當(dāng)有人要求你做的工作是與你或你的部門(mén)完全無(wú)關(guān)的如果有人要求你做的事，與你個(gè)人的信念和道德觀念不相符合時(shí)36說(shuō)“不”的第一步在簡(jiǎn)單的情況下從隨和的人開(kāi)始即使說(shuō)“不”，也要聽(tīng)起來(lái)既堅(jiān)定又有禮貌你可以有說(shuō)“不”的理由，但不要找出虛假的借口用點(diǎn)時(shí)間想一下學(xué)會(huì)設(shè)定限度37怎樣說(shuō)“不”我可以做這件事，但是我手頭上的事就來(lái)不及了，這件事是不是更重要些？我很樂(lè)意幫你做這件事，不過(guò)，我得先做完手頭上的這件事，大概還需要……對(duì)不起，我正在做…無(wú)法幫你，你有沒(méi)有問(wèn)過(guò)…38

什么是5S?1S整理：丟棄不需要的，保留需要的2S整頓：在任何時(shí)候都能夠非常容易找到所需物品3S清潔：保持物品的干凈與整潔，沒(méi)有灰塵和垃圾4S-標(biāo)準(zhǔn)化：在清潔之后持續(xù)保持整潔

5S-素養(yǎng)：培養(yǎng)這方面的素養(yǎng)，樹(shù)立良好的態(tài)度辦公室的5S管理39清理檢查單準(zhǔn)備一個(gè)專(zhuān)門(mén)存放重要文件的“保留”文檔如果你需要把這張紙傳遞給其他人的話，創(chuàng)建一個(gè)“轉(zhuǎn)交”文檔如果你不知道如何處理一些文件，那么創(chuàng)建一個(gè)“臨時(shí)”文檔，以后重新審視如果你知道你永遠(yuǎn)不會(huì)需要用到那張紙上的信息，馬上扔掉！現(xiàn)在回到“保留”文件夾并把里面的文件逐一歸檔到合適的文件夾里，或把它們轉(zhuǎn)化成需要立即處理的“緊急”文檔40電子文檔的管理用整理辦公桌的辦法來(lái)管理電腦如果在同一目錄下有太多文件，應(yīng)當(dāng)建立個(gè)子目錄在刪除文件的時(shí)候要小心不要?jiǎng)h錯(cuò)了,在硬盤(pán)上做個(gè)備份定期存盤(pán)建立固定的常用的格式41文件管理指南

明確每個(gè)文檔的內(nèi)容為每個(gè)文件創(chuàng)建一個(gè)清晰的索引定期清理你的文件總是做到立即歸檔42總裁桌上的不同顏色公文夾美國(guó)汽車(chē)公司：美國(guó)汽車(chē)公司總裁莫瑞要求秘書(shū)給他的呈遞文件在各種顏色不同的公文夾中。紅色的代表特急；綠色的要立即批閱；橘色的代表這是今天必須在一周內(nèi)批閱的文件；白色的表示周末時(shí)須批閱；黑色的則表示是必須他簽名的文件。43電子郵件管理收到郵件后快速瀏覽一下發(fā)件人和郵件主題看看有沒(méi)有什么特別重要或緊急的事真要馬上處理只答復(fù)需要馬上處理或非常重要的信件在你的收件箱里開(kāi)