公司會(huì)議管理制度全套

公司會(huì)議管理制度全套1.目的為落實(shí)會(huì)議跟進(jìn)事項(xiàng)和效率，共享相關(guān)資源信息，協(xié)調(diào)公司各部門的管理工作銜接，追蹤工作進(jìn)度，落實(shí)會(huì)議執(zhí)行情況,特制定本管理制度。2.公司會(huì)議級(jí)別分類及會(huì)議內(nèi)容公司會(huì)議級(jí)別按層級(jí)可分為：股東會(huì)議、高管會(huì)議、全員會(huì)議、部門主管會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議、專題會(huì)（好建議、投訴會(huì)、月度之星、KPI等）、專項(xiàng)會(huì)議；其中除專項(xiàng)會(huì)議外，其它都定義為例行會(huì)議。例行會(huì)議原則上都要固定時(shí)間點(diǎn)。2.1股東會(huì)議：由公司董秘或董事長主持，全體股東參加。每年12月開。2.2高管會(huì)議：由總經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理級(jí)以上人員參加。2.3公司級(jí)會(huì)議2.3.1部門主管會(huì)議。行政人事部主管主持。每月一次，各部門主管或核心崗位骨干人員參加。每月第一周召開。會(huì)議內(nèi)容如下：1）上次會(huì)議問題的跟蹤、關(guān)閉及交接。2）上月工作總結(jié)，包括上月重點(diǎn)工作的完成情況及進(jìn)度說明，工作中存在的問題，以及具體的改進(jìn)措施、解決辦法或需要配置的資源，其它常規(guī)或臨時(shí)性工作的進(jìn)度說明。3）本月或下階段的工作計(jì)劃及安排，包括上月未完成的工作轉(zhuǎn)入本階段的完成時(shí)限及具體安排；其他部門配合的事項(xiàng)，以及需要協(xié)助其它部門的工作等。4）主管會(huì)議重點(diǎn)討論是公司級(jí)事項(xiàng)或跨部門協(xié)調(diào)相關(guān)的事項(xiàng)；其中包括：跨公司多個(gè)部門事項(xiàng)；在公司有共性的事項(xiàng)；重要事項(xiàng)；部門間有爭議事項(xiàng)；以及在會(huì)議上可提出或反映公司的任何問題和事項(xiàng)，對(duì)此類問題根據(jù)緊急程度和議題內(nèi)容來決定是否在會(huì)議中討論，不探究提出問題的對(duì)與錯(cuò)，所有的問題都會(huì)選擇合理化的方式來回復(fù)、跟蹤、處理及關(guān)閉。5）傳達(dá)公司企業(yè)文化、管理精神、重大事項(xiàng)、重要培訓(xùn)及各部門本階段工作檢討布置。2.3.2全員會(huì)議。（負(fù)責(zé)部門：行政人事部）每月一次，由各部門負(fù)責(zé)人輪換主持，全體員工參加。每月第二周的周一早上。2.3.2.1全員會(huì)議內(nèi)容：主要講解企業(yè)文化，新制度及重要制度培訓(xùn)講解，上月月度之星或先進(jìn)員工、部門表彰，公司政策（行政文件）發(fā)布或重大變更等。2.3.3KPI會(huì)議、投訴會(huì)議、好建議評(píng)審會(huì)議及月度之星評(píng)選會(huì)議由行政人事部主持。每月一次，各部門主管及相關(guān)人員參加。2.3.3.1KPI會(huì)議。（負(fù)責(zé)部門：質(zhì)管部）1）各部門主管每年年末依據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合部門責(zé)任，制定出部門級(jí)（或事業(yè)部直屬科室）年度KPI指標(biāo)，質(zhì)管部負(fù)責(zé)整合并將指標(biāo)分解到年度/每季度/每月考核周期。2）質(zhì)管部根據(jù)KPI考核的周期每月對(duì)KPI完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，各部門負(fù)責(zé)人在部門月度報(bào)告中對(duì)KPI未達(dá)標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行分解報(bào)告并發(fā)郵件給質(zhì)管存檔。部門負(fù)責(zé)人在KPI會(huì)部門負(fù)責(zé)人在KPI會(huì)議中對(duì)未達(dá)標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行分析檢討及給出改善方案。2.3.3.2好建議會(huì)議內(nèi)容。（負(fù)責(zé)部門：行政人事部）1）對(duì)上月被各部門主管審核需討論的建議進(jìn)行綜合評(píng)審是否采納；2）對(duì)采納的建議確定責(zé)任人及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；3）對(duì)未采納的問題但屬改善項(xiàng)目制定跟進(jìn)人及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；4）對(duì)采納建議和改善項(xiàng)目完成跟進(jìn)并及時(shí)關(guān)閉；5）每月對(duì)好建議及評(píng)審結(jié)果張貼公布；6）每年年末對(duì)本年度的好建議進(jìn)行最終評(píng)選。2.3.3.3投訴會(huì)議（每月月初完成）。（負(fù)責(zé)部門：質(zhì)管部）1）對(duì)上月投訴內(nèi)容匯總分析；2）對(duì)投訴結(jié)果責(zé)任判定有爭議的最終定案；3）對(duì)重新定案的《糾正預(yù)防措施處理單》進(jìn)行跟進(jìn)直到關(guān)閉；4）每年度對(duì)所有的投訴進(jìn)行歸納總結(jié)，制定公司改善推進(jìn)方案。2.4項(xiàng)目/專項(xiàng)會(huì)議：（相關(guān)部門或人員主持，按需要臨時(shí)通知會(huì)議及參會(huì)人員）2.4.1一般是針對(duì)緊急或者重要事項(xiàng)，由當(dāng)事任意部門組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)議。如果是例行緊急事項(xiàng)，只需要求直接對(duì)接負(fù)責(zé)人參會(huì)即可；如果是重要事項(xiàng)或者對(duì)公司影響較大的事項(xiàng)，可視情形要求不同級(jí)別的主管參會(huì)。2.4.2如會(huì)議只是探討或者知會(huì)問題，可不做記錄；如果是重要須后續(xù)跟進(jìn)的，可做好記錄，要求當(dāng)事方簽字確認(rèn)后納入部門或者公司跟蹤制程，如果來不及簽字確認(rèn)可以做好會(huì)議記錄后發(fā)郵件并抄送監(jiān)督部門。納入跟蹤制程的必須要明確跟進(jìn)事項(xiàng)、跟進(jìn)方案、責(zé)任人、責(zé)任時(shí)間及責(zé)任結(jié)果。2.5部門級(jí)會(huì)議：（各部門主管組織安排，根據(jù)各部門的實(shí)際情況通知參會(huì)時(shí)間和參會(huì)人員，可選擇月例會(huì)，周例會(huì)，日例會(huì)）2.5.1公司架構(gòu)的主要部門，每月必須至少組織一次部門例會(huì)，除了解決部門問題，還要推動(dòng)部門持續(xù)性改善和進(jìn)步，并做好上傳下達(dá)的工作。對(duì)傳達(dá)公司或上級(jí)的紀(jì)要記入會(huì)議記錄，對(duì)部門人員反映的公司問題記錄并向上報(bào)備.3.會(huì)議要求3.1會(huì)議時(shí)間控制：公司月例會(huì)時(shí)間控制在2小時(shí)以內(nèi)，部門月例會(huì)時(shí)間控制在1小時(shí)，周例會(huì)時(shí)間控制在30分鐘以內(nèi)，日例會(huì)在無特殊情況的情況下時(shí)間控制在15分鐘以內(nèi)。3.2會(huì)議計(jì)劃、策劃：3.2.1公司級(jí)會(huì)議如果有固定的時(shí)間，要求主持部門提前3天例行通知知會(huì)；如果沒有固定時(shí)間或者時(shí)間變更，要求主持部門提前3天通知，通知注明召開形式、地點(diǎn)、時(shí)間，并統(tǒng)一報(bào)備綜合管理部。如果會(huì)議必須要某個(gè)部門或者人員參加，請?jiān)谕ㄖ跋刃写_認(rèn)。如因特殊情況會(huì)議時(shí)間緊急，務(wù)必要一對(duì)一電話通知。3.2.2重要的會(huì)議事項(xiàng)提前發(fā)送給會(huì)議通知人，由會(huì)議通知人提前發(fā)送相關(guān)參會(huì)人員準(zhǔn)備；如對(duì)會(huì)議事項(xiàng)要求征詢意見的，要求參會(huì)人盡量在參會(huì)前提出意見，提高會(huì)議效率。3.2.3針對(duì)無法按時(shí)回公司的參會(huì)人員，但會(huì)議中需要其匯報(bào)或需其跟進(jìn)的事項(xiàng)，可采用電話會(huì)議的方式進(jìn)行（現(xiàn)階段可以直接采用直接撥打電話外音的方式進(jìn)行）。3.2.4如果參會(huì)人不能參會(huì)也不能參加電話會(huì)議的，會(huì)議主持部門可提出要求，參會(huì)人必須委派代理人參會(huì)。3.3會(huì)議紀(jì)律3.3.1參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室前提前將工作交接安排，同時(shí)將手機(jī)設(shè)置成靜音模式或飛行模式，禁止會(huì)議中接打電話，翻看手機(jī)，非特別緊急事項(xiàng)不得中途離席。3.3.2違反會(huì)議紀(jì)律處罰：①公司級(jí)會(huì)議遲到每遲到一分鐘樂捐50元；②無故或者不出席未獲準(zhǔn)請假樂捐200元；③自己不能參加需要安排代理人入會(huì)而未安排的樂捐100元；④電話或信息鈴響每次樂捐50元；⑤非特別緊急事項(xiàng)的無故離席、早退每次樂捐50元，特別緊急事項(xiàng)在會(huì)議時(shí)間內(nèi)不處理就會(huì)誤事的（如公司內(nèi)員工有緊急項(xiàng)目處置、緊急或重大的電話接聽等）除外；⑥除以上處理，如果情節(jié)嚴(yán)重影響公司紀(jì)律的，對(duì)照公司獎(jiǎng)懲制度追加處理。3.4會(huì)議時(shí)間每超過2小時(shí)，建議中途休息10分鐘。3.5會(huì)議記錄3.5.1會(huì)議記錄需包含：本月問題解決和工作總結(jié)，下月工作安排，重點(diǎn)討論內(nèi)容和會(huì)議形成的決議，具體事項(xiàng)均要有責(zé)任人（部門）及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。3.5.2例行會(huì)議均要求有專人記錄，并對(duì)會(huì)議提出須解決的問題明確責(zé)任人、責(zé)任時(shí)間及責(zé)任結(jié)果，并在會(huì)后進(jìn)行跟蹤直到問題關(guān)閉。3.5.3公司級(jí)會(huì)議記錄由會(huì)議主持部門負(fù)責(zé)專人記錄，會(huì)議整理完成后安排參會(huì)人員及相關(guān)人員傳閱。3.5.4公司級(jí)會(huì)議決議的重要事項(xiàng)和重要管理精神由各部門負(fù)責(zé)人于會(huì)議記錄發(fā)出后3個(gè)工作日內(nèi)傳達(dá)至下級(jí)，并逐層傳至每一位員工，并須提交傳達(dá)依據(jù)（如會(huì)議記錄或者文件傳閱簽名單）。3.5.5會(huì)議記錄發(fā)出時(shí)間：①股東會(huì)議的會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束同時(shí)發(fā)出傳閱簽名。②高管會(huì)議的會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后次日下班前發(fā)出傳閱簽名。③公司級(jí)會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。④專項(xiàng)會(huì)會(huì)議記錄如有必要在會(huì)議結(jié)束同時(shí)傳閱簽名。⑤部門級(jí)及其它會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。⑥傳閱簽名視為認(rèn)可，不能及時(shí)傳閱簽名的，用郵件方式發(fā)送，3個(gè)工作日無異議的，也視為認(rèn)可。3.5.6公司級(jí)各種會(huì)議記錄編號(hào)及存檔歸屬綜合管理部。除已經(jīng)指明部門跟進(jìn)的（如質(zhì)管部跟進(jìn)投訴會(huì)議），均由綜合管理部負(fù)責(zé)跟進(jìn)會(huì)議未完成事項(xiàng)直至關(guān)閉。3.6會(huì)議后跟進(jìn)事項(xiàng)3.6.1會(huì)議中涉及到未參會(huì)人員的跟進(jìn)事項(xiàng),該部門參會(huì)主管或責(zé)任人負(fù)責(zé)上傳下達(dá)。公司級(jí)會(huì)議提出的決定事項(xiàng)，各部門必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，由部門主管負(fù)責(zé)配合并督促以確保工作落實(shí)執(zhí)行，并在下次會(huì)議前匯報(bào)完成情況。綜合管理部根據(jù)會(huì)議需跟進(jìn)事項(xiàng)，檢查各部門的會(huì)議工作安排，公司會(huì)議的精神、制度和決議的傳達(dá)情況。一經(jīng)查實(shí)未履行的部門相關(guān)人員將按（《獎(jiǎng)懲管理制度》文件中8.1條）處罰3.6.2每次會(huì)議前須對(duì)上次會(huì)議提出跟進(jìn)的問題做已完成的關(guān)閉交接和未完成的問題的檢討跟蹤。其中已完成問題的關(guān)閉需要有關(guān)閉的簽批程序或依據(jù)來支撐，交接是指問題的處理如果涉及流程的變更、新增或者其它關(guān)乎與會(huì)者或關(guān)聯(lián)方的關(guān)切或利益事項(xiàng)，在關(guān)閉的同時(shí)也有責(zé)任對(duì)與會(huì)者或關(guān)聯(lián)方進(jìn)行交接知會(huì)。未完成的問題，須比照公司制度進(jìn)行跟蹤和處置。3.6.3綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)會(huì)議記錄（包含部門會(huì)議記錄）問題和督查會(huì)議落實(shí)情況，并將納入對(duì)該部門主管的任職資格考核評(píng)審中。4其它事項(xiàng)4.1任何會(huì)議不能替代日常的暢順溝通，對(duì)于日常工作事項(xiàng)或問題，對(duì)于重大問題或重大責(zé)任問題，對(duì)于緊急有時(shí)限要求的工作事項(xiàng)或問題，無論是一對(duì)一還是跨部門，都要及時(shí)溝通，及時(shí)解決事情，達(dá)到工作結(jié)果為導(dǎo)向。4.2會(huì)議的主要目的就是高效解決主題會(huì)議中的問題，保持公司習(xí)慣部門良性溝通和持續(xù)進(jìn)步，每個(gè)會(huì)議都有主題，都有重點(diǎn)，與本次會(huì)議無關(guān)的問題可以提出并記錄跟進(jìn)，放在平時(shí)對(duì)口部門去