公司檔案管理規(guī)定范本

第頁(yè)共頁(yè)公司檔案管理規(guī)定范本第一章總則第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，加強(qiáng)檔案保管和利用，保護(hù)公司利益和員工權(quán)益，制定本規(guī)定。第二條公司檔案管理工作必須依法、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地組織實(shí)施，保障檔案安全和檔案信息的安全。所有涉及公司運(yùn)營(yíng)和員工利益的檔案必須按規(guī)定管理，禁止私自銷毀、私自外借檔案。第三條公司檔案管理包括檔案的建立、保管、整理、檢索、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。各部門和崗位應(yīng)當(dāng)按職責(zé)分工，協(xié)同配合，共同完成檔案管理工作。第二章檔案的建立和歸檔第四條公司檔案按照歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)制原則，由各部門和崗位負(fù)責(zé)建檔歸檔工作。同時(shí)，設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全公司檔案的綜合管理和監(jiān)督。第五條各部門和崗位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，建立和及時(shí)歸檔相關(guān)檔案。檔案建立時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫有關(guān)信息，包括檔案題名、文件編號(hào)、歸檔責(zé)任人等。第六條檔案的歸檔負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的分類和歸屬原則，對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔和整理。同時(shí)，建立檔案目錄和檢索工具，便于查找和利用。第七條檔案的歸檔負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行鑒定評(píng)審和整理。檔案鑒定評(píng)審應(yīng)當(dāng)清楚標(biāo)明文件的保存期限和處理方式。第八條公司檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案法規(guī)定的保存期限進(jìn)行保管。保管期滿的檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或移交。第三章檔案的保管和安全第九條檔案的保管應(yīng)當(dāng)確保檔案安全，防止遺失、損毀或泄露。檔案保管地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)避免潮濕、漏雨、日曬和火災(zāi)等因素。第十條檔案保管人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的人員素質(zhì)和崗位技能，按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行檔案保管工作。第十一條檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)，確保檔案的唯一性和辨識(shí)度。保管人員應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檔案清點(diǎn)和檢查，確保檔案完整。第十二條檔案的借閱應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，并記錄借閱情況。借閱人應(yīng)當(dāng)提供真實(shí)有效的借閱理由，承諾保密并按時(shí)歸還檔案。第十三條檔案的電子化管理應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)要求，采取合理的防護(hù)措施，防止檔案信息的泄露和篡改。第四章檔案的利用和查詢第十四條公司檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序進(jìn)行利用，嚴(yán)禁私自拷貝、外傳檔案和私自利用檔案信息。第十五條公司檔案對(duì)于公司運(yùn)營(yíng)和員工利益有重要的參考和支持作用。各部門和崗位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，合理有效地利用檔案，提高工作效率和質(zhì)量。第十六條員工查詢檔案應(yīng)當(dāng)符合公司規(guī)定的程序和條件。查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)提供真實(shí)有效的查詢理由，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第十七條公司檔案查詢應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確提供信息，并做好查詢記錄。涉及公司機(jī)密信息的檔案查詢，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特殊審批和控制。第五章檔案的銷毀和移交第十八條檔案保管期滿的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀或移交。檔案銷毀應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第十九條檔案銷毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定的銷毀程序和方法進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立銷毀記錄和檢查制度。第二十條檔案移交應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案的完整性和保密性。接收部門應(yīng)當(dāng)做好檔案的接收、整理和登記工作。第二十一條涉及法律訴訟和糾紛的檔案，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行保留，并做好檔案保全和保密工作。第六章違紀(jì)處理和責(zé)任追究第二十二條對(duì)于違反本規(guī)定的行為，將依據(jù)公司相應(yīng)的制度和規(guī)定進(jìn)行處理和追究相關(guān)責(zé)任。第二十三條檔案管理人員和檔案使用人員應(yīng)當(dāng)履行檔案管理職責(zé)，保守檔案秘密，不得泄露檔案信息。第二十四條檔案管理人員和檔案使用人員違反檔案管理規(guī)定造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。