財務報銷管理制度

簽批人：主題詞：財務報銷管理制度年月日印發(fā)財務報銷管理制度第一條為進一步加強財務管理，規(guī)范財務報銷及結(jié)算手續(xù)，為員工報銷提供便利，提高工作效率，根據(jù)國家有關規(guī)定及公司的實際情況，制定本細則。第二條根據(jù)本公司實際情況，財務報銷分為日常費用報銷、借款支出及借款銷帳、專項支出等。第三條日常費用報銷單及收據(jù)發(fā)票的要求：一、日常費用報銷時，應填寫《員工費用報銷主表》及相關費用明細表（附件四），一次性報銷幾種費用的，應將發(fā)票及相關原始憑證分類粘貼在相應費用明細表后面，以便財務復核；發(fā)票粘貼整齊有序，須有部門負責人審批，批準人、經(jīng)辦人手續(xù)齊全。

二、報銷單據(jù)要求：

(一)發(fā)票：必須使用稅務部門統(tǒng)一發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章或財務專用章。

(二)收據(jù)：必須使用財政部門統(tǒng)一票據(jù)，并加蓋收款單位財務專用章。

(三)發(fā)票或收據(jù)必須注明單位名稱、填制日期、業(yè)務內(nèi)容、計量單位、數(shù)量、單價、金額；金額大小寫必須一致，不得涂改和挖補；報銷時發(fā)票與收據(jù)不能混合一起報賬。

(四)原始單據(jù)有錯誤的，應由開出單位重開。(五)從外單位取得的原始票據(jù)如有丟失，復印件不得作為報銷憑證，原則上應當取得原開出單位蓋有財務公章的證明及發(fā)票存根聯(lián)復印件(蓋發(fā)票專用章)，并由經(jīng)辦單位經(jīng)手人、單位負責人和財務負責人簽字?；蛴蓙G失人寫出詳細情況，經(jīng)所屬部門負責人簽字后按報銷程序報銷。第四條借款支出及借款銷帳相關要求1、領取備用金的部門，實行《備用金管理制度》（附件二）。2、未實行備用金的部門及未從備用金出賬的支出，發(fā)生現(xiàn)金支出時需填寫《付款申請書》或《借款單》，經(jīng)總經(jīng)理批準，交財務經(jīng)理審核后，由出納付款。從財務借支或者發(fā)生費用后應及時取得發(fā)票或其他相關用款依據(jù)到財務清賬。按“當月發(fā)生的費用當月報銷”的原則清賬，當月發(fā)生的費用，需在次月10日之前將費用報銷單提交財務。有些特殊的費用需跨時的，應向財務部門書面申請，說明情況。否則財務有權(quán)根據(jù)費用發(fā)票時間確定報銷額度：超過一個月報銷的，報80%，超出兩個月報銷的，報50%；超出三個月報銷的，報20%；3、各部門申請借款必須填寫《借款單》，寫明借款日期、用途、金額、付款方式（科目）、收款單位名稱和帳號，并由批準人和經(jīng)辦人簽字。借款理由應與報銷支出內(nèi)容相符；金額的大小寫應相符，不得涂改；借款人原則上應填寫用款人姓名，特殊原因如駐廣州外辦事處等不方面親自填寫的，可以書面委托廣州公司員工代為申請，經(jīng)部門經(jīng)理審批后方為有效。凡借支出差旅費，應填寫出差地點、出差人員名單及職務、出差的起止時間?！督杩顔巍罚ㄒ皇饺?lián)），第一聯(lián)由借款人自存保管，費用報銷時作為沖抵費用的附件，第二聯(lián)留財務作為入賬憑證，第三聯(lián)財務留存，作為報銷費用時的完附憑證。費用報銷時，借款人將第一聯(lián)連同報銷原始憑證送財務部審核，財務部將第三聯(lián)附在第一聯(lián)后面進行審核。第五條報銷的手續(xù)要求及標準

一、辦理支出報銷業(yè)務，必須按規(guī)定取得或者填制合規(guī)合法的原始憑證，否則不予辦理。

二、報銷的各類單據(jù)，必須注明支出用途和列支項目。在遵守國家財經(jīng)法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，財務部門對各類支出按規(guī)定標準和開支渠道予以報銷。三、領取勞務費、加班費、補助費、補貼、獎酬金等，原則上從工資表一同發(fā)放，特殊情況以現(xiàn)金形式發(fā)放的，須填制《付款申請書》，由人事部制表，經(jīng)總經(jīng)理、財務部審核無誤后發(fā)放；1、需要申請加班的，需在計劃加班前填寫《加班申請單》，經(jīng)部門負責人審核，人事部備案，總經(jīng)理批準。加班原則上不申請加班工資，用于抵消調(diào)休及請假時間，特殊情況申請加班工資的，《加班申請單》應作為加班費申請時的原始憑證；2、領取電話補貼及交通補貼的，需取得通訊費發(fā)票及交通費發(fā)票，填制《員工費用報銷主表》，按人事部核定的補貼標準進行報銷，當月入職的員工及當月離職的員工，滿半月可報銷當月50%的補貼；外事辦及分公司員工的電話補貼及交通補貼，經(jīng)與其本人確認，由人事部按月填制在考勤表中，跟工資一同發(fā)放；公司配手機的同事實行《通訊費報銷管理辦法》（附件三）四、辦公費報銷：日常辦公用品由行政部負責采購，并辦理入庫手續(xù)，各部門需填制《物品領用單》進行領取，費用由行政部負責統(tǒng)一報銷，報銷時附《辦公費用明細表》、《辦公用品采購清單》（含辦公用品庫存量，申請買入數(shù)量）作為報銷依據(jù)。五、交通費報銷：原則上員工外出辦事，自行乘坐公交車，特殊情況需乘坐出租車的，向上一級主管申請，報銷時填寫《業(yè)務交通費報銷明細表》，列明起始地點及打車原因。需公司派車的，向行政部領取并填寫《出車申請單》，經(jīng)部門負責人、總經(jīng)理批準方可派車，費用由司機統(tǒng)一報銷。六、物流費用報銷，需取得相關物流發(fā)票，并有物流公司出具的相關快遞單、對賬單及其他費用支出的詳細清單作為輔助依據(jù)；七、差旅費報銷：出差人員需在出差前填寫《出差申請表》，可填寫《借支單》領取差旅備用金，費用發(fā)生取得發(fā)票后進行報銷。預先支取差旅費備用金的，報銷時需附上《借支單》進行沖抵，多退少補。凡報銷差旅費時發(fā)現(xiàn)與出差地點不符的不予報銷，無故繞道者，繞道部分不予報銷。(一)到外地出差不符合坐飛機或火車軟臥的人員，乘坐飛機或火車軟臥，須在出差前個人提出申請，經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意后方可報銷。(二)到本市或外地出差辦事的工作人員，原則上不允許乘坐出租的士，特殊情況發(fā)生的士費應在報銷時列明起始地點及打車原因。(三)凡出外辦事發(fā)生的住宿費與交通費一并報銷，并根據(jù)《出差管理辦法》（附件一）規(guī)定標準進行報銷。八、業(yè)務接待費報銷：凡進行業(yè)務接待，需事前到行政部領取并填寫《餐費支出申請表》，經(jīng)審批后方可發(fā)生費用，報銷時需附《餐費支出申請表》、《餐費明細表》作為原始憑證。1、業(yè)務接待費應嚴格控制在預算內(nèi)，無特殊情況超額的，超額部分個人負擔。2、事先未填寫審批表的餐費一律不予報銷（如遇特殊情況必須電話或郵件申請）。3、普通員工（含出差人員）原則上不允許發(fā)生禮品費用，如有特殊情況，事先向部門領導及總經(jīng)理請示。營銷中心及運營中心發(fā)生差旅費及接待費實行預算審批制度：營銷中心及運營中心每月月底填寫《預算審批表》（附件四），做好次月月度的接待費及差旅費預算計劃，預算實行電子審批，由上一級主管或經(jīng)理審核后，發(fā)送副總經(jīng)理審批，副總經(jīng)理審批時抄送財務部進行備案，作為營銷中心及運營中心費用報銷時的審核標準。九、修理費報銷，各部門設備毀損需修理時應向行政部提出申請，由行政部安排修理，修理費用由行政部統(tǒng)一報銷，報銷時附《辦公設備修理申請表》作為原始依據(jù)。十、設備購置的審批：固定資產(chǎn)的購置，由需求部門發(fā)起，填寫《資產(chǎn)購置單》，寫明設備、物品名稱、數(shù)量，部門經(jīng)理復核后，交由行政部負責統(tǒng)計制表，經(jīng)行政經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由采購部負責采購，設備到貨后，采購部應會同行政部進行驗收，設備驗收合格后，行政部出具《資產(chǎn)驗收單》，并辦理固定資產(chǎn)登記手續(xù)?！顿Y產(chǎn)驗收單》應作為采購部銷帳的依據(jù)。第六條報銷的審批權(quán)限及時限（—）、事先付款：借款（填寫《借款單》）、付款申請（填寫《付款申請書》）審批流程如下:報銷人員填單→部門領導簽字→總經(jīng)理批準→財務主管審核→出納付款。（二）、事后報銷：費用報銷（填寫《員工費用報銷主表》）、沖賬（填寫《支付證明單》）審批流程如下：報銷人員填單→部門領導簽字→財務主管審核→總經(jīng)理批準→出納付款。（三）、營銷中心、運營中心的審批權(quán)限及流程：1、報銷人員填制電子版《員工費用報銷主表》及明細表，2、發(fā)送上一級領導進行電子審批，部門經(jīng)理最后審批完后發(fā)送副總經(jīng)理審批，副總經(jīng)理審批時抄送財務部。3、副總經(jīng)理審批后費用報銷人打印紙質(zhì)費用報銷主表及明細表，后附發(fā)票及相關原始憑證后遞交財務審核。（四）、財務部每周五進行一周的費用及沖賬單據(jù)審核，并將審核后的單據(jù)交總經(jīng)理批準，每月13日、28日為財務報銷日，遇節(jié)假日順延。第七條本細則由財務部負責解釋和修訂。第八條本細則的變更、廢止須經(jīng)總經(jīng)理批準，本細則自總經(jīng)理簽署之日起實施起施行。附：一、《出差管理辦法》二、《備用金管理制度三、《通訊費報銷管理辦法》四、《費用報銷格式表》（《員工費用報銷主表》及明細表、預算審批表）五、《費用報銷標準表》附件一：出差管理辦法第一條為保證公司員工出差時工作和生活需要，特制定本規(guī)定。第二條公司員工出差辦事應本著高效、節(jié)約原則，辦完公事后盡快返回，不得假公濟私，繞道旅行。第三條公司員工出差分為：1)當日出差：出差當日可能返回者；2)

遠途出差：出差必須在外住宿者。第四條出差前應填寫《出差申請表》，出差期限由派遣負責人視情況需要，事前予以核定，《出差申請表》交行政人事部做考勤依據(jù)。營銷中心及運營中心發(fā)生差旅費及接待費實行預算審批制度：營銷中心及運營中心每月月底填寫《預算審批表》，做好次月月度的接待費及差旅費預算計劃，預算實行電子審批，由上一級主管或經(jīng)理審核后，發(fā)送副總經(jīng)理審批，副總經(jīng)理審批時抄送財務部進行備案，作為營銷中心及運營中心費用報銷時的審核標準。第五條出差人憑核準的《出差申請表》向財務部暫支相應數(shù)額的差旅費。返回后一周內(nèi)填具《員工費用報銷主表》及《差旅費報銷明細表》進行報銷，結(jié)清暫支款。因特殊情況未能提前辦理《出差申請表》者需事后補辦。第六條出差的核準權(quán)限：事前申請：A、營銷中心及運營中心：一般職員出差時間在3天內(nèi)由部門經(jīng)理審批，出差時間在3天—7天內(nèi)，由副總經(jīng)理審批，超過7天由總經(jīng)理審批；主管級及以上人員出差時間在7天內(nèi)由副總經(jīng)理審批，超出7天由總經(jīng)理審批；B、其余部門總經(jīng)理審批；事后報銷：A、營銷中心及運營中心：①、報銷人員填制電子版員工費用報銷主表及明細表，②、發(fā)送上一級領導進行電子審批，部門經(jīng)理最后審批完后發(fā)送副總經(jīng)理審批，副總經(jīng)理審批時抄送財務部。③、副總經(jīng)理審批后費用報銷人打印紙質(zhì)費用報銷主表及明細表，后附發(fā)票及相關原始憑證后遞交財務審核。B、其他部門人員：①、填寫并打印員工費用報銷主表，后附相關發(fā)票及相關原始憑證，②、經(jīng)部門主管及經(jīng)理復核簽字后交財務復核。第七條出差行程視為工作時間內(nèi)的勤務，一律不予報支加班費。第八條出差途中因病或遇意外災害、或因工作實際需要延時，應電話請示，不得因私事或借故延長出差時間。第九條員工差旅費應據(jù)實提供發(fā)票，經(jīng)核準后予以報銷。當日出差差旅費支付：1）員工凡出差泛珠江三角洲地區(qū)，當日可往返的，交通費按實支付（需駕駛公司車輛出差者，只報銷車輛費用；需由公司派車，費用由司機統(tǒng)一報銷），出差補貼30元/天，深圳，珠海及其他消費較高地區(qū)出差補貼50元/天。2）當日出差的交通費報銷，填寫《業(yè)務交通費報銷明細》，憑乘車票實數(shù)報銷，出差員工原則上優(yōu)先使用公共交通工具，特殊原因打車的，應寫明打車原因。第十一條遠途出差者（或出差泛珠江三角洲因公當日不可返回者）差旅費分為交通費、住宿費、出差補貼、招待費等。交通費、住宿費按標準報銷，超標自付、欠標不補遠途出差到當?shù)貞x擇“七天連鎖酒店”、“如家酒店”、“漢庭連鎖酒店”入住，特殊情況住其他酒店的，不得超過上述酒店標準的10%。具體標準詳見附件五備注：ⅰ同性別、同地點的多名出差人員應同宿雙人房或叁人房，但住宿費標準最高不得超上述標準的30%。住宿費以住宿發(fā)票憑證報銷；ⅱ出差補助在次月同工資一齊發(fā)放。4）遠途出差者沒有發(fā)生住宿費用者，公司獎勵按七天、漢庭等連鎖酒店（相較住宿費較低者）住宿費標準的50%。住宿獎勵在次月工資發(fā)放中一同發(fā)放，不列入費用報銷中。5）沒有填寫《出差申請表》的出差人員出差補助和住宿獎勵不予發(fā)放6）如第二天沒有公務安排，而當天有班車/機返回的，除特殊情況外，原則上當天返回，出差員工搭乘公交工具時超過尾班時間的，可乘坐并報銷出租車費。7）有出差費用均需相關發(fā)票，否則財務部有權(quán)拒絕報銷。第十二條出差費用應在出差返回后7天內(nèi)報銷，報銷時出差人員須填寫《員工費用報銷主表》及《差旅費明細表》，報銷單上需詳細注明出差人、出差事由、出差起至日期、出發(fā)地、到達地、住宿天數(shù)、合并住宿人姓名等。第十三條本規(guī)定的解釋權(quán)歸屬財務部，公司對出差管理前有規(guī)定的，前文無效，以本制度為準。第十四條本規(guī)定的變更、廢止須經(jīng)總經(jīng)理批準，本規(guī)定自總經(jīng)理簽署之日起實施。附件二：備用金管理制度為了提高工作效率，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度，本制度規(guī)定了備用金借用和報賬手續(xù)及備用金的管理要求。備用金的使用說明：公司采取定額備用金制度，金額為2000元，每半年核定一次。備用金使用時，由使用部門填制借款單，一次性領出現(xiàn)金2000元，報銷時由財務部根據(jù)審核后的報銷憑證金額補足備用金金額，即報多少補多少。備用金的用途備用金是各部門工作人員用作零星開支、業(yè)務采購、差旅費等以現(xiàn)金方式借用的款項。實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務，從而提高工作效率，但必須做到?？顚Ｓ茫坏门灿煤拓澪?，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。三、備用金借款和報銷手續(xù)：1、辦事人員借出備用金時，需填寫《借款單》，按公司借款流程辦理借款。2、借款人員完成業(yè)務后，金額較大的應在一周內(nèi)填寫《員工費用報銷主表》，進行報賬、清賬；對金額較小的，可匯總報賬（如十天匯總報銷一次，或半個月匯總報銷一次，各部門根據(jù)本部門發(fā)生費用的額度確定）。為及時反映費用的真實情況，原則上每月30日前報銷清帳。前賬未清的，不得繼續(xù)預支。3、借款人員辦理報銷手續(xù)時，財務人員對報銷的超支款項應及時付現(xiàn)退還報銷部門，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。四、備用金的管理1、備用金由部門經(jīng)理指定人員管理，部門使用備用金要嚴格按照先報告后使用原則，備用金的使用要經(jīng)部門經(jīng)理批準。2、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。3、備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設置用金登記簿，記錄各種零星支出。4、借用備用金的人員應及時沖賬，跨年度使用備用金時，年底前須沖銷當年借款，再重新辦理借款手續(xù)。附件三：通訊費報銷管理辦法通訊費報銷分兩種情況：一種情況是公司未配手機的同事通訊費報銷，在人事部核定的《通訊補貼標準》范圍內(nèi)憑票實報實銷，入職/離職當月工作滿半月可報銷標準額度的50%；另一種情況是公司配有手機的同事通訊費報銷，此辦法適合第二種情況。（因未取得話費清單了解具體情況，暫未進行費用報銷管理辦法的制定，后補…….）員工費用報銷主表費用所屬公司：費用所屬部門：姓名憑證號(財務部填寫)費用類別摘要金額備注辦公費通訊費市內(nèi)交通費物業(yè)管理費房租電費水費車場管理費差旅費交通費住宿費業(yè)務接待費餐費禮品物流費用油費行車、停車費運輸費快遞費修理費采購樣品費廣告費其他費用合計：審批程序簽名日期減：借款部門主管應付金額部門經(jīng)理應退公司款財務復核付款方式財務經(jīng)理現(xiàn)金總經(jīng)理轉(zhuǎn)帳業(yè)務交通費報銷明細姓名：部門：填表日期：日期原因起點終點金額備注合計-員工簽字：日期：財務部復核：日期：餐費報銷明細姓名：部門：填表日期：日期與何人一起用餐，理由金額備注合計-員工簽字：日期：財務部復核：日期：差旅費用報銷明細姓名：部門：填表日期：日期費用明細總計住宿費當?shù)夭唾M與何人一起用餐,理由交通費起始地點、辦何事