信息技術基礎 課件 第2章 電子文檔處理

《信息技術基礎》第2章電子文檔處理目

錄2.1Word2016基礎知識12342.4表格的編輯——制作學生信息表2.2文檔的制作與編輯——制作調研報告2.3圖文混排——制作講座宣傳單52.5長文檔排版——畢業(yè)論文的編輯與排版Word2016基礎知識01中文Word2016是中文Office2016種最常用、功能最強的成員，工作界面友好，文字處理能力強，能夠進行圖文混排、表格處理，為日常生活和辦公的編輯提供了非常好的工具，利用它可以高效、快速、方便地處理各種辦公文件、商業(yè)資料及信函。1.Word2016的啟動與退出（1）啟動Word2016。Word2016是在Windows環(huán)境下運行的應用程序，啟動方法與啟動其他應用程序的方法相似，常用的有以下3種：①從“開始”菜單中啟動Word2016。單擊“開始”按鈕，選擇“Word2016”命令，即可啟動Word2016。②通過快捷圖標啟動Word。用戶可以在桌面上為Word2016應用程序創(chuàng)建快捷圖標，雙擊該快捷圖標即可啟動Word2016。③通過已存在的文檔啟動Word2016。雙擊已存在的Word文檔即可啟動Word2016。通過文檔啟動Word2016的方法不僅會啟動該應用程序，而且將在Word中打開選定的文檔，適合編輯或查看一個已存在的文檔。1.Word2016的啟動與退出（2）退出Word2016。Word2016作為一個典型的Windows應用程序，其退出（關閉）的方法與其他應用程序也類似，常用的方法有以下3種：①單擊Word2016程序窗口右上角的“關閉”按鈕。②選擇“文件”—“關閉”命令。③使用【Alt+F4】組合鍵關閉Word。1.Word2016的窗口界面這里所說的工作界面也就是編輯界面，相同版本的Office各個組件的工作界面總體上是相似的，界面的主體都是提供給用戶編輯文檔、工作簿或者演示文稿的編輯頁面。Word2016的工作界面如圖所示。1.Word2016的啟動與退出（2）退出Word2016。Word2016作為一個典型的Windows應用程序，其退出（關閉）的方法與其他應用程序也類似，常用的方法有以下3種：①單擊Word2016程序窗口右上角的“關閉”按鈕。②選擇“文件”—“關閉”命令。③使用【Alt+F4】組合鍵關閉Word。3.Word文檔的新建、保存、打印、導出“開始”界面總體上可分為三部分，如圖所示。右側空間中顯示的空白文檔和常用模板，左側是“新建”“打開”等功能選項，左下角顯示的最近使用文檔的列表。（1）新建文檔。①在“開始”界面中單擊“空白文檔”，即可新建一個Word文檔，界面切換到編輯界面（工作界面）。新建的文檔被臨時命名為“文檔n”，這里的“n”是根據(jù)打開應用程序后新建文檔的次序自動生成的一個序號，完全關閉Word，再次新建文檔，文檔的序號會再次從1開始編號。②單擊“開始”標簽切換到文件管理頁，再單擊“新建”按鈕新建空白文檔。③按快捷組合鍵【Ctrl+N】來新建空白文檔。3.Word文檔的新建、保存、打印、導出（2）保存文檔。在日常工作中要注意隨時保存正在編輯的文檔，通過如下方法可以完成保存工作。①在“開始”界面中單擊“保存”選項，即可保存當前Word文檔。②使用【Ctrl+S】組合鍵保存Word。③在“開始”界面中單擊“另存為”選項，該功能是將文檔作為副本另存為其他文件名或另存到其他位置，如圖所示。3.Word文檔的新建、保存、打印、導出（3）文件打印。文件打印的日常操作按照應用程序提示進行即可，如圖所示。但在某些特殊情況下需要注意打印輸出與頁面設置緊密相關，合理的頁面設置才會有好的打印效果。（4）導出為PDF/XPS文件。導出文檔往往是為了保證文檔的內(nèi)容、格式不再被修改。導出的方法有“直接導出”和“另存為”兩種。直接導出的操作方法：在文件操作頁單擊左側的“導出”項，切換到“導出”向導界面，在單擊右側的“創(chuàng)建PDF/XPS”按鈕，打開“發(fā)布為PDF或XPS”對話框，如圖所示。此時，可以單擊“選項”按鈕，打開導出文檔“選項”對話框進行設置?！拔淖诌x中”是指將某幾個、某一行、某幾行或者幾段文字選中作為處理對象，被選中的文字一般呈現(xiàn)灰色背景。選中文字的方法主要有以下幾種：（1）鼠標拖拉操作法。首先將光標移動到需要選中的文本開頭，比如，標題最前端，然后按下鼠標左鍵，拖動光標，直至需要選中的文字塊的尾部，最后松開鼠標左鍵即可。（2）鼠標按行選中法。在需要選中的某一行文字左側的空白處，鼠標圖標會變?yōu)椤胺聪騼A斜型”，單擊鼠標左鍵，則這一行即被選中。如果單擊后按住不松開鼠標，繼續(xù)向下拖拉，則下面的多行被選中。同樣，如果單擊后按住不松開鼠標，繼續(xù)向上拖拉，則上面的多行被選中。（3）鍵盤操作法。將光標移動到需要選中的文本開頭處，按住鍵盤【Shift】鍵。點擊（或者按?。╂I盤上移動光標的上下左右鍵或者翻頁鍵（PgUp，PgDn）中的任意一個，則光標經(jīng)過或跨過的文字均被選中。（4）全選中法。這個方法最簡單，在鍵盤上點擊組合鍵【Ctrl+A】，則表示將整篇文檔的所有對象選中。4.文字選中復制、剪切和粘貼功能是計算機操作中使用最廣泛和最有用的功能。Windows在內(nèi)存中有一個區(qū)域被稱為“剪貼板”，這是一個公共的內(nèi)存區(qū)域，臨時存放被復制或者被剪切出來的數(shù)據(jù)?！皬椭啤惫δ芫褪菍⑦x中的內(nèi)容復制到剪貼板中，原內(nèi)容不動，其快捷鍵為【Ctrl+C】；“剪貼”功能就是將選中的內(nèi)容復制到“剪貼板”，同時刪除原內(nèi)容，其快捷鍵為【Ctrl+X】；“粘貼”就是將剪貼板中的內(nèi)容粘貼在選定的位置，其快捷鍵為【Ctrl+V】。復制、剪切和粘貼的操作一般有鍵盤操作法、功能區(qū)操作法、鼠標右鍵菜單操作法、鼠標拖拉復制法。方法：先選中文字，在鍵盤上按組合鍵【Ctrl+C】，然后將光標移動到需要粘貼的位置，在鍵盤上按組合鍵【Ctrl+V】。另外也可以使用右鍵快捷菜單完成復制、移動操作。5.復制、剪切與粘貼Word2016提供了強大的查找和替換功能，可以準確快速地查找和替換文本內(nèi)容，特別對于一些比較長的文檔，通過這些功能可以大大提高工作效率。（1）查找。將插入點移動至要查找的起始位置，單擊“開始”選項組中“查找”下拉按鈕，如圖所示所示；6.查找與替換在彈出的下拉列表中選擇“查找”命令，彈出“查找”導航窗格，如圖所示；6.查找與替換選擇“高級查找”命令，打開“查找和替換”對話框，如圖2-14所示。6.查找與替換6.查找與替換（2）替換。替換功能是查找功能的擴展，適用于替換多處相同的內(nèi)容，如圖所示。在“替換”文本框內(nèi)輸入要替換的內(nèi)容，系統(tǒng)既可以每次替換一處查找內(nèi)容，也可以一次性全部替換。Word2016提供了強大的查找和替換功能，可以準確快速地查找和替換文本內(nèi)容，特別對于一些比較長的文檔，通過這些功能可以大大提高工作效率。（1）查找。將插入點移動至要查找的起始位置，單擊“開始”選項組中“查找”下拉按鈕，如圖所示所示；7.文檔內(nèi)容的刪除與恢復1．字體文檔的基礎是文字，而要讓文字生動并表現(xiàn)出文本意義的結合、區(qū)分、排列等關系，則需要各種字體。實際應用中，同一個字符可以使用多種字體，每種字體又有多種字號、且可以加粗、傾斜、顏色等基本效果，甚至是更為復雜的文字效果。（1）字體、字號、字體顏色。單擊“開始”選項卡“字體”選項組的對話框啟動器，打開“字體”對話框，如圖2-17所示，選擇“字體”選項卡，在“中文字體”列表中選擇所需字體；在“字形”和“字號”列表框中選擇所需字形和所需字號。同時還可以針對所選字體設置所需要的顏色。2.1.2Word2016工作界面（2）高級選項卡。選擇“高級”選項卡，如圖所示，在“字符間距”的“間距”下拉列表中選擇“加寬”“縮放”，設置“磅值”為“1.5”磅，單擊“確定”按鈕即可設置所需格式。同時“縮放”下拉列表可以通過百分比設置比例。

（3）下劃線及其他選項。下劃線是最為傳統(tǒng)的文本重點標識符，下劃線的格式主要有線型與顏色。直接單擊“下劃線”按鈕則添加默認的單線條，顏色為“自動”。如果需要更復雜的下劃線，則單擊旁邊的下拉按鈕，彈出下劃線下拉選擇框，在其中可選擇“雙下劃線”“粗線”或者“波紋線”。同時可選擇顏色等選項設置。如圖所示。（4）格式刷。格式刷無疑是“格式的搬運工”，無論文本段落、形狀、表格、單元格等獨享的格式（字體、段落、邊框、填充等），均可被一次性地從一個對象“搬運”到另一個類似對象上。2.段落段落在詞義上是文章意義的自然劃分單元。一個段落往往表達一個完整的含義，而在結構上卻構成了文檔的自然結構單元：一般以段落為單位進行格式和結構組織，一個段落的基本格式相同。在Word2016中默認情況下是顯示段落標記。單擊“開始”選項卡“段落”選項組的對話框啟動器，打開“段落”對話框，如圖所示，選擇“段落”選項卡，在“縮進和間距”選項卡的“常規(guī)”欄中，在“對齊方式”下拉列表框選擇適當?shù)倪x項。（1）縮進。縮進是指從頁邊距算起向頁面的縮進位置，是獨立于頁邊距規(guī)定的范圍之外的段落位置的調整?！白罂s進”和“右縮進”都是整段相對于左邊距和右邊距的縮進?！笆仔锌s進”是段落中第一行的縮進量。“懸掛縮進”是除第一行以外的其他行相對于第一行的縮進。如果輸入“磅”值，會自動折算為厘米。（2）間距。間距分為“行間距”和“段落間距”。其中，行間距即每行之間的間距，段落間距用“段前”和“段后”兩個選項來控制，以實現(xiàn)與上一段和下一段“親疏不同”的效果。進行縮進操作的方法還可以使用“段落”組的“減少縮進量”或“增加縮進量”兩個按鈕，用于調整“左縮進”?！靶虚g距”和“段前”“段后”間距都可以用“磅值”和“行”做單位。如圖所示。在“段落”對話框除了有“縮進和間距”還有“換行和分頁”“中文版式”選項卡，如圖所示。（3）項目符號。給段落添加項目編號只需要將光標停留在這個段落，然后單擊“開始”選項卡——“段落”組——“項目符號”下拉按鈕，在“項目符號”下拉組合列表中選擇一項即可。直接單擊“項目符號”按鈕即添加最近使用過的項目符號。如圖所示。3.樣式文本樣式包含了文本的字體、字號、對齊方式、縮進、制表位、邊框等格式屬性，是最常用、最基礎的工作樣式。應用樣式的方法非常簡捷，可以利用“開始”選項卡和跟隨式工具欄。如圖所示。4.頁眉、頁腳、頁碼頁眉、頁腳分別處于頁面上、下端，是頁面的留白空間。在Word中頁眉、頁腳內(nèi)容有“多頁相同，多頁共享，分解管理”的特點。這里“多頁”可以是整個文檔，也可以是奇數(shù)頁、偶數(shù)頁、某一節(jié)、某一張。（1）插入頁眉、頁腳、頁碼。常規(guī)插入頁眉、頁腳的方法：單擊“插入”選項卡—“頁眉和頁腳”組—“頁眉”按鈕（或者“頁腳”、頁碼按鈕），出現(xiàn)頁眉（或頁腳、頁碼）組合列表框，如圖所示。（2）“插入”組?？梢詥螕簟安迦搿边x項卡，便可以插入各種對象。例如表格，如果喜歡，也可以設置將圖片、SmartArt圖形放進去。如圖所示。（3）“導航”組?？梢栽诠?jié)與節(jié)之間、頁眉與頁腳之間切換。按節(jié)來控制頁眉、頁腳，給文檔頁面配置增加了極大的靈活性。5.“設計”選項卡在“設計”選項卡中可以設置文檔格式、頁面背景顏色等，如圖上方所示。調整頁面顏色的方法很簡單，在下拉調色板中選擇一種顏色即可。如果需要，也可以給頁面添加紋理等填充效果甚至圖片，只需單擊下拉組合列表框底部的“填充效果”選項，就會彈出“填充效果”對話框，如圖下方所示。在其中進行填充效果或圖片的選擇即可。其中，圖片類似于圖片水印，以平鋪的方式展開。6.“布局”選項卡我們可以將頁面布局的要素分為兩類：一類是基本結構要素，另一類是跟內(nèi)容相關的要素。頁面設置幾乎是文檔編撰中的首要工作，特別是對于大型文檔而言，因為頁面基礎框架取決于頁面設置，這將影響整個版面視覺效果?！安季帧边x項卡如圖所示。（1）頁邊距頁邊距是頁面文字到頁面邊緣的距離，是頁面重要的留白空間和添加附屬內(nèi)容（如頁眉、頁腳和頁碼）的區(qū)域。如圖所示。通過選擇“頁邊距”對話框頁邊距的各項參數(shù)時，在“預覽”區(qū)域可動態(tài)看到其對頁面布局的具體影響?！把b訂線”是指紙張邊緣留出來供裝訂用的界限。在裝訂線那一側，頁邊距是從裝訂線開始算起的?！皯糜凇边x項，一般為“本節(jié)/插入點之后/整篇文檔”三選一，以便用戶將某些特殊的頁面設置控制在需要的范圍內(nèi)。（2）紙張大小與方向。紙張大小與方向的直接設置也非常簡單：單擊“布局”選項卡—“頁面設置”組—“紙張大小”按鈕，在預設列表中選擇一種單擊即可。如圖所示。需要對紙張進行詳細設置時，可以單擊“紙張大小”列表中底部的“其他紙張大小”，單擊“頁面設置”對話框，在“紙張”頁標簽，在其中進行詳細設置，如圖所示。（3）分欄分欄即將一頁或一段中的一整塊文字分成兩欄或兩欄以上顯示。分欄一方面使閱讀更快，另一方面使排版更緊湊，因為段落文字總體上需要更多的留白和間隔。（4）分隔符。分隔符是將長文檔隔斷的非打印符號，包括分頁符和分節(jié)符，打印時不會顯現(xiàn)。分頁符的主要作用可以使文檔章節(jié)或長段落從新的一頁開始，也可以在插入分頁符后，即使修改文字段落也不會改變分頁位置。而使用分節(jié)符則可以更好地控制文檔中不同“節(jié)”的格式。

7．目錄對文檔進行了段落分級以后，可以自動生成目錄。只有進行了段落分級，高于正文級別的段落才能進入導航窗格的標題中，也才能被生成目錄。8.視圖視圖即編輯操作窗口，是與文檔顯示、操作相關的布局模式。Word2016提供了多種顯示W(wǎng)ord文檔的方式，每一種顯示方式稱為一種視圖。使用不同的顯示方式，可以從不同的側重面查看文檔，從而高效、快捷地查看、編輯文檔。Word2016提供的視圖包括頁面視圖、閱讀視圖、Web版式視圖、大綱視圖和草稿視圖。9.幫助系統(tǒng)Word2016提供了豐富的聯(lián)機幫助功能，可以隨時解決用戶在使用Word2016中遇到的問題。用戶可以使用關鍵字和目錄來獲得與當前操作相關的幫助信息。選擇“幫助”選項卡上的命令按鈕。即可打開“Word幫助”窗口，如圖所示。文檔的制作與編輯——制作調研報告02設計一篇調研報告，除了輸入和編輯文本之外，可以使用多種字體、字號、字形和顏色修飾文本；可以設置段落的對齊方式、縮進方式、段落間距；可以設置字間距和行間距；可以為文本添加邊框和底紋；可以準確的設置打印的頁面。1.字體設置通過“開始”選項卡—“字體”組將標題設為宋體、小二號、加粗、居中。第一行主題設為宋體、四號、粗體。數(shù)字開頭標題設為宋體、小四號、常規(guī)字體。正文文字均設為宋體、小四號。如圖所示。2.段落設置單擊“開始”選項卡“段落”選項組的對話框啟動器，打開“段落”對話框，如圖2-48所示。設置好對齊方式、首行縮進、段前段后距設為0.5行，行距選擇多倍行距，設置值為1.3。3．插入圖片將光標放在所需插入圖片的位置，本文檔有兩處。通過“插入”選項卡—“插圖”組，單擊圖片下拉列表，選擇此設備，如圖所示。接著打開對話框，在本機保存圖片的文件夾中，選中所需圖片，然后點擊“插入”，或者雙擊選中的圖片，同樣方式插入另一張圖片。4．插入表格Excel是專門處理表格,可以對其中的數(shù)值內(nèi)容進行計算、統(tǒng)計、排序等。實際工作中還有大量的文字性表格，例如個人簡歷、工作安排、申請表等，利用表格可將內(nèi)容規(guī)格化，這些表格就需要Word表格進行處理。該調研報告中，將光標放在需要插入圖標的位置，選擇“插入”選項卡—“表格”組—點擊表格下拉列表，如圖2-52（a）所示，選擇“插入表格選項”，彈出“插入表格”對話框，如圖（b）所示。插入8行3列表格。輸入內(nèi)容，調整表格結構，設置表格文字格式，最后將第一行進行合并單元格操作、居中對齊。圖文混排——制作講座宣傳單031．制作講座宣傳單在生活中，我們經(jīng)常會編輯一些講座宣傳單，音樂海報等，現(xiàn)在我們一起完成“防范電信網(wǎng)路詐騙精準宣講”活動宣傳單，主要是對文字、圖片、文本框等進行一些特殊處理，使其更加醒目且吸引眼球，完成后保存文檔。如圖所示。（1）新建空白文檔。（2）“布局”選項卡—“紙張方向”—選擇橫向，如圖所示。（3）“插入”選項卡—“插圖”組—選擇“此設備”，如圖所示所示，彈出“插入圖片”對話框，如圖所示。選擇所需要的圖片，點擊插入按鈕。右鍵單擊，彈出快捷菜單，將“環(huán)繞方式”選擇“浮于文字上方”。（4）“插入”選項卡—“文本框”—選擇“繪制橫向文本框”，如圖所示。輸入宣傳海報文字內(nèi)容，應用字體對話框設置“字體”“字號”“加粗”等效果。另外以同樣方式插入橫向文本框，輸入講座時間、地點、主講人等信息，同時設置字體格式，效果如圖所示。（5）：“插入”選項卡—“插圖”組—“形狀”下拉列表，點擊“橢圓”，如圖右所示。按住Shift鍵，繪制出正圓，然后利用鼠標左鍵選中正圓，右鍵單擊，彈出快捷菜單，選擇填充下拉列表，再選擇所需顏色，如圖所示圖左所示。（6）：“插入”選項卡—“文本”組—選擇橫向文本框，如圖右所示。然后輸入“短信”兩個字，應用字體對話框設置“字體”“字形”“字號”“加粗”等效果，如圖左所示。（7）：選中“短信”文本框，右鍵單擊，彈出對話框，如圖左所示，選擇置于頂層。移動“短信”文本框，將圓形和“短信”文本框進行疊加，如圖右所示。（8）：復制圖內(nèi)容3次，分別修改文字內(nèi)容，調整好位置如圖所示。（9）:利用相同方法，使用“插入圖片”和“插入文本框”方式完成效果圖左上角圖案以及標題文本框，需要移動圖片，可先選中再右鍵單擊，彈出快捷菜單，將“環(huán)繞方式”選擇“浮于文字上方”，前面警察圖片也采用相同方法操作后方可自由移動。如圖所示。（10）：最后，我們選擇“設計”選項卡—“頁面背景”組—“頁面顏色”下拉列表，如圖左所示。選擇填充效果，彈出“填充效果”對話框，如圖右所示。此時，根據(jù)需求進行色彩選擇，完成頁面背景設置，便完成了宣傳海報設計。完成上述步驟后，選擇“文件”→“另存為”將文檔以“防范詐騙講座宣傳單.docx”名稱保存在“我的文檔”中。表格的編輯——制作學生信息表041.制作學生信息表利用Word2016表格處理功能制作一份規(guī)則的表格，并對表格按照需要進行單元格拆分或合并，遇到表格中單元格不足或多余時，可插入或刪除行、列。表格制作完成后，在單元格中輸入內(nèi)容，對表格進行格式化，完成后保存文檔。如圖所示。（1）：選擇“插入”選項卡—“表格”組—點擊表格下拉列表，如圖左所示，選擇“插入表格選項”，彈出“插入表格”對話框，如圖右所示。插入25行8列表格，“自動調整”操作選擇“根據(jù)窗口調整表格”。（2）：選中表格中的第一行和第二行，右鍵單擊“合并單元格”選項，如圖左所示。使用同樣的合并方法將某些單元格進行合并操作后如圖右所示。（3）：在圖右中，編輯輸入表格中所需文字，同時利用“插入”選項卡—“符號”組中符號下拉列表，如圖左所示，點擊“其他符號”選型，即可彈出“符號”對話框，如圖右所示。同時將表格“項目名稱”列“左對齊”和“加粗”操作后如圖所示。長文檔排版——畢業(yè)論文的編輯與排版05畢業(yè)論文是對大學學習的一份總結，一份優(yōu)秀的畢業(yè)論文是以規(guī)范的格式為前提的。一般來說，每個學校對“畢業(yè)論文格式”都有具體的要求，畢業(yè)論文不僅文檔長，而且格式多，處理起來比普通文檔要復雜得多。例如，為章節(jié)和正文快速設置相應的格式、自動生成目錄、為奇偶頁添加不同的頁眉等，通過這些操作完成畢業(yè)論文的排版工作，如圖所示。1．畢業(yè)論文制作要求任務要求掌握長文檔編輯的方法，包括文檔的格式設置、樣式的使用、章節(jié)自動編號與多級目錄編號、圖標標簽的插入以及長文檔目錄的自動生成等。2．畢業(yè)論文的基本格式與制作（1）：啟動Word2016，創(chuàng)建一個新文檔作為論文文檔并在其中輸入內(nèi)容。（2）：設置論文基本格式①設置論文紙張的頁邊距上、下、左、右均為2厘米。如圖所示。②通過“開始”選項卡—“字體”組將“論文題目”設為黑體、小二號、加粗、居中。如圖所示。（3）:設置頁眉將論文的奇數(shù)頁頁眉設置為“****學院畢業(yè)論文”，偶數(shù)頁頁眉設置為“****項目設計”①選擇“頁面布局”→“頁面設置”→顯示“頁面設置”對話框，在彈出的“頁面設置”對話框中選擇“布局”選項卡，選中“奇偶頁不同”選項，如圖所示。②選擇“插入”→“頁眉”，在展開的下拉菜單中選擇“空白”選項，激活頁眉區(qū)域。如圖所示。進入“頁眉”編輯界面，奇數(shù)頁和偶數(shù)頁將出現(xiàn)不同的編輯界面，在奇數(shù)頁頁眉編輯界面域輸入“****學院畢業(yè)論文”，如圖所示。在偶數(shù)頁頁眉編輯界面域輸入“****項目設計與實現(xiàn)”，如圖所示。并設置它們的對齊方式為“居中”。再同樣利用“頁碼”下拉列表設置頁碼及其對齊方式等格式需求，如所示。（4）:利用樣式進行格式設置前面介紹的都是依次操作，只能對一個內(nèi)容進行格式設置，如需使文章中的標題設置醒目一些，可將標題設置成“小三、黑體、加粗”。如果用以前的方法，有幾個