檔案查借閱管理制度

檔案查借閱管理制度一、制度目的本制度是為了規(guī)范企業(yè)檔案查閱與借閱的管理，保護企業(yè)重要資料的安全和完整性，提高企業(yè)管理效率，加強檔案管理工作，規(guī)范檔案的保存、開放、使用等工作，確保管理隨時可查、使用便利、存儲安全。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有的檔案查閱與借閱工作。三、管理機構(gòu)及職責檔案管理部門：負責管理和維護企業(yè)檔案工作，負責檔案的收集建檔、整理、保存、銷毀和利用等環(huán)節(jié)的實施工作，恪盡職守，做到安全、高效、便捷，向領(lǐng)導匯報關(guān)于檔案的日常管理情況。安全保衛(wèi)部門：負責企業(yè)檔案的安全保密工作，做好檔案的保養(yǎng)、傳承和傳承知識的引導工作，同時暗查內(nèi)部行為中有無可能破壞保密行為的存在。四、檔案查閱與借閱流程檔案查閱申請：在使用檔案前，必須事先提交檔案查閱申請，由相關(guān)人員填寫申請單，并由所在部門負責人簽字批準，之后方可進行檔案查閱。檔案查閱及借閱：在提交的申請中注明具體要查閱的檔案或通過咨詢?nèi)〉孟嚓P(guān)的檔案位置信息，由檔案保管員進行指引，進行物料上的核對，確保無誤后即可查閱或借閱。檔案歸還：使用人員完成檔案查閱或借閱后，必須及時歸還檔案。檔案管理員對檔案進行核對確認后，方可確認檔案已經(jīng)歸還完成。五、檔案查閱與借閱規(guī)定檔案查閱申請需在本公司名義下提出，并由所在部門負責人簽字認可方可查閱；檔案查閱須在檔案管理員的監(jiān)管下進行，使用者不得擅自移動、變動檔案；檔案借閱有期限限制，用戶需在規(guī)定時間內(nèi)歸還；不得泄漏公司涉及本公司商業(yè)機密、業(yè)務方案、技術(shù)資料等檔案。六、檔案保管與管理對于被批準保留的檔案，應建立專門的檔案庫房進行保管，并按照檔案保管計劃進行檔案維護工作；檔案登記與查閱需有明確的規(guī)范和程序，對檔案內(nèi)容以及使用者的身份進行審查，防止檔案泄漏和濫用；對于已經(jīng)完成任務的檔案，應按照國家有關(guān)規(guī)定及時銷毀，不可隨意丟棄，泄漏及遺失檔案按照相關(guān)法律法規(guī)處理。七、制度執(zhí)行公司應成立檔案管理辦公室，明確檔案管理的職責和工作內(nèi)容，組織開展檔案管理工作，定期檢查和評估檔案管理情況，對檔案管理不力或違反相關(guān)規(guī)定的人員進行批評和糾正，確保本制度得到好的執(zhí)行。八、制度修訂本制度的條款和內(nèi)容應與企業(yè)實際檔案管理情況相適應，在實