電子文件歸檔與管理及在科怡檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

電子文件歸檔與管理

及

在科怡檔案管理系統(tǒng)中的運(yùn)用第一章電子文件概述一、電子文件的概念電子文件(ElectronicRecords)是指在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生，以數(shù)碼方式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處置，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。〔也稱數(shù)字式文件〕構(gòu)成完好電子文件的三要素:內(nèi)容背景構(gòu)造二、電子文件的種類(一)按電子文件的信息存在方式分類?？煞譃橐韵?種文件：1、文本文件(Text)2、圖形文件(Graphic)

3、圖像文件(Image)

4、視頻(影像)文件(Video)

5、音頻(聲音)文件(Audio)6、數(shù)據(jù)文件(Data)7、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序(Program)

8、多媒體文件(Multimedia)9、超媒體鏈接文件〔Hypermedia〕(二)按文件的功能分類。主文件支持性文件輔助性文件工具性文件(三)按文件的生成方式分類。原始文件轉(zhuǎn)換文件(四)按文件的性質(zhì)分類。草稿性電子文件〔R〕非正式電子文件〔U〕正式電子文件〔O〕三、電子文件的特點(diǎn)(一)電子文件信息內(nèi)容與方式之間具有可分別性

(二)信息的不穩(wěn)定性

(三)信息的可操作性

(四)電子文件信息對硬軟件及規(guī)范體系的依賴性(五)電子文件構(gòu)成系統(tǒng)的異構(gòu)性四、電子文件管理任務(wù)面臨的挑戰(zhàn)1、電子文件管理流程的變化(1)流程程序：提早歸檔、提早鑒定、提早著錄；著錄將貫穿于電子文件的編制、處置、歸檔、遷移、利用等整個生命周期。(2)流程內(nèi)容：a)簡化：實(shí)體整理僅為對脫機(jī)保管的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類。b)復(fù)雜化：信息整理、鑒定、著錄。c)集成化：歸檔與檢索的集成、邏輯歸檔任務(wù)與檢索任務(wù)的集成、歸檔與鑒定的集成、維護(hù)與其他流程之間的集成。(3)流程形狀：流程由串行向并行、線性向非線性變化。電子文件每個環(huán)節(jié)都是非線性的，每項(xiàng)任務(wù)與其他任務(wù)有親密聯(lián)絡(luò)。文件的運(yùn)動可以同時發(fā)生在其存在的任何時空點(diǎn)上。2、電子文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他信息系統(tǒng)之間關(guān)系的變化(1)由相互獨(dú)立向集成開展(融為一體)(2)電子文件管理職責(zé)的變化紙質(zhì)文件環(huán)境的三種角色：構(gòu)成者——管理者——利用者電子文件環(huán)境下的三種角色：文件管理系統(tǒng)構(gòu)成者管理者利用者五、電子文件管理目的與原那么(一)電子文件管理目的1、保證電子文件的真實(shí)性保證電子文件真實(shí)性的三大支柱：立法——管理——技術(shù)立法：有方案、有步驟地經(jīng)過立法確立電子文件的憑證和法律位置。管理措施：有科學(xué)、合理的電子文件管理體系和管理制度；有足以闡明電子文件背景和構(gòu)造方面的記錄信息(元數(shù)據(jù))。技術(shù)措施：電子文件載體和信息穩(wěn)定性的提高；加密、認(rèn)證、簽署等信息平安技術(shù)的提高和普及。2、保證電子文件的完好性電子文件的完好性包括三個方面的含義:作為記錄社會活動真實(shí)容顏的具有有機(jī)聯(lián)絡(luò)的電子文件及其他方式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；每一份電子文件的內(nèi)容、構(gòu)造和背景信息沒有缺損；與主文件相關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件齊全。3、保證電子文件的長期可讀性原那么電子文件的長期可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、緊縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處置后可以以人可以識讀、可以了解的方式輸出，并堅(jiān)持其內(nèi)容的真實(shí)性。4、促進(jìn)業(yè)務(wù)效率的提高支持業(yè)務(wù)活動高效運(yùn)轉(zhuǎn)降低業(yè)務(wù)活動本錢5、方便查詢和利用廣泛——拓寬利用范圍；高質(zhì)——提高信息相關(guān)度、提高查全率、查準(zhǔn)率；及時——實(shí)時提供；合理——維護(hù)信息平安，管文科學(xué)。(二)電子文件管理原那么1、前端控制原那么前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期實(shí)際為根底，把文件從構(gòu)成到永久保管或銷毀的不同階段看作一個完好的過程。前端控制原那么的必要性主要表達(dá)在以下兩方面:前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完好平安、長期可讀的有效戰(zhàn)略前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念2、全程管理原那么電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)那么、管理方法以及質(zhì)量要求，從而建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目的體系、程序體系和技術(shù)方法體系。3、集成管理原那么集成管理是對將電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、保管等活動有關(guān)的要素進(jìn)展合一的互連與組合，構(gòu)成具有要素構(gòu)造的管理體系。第二章電子文件的鑒定一、電子文件的鑒別任務(wù)鑒別是電子文件鑒定的新內(nèi)容，是鑒定任務(wù)的第一步，也是鑒定任務(wù)順利開展的根底和前提。鑒別的義務(wù)是將文件從非文件信息中挑選出來，其本質(zhì)是明確機(jī)構(gòu)構(gòu)成電子文件的需求，即機(jī)構(gòu)需求構(gòu)成哪些電子文件。二、電子文件的內(nèi)容鑒別步驟1、制定電子文件保管期限表；2、將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)；3、鑒定歸檔前的文件；4、鑒定保管期滿文件。三、電子文件的技術(shù)鑒別1、真實(shí)性鑒定鑒定電子文件的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件能否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事構(gòu)成的，可以將真實(shí)性了解為“原始性〞。電子文件軟硬件依賴性所呵斥的真實(shí)性問題，可采取以下措施:1、分析機(jī)構(gòu)內(nèi)各類電子文件中哪些組成要素能確保文件長期的真實(shí)性；2、根據(jù)預(yù)先確定的規(guī)范格式和模板編輯文件；3、對于某些文件可將該文件轉(zhuǎn)換成非數(shù)字方式，如縮微等；4、對文件的遷移進(jìn)展記錄，這是文件著錄中的重要內(nèi)容。2、完好性鑒定分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個方面。前者是指利用有效的技術(shù)手段，對照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件各個要素能否完備，包括可視的和不可視的部分。后者是指分析聯(lián)絡(luò)一份文件各個要素的手段能否有效，這些手段包括超級鏈接、置標(biāo)言語等。3、可讀性鑒定主要包括四方面的任務(wù)：1、檢查與電子文件相配套的軟件、相關(guān)電子文件(如數(shù)據(jù)比較復(fù)雜的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)庫)、文字資料能否齊全、完好。對于加密文件，保管時假設(shè)由于特殊需求未予解密，還需檢查其記錄密碼能否保管下來。2、檢查電子文件的信息存儲格式能否符合歸檔要求。3、核實(shí)歸檔或遷移時填寫的文件運(yùn)轉(zhuǎn)的軟硬件環(huán)境、版本號能否正確。4、檢測在指定的環(huán)境平臺上能否準(zhǔn)確讀出電子文件。4、無病毒鑒定5、介質(zhì)情況檢測(1)介質(zhì)物理性能的檢測(2)介質(zhì)規(guī)格的檢查四、電子文件的處置(一)銷毀(二)保管1、保管在文件管理系統(tǒng)中2、脫機(jī)保管3、縮微4、遷移五、對電子文件鑒定過程的記錄記錄電子文件鑒定任務(wù)的文件包括文件管理系統(tǒng)中的跟蹤記錄(日志)、鑒定報(bào)告、銷毀記錄、遷移記錄、縮微記錄等。這些文件是鑒定任務(wù)的證據(jù)，應(yīng)由機(jī)構(gòu)一致保管。第三章電子文件的歸檔電子文件歸檔是經(jīng)過電子計(jì)算機(jī)將整理好的電子文件和它生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性存儲載體或光盤上保管。一、電子文件的歸檔的概念二、電子文件的整理是指按照一定原那么和方法，將電子文件分門別類組成電子檔案的一項(xiàng)任務(wù)。〔二〕、建立數(shù)據(jù)庫對電子文件進(jìn)展編號對電子文件的登記〔一〕、分類、排序分類、排序是將存儲載體傳送的零散的、雜亂的電子文件經(jīng)過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲格式處于一致有序形狀。三、電子文件的歸檔范圍電子文件的歸檔范圍應(yīng)參照2002-12-04發(fā)布2003-05-01實(shí)施的GB／T18894—2002的國家規(guī)范<電子文件歸檔與管理規(guī)范>中的電子文件歸檔范圍，以及國家檔案局關(guān)于<機(jī)關(guān)文件資料歸檔和不歸檔的范圍>的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，將反映機(jī)構(gòu)主要活動、具有查考利用價值的電子文件，納入歸檔范圍。歸檔前經(jīng)鑒定為具有保管價值的電子文件是歸檔范圍的主體，此外，還應(yīng)從以下幾個方面思索搜集相關(guān)資料：1、電子文件具有軟硬件依賴性，因此歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的根本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)都應(yīng)屬于歸檔范圍。2、確保同一活動中構(gòu)成的電子文件、紙質(zhì)文件、縮微膠片等一同歸檔，即“多維歸檔〞。3、電子文件歸檔時著錄信息、鑒定記錄等應(yīng)與文件信息一同向檔案部門移交。四、電子文件的歸檔方式1、邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)展，不改動原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保管的載體上，向檔案部門移交的過程。2、物理歸檔⑴網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔是指將歸檔電子文件經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程，也稱在線式歸檔(On-lineFiling)。⑵介質(zhì)傳送方式歸檔是指將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔(Off-lineFiling)。五、電子文件的歸檔時間(一)實(shí)時歸檔指電子文件構(gòu)成后即刻歸檔。(二)定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件構(gòu)成一段時間之后再向檔案部門移交。六、電子文件歸檔的質(zhì)量要求(一)齊全完好詳細(xì)要求如下：l、用文字處置技術(shù)構(gòu)成的電子文件，同時搜集文件存儲格式、屬性和文字處置平臺的闡明資料。2、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，假設(shè)采用非規(guī)范緊縮算法，搜集時應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，那么應(yīng)將相關(guān)軟件一并搜集。3、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，同時搜集軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

4、用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件，同時搜集非通用格式的緊縮算法和相關(guān)軟件。5、用音頻設(shè)備獲得的文件，同時搜集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。6、由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制造的文件，其中包含前面所說的兩種以上的信息方式，搜集時應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完好。7、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時搜集其軟件型號、稱號、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、闡明資料等。(二)真實(shí)有效(三)格式規(guī)范(四)一式三套(五)經(jīng)過整理整理終了后，還應(yīng)填寫一致的<歸檔電子文件登記表>，內(nèi)容包括電子文件構(gòu)成單位、硬件環(huán)境、軟件平臺、運(yùn)用軟件、文件題名、構(gòu)成時間、文件性質(zhì)、類別、載體編號、保管期限等。文件特征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電話聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等)軟件環(huán)境(型號、版本等)操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關(guān)軟件(文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等)文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯)記錄類型口定長口可變長口其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號數(shù)量備份數(shù)口一件一盤口多件一盤口一件多盤口多件多盤文件交接形成部門通訊地址電話聯(lián)系人送交人(簽名)年月日接收部門通訊地址電話聯(lián)系人接收人(簽名)年月日文件編號題名形成時間文件性質(zhì)代碼文件類別代碼載體編號保管期限備注第頁七、歸檔手續(xù)1、采用邏輯歸檔方式的電子文件，首先由構(gòu)成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識，然后系統(tǒng)自動將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分類號、檔號等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，文件便進(jìn)入檔案管理形狀。這個過程應(yīng)記錄在系統(tǒng)日志中，以便審查。然后由系統(tǒng)自動生成一份<歸檔電子文件登記表>，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保管。2、采用介質(zhì)歸檔方式的電子文件，移交雙方按照<歸檔電子文件登記表>清點(diǎn)歸檔資料，對歸檔文件進(jìn)展全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)情況合格、相關(guān)資料齊全后，雙方在一式兩份的<歸檔電子文件登記表>、<歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表>、<電子檔案接納檢驗(yàn)登記表>上簽字蓋章，各留一份，保管備查。3、與電子文件同時歸檔的配套紙質(zhì)文件，以及雙軌歸檔的紙質(zhì)拷貝，應(yīng)履行紙質(zhì)文件的歸檔手續(xù)，即填制一式兩份的移交清單，交接雙方按清單清點(diǎn)后簽字，各留一份，以備查考。4、歸檔電子文件的檢測任務(wù)分兩次進(jìn)展，第一次是在歸檔前的技術(shù)鑒定任務(wù)，由電子文件構(gòu)成部門擔(dān)任，鑒定結(jié)果填入<歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表>；第二次是在歸檔時的檢查驗(yàn)收，主要內(nèi)容除了檢測技術(shù)情況外，還包括支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件登記表等相關(guān)資料能否齊全，檢驗(yàn)結(jié)果填入<電子檔案接納檢驗(yàn)登記表>。八、電子文件積累歸檔程序確立電子文件是經(jīng)過審批的最終“版本〞；積累和積累整理；編制目錄；整理歸檔的電子文件；鑒定歸檔的電子文件；檢測歸檔的電子文件；編制電子文件歸檔闡明；存入存儲載體；復(fù)制備份，確定保管方法和地址；確定載體標(biāo)識。九、電子檔案概念具有保管價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。第四章電子文件的整理與編目一、檢索任務(wù)對整理任務(wù)提出的新要求二、電子文件檢索系統(tǒng)1、用戶界面2、檢索言語3、專家系統(tǒng)三、電子文件的著錄(一)電子文件著錄概念是指經(jīng)過獲取、核對、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、構(gòu)造、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描畫電子文件的過程及成果。(二)電子文件著錄的特點(diǎn)l、全要素。對于電子文件而言，需求描畫的對象包括文件三要素：內(nèi)容、構(gòu)造和背景。2、全過程。著錄將貫穿于電子文件的整個生命周期，包括文件編制、處置、歸檔、遷移、利用等全過程。3、綜合性。指著錄手段的綜合性。將演化為系統(tǒng)自動著錄和人工控制相結(jié)合，其中主要的自動化技術(shù)是元數(shù)據(jù)技術(shù)。4、多級性。電子文件著錄的多級性是由電子文件之間具有有機(jī)聯(lián)絡(luò)的特性決議的，文件及檔案任務(wù)者根據(jù)電子文件之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，對文件進(jìn)展分類，從全宗、大類、屬類、小類、案卷直至單份文件，呈現(xiàn)出多個級別、多個層次。(三)電子文件著錄的組織(四)電子文件著錄的工程1、題名與責(zé)任闡明項(xiàng)。包括正題名、并列題名、副題名及闡明題名文字、責(zé)任者、鑒定者、歸檔者、接納歸檔者、著錄者、遷移者、附件。2、稿本與文種項(xiàng)。包括稿本、文種、版本及版本闡明。3、密級與保管期限項(xiàng)。包括密級、文件緩急程度、保管期限。4、時間項(xiàng)。包括文件構(gòu)成時間或文件起止時間、歸檔或銷毀時間、遷移時間。5、載體形狀項(xiàng)。包括載體類型、數(shù)量、規(guī)格、盤帶號、遷移前載體類型、遷移前盤帶號。6、附注與提要項(xiàng)。包括附注、提要、機(jī)構(gòu)史或傳記、保管史。7、軟硬件平臺項(xiàng)。包括機(jī)器稱號及型號、網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境(產(chǎn)品稱號及型號)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)稱號及版本、操作系統(tǒng)稱號及版本、運(yùn)用軟件稱號及版本、遷移前硬件環(huán)境、遷移前軟件環(huán)境、文件類型、遷移前文件類型、文件簽署所用技術(shù)。

8、排檢與編號項(xiàng)。包括分類號、檔案館代號、檔號、電子文件名、遷移前電子文件名、途徑名、遷移出途徑名、電子文件編號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞。9、檢索與利用項(xiàng)。包括檢索條件、版權(quán)/限制復(fù)制(五)電子文件的索引1、全文自動標(biāo)引2、題名關(guān)鍵詞自動標(biāo)引3、分類號自動標(biāo)引第五章電子文件的利用一、電子檔案利用前的數(shù)據(jù)預(yù)備電子檔案的根底數(shù)據(jù)，其內(nèi)容包括兩部分：一是背景信息，二是元數(shù)據(jù)。1、電子檔案根底數(shù)據(jù)的預(yù)備2、電子檔案識別文件的建立識別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特別文檔。用于描畫存儲在載體上電子文件之間的關(guān)系。二、電子文件提供利用的方式提供存儲載體的拷貝件網(wǎng)絡(luò)傳輸由電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接提供利用三、電子文件編研它是指根據(jù)客觀需求，對文件內(nèi)容進(jìn)展分析研討，按照一定的標(biāo)題，將相關(guān)文件信息加工編輯成各種方式的電子文件編研廢品的業(yè)務(wù)任務(wù)。第六章電子文件的維護(hù)一、電子文件載體的維護(hù)(一)控制適宜的溫濕度〔庫房溫度應(yīng)控制在17℃－20℃，相對濕度應(yīng)控制在35％－45％之間〕(二)防止灰塵(三)防止外來磁場(四)防止機(jī)械震動(五)防止光線和有害氣體的影響在日常管理維護(hù)任務(wù)中還要留意以下問題：存放：無論是軟磁盤、磁帶還是光盤都應(yīng)該垂直放置，以防變形和重物來回?cái)D壓。不能用手直接觸摸光、磁介質(zhì)，應(yīng)戴非棉制手套；嚴(yán)禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定磁性載體和光盤，以免呵斥介質(zhì)損壞和變形。整理：軟磁盤的標(biāo)簽應(yīng)寫好后貼上，假設(shè)軟磁盤上已有標(biāo)簽，不能用圓珠筆等硬筆書寫或修正，防止劃傷。要定期對磁帶進(jìn)展倒帶。緩解磁帶的卷繞張力，也能防止磁帶發(fā)霉。清潔：不得隨意擦拭或清洗盤片，假設(shè)盤片放置時間過長，出現(xiàn)發(fā)霉景象，要用干凈的藥棉蘸高純度酒精擦洗盤片裸露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放置于清潔的環(huán)境中讓酒精揮發(fā)枯燥后再運(yùn)用。二、電子檔案載體的檢測與維護(hù)1、電子檔案載體的檢測應(yīng)以一個邏輯卷為一個單位。2、對存儲在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每隔4年轉(zhuǎn)存一次。入庫時的形體和病毒檢查；對驅(qū)動設(shè)備進(jìn)展測試，確保硬件運(yùn)轉(zhuǎn)正常；病毒清毒處置，防止二次“感染〞；兩份拷貝，異地保管；人員培訓(xùn)與建立責(zé)任制。3、電子檔案載體保管、檢測、維護(hù)和拷貝時，應(yīng)留意的問題三、電子文件信息維護(hù)(一)信息平安規(guī)范(二)信息加密技術(shù)(三)信息認(rèn)證技術(shù)1、數(shù)字簽名技術(shù)2、身份識別技術(shù)3、音訊認(rèn)證(四)防治計(jì)算機(jī)病毒預(yù)防病毒技術(shù)檢測病毒技術(shù)殺毒技術(shù)(五)信息備份(六)網(wǎng)絡(luò)平安防火墻破綻掃描技術(shù)入侵檢測技術(shù)(七)電子文件長期可存取技術(shù)仿真是制造一個能運(yùn)轉(zhuǎn)過時軟硬件的軟件。遷移將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移。保管舊技術(shù)轉(zhuǎn)換打包(八)防寫措施第七章運(yùn)用科怡文件檔案管理

系統(tǒng)進(jìn)展電子文件歸檔結(jié)合科怡文件檔案管理系統(tǒng)軟件，電子文件歸檔的流程如下：文件登記文件歸檔檢索有需歸檔標(biāo)識的文件填寫電子文件相關(guān)信息外還須填寫需歸檔的標(biāo)識填寫文件相應(yīng)的電子檔案代號、類別號、類目號、保管期限、構(gòu)成年度歸檔打印兩份<歸檔電子文件登記表>分別填寫、蓋章<歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表><電子檔案接納檢驗(yàn)登記表>各兩份一、整理原那么按照國家對電子檔案管理的有關(guān)要求，根據(jù)維護(hù)電子檔案平安、完好、便于利用的原那么，以實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序管理和有效檢索。二、整理步驟1、分類根據(jù)本單位實(shí)踐情況，將電子檔案分別設(shè)置三種類別：即光盤、磁盤、硬盤?！?〕光盤按問題設(shè)置為八個類目，詳細(xì)設(shè)置如下：a.檔案數(shù)據(jù)；b.檔案任務(wù)；c.艱苦活動、艱苦事件；d.人物；e.數(shù)碼照片；f.交流；g.宣教；h.其他?！?〕磁盤〔3〕硬盤2、組卷以單盤電子檔案為一卷，檔號就是案卷號，一樣的電子檔案運(yùn)用同一個編號，只是在備注和數(shù)量上標(biāo)明。編寫電子檔案闡明放在電子檔案袋〔盒〕內(nèi)，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3、編號編號是指將電子檔案位置進(jìn)展標(biāo)注，并以標(biāo)簽的方式在電子檔案袋〔盒〕上進(jìn)展粘貼。編號是編目任務(wù)的起點(diǎn)和根底，其目的是反映分類、陳列這些系統(tǒng)化任務(wù)的成果。經(jīng)過編號使電子檔案的位置得以確定，并為后續(xù)的編目任務(wù)及未來查找和利用時的實(shí)體存取提供了條件?！?〕光盤的編號由4個部分組成，