辦公室打印管理制度

辦公室打印管理制度1.背景隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文檔逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，但辦公室的日常工作中仍然需要打印、復印、掃描等操作。不規(guī)范的打印行為不僅會浪費紙張、耗費耗材，還會因為未及時清理打印機或機房而影響環(huán)境衛(wèi)生，甚至可能引發(fā)安全漏洞，泄露公司機密。因此，制定辦公室打印管理制度，規(guī)范文印行為，是非常必要的。2.適用范圍本制度適用于公司所有部門（機構(gòu)）及員工。3.職責分工3.1公司管理部門負責制定、修訂、宣傳本制度，并定期對執(zhí)行情況進行檢查和評估。3.2機房和信息部門負責購買維護設(shè)備、耗材，保證設(shè)備正常運行，并建立設(shè)備維修和管理臺賬。3.3部門機房管理員負責管理部門機房和辦公設(shè)備，并配合信息部門對設(shè)備進行定期檢查，及時清理不需要的打印任務(wù)和異常日志記錄。3.4員工3.4.1打印前對要打印的文檔進行閱讀和校對，確保無誤后再進行打印。盡量使用雙面打印、多頁合并等節(jié)約紙張的方式進行打印。避免打印過多的草稿和無關(guān)文檔，以免浪費紙張，增加成本。提前預約，合理分配打印任務(wù)，避免同時排隊等待打印導致時間浪費。不得使用私人打印機，必須通過公用打印機進行打印。3.4.2打印后如果發(fā)現(xiàn)打印錯誤或者不需要再次打印，必須將錯誤文檔及時刪除。打印機附近必須保持整潔干凈，避免雜物堆積影響工作。不得私自拆卸、更換、調(diào)整機器設(shè)備或清理機器內(nèi)部部件等，如因此影響到設(shè)備使用，需承擔相應的責任。4.打印機使用規(guī)范4.1使用環(huán)境打印機放置在通風良好的室內(nèi)，防止陽光直射。避免灰塵較多的環(huán)境內(nèi)使用。避免靠近電磁波較強處使用，如電視機、音響等。4.2使用維護打印機的清潔維護工作一般由機房維護人員定期進行。如果打印質(zhì)量明顯下降，應立即通知機房維護人員進行檢查。注意打印機的使用年限，超過年限的機器應及時更換，以免耗費公司資源并影響工作效率。5.打印紙張使用規(guī)范5.1選擇紙張種類優(yōu)先使用復寫紙或再生紙，降低成本，并保護環(huán)境。特殊情況下需要使用白色普通紙，應盡量選擇紙張規(guī)格適合當前打印內(nèi)容的紙張，避免浪費。5.2使用紙張方式盡量采用雙面打印以及每頁多項內(nèi)容打印功能，節(jié)約紙張。按照規(guī)定的紙張大小進行打印，不得將一個小的打印任務(wù)放到較大的紙張上打印。6.打印耗材管理6.1耗材采購堅持節(jié)約用品、合理用品、優(yōu)先使用低價商品的方針，降低打印耗材成本?？紤]到部分耗材有一定的保質(zhì)期，應嚴格按照采購計劃進行備貨。6.2耗材使用將辦公區(qū)域設(shè)立合理的用品儲存區(qū)，以保證耗材存放正常、使用方便。對耗材的使用情況進行定期檢查，做好耗材管理工作。7.打印機使用注意事項盡量不要在輸入信息之時插拔U盤等移動存儲設(shè)備，防止病毒入侵導致泄密；掃描文檔時，注意文檔的機密性，防止泄密。8.引用標準本制度的編制參考了以下標準：GB8583-2008辦公用品采購實施辦法GB/T1032-2008復寫紙和復印紙GB/T4654-2008一般用途再生紙9.附錄本制度執(zhí)行細則由公司管理部門發(fā)布，逐級上報領(lǐng)導層簽字后生效。10.結(jié)束語辦公室打印管理制度的制訂和實施，有