單位檔案工作管理制度

單位檔案工作管理制度一、總則為了規(guī)范單位檔案工作，保護單位檔案資源，強化信息管理意識，確保單位檔案工作順利開展，制定本管理制度。二、職責與任務2.1檔案管理部門檔案管理部門是單位保管檔案的重要部門，其職責如下：依據(jù)國家和地方有關法律、法規(guī)和規(guī)定，制定單位檔案分類目錄和保管期限，組織檔案鑒定、歸檔、借閱工作；組織檔案保管設施的建設工作，負責保管環(huán)境的管理和保潔工作；開展檔案數(shù)字化工作，推行電子檔案管理；開展檔案信息管理工作，建立檔案查詢、檢索、借閱、復制、出庫等管理制度。2.2有關部門和人員有關部門和人員應按照檔案管理部門的要求，配合完成以下工作：依據(jù)檔案管理部門的要求，對單位生成的各類文件和資料進行分類、整理、歸檔、保管，并按規(guī)定期限銷毀；提供檔案信息，協(xié)助檔案管理部門完成檔案鑒定、歸檔、借閱等工作；加強對檔案保密的意識，定期加強檔案保密知識的培訓；推行電子文檔管理，協(xié)助檔案管理部門完成檔案數(shù)字化工作。2.3部門聯(lián)絡員各部門應指定檔案聯(lián)絡員，其職責是：協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理的聯(lián)絡和協(xié)調(diào)工作；分類整理所轄部門產(chǎn)生的紙質(zhì)文件和電子文檔，并及時交檔案管理部門歸檔；對本部門內(nèi)已歸檔文件如有調(diào)閱需要，應向檔案管理部門提出調(diào)檔申請。三、檔案的管理與保管3.1檔案的分類、編號和歸檔根據(jù)檔案管理分類目錄對檔案進行分類；對檔案進行編號，設立各級檔案的編號規(guī)則；對文件和資料進行審核、匯編和善后事宜；對公文、報告等文件應在送簽之前歸檔。3.2檔案的保管檔案應存放于專門的檔案室內(nèi)，保管環(huán)境要求干燥、通風、防火、防蟲、防塵；定期對檔案存儲環(huán)境進行整理、清洗；周期性地進行檔案檢查，對有缺失、毀損、遺失、丟失等問題進行補充和報告；建立檔案安全管理制度，做好檔案保密工作。3.3檔案的借閱借閱人應出示辦公證明和身份證明，申請借閱，并在借閱登記簿上簽名；檔案管理部門應按照管理規(guī)定審核、審批和發(fā)放借閱文件，對借閱文件進行責任追究；檔案管理部門應做好外借檔案的登記、交接、調(diào)取等相關工作，并注意外借期限。3.4檔案的銷毀檔案的銷毀應當符合國家有關法律法規(guī)和規(guī)定，并嚴格執(zhí)行以下程序：按照檔案保管期限和銷毀期限進行銷毀；經(jīng)審核歸結后，組織銷毀并制定銷毀記錄；在銷毀前審批，銷毀后備案管理，并報送上級單位確認。四、檔案監(jiān)督管理檔案管理部門應當對檔案工作進行監(jiān)督管理，確保各項管理制度的執(zhí)行情況，同時，應當加強對檔案保密、保管、借閱等環(huán)節(jié)的監(jiān)督。五、附則本管理制度自發(fā)布之日起施行，修