采購部合同管理流程規(guī)定

匯報(bào)人:XX2023-12-26采購部合同管理流程規(guī)定目錄CONTENCT合同管理概述合同管理流程供應(yīng)商選擇與評估合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防范合同變更、解除與終止管理采購部內(nèi)部協(xié)作與外部溝通01合同管理概述合同定義重要性定義與重要性合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，對于保障企業(yè)合法權(quán)益、降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。0102030405買賣合同出賣人轉(zhuǎn)移標(biāo)的物的所有權(quán)于買受人，買受人支付價(jià)款的合同。承攬合同承攬人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人給付報(bào)酬的合同。租賃合同出租人將租賃物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的合同。技術(shù)合同當(dāng)事人就技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢或者服務(wù)訂立的確立相互之間權(quán)利和義務(wù)的合同。其他合同類型如勞動(dòng)合同、借款合同等。合同類型及特點(diǎn)合同法行業(yè)法規(guī)國際慣例合同法是調(diào)整平等主體之間的交易關(guān)系的法律，它主要規(guī)定合同的訂立、合同的效力及合同的履行、變更、解除、保全、違約責(zé)任等問題。各行業(yè)根據(jù)自身特點(diǎn)和發(fā)展需要，制定了一系列行業(yè)法規(guī)，對合同管理提出了具體要求。在國際經(jīng)濟(jì)交往中，逐漸形成了一些國際慣例，對合同管理也有重要影響。法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)02合同管理流程80%80%100%合同立項(xiàng)與審批采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請，明確采購標(biāo)的、預(yù)算、時(shí)間等關(guān)鍵信息。立項(xiàng)申請經(jīng)相關(guān)部門審批，確保采購項(xiàng)目符合公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理且符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。立項(xiàng)申請立項(xiàng)審批預(yù)算審批合同起草合同審查技術(shù)審查合同起草與審查法務(wù)部門對合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款合法、合規(guī)。技術(shù)部門對合同中的技術(shù)條款進(jìn)行審查，確保技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)符合實(shí)際需求。采購部根據(jù)立項(xiàng)審批結(jié)果和談判結(jié)果起草合同文本，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。談判準(zhǔn)備采購部組織相關(guān)部門進(jìn)行談判準(zhǔn)備，制定談判策略和底線。合同談判采購部代表公司與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，爭取最有利的合同條款。合同簽訂經(jīng)過談判達(dá)成一致后，雙方正式簽訂合同，并按照約定履行相關(guān)手續(xù)。合同談判與簽訂變更管理若合同履行過程中發(fā)生變更，采購部需及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。監(jiān)控與評估采購部定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控和評估，確保供應(yīng)商按照約定履行義務(wù)，并對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)。合同履行采購部負(fù)責(zé)監(jiān)督供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)，確保采購項(xiàng)目順利進(jìn)行。合同履行與監(jiān)控03供應(yīng)商選擇與評估根據(jù)采購需求，明確供應(yīng)商的資格要求，包括企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力等。通過查閱供應(yīng)商提交的資格預(yù)審文件，核實(shí)其資格要求的符合性，確保供應(yīng)商具備參與采購活動(dòng)的資格。供應(yīng)商資格預(yù)審審查方式資格要求供應(yīng)商現(xiàn)場考察考察內(nèi)容對供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、設(shè)備狀況、工藝流程、質(zhì)量控制等進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力?？疾烊藛T組織專業(yè)的考察團(tuán)隊(duì)，包括采購、技術(shù)、質(zhì)量等相關(guān)人員，確?？疾旖Y(jié)果客觀、公正。評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)制定全面的供應(yīng)商評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、服務(wù)、技術(shù)能力等，確保評價(jià)結(jié)果的公正性和客觀性。評價(jià)方法采用定性和定量相結(jié)合的評價(jià)方法，對供應(yīng)商的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行綜合評價(jià)，得出供應(yīng)商的綜合得分和排名。供應(yīng)商綜合評價(jià)根據(jù)綜合評價(jià)結(jié)果，遵循公平、公正、公開的原則，選擇綜合得分高、排名靠前的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。選擇原則按照公司規(guī)定的采購決策程序，對中標(biāo)候選人進(jìn)行審批和決策，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商。決策程序供應(yīng)商選擇決策04合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防范供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)合同條款風(fēng)險(xiǎn)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)交貨期風(fēng)險(xiǎn)合同風(fēng)險(xiǎn)類型分析包括供應(yīng)商資質(zhì)不符、履約能力不足、產(chǎn)品質(zhì)量問題等。包括合同條款模糊不清、權(quán)利義務(wù)不明確、違約責(zé)任不具體等。包括市場價(jià)格波動(dòng)、匯率變動(dòng)等導(dǎo)致的合同價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。包括供應(yīng)商交貨不及時(shí)、運(yùn)輸延誤等導(dǎo)致的交貨期風(fēng)險(xiǎn)。01020304風(fēng)險(xiǎn)矩陣分析法敏感性分析法專家評估法合同審查工具風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法與工具利用專家經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評估。通過分析關(guān)鍵參數(shù)變化對合同目標(biāo)的影響，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級劃分。采用合同審查軟件或?qū)I(yè)律師團(tuán)隊(duì)對合同條款進(jìn)行全面審查。ABCD風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略制定風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略通過放棄或改變合作方式，避免高風(fēng)險(xiǎn)合同的簽訂。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移策略通過購買保險(xiǎn)、引入第三方擔(dān)保等方式，將部分風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給其他機(jī)構(gòu)。風(fēng)險(xiǎn)降低策略采取積極措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或影響程度，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款等。風(fēng)險(xiǎn)接受策略在充分評估風(fēng)險(xiǎn)后，認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)可接受時(shí)，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施和預(yù)案。定期對已簽訂合同的履行情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。建立定期風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制針對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對計(jì)劃和措施。制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃定期向上級管理部門報(bào)告合同風(fēng)險(xiǎn)情況，確保信息暢通。建立風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告制度建立完善的合同檔案管理制度，確保合同資料的完整性和可追溯性。加強(qiáng)合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與報(bào)告機(jī)制05合同變更、解除與終止管理變更條件當(dāng)采購合同雙方協(xié)商一致，或因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行時(shí)，可以提出合同變更。變更程序合同變更需經(jīng)過雙方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，明確變更內(nèi)容和生效時(shí)間。合同變更條件及程序VS合同解除包括約定解除和法定解除兩種情況。約定解除是雙方當(dāng)事人在合同中約定了解除條件，一旦條件成就，合同即告解除。法定解除是指合同成立后，沒有履行或者沒有完全履行前，當(dāng)事人一方行使法定的解除權(quán)而使合同效力消滅的行為。處理方式在出現(xiàn)合同解除情形時(shí)，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商處理，如無法達(dá)成一致意見，可通過法律途徑解決。解除后需妥善處理善后事宜，如返還財(cái)產(chǎn)、賠償損失等。解除情形合同解除情形及處理合同終止包括自然終止和提前終止兩種情況。自然終止是指合同履行完畢或期限屆滿而終止。提前終止是指在合同履行過程中，因一方違約或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行而提前終止。在出現(xiàn)合同終止情形時(shí)，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商處理，如無法達(dá)成一致意見，可通過法律途徑解決。終止后需進(jìn)行結(jié)算和清理工作，確保雙方權(quán)益得到保障。終止條件終止程序合同終止條件及程序相關(guān)法律責(zé)任承擔(dān)在合同履行過程中，如一方違約導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行或造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，包括支付違約金、賠償損失等。違約責(zé)任除違約責(zé)任外，如涉及侵權(quán)行為、不當(dāng)?shù)美惹樾?，相關(guān)方還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。其他責(zé)任06采購部內(nèi)部協(xié)作與外部溝通采購部內(nèi)部應(yīng)明確各個(gè)崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保合同管理工作有序進(jìn)行。明確職責(zé)分工建立協(xié)作流程定期會(huì)議制度制定詳細(xì)的內(nèi)部協(xié)作流程，包括合同起草、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)，確保各部門間順暢溝通。設(shè)立定期會(huì)議，討論合同管理過程中的問題，共同協(xié)商解決方案。030201內(nèi)部部門間協(xié)作機(jī)制建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制與供應(yīng)商建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，包括定期會(huì)議、電話溝通、電子郵件等方式，確保雙方信息暢通。合同變更處理在合同執(zhí)行過程中，如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，達(dá)成一致意見后簽訂補(bǔ)充協(xié)議。供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，確保選取優(yōu)質(zhì)、可靠的供應(yīng)商進(jìn)行合作。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)渠道搭建03資源調(diào)配與支持在應(yīng)急處理過程中，合理調(diào)配資源，尋求相關(guān)部門支持，共同應(yīng)對突發(fā)事件。01突發(fā)事件識(shí)別建立突發(fā)事件識(shí)別機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并評估可能對合同管理產(chǎn)生影響的突發(fā)事件。02應(yīng)急處理流程制定應(yīng)急處理流程，明確應(yīng)對措施和責(zé)任人，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速響應(yīng)。應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急處理措施不斷梳理合同管理流程，發(fā)現(xiàn)存在的問題和瓶頸