檔案存放室管理制度

檔案存放室管理制度前言檔案是歷史的見證，是公司運營過程中不可或缺的重要組成部分。為確保檔案能正確地被保管、管理和使用，公司設(shè)立了專門的檔案存放室。本制度是為了規(guī)范檔案存放室的管理，確保檔案安全、保密和可用性。一、檔案存放室的管理職責(zé)檔案存放室的管理由專門的記錄保管人員以及負責(zé)人員協(xié)助進行。具體管理職責(zé)如下：檔案記錄管理：負責(zé)檔案檔案入庫、出庫、移交、借閱、銷毀等記錄工作，以及檔案利用情況的統(tǒng)計工作。檔案保管管理：負責(zé)檔案的安全保管，包括以玻璃門為主的區(qū)域門禁、防火、防震、防盜、防水、防潮等工作。檔案使用管理：負責(zé)檔案的訪問和利用工作，主要包括查詢、檢索和復(fù)制等操作。檔案移交管理：負責(zé)檔案移交的安全處理工作。二、檔案存放室的安全管理為確保檔案安全和保密，檔案存放室的安全管理應(yīng)遵守以下規(guī)定：安全防范措施：檔案存放室應(yīng)設(shè)置門禁和安防設(shè)施，進出口必須有保管人員出示身份證明進行登記，進行安全檢查。為了應(yīng)對突發(fā)事件，應(yīng)做好應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急演練。溫濕度控制：為保護檔案材料，檔案存放室應(yīng)安裝合適的除濕、加濕、空調(diào)、通風(fēng)等設(shè)備，控制相對濕度在45%~60%之間，在防火、防盜、防潮等條件下確保檔案安全。檔案存放位置：各類檔案材料應(yīng)按類別、性質(zhì)、重要價值和年限等特點分類儲存，數(shù)字檔案存放在專用存儲介質(zhì)中，便于管理和使用。重要檔案應(yīng)存放在特定區(qū)域，利用提高檔案資料的安全性和可讀性。檔案備份措施：為防止檔案資料出現(xiàn)意外損壞或讀取出現(xiàn)異常，重要檔案應(yīng)定期進行備份，避免磁介質(zhì)故障或丟失等情況發(fā)生。三、檔案存放室借閱和利用管理檔案存放室的借閱和利用管理是為公司業(yè)務(wù)提供檔案資源的重要途徑。檔案存放室應(yīng)設(shè)定合理的借閱和利用管理程序，規(guī)范借閱和利用管理操作，具體管理措施如下：建立檔案借閱和利用登記臺賬，加強檔案管理的持續(xù)性和跟蹤性，確保檔案材料不遺漏，并對所有的檔案利用進行登記，實行監(jiān)管。審查借閱申請書：借閱者應(yīng)在填寫申請書后交給檔案存放室，申請書的內(nèi)容應(yīng)正確、完整，申請者應(yīng)在申請書上簽字或蓋章。查詢和利用檔案材料：凡涉及公司重要機密和隱私的檔案材料，負責(zé)人員應(yīng)到場監(jiān)督，確保檔案安全。所有的檔案借閱和利用都要按照登記手續(xù)進行，避免致使檔案材料損毀或遺失。檔案歸還和管理：檔案利用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還給檔案存放室，并經(jīng)過審核、確認和歸檔，歸還及時性和準確性應(yīng)得到保障。對于長期不歸還或報廢的檔案材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。四、檔案存放室的維護與管理檔案存放室應(yīng)當(dāng)進行定期的維護和管理，以確保檔案存放室的正常運行和檔案資源的有效利用。具體維護和管理要求如下：監(jiān)控設(shè)備的巡檢以及保養(yǎng)升級等管理方案，防范檔案資料出現(xiàn)故障或意外損壞。對檔案儲存設(shè)備進行定期的除濕、除塵、消毒和檢查，防范檔案設(shè)備在存儲過程中的故障及其它外界因素影響檔案管理。定期進行檔案材料清理和整理工作，歸檔、調(diào)檔井資料更新要及時、準確。設(shè)立檔案專職保管人員，對檔案資料庫進行常規(guī)巡查和防火、防盜、防潮等實際操作。五、檔案存放室內(nèi)部規(guī)章制度為了更好地規(guī)范檔案存放室內(nèi)部行為和管理，制定了以下應(yīng)遵守規(guī)章制度：嚴禁所有擅自進入存檔房間的人員（包括工作人員）隨意進出，必須經(jīng)過授權(quán)后方可進行操作。檔案材料不得交借給外部單位、個人或在檔案室、查閱室以外的地方查閱和復(fù)制。檔案材料必須按照類別、性質(zhì)、重要價值和年限等特點分類儲存，并按照檔案新舊和必要性進行清理和整理。檔案利用結(jié)束后，立即核對材料，如發(fā)現(xiàn)有缺失、破損、誤列、誤放等情況應(yīng)立即上報主管負責(zé)人進行處理。六、總結(jié)檔案是公司運營過程中重要的組成部分之一。本文旨在