檔案查閱管理制度

檔案查閱管理制度1.理論基礎(chǔ)檔案是組織和個(gè)人活動(dòng)中所排產(chǎn)、收集、留存的各種記錄材料的統(tǒng)稱。檔案查閱管理制度是指對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理、規(guī)范使用、保障安全、促進(jìn)利用的規(guī)則、制度和政策。檔案查閱管理制度的制定與執(zhí)行是建立在檔案保護(hù)法律法規(guī)基礎(chǔ)上的。這些法律法規(guī)包括《檔案法》、《國(guó)家檔案館平衡評(píng)估暫行辦法》、《國(guó)家檔案館印章管理辦法》等。制度的目的是促進(jìn)檔案利用價(jià)值，保護(hù)檔案安全，合理實(shí)現(xiàn)檔案公開。2.檔案查閱管理原則檔案查閱管理制度應(yīng)遵循以下原則：2.1公開原則檔案公開是宣傳黨和政府歷史、文化、政策、制度、管理和英雄人物事跡的重要形式。檔案門戶網(wǎng)站、檔案報(bào)告文獻(xiàn)、公開出版物、等方式低于一定程度的檔案，應(yīng)當(dāng)向全社會(huì)公開。2.2知情權(quán)檔案管理單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)向檔案權(quán)利人提供公開檔案的情況。對(duì)受保護(hù)檔案的檔案權(quán)利人提供非公開檔案的證明或查閱合適的無民事行為能力代理人，應(yīng)經(jīng)受保護(hù)個(gè)人或其近親屬的書面同意，且應(yīng)為合理的目的，并應(yīng)當(dāng)保證檔案安全及個(gè)人隱私。2.3安全原則保證檔案的安全性是檔案管理工作的重要職責(zé)。對(duì)于重要檔案、密級(jí)檔案應(yīng)當(dāng)落實(shí)住守責(zé)、安全閉關(guān)、防盜防泄等措施，能確保檔案安全性的檔案管理單位應(yīng)積極組織檔案數(shù)據(jù)的搬、遷、備份、存、儲(chǔ)、歸檔工作，防止檔案造成意外損壞。2.4規(guī)范原則檔案的保存和利用有其程序與規(guī)范。檔案管理單位應(yīng)當(dāng)建立良好的檔案保存標(biāo)準(zhǔn)、查閱規(guī)章，規(guī)范檔案管理工作。檔案管理工作人員應(yīng)遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格遵守保密制度，工作中不得泄露檔案、防護(hù)檔案丟失，防止外傳，不得挪用檔案或?qū)n案作他用等行為。3.檔案查閱管理3.1查閱登記檔案管理單位應(yīng)為查閱的檔案建立查閱登記表，登記查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱、原件所在地存放位置及查閱時(shí)間等信息。查閱部門應(yīng)每天定期檢查查閱登記臺(tái)賬及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。3.2查閱規(guī)定查閱的檔案遵循原則上公開的基礎(chǔ)下，查閱者應(yīng)提出申請(qǐng)，按照管理規(guī)定進(jìn)行查閱。查閱檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類篇目查閱，在查閱過程中僅可以閱讀、復(fù)印等合理方式查閱。3.3查閱時(shí)間檔案管理單位應(yīng)根據(jù)門戶機(jī)構(gòu)、檔案等級(jí)及保護(hù)情況等因素制定查閱時(shí)間，一般查閱時(shí)間不應(yīng)影響檔案的保護(hù)、利用和管理。4.檔案利用管理檔案利用是指根據(jù)檔案的特定價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行賦予新的意義、加工深度利用，提高檔案的利用價(jià)值及其要素之效益的過程。檔案利用管理是指對(duì)檔案利用及其成果進(jìn)行監(jiān)督、管理的過程。4.1利用審批檔案利用首先應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批。檔案利用單位在進(jìn)行利用前必須提交利用申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理單位批準(zhǔn)同意方可進(jìn)行利用。4.2利用方式檔案利用方式包括數(shù)據(jù)查詢、閱讀、復(fù)制、摘編、出版、展覽、學(xué)術(shù)研討、培訓(xùn)教育、旅游觀光、文化娛樂等多種方式。4.3利用結(jié)果檔案利用結(jié)果包括檔案利用成果，如研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)道、電影、影片等所產(chǎn)生的成果，以及檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益。5.檔案保密管理檔案保密管理是指對(duì)機(jī)密、秘密、絕密等級(jí)檔案的保護(hù)、管理和使用等要素進(jìn)行科學(xué)管理的過程，旨在確保國(guó)家、社會(huì)及個(gè)人重大利益不受損害。5.1保密級(jí)別管理檔案管理單位根據(jù)檔案的機(jī)密程度及其影響范圍通常將不同的檔案劃分為機(jī)密、秘密、絕密等級(jí)，分別制定保護(hù)措施并貫徹執(zhí)行。5.2保密審批程序檔案管理單位應(yīng)建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及保密委員會(huì)，在檔案保密審批中應(yīng)明確創(chuàng)建人至少三人同意，防止單打獨(dú)斗損失社會(huì)、國(guó)家及個(gè)人重大利益。5.3保密級(jí)別變更當(dāng)檔案保密級(jí)別出現(xiàn)變化時(shí)，管理單位應(yīng)根據(jù)《檔案法》第四十九條的規(guī)定，采用劃轉(zhuǎn)告知、劃轉(zhuǎn)認(rèn)定等方式變更檔案的保密級(jí)別，并對(duì)變更后的檔案重新進(jìn)行安全管理和使用。6.檔案安全保護(hù)檔案管理單位應(yīng)遵循防盜、防泄、防火、防災(zāi)、防損、防偽等防范原則，特別是對(duì)重要檔案、密級(jí)檔案實(shí)行更加嚴(yán)格的保護(hù)措施。同時(shí)，針對(duì)檔案損壞或丟失等問題應(yīng)盡快進(jìn)行報(bào)告，并送交上級(jí)單位給予相應(yīng)之處罰。對(duì)于不屬于職務(wù)犯罪的“失竊”案件要追究責(zé)任人員的責(zé)任。在正式的檔案查閱中，檔案管理單位應(yīng)通過監(jiān)視、電子干預(yù)、機(jī)搶閘、人員監(jiān)管、錯(cuò)位存儲(chǔ)、合理擺放、防火防水等手段落實(shí)有效的防盜措施，對(duì)于檔案損失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，追究責(zé)任。結(jié)論本文介紹了檔案查閱管理制度的理論基礎(chǔ)、查閱管理原