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檔案資料室管理制度一、總則為規(guī)范檔案資料室的管理和使用,保證檔案安全、完整,提高檔案利用效能,制定本管理制度。二、檔案資料室的管理職責(zé)1.檔案資料室的管理部門檔案資料室的管理部門由機(jī)構(gòu)內(nèi)的負(fù)責(zé)人和檔案管理專業(yè)人員組成,該部門負(fù)責(zé)管理檔案資料室的日常工作、檔案資料的收集、整理、編目、存檔和在檔案館內(nèi)的借閱管理等工作。2.檔案資料室的管理職責(zé)檔案資料室的管理職責(zé)主要包括以下方面:(1)收集與整理管理1.1、對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各類業(yè)務(wù)檔案、行政記錄、會(huì)議記錄、報(bào)告和備忘錄等資料進(jìn)行收集和整理,并進(jìn)行編目分類。1.2、對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)涉及機(jī)要秘密或保密的文件,應(yīng)進(jìn)行涉密等級(jí)評(píng)定,并在該等級(jí)下進(jìn)行檔案的保管和管理。(2)存儲(chǔ)管理2.1、對(duì)收集的業(yè)務(wù)檔案、行政記錄、會(huì)議記錄、報(bào)告和備忘錄等資料,根據(jù)檔案大小、擺放位置、重要性、狀態(tài)等要素進(jìn)行不同的存儲(chǔ)。2.2、定期對(duì)存放的歷史檔案進(jìn)行檢查與整理,及時(shí)進(jìn)行糾錯(cuò)補(bǔ)漏,保證檔案的完整性和真實(shí)性。(3)館內(nèi)管理3.1、對(duì)前來檔案館借閱的人員進(jìn)行身份查驗(yàn),只有公務(wù)員、職工及特定人員才能進(jìn)入檔案館,沒有查驗(yàn)時(shí)不得進(jìn)入。3.2、根據(jù)檔案查閱通知單或電話要求進(jìn)行檔案的實(shí)際查找、借閱和歸還,并進(jìn)行記錄。3.3、受理查閱請(qǐng)求時(shí),保證查閱人員等資料準(zhǔn)確無誤,嚴(yán)格防范盜、損、誤、漏等情況。(4)安全管理4.1、對(duì)檔案資料室進(jìn)行定期的檢查和巡查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告安全問題。4.2、對(duì)檔案資料室進(jìn)行防火、防盜、防水、防潮等基本安全防范措施,保證檔案資料的安全。三、檔案資料室的使用1.查閱范圍和條件本機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案、行政記錄、會(huì)議記錄、報(bào)告和備忘錄等資料,屬于機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案,僅供本機(jī)構(gòu)人員使用。2.借閱流程2.1、查閱者提出書面申請(qǐng)。2.2、申請(qǐng)者提供借閱理由并確定查詢項(xiàng),經(jīng)檔案室審核后有權(quán)借閱。2.3、申請(qǐng)者在查閱檔案時(shí),應(yīng)以查閱通知單為憑證,按照規(guī)定時(shí)間和流程進(jìn)行查閱,歸還檔案時(shí)應(yīng)檢查數(shù)量和狀況,以確認(rèn)完好。3.檔案資料室開放時(shí)間隨時(shí)歡迎有需要查閱檔案的人員前來,如有開放時(shí)間調(diào)整則將公告公示。四、檔案資料室違規(guī)行為處理檔案資料室的使用者如有以下違規(guī)行為之一,將依據(jù)機(jī)構(gòu)相關(guān)規(guī)定作出相應(yīng)處罰:(1)未提供借閱理由除某些政府文件僅限于限定人員閱覽外,其他資料均需提供借閱理由。(2)隨意對(duì)檔案進(jìn)行更改、刪減、涂抹等操作如有此種行為,將會(huì)被記入個(gè)人參考檔案,并會(huì)影響日后的檔案室借閱權(quán)限。(3)未遵守館內(nèi)使用規(guī)定隨意使用或轉(zhuǎn)移檔案,翻查他人檔案,損毀檔案或檔案室內(nèi)設(shè)備等行為都是被禁止的。五、檔案資料室的保密制度檔案資料室的所有資料屬于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)秘密,未經(jīng)批準(zhǔn),不得向個(gè)人或社會(huì)組織公開透露。此外,在處理涉及公密性工作內(nèi)容的檔案資料時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行。六、檔案管理制度的監(jiān)督和檢查機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理專業(yè)人員對(duì)檔案資料室的存檔、整理、借閱等工作進(jìn)行日常檢查。對(duì)于出現(xiàn)違規(guī)行為的,應(yīng)及時(shí)按規(guī)定處理并通報(bào)有關(guān)部門。以上即為本機(jī)構(gòu)檔案資料室的管理制度,從資料的收

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