檔案資料室管理制度

檔案資料室管理制度一、總則為規(guī)范檔案資料室的管理和使用，保證檔案安全、完整，提高檔案利用效能，制定本管理制度。二、檔案資料室的管理職責(zé)1.檔案資料室的管理部門檔案資料室的管理部門由機構(gòu)內(nèi)的負(fù)責(zé)人和檔案管理專業(yè)人員組成，該部門負(fù)責(zé)管理檔案資料室的日常工作、檔案資料的收集、整理、編目、存檔和在檔案館內(nèi)的借閱管理等工作。2.檔案資料室的管理職責(zé)檔案資料室的管理職責(zé)主要包括以下方面：（1）收集與整理管理1.1、對機構(gòu)內(nèi)的各類業(yè)務(wù)檔案、行政記錄、會議記錄、報告和備忘錄等資料進行收集和整理，并進行編目分類。1.2、對機構(gòu)內(nèi)涉及機要秘密或保密的文件，應(yīng)進行涉密等級評定，并在該等級下進行檔案的保管和管理。（2）存儲管理2.1、對收集的業(yè)務(wù)檔案、行政記錄、會議記錄、報告和備忘錄等資料，根據(jù)檔案大小、擺放位置、重要性、狀態(tài)等要素進行不同的存儲。2.2、定期對存放的歷史檔案進行檢查與整理，及時進行糾錯補漏，保證檔案的完整性和真實性。（3）館內(nèi)管理3.1、對前來檔案館借閱的人員進行身份查驗，只有公務(wù)員、職工及特定人員才能進入檔案館，沒有查驗時不得進入。3.2、根據(jù)檔案查閱通知單或電話要求進行檔案的實際查找、借閱和歸還，并進行記錄。3.3、受理查閱請求時，保證查閱人員等資料準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)格防范盜、損、誤、漏等情況。（4）安全管理4.1、對檔案資料室進行定期的檢查和巡查，及時發(fā)現(xiàn)和報告安全問題。4.2、對檔案資料室進行防火、防盜、防水、防潮等基本安全防范措施，保證檔案資料的安全。三、檔案資料室的使用1.查閱范圍和條件本機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案、行政記錄、會議記錄、報告和備忘錄等資料，屬于機構(gòu)內(nèi)部檔案，僅供本機構(gòu)人員使用。2.借閱流程2.1、查閱者提出書面申請。2.2、申請者提供借閱理由并確定查詢項，經(jīng)檔案室審核后有權(quán)借閱。2.3、申請者在查閱檔案時，應(yīng)以查閱通知單為憑證，按照規(guī)定時間和流程進行查閱，歸還檔案時應(yīng)檢查數(shù)量和狀況，以確認(rèn)完好。3.檔案資料室開放時間隨時歡迎有需要查閱檔案的人員前來，如有開放時間調(diào)整則將公告公示。四、檔案資料室違規(guī)行為處理檔案資料室的使用者如有以下違規(guī)行為之一，將依據(jù)機構(gòu)相關(guān)規(guī)定作出相應(yīng)處罰：（1）未提供借閱理由除某些政府文件僅限于限定人員閱覽外，其他資料均需提供借閱理由。（2）隨意對檔案進行更改、刪減、涂抹等操作如有此種行為，將會被記入個人參考檔案，并會影響日后的檔案室借閱權(quán)限。（3）未遵守館內(nèi)使用規(guī)定隨意使用或轉(zhuǎn)移檔案，翻查他人檔案，損毀檔案或檔案室內(nèi)設(shè)備等行為都是被禁止的。五、檔案資料室的保密制度檔案資料室的所有資料屬于本機構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)秘密，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向個人或社會組織公開透露。此外，在處理涉及公密性工作內(nèi)容的檔案資料時，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進行。六、檔案管理制度的監(jiān)督和檢查機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理專業(yè)人員對檔案資料室的存檔、整理、借閱等工作進行日常檢查。對于出現(xiàn)違規(guī)行為的，應(yīng)及時按規(guī)定處理并通報有關(guān)部門。以上即為本機構(gòu)檔案資料室的管理制度，從資料的收