無紙化辦公系統(tǒng)培訓(xùn)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)培訓(xùn)2021年4月一、無紙化辦公系統(tǒng)的主要特征角色定義明晰校指點(diǎn)、校辦公室主任、校辦秘書、部門指點(diǎn)、部門文秘〔信息員〕流程靈敏部門文秘?fù)?dān)任公文的傳送發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)追回相關(guān)公文校辦秘書根據(jù)校指點(diǎn)簽發(fā)意見，靈敏選擇文件下一步流轉(zhuǎn)流程實(shí)時(shí)跟蹤公文平安可靠公文流轉(zhuǎn)中可修正，痕跡保管密碼維護(hù)數(shù)字簽名網(wǎng)上加密傳輸處置公文自動(dòng)歸檔至學(xué)校檔案館<南大之星檔案系統(tǒng)>待辦事項(xiàng)明確登陸數(shù)字校園平臺(tái)主頁直接顯示待辦事項(xiàng)二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式一致身份認(rèn)證。登陸上海師范大學(xué)公共數(shù)據(jù)平臺(tái)〔〕即能直接訪問辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。登陸方式。用戶名：校園卡卡號(hào)或者郵件帳號(hào)密碼：郵件密碼二、無紙化辦公系統(tǒng)的登錄方式三、第一次運(yùn)用前預(yù)備閱讀器設(shè)置IE7.0IE6.0Internet選項(xiàng)三、第一次運(yùn)用前預(yù)備閱讀器設(shè)置Internet選項(xiàng)設(shè)置三、第一次運(yùn)用前預(yù)備閱讀器設(shè)置插件安裝三、第一次運(yùn)用前預(yù)備閱讀器設(shè)置插件安裝點(diǎn)擊“點(diǎn)擊下載〞，下載一個(gè)緊縮包，解壓之后雙擊運(yùn)轉(zhuǎn)注：解壓后將文件盡量別放至桌面，防止刪除。注冊(cè)勝利后，文件存放地址不要再變化。三、第一次運(yùn)用前預(yù)備閱讀器設(shè)置插件安裝四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請(qǐng)示流程角色分類１、普通任務(wù)人員２、部門信息員３、部門指點(diǎn)４、校辦公室秘書５、校辦公室主任６、校指點(diǎn)本部門文秘本部門指點(diǎn)審核前往校辦公室秘書校辦公室主任送簽前往其他職能部門會(huì)簽前往校指點(diǎn)１送簽前往校指點(diǎn)２會(huì)簽前往辦結(jié)發(fā)送四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請(qǐng)示流程發(fā)文流程表示圖擬稿發(fā)送對(duì)象相關(guān)職能部門會(huì)簽前往發(fā)文流程描畫１、職能部門擬稿２、送職能部門信息員３、職能部門信息員送本部門指點(diǎn)審批４、本部門指點(diǎn)簽署審批意見后前往部門信息員５、職能部門信息員送校辦秘書６、校辦秘書給各指點(diǎn)簽署意見〔校辦秘書擔(dān)任流轉(zhuǎn)〕７、校辦秘書辦結(jié)文件８、校辦秘書發(fā)送已辦結(jié)文件。四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請(qǐng)示流程本部門文秘本部門指點(diǎn)審核前往校辦公室秘書校辦公室主任送簽前往校指點(diǎn)１送簽前往校指點(diǎn)２會(huì)簽前往辦結(jié)前往四、辦公系統(tǒng)主要角色及流程請(qǐng)示流程表示圖擬稿擬稿部門相關(guān)職能部門會(huì)簽前往請(qǐng)示流程描畫與發(fā)文流程類似四、辦公系統(tǒng)主要角色及發(fā)文、

請(qǐng)示流程五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿點(diǎn)擊發(fā)文管理目錄下的“發(fā)文擬稿〞菜單，出現(xiàn)如下界面：上界面為用戶本人的草稿夾，顯示的是曾經(jīng)擬稿，但還未送出的擬稿。點(diǎn)擊左上角的菜單可以看到本人曾經(jīng)送出的文檔、已發(fā)的文檔。發(fā)文擬稿點(diǎn)擊“新建文件〞，彈出如下界面：在上界面選擇發(fā)文稿紙及模板。選中之后點(diǎn)擊確定，彈出下頁界面：五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿此頁面為發(fā)文的擬稿紙，先填寫擬稿紙之后再點(diǎn)擊頁面下方的編輯正文按鈕。這樣事先輸入的文件標(biāo)題便可直接插入正文中。擬稿時(shí)填寫:“標(biāo)題〞、“主送單位〞、“抄送單位〞、“主題詞〞五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿點(diǎn)擊〞編輯正文〞，進(jìn)入word插件下編輯。正文編輯完之后，不要封鎖該頁面，點(diǎn)擊最小化按鈕，到稿紙頁面上點(diǎn)擊“保管文件〞按鈕。假設(shè)需求上傳附件，在“我的文檔〞界面選中需求傳附件的文件，點(diǎn)擊下方的“上傳附件〞按鈕，即可進(jìn)入上傳附件的界面。有多個(gè)附件需求上傳的話，可以點(diǎn)擊“添加〞按鈕。上傳文件選定之后，點(diǎn)擊“保管信息〞按鈕即可。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文發(fā)文擬稿發(fā)文擬稿完成之后，如需修正，那么在“我的文檔〞界面選中該文件，點(diǎn)擊下面的修正按鈕便可進(jìn)展修正。文件擬稿完成，需求發(fā)送時(shí)，點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入發(fā)文稿紙。此時(shí)稿紙是不能被修正的形狀，稿紙下方的按鈕如下：點(diǎn)擊“〞按鈕，該文件就被送到部門文秘手中了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文部門信息員此時(shí)文件曾經(jīng)送到部門信息員手中。部門信息員可以在本人的“部門文秘〞模塊的“待處置〞菜單中看見這個(gè)文件。點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入文件稿紙界面，稿紙最下方有如下幾個(gè)按鈕：可以進(jìn)展相應(yīng)的處置。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文部門信息員假設(shè)點(diǎn)擊“送至審核〞，會(huì)彈出指點(diǎn)選擇界面，供選擇的指點(diǎn)為本部門指點(diǎn)。選中指點(diǎn)之后點(diǎn)擊確定，該文件便送到選中的指點(diǎn)“待辦文件〞菜單下，等待此指點(diǎn)簽字。指點(diǎn)簽字之后，點(diǎn)擊“〞文件又會(huì)前往部門信息員。只是此時(shí)文件稿紙下方的按鈕會(huì)出現(xiàn)新的按鈕：“送至校辦〞點(diǎn)擊此按鈕，文件就被送至校辦秘書。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書校辦秘書此時(shí)可在本人的菜單中看到剛剛部門信息員送過來的文件，在還未給指點(diǎn)簽字之前可以修正文件，修正在查看痕跡時(shí)可以看到修正的內(nèi)容。選中文件之后點(diǎn)擊“修正文件〞按鈕即可進(jìn)入修正界面。點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)入稿紙頁面，稿紙下方可以看到如下按鈕：五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書點(diǎn)擊“流轉(zhuǎn)公文〞按鈕，彈出如下界面：在此界面選擇動(dòng)作與進(jìn)展該動(dòng)作的人員。當(dāng)動(dòng)作及進(jìn)展該動(dòng)作的人員選擇好之后，點(diǎn)擊確定按鈕，文件就送到選擇的人員的“待辦文件〞菜單中了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文指點(diǎn)簽署意見剛剛校辦秘書送出的文件在指點(diǎn)的“待辦文件〞菜單中。點(diǎn)擊該文件標(biāo)題，進(jìn)入稿紙頁面，點(diǎn)擊稿紙下方的“查看正文〞按鈕來查看正文，查看正文之后可以在有“〞的一欄內(nèi)填寫本人的意見。填寫終了之后點(diǎn)擊稿紙下方的“保管辦理意見〞按鈕，保管勝利之后該文件就帶著指點(diǎn)指示回到校辦秘書手中，校辦秘書可以根據(jù)指點(diǎn)指示對(duì)該公文進(jìn)展下一步動(dòng)作。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文校辦秘書校辦秘書可以根據(jù)學(xué)校公文流轉(zhuǎn)需求安排簽字的動(dòng)作與順序，操作與上述兩步一樣，只是在流轉(zhuǎn)時(shí)點(diǎn)擊的按鈕為“〞。當(dāng)公文可以辦結(jié)的時(shí)候，點(diǎn)擊文件標(biāo)題，進(jìn)入稿紙頁面，點(diǎn)擊“改動(dòng)流程〞按鈕，進(jìn)入剛剛的流轉(zhuǎn)頁面，在頁面上方有“改動(dòng)方式〞選擇，默許前面的“修正下步〞，此時(shí)選擇后面的“辦結(jié)文件〞，不用再選擇動(dòng)作、人員等，直接點(diǎn)擊“確定〞按鈕，文件就辦結(jié)了。五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)文文件發(fā)送文件辦結(jié)之后會(huì)直接發(fā)送到“文件發(fā)送〞菜單下。如以下圖：在上圖頁面中，選中需求發(fā)送的文件，根據(jù)需求選擇接納人員。選擇好人員之后點(diǎn)擊下方的“發(fā)送文件〞按鈕，文件就發(fā)送出去