基金會檔案移交管理辦法

基金會檔案移交管理辦法-PAGE基金會檔案移交管理辦法-PAGE基金會檔案移交管理辦法一、總則二、適用范圍本辦法適用于所有基金會檔案的移交管理工作。三、檔案移交程序檔案移交程序主要包括移交準(zhǔn)備、移交通知、備案和接收等環(huán)節(jié)。3.1移交準(zhǔn)備1.梳理檔案資料基金會應(yīng)當(dāng)對檔案資料進(jìn)行清點、整理和分類，以確保檔案資料的清晰和完整。2.核對檔案清單基金會應(yīng)當(dāng)編制檔案清單，將準(zhǔn)備移交的檔案資料列明，以備移交時的核對和備案。3.整理文件基金會應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的文件整理和編號標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料進(jìn)行整理工作，并做好相應(yīng)的文件標(biāo)識和標(biāo)簽。3.2移交通知1.提交移交通知基金會應(yīng)書面通知接收方，明確移交的檔案資料清單和預(yù)計移交的日期。2.接收方確認(rèn)接收方應(yīng)及時對移交通知做出回復(fù)，確認(rèn)是否接收移交檔案資料。3.3備案1.進(jìn)行備案手續(xù)接收方應(yīng)當(dāng)根據(jù)基金會的移交通知，及時向檔案管理部門提出備案申請，并提交相關(guān)的申請材料。2.備案審核檔案管理部門應(yīng)對接收方的備案申請進(jìn)行審核，確保其符合相應(yīng)的法律法規(guī)和管理規(guī)定。3.發(fā)放備案憑證經(jīng)過審核后，檔案管理部門應(yīng)向接收方發(fā)放備案憑證，確保移交檔案資料的合法性和規(guī)范性。3.4接收1.交接移交檔案資料基金會應(yīng)在移交日期前將檔案資料交予接收方，并核對檔案清單和檔案資料的完整性。2.簽署移交接收確認(rèn)書基金會和接收方應(yīng)共同簽署移交接收確認(rèn)書，確認(rèn)檔案資料的交接和接收。四、檔案移交要求檔案移交要求主要包括檔案組織、檔案整理和檔案標(biāo)識三個方面。4.1檔案組織1.整理原則檔案應(yīng)按照一定的組織原則進(jìn)行整理，包括按照文件類型、時間順序、主題等進(jìn)行分類和編目。2.文件分類檔案應(yīng)按照不同的文件類型進(jìn)行分類，包括會議紀(jì)要、決議文件、財務(wù)報表、合同文件等。4.2檔案整理1.文件清晰檔案資料的文件應(yīng)當(dāng)完整、清晰，避免出現(xiàn)缺頁、污損等情況。2.文件裝訂檔案資料的裝訂應(yīng)牢固可靠，確保文件不易損壞。4.3檔案標(biāo)識1.檔案編號每份檔案資料都應(yīng)有獨立的編號，以便于追溯和管理。五、檔案移交管理5.1移交管理責(zé)任基金會的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)明確檔案移交管理的責(zé)任，并指定專人負(fù)責(zé)具體的檔案移交工作。5.2移交管理措施1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案移交的整體情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保移交工作的規(guī)范進(jìn)行。2.培訓(xùn)指導(dǎo)基金會應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高其檔案移交管理能力。六、附則1